網上報銷系統在公立醫院的應用研究

2021年國務院辦公廳發布的《關于推動公立醫院高質量發展的意見》明確指出要推進電子病歷、智慧服務、智慧管理“三位”一體的智慧醫院建設，其中，智慧財務是智慧醫院的重要組成部分，越來越受到醫院管理者的重視。在智慧財務建設中，報銷業務是支撐和保障醫院基礎工作的重要環節，是業財融合的關鍵切入點，不僅關系到醫院的日常運行，還直接影響到職工的切身利益，但長期以來存在審批周期長、退單率高、要求不透明、財務監管困難等問題。近年來，公立醫院高質量發展對精細化管理、高品質服務的需求日益迫切，亟需新技術與財務服務進行深度融合。在此背景下，2023年A醫院上線網上報銷系統，將電子簽名、OCR發票識別技術、審批制度、費用報銷標準等嵌入系統，實現線上審批、無見面報銷。同時，通過信息技術在業財融合的應用加強內部控制、提高預算管理水平、降低財務風險，助力公立醫院高質量發展。

傳統報銷模式存在的問題

審批周期長 傳統報銷模式下，報銷審批通過紙質材料進行逐級傳遞，從報銷人到各級審批人，最后到財務處，文件傳遞及各級審批核對均需要時間。此外，不同業務類型、同業務類型不同金額的業務對應不同的審核流程，絕大多數的報銷需要多級審批，審核流程較長且各審批人員的處理速度不一。而且線下審批容易受到時間和空間的限制，遇到審批人員外出，審批流程可能會被延誤。

退單率居高不下 在傳統報銷模式下，2022年A醫院財務處每月退單率平均為30%，一直居高不下。頻繁退單已經成為制約報銷效率、影響財務服務質量的瓶頸。究其原因主要是財務人員和報賬人之間存在較大的信息不對稱，報賬人不清楚或不理解報銷規則，對具體業務事項的審批流程、發票及附件要求不夠明確。此外，遇到單位報銷規則調整，員工也無法及時獲取到最新的政策信息或對最新政策信息的理解存在偏差。當然，紙質材料的傳遞過程中也會存在材料丟失、破損的情況，這也容易導致報銷不符合要求。

財務監管困難 傳統報銷模式下，財務信息化水平落后，財務處主要依賴人工審核，效率低下且受制于人的有限性。例如，財務人員每月會收到來自藥品庫、耗材庫及日常報銷業務的眾多發票，僅靠肉眼辨別發票真偽及是否重復，無法進行實質的驗真驗重，對發票的把關流于形式。此外，由于缺乏系統的支持，財務處無法對報銷流程進行實時監控、介入和預警。再者，雖然單位很早進行預算管理，但由于財務系統無法將每筆報銷業務對應到預算項目，也就很難統計出每個預算項目的支出進度，影響預算及費控工作的成效。

網上報銷系統的意義

提高報銷效率" 網上報銷系統借助互聯網技術，只要有網絡連接，用戶不論何時也無論身處何地均可進行申請或審批處理，這種遠程操作使大家不再受限于辦公時間和地點，大大提高了報銷流程的靈活性和便捷性。此外，網上報銷系統具備一定自動化處理功能，能根據預先設定的規則，自動分配任務、自動確定報銷標準、自動進行報銷上限預警以及自動校驗，減少了人為操作的錯誤率，提高了報銷效率。

提高報銷流程的透明性 網上報銷系統可以實時更新報銷單的審批狀態，用戶能夠實時跟蹤和查詢到單據的流轉狀態以及審批意見，包括已提交、已審核、待審核、審批退回、出納確認等所有環節以及各環節給出的具體審批意見。其次，網上報銷系統通過設置權限，嵌入明確的審批流程和報銷標準，使得整個報銷流程變得規范化和標準化，這樣每個流程都會按既定的規則進行，防止越權審批、無權審批、違規報銷等，提高整個報銷流程的透明性。

報銷與預算緊密結合，提高預算管理水平 網上報銷系統將預算管理關口前置到報銷申請環節，每一筆經濟事項均關聯預算項目，員工選擇預算項目后，系統就會自動檢查對應預算項目余額是否充足。如果無預算或超預算，系統將無法發起報銷申請，并提醒報銷人進行預算調整。此外，報銷系統在審批的各個環節都會顯示預算項目的總額、使用情況及剩余情況，用戶可以實時了解預算執行情況，這種實時性提升了預算控制的及時性和準確性。

網上報銷系統存在的問題與建議

報銷流程設計與單位實際需求不符 在系統開發階段，開發商根據優秀案例經驗以及單位較為粗略的要求進行設計，并沒有對內部需求展開充分的調研和分析，并且很多問題只有在系統運行階段才會浮現。此外，隨著網上報銷業務的開展，用戶的需求也在不斷變化，系統設計時很難預測并預設所有可能的新變化。鑒于此，財務處平時應注意收集和總結處理報銷業務過程中遇到的問題以及來自報銷人的反饋，明確需要改進的環節以及具體需求，提交給系統開發人員進行改進與完善。其中，重要的是，財務處需要確保職工有便捷的反饋渠道。此外，系統的完善離不開開發人員的定期功能審查，開發人員需要定期對系統的功能模塊進行逐一審查，了解運行現狀，及時解決運行堵點。

財務人員審核壓力較大 傳統報銷模式下，報賬人僅是到最后環節將材料交給財務人員，財務人員僅需審核一次。但進行線上報銷后，報銷人填寫報銷申請單時需在系統里選擇好經濟業務事項、預算項目，涉及到借款還需要關聯正確的借款單等，財務人員需要審核的信息明顯增多，且財務人員不僅需要在線上逐筆審核，還要對紙質材料進行再次審核，這無疑增加了財務人員的工作量。鑒于此，單位在下達預算時，應盡可能細化預算項目且用業務科室都聽得懂的語言命名預算項目，使得職工在后期報銷時能夠關聯到正確的預算項目，減少差錯率。其次，在網上報銷系統中容易出錯的環節恰當地設置提醒，例如，當有暫借款業務的員工再次提出報銷申請時，系統會給出借款待沖銷提醒。當報銷單的線上審批流程走完后，系統會給出線下交單且確保線上和線下提交的材料一致的提醒，防止員工忘交或漏交造成退單。

系統孤立，信息孤島現象依舊嚴重 目前，A醫院的網上報銷系統和其他業務系統處于相互孤立的狀態，包括會計核算系統、成本核算系統、合同管理系統、科研管理系統等。系統間缺乏集成導致相同的數據需要在多個系統重復錄入，不僅增加財務人員的工作量，還容易導致數據不一致。

例如，報銷人在報銷申請時已經填了業務事項、預算項目、報銷金額、報銷事由等，但制單人員還需要在會計核算和成本核算系統再次錄入信息，增加出錯的風險。此外，信息不共享也會導致決策支持不足，例如，科技處無法實時獲取科研項目報銷數據，從而難以評估科研資金使用情況。

鑒于此，財務處應促進業務系統的整合。將財務系統和其他相關業務系統進行銜接，充分發揮信息技術的優勢，提高工作效率。網上報銷審批前端已經承接預算管理系統，還可以連接合同管理系統，后端可以銜接會計核算系統、成本核算系統、資金結算系統等。

這樣，提交報銷申請時可以同時申請合同備案，費用報銷金額直接關聯合同付款金額。報銷流程結束后，付款信息傳至資金結算系統，進行資金結算。此外，報銷信息可以直接同步到成本核算系統，再由成本核算系統生成會計憑證導入會計核算系統，制單人員在此基礎上進行小范圍修改即可，大大提高工作效率。

網上報銷系統的上線，有助于從根本上解決職工“報銷難”“報銷繁”“跑斷腿”等頑固性問題，并為預算管理、合同管理、成本控制以及數據分析提供更全面準確的數據。網上報銷系統的推行是一項系統工程，不可能一蹴而就。財務人員在業務處理過程中要更多了解報銷人的訴求和建議，及時梳理退單原因，通過線上線下的方式對職工進行培訓和答疑解惑。同時借助人工智能、大數據等先進技術，進一步完善系統功能，促進財務與技術的深度融合，多措并舉提高財務報銷效率，為醫院的高質量發展助力。

（作者單位：蘇州市立醫院）