基于Zotero的個人知識管理最佳實踐

摘要：[目的/意義]針對個人知識管理，提供一種學習難度適中、功能齊全、安全可靠的個人知識管理工具，以期提升個人或團隊知識管理水平。[方法/過程]首先，構建個人知識實踐框架，并提出獲取知識、整理知識、吸收知識和應用知識個人知識管理4項基本過程以及理想的個人知識管理工具應滿足的主要功能需求。然后，介紹使用Zotero滿足在獲取知識、整理知識、吸收知識和應用知識階段中的主要需求，包括獲取網頁信息、構建知識網絡體系等，并介紹輔助翻譯技術、AI技術在Zotero中的使用方法。最后，總結使用Zotero時應注意的問題，即需要遵守保密要求，重視元數據的完整性，定期回顧整理。[結果/結論]Zotero滿足個人知識管理全過程需要，能夠極大提高知識管理效率，適合作為個人的知識管理工具，應積極進行推廣和應用。

關鍵詞：個人知識管理；知識管理工具；Zotero；最佳實踐

分類號：G203；G255

引用格式：朱志赟， 謝子晴. 基于Zotero的個人知識管理最佳實踐[J/OL]. 知識管理論壇， 2024， 9（6）： 563-578 [引用日期]. http：//www.kmf.ac.cn/p/413/. （Citation： Zhu Zhiyun， Xie Ziqing. Best Practice for Personal Knowledge Management Based on Zotero[J/OL]. Knowledge Management Forum， 2024， 9（6）： 563-578 [cite date]. http：//www.kmf.ac.cn/p/413/.）

人是社會生產力發展的第一要素。知識管理作為組織、企業和個人在信息時代生存、發展、競爭的重要工具和方法，獲得了廣泛的關注與重視。加強個人知識管理能力的研究和提升，顯得尤為迫切和必要。

1" 個人知識管理概述/Overview of personal knowledge management

一般來說，知識管理指組織知識管理，是企業/組織通過知識創造、存儲/索引、轉移和應用的基本管理過程，識別和協調組織中的集體知識來提升組織競爭力，增強創新能力和反應能力[1]。個人知識管理脫胎于組織知識管理，是知識管理發展的必然趨勢和要求[2]。個人知識管理側重于信息的搜集、組織、學習，是提高個人知識和能力體系的方法。實施個人知識管理的目的是通過個人有意識地針對性學習知識和有效地管理知識，創造出新知識，然后應用新知識提高個人績效和競爭力，更好地實現個人價值[3]。

1.1" 個人知識管理實踐框架

目前，國內個人知識管理研究主題集中于個人知識管理概念和過程等基本理論、個人知識管理工具設計與應用以及教師、學生和圖書館員3類群體個人知識管理特點等方面的研究[4]。國外個人知識管理研究集中于個人知識管理理論、個人知識管理的動因、基于相關主體的個人知識管理、社交網絡環境下個人知識管理、個人知識管理系統演變等主題[5]。個人知識管理處于信息科學、軟件科學、社會科學與各專業學科的交叉領域，并具有顯著的實踐性、操作性和技能性特征。

馬克思主義認識論認為，實踐活動是以改造客觀世界為目的、主體與客體之間通過一定的中介發生相互作用的過程。個人知識管理實踐活動就是不同主體利用個人知識管理工具對社會公共知識和個人知識成果等客體進行系統化管理，而客體反作用于主體，從而促進個人成長的實踐過程，如圖1所示：

實踐的中介不僅包括各種形式的工具、手段，還包括運用、操縱這些工具的程序和方法。主體使用個人知識管理工具作用于客體，即對各類知識進行管理；客體反作用于主體，即各類知識被主體所吸收、應用。最終，達到提升主體知識水平、競爭力的個人知識管理實踐目的。不同學者對主體和客體的作用力與反作用力形式（即個人知識管理的過程）的劃分互有區別，如表1所示：

組織知識管理側重于集體知識和技能的發現、維護、保持和轉移，而個人知識管理側重于將社會化的顯性知識隱性化。當今信息化時代，知識載體數以億計、類型多樣，分散存儲于現實世界和網絡數字世界各處，能夠及時獲取所需知識內容是個人知識管理的起點。雜亂的知識形式堆砌必然無法被有效地學習和利用，因而所有學者都強調對知識的整理和組織（見表1）。個人所擁有的知識載體多少并不等同于個人智識的高低，顯性知識需要通過感知、理解、重組、內化而轉化為隱性知識，才能存入大腦，成為個體智識的一部分，即客體反作用于主體。顯然，只有被吸收的知識才能為個體所充分使用、展示、分享并創新，成為個人能力水平的顯性表現。因此，綜合個人知識管理實踐框架和個人知識管理過程階段劃分，筆者認為可以將個人知識管理劃分為4個基本過程，即獲取知識、整理知識、吸收知識和應用知識。

1.2" 個人知識管理工具

工欲善其事，必先利其器。個人知識管理工具一直是本領域研究熱點，包括文檔管理工具、文獻管理工具、筆記工具、云端存儲工具、交流共享工具等，不同軟件的優勢功能又有所不同。國內學者已介紹多款軟件在個人知識管理中的應用，如iSpace Desktop[12]、思維導圖[13]、360安全瀏覽器[14]、印象筆記[15]、EndNote、Thomson Data Analyzer、Mind Manager、Evernote、RSS[16]等。此外，鄭小軍等[17]針對教師群體介紹了多款提升個人知識管理能力的搜索、下載、學習、云筆記、文獻管理、云存儲、知識分享、可視化等軟件工具，陳思義[18]介紹了知識獲取、保存、處理和分享等環節可供個人使用的工具和軟件。同時，部分學者也介紹了如何使用Wiki[19]、Delphi[20]、Wordpress[21]、PHP[22]等技術進行個人知識管理系統的設計和開發。

功能是個人知識管理工具的核心[23]。個人知識管理涉及到知識的收集、讀、寫、搜、存、檢索、交流等多個環節，理想的個人知識管理工具應覆蓋個人知識管理全過程，滿足不同階段的功能需求，如表2所示：

由表2可知，文檔大師、myBase、iSpace Desktop等文檔管理工具側重于本地文件的分類、查找，Evernote、OneNote、Notion等筆記工具側重于個性化筆記記錄與組織，Dropbox、百度云盤、WPS空間等僅提供數據云存儲功能，而Blog、Wiki等社交媒體僅關注網絡社交功能。Zotero、EndNote、Mendeley、NoteExpress、知網研學等科學文獻管理工具不斷集成新功能新特性，早已不局限于簡單的參考文獻條目管理，已發展成為個人知識管理的全方位平臺。

其中，EndNote、NoteExpress、知網研學等軟件授權費用較高，免費的Mendeley對中文文獻管理支持度嚴重不足。Zotero具有開源、免費、易用以及活躍的志愿者開發社區等優勢，獲得國內外眾多知識工作者的擁躉，成為個人知識管理工具的首選。2022年，Zotero發布6.0版本，新增內置PDF閱讀器和豐富的筆記功能，進一步增強了知識管理能力。與此同時，配合眾多優秀的功能擴展插件，Zotero堪稱是一款功能全面、操作簡便、安全可靠、性能卓越的個人知識管理“利器”。

2" 基于Zotero的個人知識管理實踐/Personal knowledge management practices based on the Zotero

2.1" Zotero簡介

Zotero是一款開源的文獻管理軟件，可幫助用戶收集、管理、標注、引用和分享科學研究資源。該軟件由美國喬治梅森大學歷史和新媒體中心于2006年10月啟動開發，2021年起由非營利機構Corporation for Digital Scholarship負責運營和管理。Zotero基于JavaScript語言開發，采用AGPL協議發行，支持MAC、iOS、Windows、Linux、Android操作系統平臺。

最初，Zotero作為Firefox瀏覽器的擴展插件（即Zotero Connector）提供服務；到了2011年1月，Zotero Standalone版本發布，允許用戶將其作為獨立軟件在計算機上運行；2017年7月，Zotero 5.0發布，Zotero Connector取消了瀏覽器擴展插件的管理功能，僅作為導入網絡資源的入口；目前，Zotero 7.0已經實現了對PDF、EPUB、HTML格式文件的閱讀與注釋管理功能的全面支持。Zotero程序主界面如圖2所示：

Zotero軟件主要由3個部分組成：文庫管理區（左側）、文獻條目管理區（中間）、元數據和相關信息管理區（右側）。Zotero采用層級式管理架構，文庫管理區可以設立多層級文件夾，一個文件夾內可以添加多個文獻條目或文件條目，一個文獻條目可以管理元數據、筆記、標簽、關聯文獻、全文附件等多種信息內容。

網絡瀏覽器是科研過程中獲取數字資源的主要工具。Zotero Connector作為網絡瀏覽器插件，具備智能識別多種數字資源類型功能，涵蓋期刊文章、學位論文、書籍、專利、新聞報道、普通網頁等。通過點擊Zotero Connector圖標，Zotero可以自動創建新的文獻條目，并自動獲取相關資源的元數據信息，如標題、作者、時間、URL等。此外，如果用戶擁有相關資源的全文下載權限，Zotero Connector還可以自動下載全文并導入到文獻條目下，也支持手動下載并添加新文件。特別值得一提的是，當用戶利用瀏覽器在Google Scholar、Web of Science、百度學術、中國知網等專業學術搜索引擎或數據庫中檢索文獻時，Zotero Connector能夠識別檢索結果頁面中的所有文獻條目，并可以實現一鍵批量導入和下載，極大提高了文獻管理的效率和便捷性。

2.2" 獲取知識

高效而準確的信息檢索與獲取是個人知識管理的基礎和起點。當今科研人員高度依賴數字信息資源，搜索引擎+數據庫是主要的信息獲取途徑[24]。與其他科學文獻管理工具相比，Zotero的信息獲取功能表現最佳[25]。在信息檢索和獲取過程中，知識管理者不僅需要掌握本專業領域內的多種信息源，還必須善用分類法、主題詞表，掌握正則表達式的基本構造方法，能夠靈活使用關鍵詞、作者、參考文獻、組織機構等檢索方法。

2.2.1" 獲取網頁信息

截至2023年12月，我國網民總數達到10.92億人，網頁數量為3 820億個[26]。網絡空間成為人們最主要的信息來源。Zotero的開發初衷是為了在網絡瀏覽器、文獻管理工具和文檔編輯器等各類學術研究工具之間建立橋梁，通過“翻譯器”（translators），Zotero Connector能夠自動識別和獲取網絡瀏覽器中的數字資源[27]。翻譯器是一段JavaScript腳本代碼，能夠解析特定網站的網頁結構，提取信息，并下載元數據和原文文檔。在大量志愿者的共同維護下，Zotero的翻譯器數量已超過700種，覆蓋了互聯網中大部分科技資源網站。對于沒有特定結構的普通網頁，Zotero則通過“網頁快照”的形式保存內容信息。下面以獲取《民用飛機設計與研究》期刊2024年第1期部分論文為例進行說明：通過網絡瀏覽器打開《民用飛機設計與研究》期刊官方網站，Zotero Connector自動識別頁面為多文獻類型，插件圖標由Zotero Logo變成了文件夾Logo，點擊文件夾圖標，Zotero Connector將以復選框形式顯示識別出的所有期刊論文，在所需的論文標題前勾選，點擊“OK”按鈕，選中的期刊論文將在Zotero中分別新建文獻條目，并自動獲取元數據、PDF全文信息，見圖3。

2.2.2" 自動補全條目信息

Zotero不僅支持直接導入RIS、BiBTeX等格式的引文文件，還能通過ISBN、DOI、PMID、arXiv ID或ADS條碼等標識符來新建文獻條目，并自動為文獻條目加載相應的元數據信息。如果該文獻全文信息可公開獲取，Zotero將自動下載全文內容至文獻條目下。

Zotero支持將計算機硬盤中的PDF文件直接拖拽至文獻條目管理區，自動創建新的文件條目，并主動利用互聯網進行PDF元數據信息檢索。一經匹配成功，Zotero將自動獲取相關元數據并構建新的文獻條目，PDF文件條目則成為該文獻條目下的附件。

2.2.3" RSS訂閱信息

RSS技術作為一種廣泛使用的網絡信息服務方式，允許用戶自動接收來自不同來源的預定更新內容。用戶能夠便捷地查看信息標題、摘要等關鍵信息，從而提高其信息篩選效率。目前，眾多學術期刊、博客、資訊網站均提供RSS訂閱服務，部分數據庫服務商提供基于固定檢索式的RSS推送服務。Zotero也支持RSS功能，使用戶可以在Zotero平臺上集中管理和獲取多樣化的信息內容，同時有效跟蹤研究領域的最新前沿。以下以《民用飛機設計與研究》期刊RSS服務（見圖4）為例進行說明：首先，在《民用飛機設計與研究》期刊官方網站獲取感興趣的專題板塊RSS地址。隨后，在Zotero“我的文庫—新建訂閱—從網址…”中輸入RSS訂閱地址，并設置更新訂閱周期。完成訂閱后，Zotero文庫管理區將顯示訂閱源的標題，在文獻條目管理區展示推送的文獻條目，在右側顯示該條目的標題、作者、摘要等信息，可供快速預覽。若用戶希望深入了解某篇文獻，可以點擊“添加到‘我的文庫’”右側下三角符號，并選擇將本文獻條目添加到特定的文件夾內，Zotero將自動下載文獻全文并補全各項元數據信息。

2.3" 整理知識

整理知識是個人知識管理的主要內容，是對個人所擁有的知識載體進行有序化的過程。同一主題的知識分散存在于書籍、論文、演示文檔、網頁、視頻、圖片等數字載體中，使用Zotero能夠將不同形式的知識以統一的文獻條目形式進行管理，并通過文獻條目元數據構建起知識網絡體系，使個人知識管理更加高效，為學習知識、應用知識打下良好基礎。

2.3.1" 多層級文件夾整理

樹狀文件夾分類法操作簡單、直觀，是最主要的整理方法。Zotero用戶可以在文庫管理區創建文件夾及其子文件夾，以實現對知識管理對象的分類和組織。文件夾的設置依據個人習慣和需求多有不同，但都應該遵循結構相對固定、層級分明、同級互斥、上下級包含等原則。建議將文件夾層級控制在2—3層之內，確保同級文件夾命名方式一致。針對不同知識管理對象，可將文件夾劃分為工具書、規范文件、個人筆記、技能學習、專題研究等幾大類別。例如，一級文件夾命名為“未來航空技術”，二級文件夾則可以依據技術領域不同，分為“氫能源”“電動飛機”“智能飛行”等子類別。在“智能飛行”下，三級文件夾可根據公司、產品、項目進行細分，如“Daedaleanamp;Avidyne_PilotEye”“Merlin Labs_Merlin Pilot”“Xwing_superpilot”等。此外，建議在每一主題下設置單獨的“參考文獻”文件夾以存放涉及各項技術的科學文獻。總之，良好的文件夾分類應清晰、有序，且具備內在一致的邏輯結構。

值得一提的是，Zotero中的文件夾分類是虛擬化的，并不會在計算機硬盤中創建實體文件夾。Zotero管理的最小單位是文件條目，每個文件條目（除筆記外）在計算機硬盤中單獨建立一個文件夾，且所有文件夾處于同一層級，全部存儲于Zotero數據存儲目錄的“storage”文件夾下。Zotero允許將同一個文獻條目放置在不同的文件夾分類下，通過直接拖動或右鍵“添加到分類”至目標文件夾，即可創建相同的文獻條目。此時，兩條文獻條目指向計算機硬盤中同一個文件夾，對其所有修改都是同步的。在刪除文獻條目時，應右鍵選擇“從分類中移除條目…”，以避免其他文件夾中相同條目也被刪除。Zotero文件夾支持直接拖拽式管理，但是該操作相當于“剪切”，而不是“復制”。如果需要復制文件夾分類，則可右鍵點擊“導出分類…”，保存Zotero RDF文件，再通過“文件—導入”的方式創建相同的文件夾分類。

2.3.2" 文獻條目的整理

整理知識的重點和核心是文獻條目，這些條目承載著豐富而具體的知識內容。Zotero將書籍、期刊文章、網頁、演示文檔、視頻、標準、專利、圖片、數據集等不同類型和格式的數字資源以統一的文獻條目形式進行管理，并通過元數據揭示其知識內容，將個人知識管理由文檔管理轉變為內容管理。另一方面，Zotero還支持通過標簽、評級、關聯文獻等方式構建知識資源之間的相互聯系，形成知識網絡體系，實現快速定位相關知識載體，見圖5。

（1）評級。根據文獻的重要性和需求符合程度，給予文獻一個代表性的評級，可以采用一至五星的標識，或者自定義其他emoji符號進行表示。

（2）標簽。根據文獻的主要內容，提煉出1—3個關鍵詞，在右上角“標簽”欄進行輸入，標簽以具有背景顏色的標簽塊形式直接顯示在文獻條目屬性欄。點擊文庫管理區底部的標簽云，可以快速篩選出帶有相同標簽的文獻。彩色標簽塊一方面可以直觀地展示文獻核心內容，方便查找定位；另一方面，不同文獻以標簽為錨點進行鏈接，可以構建起知識地圖網絡。

（3）關聯文獻。文獻之間的關聯性可能表現為文章連載、評論、引用、參考或相同作者、課題組創作等多種形式，可以通過右上角“關聯文獻”欄選擇具有關聯關系的文獻條目，與不同文獻之間建立顯性鏈接。關聯文獻具有雙向性，即被關聯的文獻“關聯文獻”欄也會出現與主文獻的關聯信息。

（4）文獻條目排列。Zotero支持以屬性列形式顯示文獻條目的元數據，可選擇顯示“標題”“作者”“期刊”“添加日期”“文獻日期”“評級”等諸多類型，并以此進行排序。確定排序方式后，應保持其穩定性，建議選取所有文獻均具有的屬性列，如“添加日期”“修改日期”等作為排序依據。

（5）文獻預覽。Zotero具備預覽文獻功能，在無需打開全文的情況下，直接展示出全文內容的前幾頁內容，方便文獻識別，如圖5右下角所示。

2.3.3" 數據云存儲

數據安全是個人知識管理的底線，使用云存儲服務是當前的主流做法。Zotero用戶可以自定義數據存儲位置，只要確保該文件夾內數據庫文件、翻譯器、數據文件、樣式文件等結構齊全，即可實現在不同設備間的數據遷移和恢復。同時，Zotero官方還提供云存儲服務，能夠同步所有文獻條目的元數據、筆記至Zotero網絡服務器，且無存儲容量限制。然而，Zotero只為個人用戶提供300MB免費附件上傳容量，超出部分則需要按年計費購買存儲空間。作為一款開源軟件，Zotero支持第三方WebDAV云存儲方案，允許通過其他云存儲提供商實現Zotero數據的實時備份，并保持不同系統平臺客戶端的內容一致。目前，國內云存儲服務商堅果云網盤支持WebDAV技術，對Zotero具有完善的支持方案[28]。除此之外，用戶也可直接通過同步Zotero數據存儲文件夾的方式實現不同客戶端的內容同步，但由于易造成數據沖突，此類方法并非官方推薦的存儲方案[29]。

2.4" 吸收知識

吸收知識是個人知識管理中承前啟后的關鍵環節，它是將外在的社會化知識消化、轉化為個人內在知識的過程。吸收知識的能力因人而異，但是功能完備的工具、方法則可以事半功倍。Zotero提供輔助閱讀、筆記管理、思維導圖生成等基礎功能，并能夠實現文獻內知識點的定位和提取，構建新的個人知識結構網絡體系，為形成新的知識成果提供支撐，如圖6所示：

2.4.1" 輔助閱讀

在知識學習的過程中，閱讀大量科學文獻是必不可少的，Zotero則提供了全方位的閱讀管理流程，包括批注、注釋、擴展閱讀等，幫助實現高效閱讀。基于PDF.js開發的Zotero內置PDF閱讀器具有完備的批注功能，除了基本的高亮文本、添加注釋、區域選擇等功能外，還可以為注釋添加標簽。此外，內置閱讀器還支持展示其他PDF閱讀器所做的復雜批注，包含形狀批注、指示批注、文字批注、區域高亮、刪除線、自由畫筆等批注方式的內容（見圖7）。值得一提的是，Zotero還支持文獻分割閱讀。在打開的PDF文件上右鍵選擇“橫向分割”或“縱向分割”，PDF閱讀區將一分為二，分割出的閱讀區域可分別定位到不同頁面，從而實現同一文檔內的對比閱讀，見圖7。

科學文獻的參考文獻是重要的擴展閱讀內容，有利于讀者構建完整的知識體系。Zotero能夠自動識別PDF文獻中的參考文獻并下載，方便用戶進一步拓展閱讀范圍。如圖7所示，打開PDF文檔右側的元數據管理區，點擊“參考文獻”欄下面的“刷新”按鈕，此時Zotero會自動將PDF文檔中的參考文獻按順序排列在下方。當選中列表中的某條參考文獻，文獻摘要、期刊類別等詳細信息將自動浮現。若需要獲取參考文獻的全文信息，只需點擊列表中參考文獻后方的加號按鈕，Zotero將創建新的文獻條目并下載其全文內容，同時兩條文獻條目之間將自動建立關聯關系。

2.4.2" 知識點管理

在個人知識管理過程中，需要將分散存儲于各種載體中的知識點提取出來并進行有效管理。Zotero筆記提供了強大的知識點管理功能。Zotero的筆記有條目筆記和獨立筆記兩種形式，條目筆記（又稱“子筆記”或“摘錄筆記”）作為附件歸屬于對應的文獻條目，而獨立筆記則和文獻條目同級。兩種筆記創建方式稍有差別，但兩者功能相同，均可在右側元數據和相關信息管理區進行編輯和管理，實現邊閱讀邊記錄。Zotero筆記基于富文本編輯器TinyMCE開發，具有完善的文字編輯能力，包括格式化文本、文字顏色、高亮文本、清除格式、添加超鏈接、插入引注和檢索功能，而且還支持Markdown語法，支持插入圖片、表格、LaTex數學公式等多種內容。

Zotero筆記的引注功能能夠支持文獻內知識點的精準定位。在創建筆記內容時，除了手動輸入內容以外，筆記內容還可以直接從文檔注釋中添加，或者直接選擇文檔內容拖拽至筆記中。Zotero自動在其內容前后添加雙引號，并在其后括號內顯示被引文獻信息。將鼠標光標放置在筆記文檔內，出現“在頁面顯示”鏈接，如圖8左側所示，點擊該鏈接，Zotero將自動打開PDF文檔，并定位到該內容在文中的具體位置。用鼠標點擊被引文獻信息，則出現“顯示條目”鏈接，如圖8右側所示，點擊該鏈接，Zotero將定位到該文獻條目。此外，對于手動輸入的內容也可以添加引注信息。點擊引注符號，并選擇相應的文獻條目，Zotero則在指定位置自動添加被引文獻信息。

2.4.3" 知識網絡構建

單篇筆記的知識點容量有限，個人知識管理需要對個人筆記和摘錄筆記等多條筆記進行管理，按照內容相互鏈接、由此及彼地形成個人知識網絡體系。Zotero不僅支持筆記與文獻之間的引注，還支持筆記與筆記之間的雙向鏈接，從而實現筆記的統一管理。Zotero筆記可以實現筆記內容的直接引用、實時更新以及筆記網絡鏈接關系顯示等，如圖9所示：

首先，設定主筆記（見圖9中的“主筆記01”）。然后，其他筆記可以直接插入到主筆記中（見圖9中的“條目筆記01”），或者將其鏈接到主筆記中（見圖9中的“條目筆記02”）。在主筆記和其他筆記中，分別出現以筆記名稱命名的超鏈接，點擊該鏈接，將跳轉至相應的筆記，從而實現了筆記的雙向鏈接功能。此時，如果“條目筆記02”中存在其他筆記的超鏈接，點擊該鏈接，圖9右側“條目筆記02”區域將顯示新鏈接筆記的內容。如此，主筆記實現了對其他筆記的深度管理，并形成知識網絡體系。

2.5" 應用知識

應用知識是個人知識管理的最終目的，是個人能力的體現。在個人知識成果創造、輸出過程中，個人知識管理工具能夠自動、快速、高效地協助進行繁瑣的細節完善，也能夠輸出不同格式要求的知識成果進行展示。個人知識管理工具還有助于管理團隊共享知識，提高團隊知識水平。

2.5.1" 參考文獻管理

參考文獻是科學成果重要的組成部分，也是最繁瑣、耗時的基礎性工作。科學文獻管理工具正是為解決這一問題而發展出來的，Zotero能夠實現方便的參考文獻管理。Zotero提供了超過10 000種期刊的引用規范樣式，可直接生成符合期刊要求的參考文獻列表。同時，Zotero也支持自定義調整參考文獻引用樣式，并支持添加外部基于引用格式語言（Citation Style Language，CSL）的樣式。Zotero引文管理模塊可以作為加載項集成到Microsoft Word、WPS、Libreoffice等文字編輯器中，并提供插入、修改、更新等自動化文獻引用管理功能。另外，Zotero支持將筆記內容插入文字編輯器中，筆記中的引注鏈接則自動轉化成文后參考文獻。

2.5.2" 多格式輸出

思維導圖、PPT等格式文件是常用的知識成果輸出形式。Zotero不僅支持將筆記導出為Freemind格式思維導圖，還支持直接將文獻條目中的PDF、Word等文檔拖拽至Freemind思維導圖中，從而自動創建文檔鏈接類型的子節點。這些子節點以引用文獻樣式命名，點擊子節點則可以直接打開對應的PDF文檔，實現Zotero與思維導圖之間的聯動。

除此之外，Zotero筆記還支持導出Markdown格式文件，利用Marp、Slippr、Pandoc等工具可以快速將Markdown文件轉化為PDF、PPT等格式文件，方便交流展示與分享。

2.5.3" 知識共享

團隊合作是科學研究、工作的常態，通過個人知識管理提升團隊知識管理水平具有重要意義。Zotero具有完善的群組管理功能，可以方便地實現知識共享和協作。Zotero群組分為3種類型：私有群組、群組頁面開放但成員加入群組封閉、群組頁面開放且成員加入群組開放。其中，前兩種類型群組均支持文獻條目附件上傳功能，也可以同步筆記、文獻批注、標簽等內容。需要強調的是，群組所有者必須使用Zotero官方云服務方案，群組文件夾內所有文件的上傳/下載流量費用也只計入群組所有者的賬戶。當用戶加入某一群組后，Zotero文庫管理區自動出現一個名為“群組文庫”的分類與群組名及其文件夾。群組成員可以像操作自己的文庫文件夾一樣進行添加、編輯、刪除等操作，且所有成員的群組文庫內容將實時同步更新。基于此，通過Zotero群組功能可以無縫地實現團隊內部的知識分享以及協同辦公，有力地推動了團隊知識管理工作效能。

3" 基于Zotero的個人知識管理新技術應用/Application of new technology for personal knowledge management based on Zotero

科學技術是第一生產力，新技術的發展也不斷豐富著個人知識管理實踐。Zotero開發之初就開放了多種API接口，包括JavaScript API、Firefox API和Web API，通過API接口可以實現Zotero與其他應用程序、服務的交互和集成，從而賦予Zotero全新的功能。當前，Zotero開發者社區活躍著大量中外志愿者，其發布并維護著眾多的功能擴展插件。通過這些插件，使得Zotero的個人知識管理功能更加完善，同時也能夠更好地應用最新的技術發展成果。表3是建議安裝的Zotero插件，其中，輔助翻譯功能和AI功能對個人知識管理又尤為實用。

3.1" 輔助翻譯技術

在工作實踐中，頻繁地閱讀外文科技文獻必不可少，因此輔助翻譯尤為重要。通過安裝Zotero pdf Translate插件，Zotero便具備了完備的輔助翻譯功能，該插件提供Google、CNKI、有道等免費翻譯引擎，也可以調用DeepL、訊飛、GPT等付費翻譯服務。當用戶使用Zotero內置閱讀器打開PDF文檔時，選中的文檔內容或批注內容將自動翻譯為目標語言，且支持將翻譯結果直接插入到筆記中。此外，該插件還支持對文獻條目標題、摘要的翻譯，并將翻譯結果與原文一并顯示在元數據和相關信息管理區，方便用戶快速掌握文獻核心內容。

除此之外，其他插件也提供輔助翻譯功能。Zotero Style插件還具有全文翻譯功能，可以一鍵實現PDF解析及翻譯，并支持原文與翻譯結果在同一文檔內的對照呈現，極大地提高了外文閱讀效率。

3.2" AI技術

隨著大模型、AI等技術的深入發展，生成式AI拓寬了人們知識獲取的渠道，AI輔助用戶內容創作、AI自動生成內容成為了新的知識生產模式[30]。科研工作者理應善于運用新質生產力工具，積極擁抱技術進步。通過安裝Zotero gpt插件，Zotero能夠調用ChatGPT、Kimi等AI服務，實現與AI的對話。Zotero gpt支持對單篇或多篇文獻進行分析，能夠快速提煉文獻主要內容、研究方法、結論等信息，幫助用戶速讀文獻；還可以對單篇文獻進行精讀，回答用戶關于文獻內容的各類問題。Zotero gpt支持在筆記中調用，可以對用戶寫作內容進行翻譯、潤色等，從而提升個人知識產出質量。

目前，生成式AI技術還存在虛假信息生成、意識形態偏見等問題，并不能完全替代人腦。在使用過程中，科研工作者應保持審慎態度，科學合理地利用。

4" 基于Zotero的個人知識管理注意事項/Notes on personal knowledge management based on Zotero

Zotero超出了單純的文獻管理工具范疇，已經成為能夠很好地覆蓋個人知識管理全流程的理想工具。然而，在實踐運用中，還應注意一些問題，才能更好地發揮Zotero個人知識管理效能。

4.1" 遵守保密要求

應合理權衡數據安全與保密關系，特別在使用云存儲服務時。Zotero擁有云存儲功能，可以自動將文獻條目、筆記以及附件同步至云服務器。尤其對于從事科研、保密單位工作的用戶而言，在使用Zotero過程中，必須始終遵守單位的保密條例，嚴格落實“上網不涉密，涉密不上網”的保密原則，確保不在Zotero中存儲或處理與工作秘密或國家秘密有關的文件。

4.2" 重視元數據的完整性

元數據揭示數字資源知識內容，也是對文獻進行管理的載體。Zotero擁有自動獲取網絡資源元數據的能力，但是網絡上仍然存在著大量未含有標準元數據的數字資源。在Zotero文獻條目管理區，用戶可以進行文獻條目管理，也可以直接對文檔進行管理。針對沒有標準元數據的數字資源，建議根據條目類型進行手動著錄其相關元數據，以便于分類和識別。文獻條目元數據不僅是引用參考文獻的基礎，也是進行評級、關聯文獻、建立條目筆記的根基。所以，一個具備完整元數據的條目才能更好地發揮Zotero管理個人知識的功能和優點。

4.3" 定期回顧整理

隨著用戶個人知識的不斷積累，所管理的知識對象將逐漸增多，個人知識結構系統也會越來越繁雜。為了保證個人知識管理的系統性和高效性，建議用戶定期開展回顧和整理。在Zotero中可以方便地調整文庫、文獻條目、筆記等的位置，剔除不必要的文獻條目，完善文獻元數據，優化筆記之間的關聯關系。養成定期回顧和整理個人知識管理系統的好習慣，可以幫助逐步構造并完善個人知識體系，從而在需要時迅速滿足相應需求。

5" 總結/Summary

在個人知識管理實踐中，需要對大量的工具書、科學文獻、網絡信息、筆記等各類數字資源進行系統化管理和利用。在獲取信息方面，利用Zotero通過瀏覽器、引文文件、標識符、RSS等多種方式可以智能獲取文獻元數據和全文信息；在整理知識方面，利用Zotero可以開展文件夾多級分類、標簽、評級、關聯文獻、排序等多種整理方式，同時可以方便地進行云存儲；在吸收知識方面，利用Zotero的輔助閱讀、筆記功能可以開展知識點管理、知識網絡構建，有助于實現精確地知識定位，完善個人知識體系；在知識應用方面，Zotero具備便捷的參考文獻引用管理、多格式輸出以及團隊知識共享，有助于高效展示知識成果、共享知識資源，提升團隊整體的知識管理水平。以Zotero為基礎平臺，配合相應的功能拓展插件，Zotero可以滿足個人知識管理全階段的主要需求，實現個人知識管理的“All in One”。

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作者貢獻說明/Author contributions：

朱志赟：論文框架設計，論文撰寫；

謝子晴：論文校對與補充。

Best Practice for Personal Knowledge Management Based on Zotero

Zhu Zhiyun" Xie Ziqing

COAMC Shanghai Aircraft Design amp; Research Institute， Shanghai 201210

Abstract： [Purpose/Significance] Aiming at personal knowledge management， this paper provides a personal knowledge management tool with moderate learning difficulty， complete functions， safety， and reliability， in order to improve the level of personal or team knowledge management. [Method/Process] Firstly， a personal knowledge practice framework was constructed， and the four basic processes of personal knowledge management， namely， acquiring knowledge， organizing knowledge， absorbing knowledge， and applying knowledge， as well as the main functional requirements that an ideal personal knowledge management tool should meet were proposed. Then， the main requirements of using Zotero in the stages of acquiring knowledge， organizing knowledge， absorbing knowledge， and applying knowledge are introduced， including acquiring Web page information and building a knowledge network system. The use of auxiliary translation technology and AI technology in Zotero is introduced. Finally， the issues that should be paid attention to when using Zotero were summarized， that is， the need to comply with confidentiality requirements， pay attention to the integrity of metadata， and review and organize regularly. [Result/Conclusion] Zotero meets the needs of the entire process of personal knowledge management， can greatly improve the efficiency of knowledge management， is suitable as a personal knowledge management tool， and should be actively promoted and applied.

Keywords： personal knowledge management" " knowledge management tool" " Zotero" " best practice

Author（s）： Zhu Zhiyun， senior engineer， master， E-mail： zhuzhiyun@comac.cc; Xie Ziqing， engineer， master.

Received： 2024-08-27" " Published： 2024-12-27