實(shí)驗(yàn)室如何應(yīng)對(duì)遠(yuǎn)程評(píng)審

摘 要：《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》規(guī)定了技術(shù)評(píng)審的方式，包括書面審查、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審或遠(yuǎn)程評(píng)審，其中遠(yuǎn)程評(píng)審是現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的重要補(bǔ)充方式，在評(píng)審活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。本文對(duì)遠(yuǎn)程評(píng)審前期需要準(zhǔn)備的工作和評(píng)審實(shí)施階段需要注意的問題進(jìn)行了簡(jiǎn)要闡述，以確保實(shí)驗(yàn)室的評(píng)審能夠有效進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：技術(shù)評(píng)審，遠(yuǎn)程評(píng)審，實(shí)驗(yàn)室

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.13.030

How to Deal with Remote Reviews in Laboratories

Tian Xiao-peng

（Shanxi Inspection and Testing Center）

Abstract： The Measures for the Administration of Qualifi cation Accreditation of Inspection and Testing Institutions stipulates that the methods of technical review include written examination， on-site review or remote review， of which remote review is an important supplement to on-site review and plays an important role in review activities. This paper briefl y describes the preparation work that is needed in the early stage of remote review and the problems that need to be paid attention to in the implementation stage of the review， in order to ensure the effective review of laboratories.

Keywords： technical review， remote review， laboratory

0 引 言

隨著我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的持續(xù)推進(jìn)，以及近年來信息和通信技術(shù)（簡(jiǎn)稱ICT技術(shù)）的突破性發(fā)展，實(shí)驗(yàn)室的遠(yuǎn)程評(píng)審方式應(yīng)運(yùn)而生（遠(yuǎn)程評(píng)審即使用信息和通信技術(shù)對(duì)實(shí)驗(yàn)室的物理或虛擬場(chǎng)所進(jìn)行的評(píng)審，是全部或部分在實(shí)驗(yàn)室實(shí)際場(chǎng)所以外任何地點(diǎn)獲得客觀證據(jù)形成評(píng)審發(fā)現(xiàn)，以確定滿足評(píng)審要求程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的，并形成文件的過程[1]）。特別是自新冠疫情發(fā)生以來，傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審難以及時(shí)進(jìn)行，使用遠(yuǎn)程評(píng)審已經(jīng)成了共識(shí)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)[2]，美英德法意等國(guó)家的機(jī)構(gòu)都發(fā)布了相關(guān)的應(yīng)對(duì)政策，使用遠(yuǎn)程評(píng)審成了這些機(jī)構(gòu)的共同選擇。中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)在對(duì)遠(yuǎn)程評(píng)審模式充分試用和研究分析的基礎(chǔ)上適時(shí)制定了《實(shí)驗(yàn)室和檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)認(rèn)可遠(yuǎn)程評(píng)審的應(yīng)用說明》，采取遠(yuǎn)程評(píng)審代替或部分代替了現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。同期，國(guó)內(nèi)的許多專家學(xué)者也對(duì)遠(yuǎn)程評(píng)審開始了詳細(xì)的研究。陳迪等[2]從遠(yuǎn)程評(píng)審的意義、必要性和實(shí)施可行性入手，遴選遠(yuǎn)程評(píng)審中的關(guān)鍵技術(shù)環(huán)節(jié)并加以分析，然后就遠(yuǎn)程評(píng)審的限制和尚待解決的問題等方面開展了研究。楊耀武等[3]根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的特點(diǎn)，對(duì)遠(yuǎn)程評(píng)審中涉及的信息化軟硬件條件、信息化系統(tǒng)開發(fā)要求、信息化保密性要求等，從認(rèn)可機(jī)構(gòu)、實(shí)驗(yàn)室和評(píng)審組三方面進(jìn)行了深入探討和分析。袁娣等[4]梳理了實(shí)驗(yàn)室在遠(yuǎn)程評(píng)審準(zhǔn)備工作中的側(cè)重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)以及遠(yuǎn)程評(píng)審給實(shí)驗(yàn)室?guī)淼男绿魬?zhàn)和推動(dòng)力。王連杰等[5]從實(shí)驗(yàn)室的角度出發(fā)討論了遠(yuǎn)程評(píng)審的側(cè)重點(diǎn)，提出了做好實(shí)驗(yàn)室遠(yuǎn)程評(píng)審準(zhǔn)備工作的建議。李洪等[6]通過實(shí)際案例著重研究了如何通過信息通信技術(shù)的選擇與優(yōu)化彌補(bǔ)遠(yuǎn)程評(píng)審在實(shí)驗(yàn)室/檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)評(píng)審中人員審查和現(xiàn)場(chǎng)見證等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的不足。本文就遠(yuǎn)程評(píng)審前期需要準(zhǔn)備的工作和評(píng)審實(shí)施階段需要注意的問題進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，以期為實(shí)驗(yàn)室同行能夠提供一些參考與借鑒。

1 遠(yuǎn)程評(píng)審前期準(zhǔn)備工作

評(píng)審前的準(zhǔn)備工作是否充分直接決定了后期評(píng)審實(shí)施階段能否順利有效的進(jìn)行，可按照以下幾個(gè)要素進(jìn)行重點(diǎn)準(zhǔn)備。

1.1 成立專項(xiàng)工作組

無論是復(fù)評(píng)審還是擴(kuò)項(xiàng)評(píng)審，實(shí)驗(yàn)室都應(yīng)成立專項(xiàng)工作組，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各相關(guān)部門參與。根據(jù)評(píng)審機(jī)構(gòu)下發(fā)的評(píng)審?fù)ㄖ韺?duì)評(píng)審的時(shí)間、場(chǎng)所、順序等做出詳細(xì)策劃，同時(shí)可參考《實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可遠(yuǎn)程評(píng)審工作指導(dǎo)書》[7]的附錄2：遠(yuǎn)程評(píng)審實(shí)驗(yàn)室方提供材料清單及要求，將各個(gè)評(píng)審要素下需要準(zhǔn)備的材料要求分配至具體部門，倒排日期進(jìn)行準(zhǔn)備。

1.2 指派專業(yè)的聯(lián)絡(luò)人員

實(shí)驗(yàn)室專項(xiàng)工作組應(yīng)根據(jù)評(píng)審專家分工日程表指派對(duì)口的專業(yè)技術(shù)人員與各位專家進(jìn)行積極的聯(lián)絡(luò)、充分的溝通。聯(lián)絡(luò)員要熟悉體系和試驗(yàn)流程、語言表達(dá)能力和協(xié)調(diào)能力強(qiáng)、能及時(shí)提供評(píng)審組需要的相應(yīng)資料或是回答評(píng)審專家提出的疑問。

1.3 設(shè)置信息化小組或工作人員

實(shí)驗(yàn)室應(yīng)根據(jù)評(píng)審的規(guī)模大小設(shè)置信息化小組或信息化工作人員，專門負(fù)責(zé)遠(yuǎn)程評(píng)審的互聯(lián)網(wǎng)接入、會(huì)議系統(tǒng)使用等工作，并為相關(guān)通信方式提供必要的技術(shù)保障。成員必須能熟練地使用網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議及手機(jī)APP等相關(guān)軟件。

1.4 軟硬件配置滿足要求

實(shí)驗(yàn)室可與評(píng)審組溝通擬采用的ICT技術(shù)所需要的軟硬件條件，如視頻會(huì)議平臺(tái)、遠(yuǎn)程音視頻溝通工具、文件傳輸工具、必要的影音錄像類設(shè)備等。軟硬件的配置要求可參考《實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可遠(yuǎn)程評(píng)審工作指導(dǎo)書》的附錄1：遠(yuǎn)程評(píng)審的方式及軟硬件要求。

1.5 錄制場(chǎng)所環(huán)境和部分試驗(yàn)視頻

遠(yuǎn)程評(píng)審時(shí)專家無法親臨現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行觀察，故實(shí)驗(yàn)室需提前對(duì)各工作場(chǎng)所錄制一段視頻進(jìn)行介紹。視頻內(nèi)容主要包括場(chǎng)所的全貌、樓層的布局、實(shí)驗(yàn)室的分布、各實(shí)驗(yàn)室內(nèi)設(shè)備設(shè)施的配備等。講解人員還可對(duì)場(chǎng)所的地址、每個(gè)實(shí)驗(yàn)室的功能進(jìn)行詳細(xì)的介紹。另外一些需要見證的試驗(yàn)由于試驗(yàn)過程較長(zhǎng)時(shí)可與評(píng)審組進(jìn)行溝通，提前錄制部分試驗(yàn)視頻或在實(shí)施階段僅錄制關(guān)鍵操作部分。

1.6 文件和記錄的電子化處理

實(shí)驗(yàn)室應(yīng)提前將文件和記錄進(jìn)行電子化處理，處理可以采用掃描、拍照等方式。另外，如果將所有紙質(zhì)版資料全部處理工作量會(huì)很大，可以與評(píng)審組溝通，按照評(píng)審組的要求準(zhǔn)備相應(yīng)的電子版記錄，并按照不同要素放入相應(yīng)的文件夾以便專家隨時(shí)調(diào)閱[8]。需要提前準(zhǔn)備的資料包括但不限于以下內(nèi)容：體系文件、人員技術(shù)檔案、設(shè)施環(huán)境監(jiān)測(cè)控制記錄、設(shè)備檔案（包括運(yùn)行維護(hù)記錄、檢定校準(zhǔn)及確認(rèn)記錄等）、合格供應(yīng)商名錄及評(píng)價(jià)記錄、分包記錄、方法的驗(yàn)證/確認(rèn)記錄、抽樣記錄、樣品處置記錄、測(cè)量不確定度評(píng)定報(bào)告、結(jié)果有效性監(jiān)控記錄、典型性報(bào)告/證書、投訴記錄、內(nèi)審管審記錄等。

1.7 實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部預(yù)備會(huì)

在遠(yuǎn)程評(píng)審即將開始前幾天，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)組織召開內(nèi)部預(yù)備會(huì)，由專項(xiàng)工作組各位成員匯報(bào)前期工作的準(zhǔn)備完成情況，查漏補(bǔ)缺，并調(diào)試所有的通信視頻設(shè)備以便評(píng)審的順利實(shí)施。

2 遠(yuǎn)程評(píng)審實(shí)施階段

進(jìn)入遠(yuǎn)程評(píng)審實(shí)施階段后，實(shí)驗(yàn)室可關(guān)注以下問題。

2.1 首末次會(huì)議

首末次會(huì)議由評(píng)審組長(zhǎng)按照既定的時(shí)間組織召開，參會(huì)人員包括評(píng)審組所有成員和實(shí)驗(yàn)室相關(guān)人員，所有場(chǎng)所的會(huì)議均可統(tǒng)一使用釘釘、騰訊會(huì)議、小魚易連等視頻軟件進(jìn)行，使用的耳機(jī)或麥克風(fēng)要確保通信清晰，并對(duì)整個(gè)會(huì)議過程同步進(jìn)行錄制，評(píng)審組長(zhǎng)截取參會(huì)照片。所有人員均應(yīng)在《現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審會(huì)議簽到表》簽名，該簽到表可以使用金山文檔導(dǎo)入形成電子版表格發(fā)至微信工作群里，之后的簽名可以手動(dòng)簽字，也可導(dǎo)入提前保存在手機(jī)里的電子簽名。除評(píng)審組長(zhǎng)在首次會(huì)議上宣讀公正性、保密及廉潔自律聲明并組織專家簽署聲明外，實(shí)驗(yàn)室還應(yīng)介紹參會(huì)人員，并重點(diǎn)介紹質(zhì)量管理體系的建立和運(yùn)行情況，使評(píng)審組盡可能全面了解實(shí)驗(yàn)室。末次會(huì)議上，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)簽署《合格評(píng)定機(jī)構(gòu)廉潔自律聲明》，蓋章后掃描，反饋至評(píng)審組長(zhǎng)。

2.2 遠(yuǎn)程調(diào)閱資料

由于遠(yuǎn)程評(píng)審不能像現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審一樣可以隨時(shí)查看實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場(chǎng)、隨時(shí)查閱紙質(zhì)版資料，這就需要實(shí)驗(yàn)室應(yīng)將提前錄制好的視頻、提前電子化處理好的文件和記錄按照不同要素放入相應(yīng)的文件夾，上傳至指定的共享平臺(tái)供專家隨時(shí)調(diào)閱。專家在調(diào)閱資料過程中或是對(duì)資料有疑問時(shí)，聯(lián)絡(luò)人員應(yīng)及時(shí)給予解答。

2.3 遠(yuǎn)程溝通交流

在評(píng)審實(shí)施過程中，專家可根據(jù)需要通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)議平臺(tái)或手機(jī)等工具召開遠(yuǎn)程溝通會(huì)議，除了對(duì)授權(quán)簽字人和關(guān)鍵人員進(jìn)行考核詢問、隨時(shí)與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)人員溝通評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的問題、聽取實(shí)驗(yàn)室的意見、解答實(shí)驗(yàn)室代表關(guān)心的事項(xiàng)或消除雙方觀點(diǎn)的差異外，還可由評(píng)審組長(zhǎng)組織內(nèi)部溝通會(huì)討論評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的問題、了解評(píng)審的進(jìn)度、調(diào)整評(píng)審員的工作任務(wù)、組織調(diào)控評(píng)審的進(jìn)程等。

2.4 技術(shù)能力確認(rèn)

技術(shù)能力的考核與確認(rèn)是評(píng)審時(shí)的重中之重。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)根據(jù)評(píng)審專家在線上下達(dá)的現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)項(xiàng)目，在任務(wù)下達(dá)、樣品準(zhǔn)備與交接、預(yù)處理與制備、檢測(cè)、出具報(bào)告等各個(gè)環(huán)節(jié)均嚴(yán)格按照正常工作程序運(yùn)行，錄制實(shí)時(shí)試驗(yàn)視頻時(shí)最少應(yīng)包括試驗(yàn)人員、環(huán)境設(shè)施、關(guān)鍵設(shè)備以及試驗(yàn)的全流程，確保評(píng)審員能夠觀察到現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。試驗(yàn)完成后將實(shí)時(shí)生成的數(shù)據(jù)、結(jié)果以及實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)演示試驗(yàn)記錄表發(fā)送給評(píng)審專家進(jìn)行確認(rèn)。

2.5 軟件文件安全性

由于遠(yuǎn)程評(píng)審的所有資料都是通過網(wǎng)絡(luò)方式傳輸或查閱的，實(shí)驗(yàn)室可以通過對(duì)信息管理系統(tǒng)準(zhǔn)備臨時(shí)的查看和下載權(quán)限以防未經(jīng)授權(quán)后登錄造成數(shù)據(jù)丟失，對(duì)使用的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議平臺(tái)設(shè)置訪問密碼禁止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議，對(duì)傳輸?shù)奈募M(jìn)行加密或壓縮后加密，對(duì)傳輸方式進(jìn)行加密，評(píng)審結(jié)束后盡快刪除網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中的資料等確保軟件和文件的安全性、保密性。

3 結(jié) 語

當(dāng)健康安全、無法前往、評(píng)審日程突變、場(chǎng)所眾多、小范圍的能力擴(kuò)項(xiàng)、需要跟蹤驗(yàn)證等情況發(fā)生時(shí)，實(shí)驗(yàn)室可以與評(píng)審機(jī)構(gòu)協(xié)商采用遠(yuǎn)程評(píng)審的方式代替現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審，以達(dá)到節(jié)約成本、提高效率的目的。當(dāng)采用遠(yuǎn)程評(píng)審時(shí)，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)更加清晰地掌握評(píng)審要素和具體要求，在評(píng)審前對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，與評(píng)審專家進(jìn)行充分溝通，做好迎審的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。相信遠(yuǎn)程評(píng)審技術(shù)會(huì)越來越成熟，以該方式承擔(dān)技術(shù)評(píng)審的份額會(huì)越來越重，在節(jié)能減排、低碳環(huán)保等方面會(huì)作出越來越多的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

田小鵬，碩士，高級(jí)工程師，主要研究方向?yàn)橘|(zhì)量管理和控制。

（責(zé)任編輯：袁文靜）