姜桂君
(光大文化投資有限公司,北京 100010)
目前企業(yè)使用的預(yù)算管理制度,最早開始于英國,在美國得到廣泛應(yīng)用。預(yù)算管理制度最早應(yīng)用于政府機構(gòu),英國議會為了管理政府經(jīng)費,限制國王的權(quán)限,規(guī)定所有的會議開支必須按照計劃執(zhí)行,每年需要向議會提出下一年的計劃,批準(zhǔn)后按照計劃實施,這種方式類似于現(xiàn)在的預(yù)算管理制度。美國的預(yù)算管理最早應(yīng)用在廣告費的分配上。第一次世界大戰(zhàn)以后,美國的企業(yè)規(guī)模逐步增大,使得企業(yè)管理面對較大挑戰(zhàn),為了協(xié)調(diào)產(chǎn)能和銷售,一些企業(yè)管理者將預(yù)算管理引入到企業(yè)管理中,以此來規(guī)劃和管理企業(yè)的各個環(huán)節(jié)。
到20世紀(jì)30年代,隨著預(yù)算管理被越來越多的企業(yè)運用,一些經(jīng)濟(jì)和管理學(xué)者開始對預(yù)算管理深入研究。到20世紀(jì)70年代,西方國家開始興起零基預(yù)算,很快就得到了廣泛應(yīng)用,此階段預(yù)算管理得到迅速發(fā)展。
20世紀(jì)80年代以后,預(yù)算管理已經(jīng)被很多西方企業(yè)廣泛運用,成為企業(yè)管理的一種重要管理方法,預(yù)算管理也逐漸趨于成熟。此時企業(yè)預(yù)算管理的理論體系也不斷完善,并不斷發(fā)展。
對于預(yù)算管理的概念有很多不同見解,會計詞典中對于預(yù)算的解釋為:一是將來經(jīng)營的準(zhǔn)繩,并用以控制將來營運進(jìn)行的一種財務(wù)計劃。二是任何未來成本費用的估計。三是任何有關(guān)人力、物力及其他資源運用的有系統(tǒng)的計劃。對于現(xiàn)代企業(yè)運用的全面預(yù)算管理,是對企業(yè)將來一段時間的經(jīng)營成果和將來一定時點的財務(wù)狀況進(jìn)行的規(guī)劃及預(yù)測,以財務(wù)數(shù)字或非財務(wù)數(shù)字列示預(yù)測結(jié)果,預(yù)算管理包括預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整和預(yù)算考核等一系列環(huán)節(jié),以指導(dǎo)企業(yè)改善和調(diào)整經(jīng)營活動。全面預(yù)算包括經(jīng)營預(yù)算、專門預(yù)算和財務(wù)預(yù)算。
1.全面性:全面預(yù)算管理涉及企業(yè)所有部門和崗位,涉及生產(chǎn)經(jīng)營全過程,進(jìn)行全方位的預(yù)算。
2.機制性:全面預(yù)算管理將企業(yè)的管理變成一種可實施且能長遠(yuǎn)發(fā)展使用的機制,來加強企業(yè)內(nèi)部各項管理。
3.戰(zhàn)略性:全面預(yù)算管理是以企業(yè)發(fā)展為主導(dǎo)的符合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)要求的指導(dǎo)方針,推動企業(yè)戰(zhàn)略高效健康發(fā)展。
4.系統(tǒng)性:全面預(yù)算管理通過橫向預(yù)算和縱向預(yù)算兩個系統(tǒng),對企業(yè)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)且合理的預(yù)算。
5.科學(xué)性:全面預(yù)算管理融合了現(xiàn)代管理理念與科學(xué)管理理念,在遵循企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,進(jìn)行全面、科學(xué)的預(yù)算管理。
6.整合性:全面預(yù)算管理能通過對權(quán)責(zé)利的整合來建立或完善企業(yè)各部門、各崗位的權(quán)利與義務(wù),使之成為一個相互制約的機制。
此外,全面預(yù)算管理還有利于企業(yè)各項制度的建設(shè),有利于企業(yè)戰(zhàn)略管理的實施,推動現(xiàn)代財務(wù)管理方式的實現(xiàn),提高企業(yè)內(nèi)部控制的效率,以及有利于企業(yè)資源的優(yōu)化配置等。
綜上所述,全面預(yù)算管理是一種全面、系統(tǒng)的企業(yè)管理工具,可以幫助企業(yè)更好地實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo),提高內(nèi)部管理效率。
企業(yè)戰(zhàn)略是企業(yè)發(fā)展的方向,全面預(yù)算管理是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的有效措施之一。企業(yè)戰(zhàn)略實施過程中,通過不停地細(xì)化,分步實現(xiàn)階段目標(biāo),全面預(yù)算管理作為階段目標(biāo)的特定的、可測量和可執(zhí)行的計劃,為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)提供了強有力的保障。
對于企業(yè)來說,應(yīng)綜合市場情況和自身需求,結(jié)合現(xiàn)有資源,實現(xiàn)資源流入大于資源流出。在生產(chǎn)經(jīng)營過程中,資源配置體現(xiàn)在對資源在時間、空間、數(shù)量上的要求,全面預(yù)算管理通過選擇預(yù)算主體、確定預(yù)算目標(biāo)、編制預(yù)算、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析與改進(jìn)整個實施過程,優(yōu)化企業(yè)的資源配置。
預(yù)算管理工作涉及企業(yè)的各個部門,需要將預(yù)算指標(biāo)細(xì)化到每個部門,甚至需要全員參與。有了預(yù)算指引,企業(yè)各部門、各員工可以各司其職,同時也方便企業(yè)內(nèi)部各個部門間協(xié)調(diào)溝通,通過預(yù)算考核等激勵機制,還可以充分調(diào)動員工的工作積極性,提高企業(yè)運行效率。
預(yù)算管理是一項對企業(yè)進(jìn)行綜合、全面的管理工作,實施全面預(yù)算管理,除了需要對外部市場的發(fā)展趨勢和現(xiàn)狀進(jìn)行分析,還要結(jié)合企業(yè)自身情況隨時對預(yù)算管理模式進(jìn)行調(diào)整,盡量減少風(fēng)險的發(fā)生。
企業(yè)要增強競爭力,長遠(yuǎn)發(fā)展,必須制定可行的戰(zhàn)略,找準(zhǔn)企業(yè)發(fā)展方向。全面預(yù)算管理作為執(zhí)行企業(yè)戰(zhàn)略的有效手段之一,需要與公司戰(zhàn)略目標(biāo)緊密結(jié)合。為了更好地進(jìn)行全面預(yù)算管理,企業(yè)需加強全面預(yù)算管理體系建設(shè)。全面預(yù)算管理體系包括預(yù)算組織、預(yù)算制度、預(yù)算方法、預(yù)算程序、預(yù)算報表體系、預(yù)算考核體系等多個因素。
預(yù)算管理組織是負(fù)責(zé)企業(yè)集團(tuán)預(yù)算編制、審定、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、控制與信息反饋、業(yè)績考核的組織機構(gòu),其主要包括董事會及預(yù)算委員會、預(yù)算工作組、預(yù)算執(zhí)行機構(gòu)、預(yù)算考核機構(gòu)。董事會是公司的最高決策機構(gòu),也是預(yù)算管理的最高權(quán)力機構(gòu),負(fù)責(zé)制定和審議公司整體的預(yù)算方案。預(yù)算委員會則是在董事會領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)具體執(zhí)行預(yù)算管理工作的機構(gòu),負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督和考核預(yù)算的編制、執(zhí)行和調(diào)整。預(yù)算工作組是由公司各部門的專業(yè)人員組成的臨時性機構(gòu),負(fù)責(zé)具體執(zhí)行預(yù)算管理流程中的各項任務(wù),如編制預(yù)算草案、組織預(yù)算討論、審查預(yù)算方案、處理預(yù)算調(diào)整等。
預(yù)算執(zhí)行機構(gòu)是指公司各部門和所屬單位,負(fù)責(zé)執(zhí)行和監(jiān)督本單位的預(yù)算執(zhí)行情況,并及時向預(yù)算管理組織反饋相關(guān)問題。預(yù)算考核機構(gòu)負(fù)責(zé)對各預(yù)算執(zhí)行機構(gòu)的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核,包括對預(yù)算完成情況、成本控制情況、績效表現(xiàn)等方面進(jìn)行評估和監(jiān)督,以促進(jìn)公司整體經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。通過以上組織機構(gòu)的協(xié)作和配合,企業(yè)可以實現(xiàn)全面預(yù)算管理的有效實施,提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)營效率。
在企業(yè)預(yù)算執(zhí)行過程中,加大預(yù)算管控力度,是保證企業(yè)預(yù)算管理的有效實施的關(guān)鍵,而企業(yè)基本管理制度的完善和優(yōu)化,是加大預(yù)算管控力度的重要途徑。企業(yè)的基礎(chǔ)管理制度通常包括生產(chǎn)管理制度、質(zhì)量管理制度和激勵制度,生產(chǎn)管理制度對生產(chǎn)的全過程進(jìn)行管理,嚴(yán)格進(jìn)行生產(chǎn)過程控制,優(yōu)化和規(guī)范生產(chǎn)過程,有利于保證預(yù)算目標(biāo)的實現(xiàn)。
質(zhì)量管理制度與產(chǎn)品質(zhì)量和成本緊密相關(guān),一是對產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)工序嚴(yán)格控制,避免各項額外費用的發(fā)生,二是避免交付不符合標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品造成各項損失。制定激勵制度,對預(yù)算結(jié)果進(jìn)行考評,可以在很大程度上增強員工的工作熱情和積極性,是企業(yè)實現(xiàn)總體預(yù)算目標(biāo)的有效手段。
除此之外,制定全面的財務(wù)管理制度,是預(yù)算管理的核心。預(yù)算管理機制的運行,需要企業(yè)具有良好的會計基礎(chǔ)和健全的財務(wù)會計制度。預(yù)算管理的基礎(chǔ)是根據(jù)業(yè)務(wù)實際形成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),最終由財務(wù)形成財務(wù)數(shù)據(jù)。預(yù)算執(zhí)行過程中,也需要財務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄及核算,形成與預(yù)算數(shù)據(jù)的對比,分析實際與預(yù)算的差異,形成預(yù)算執(zhí)行報告。
預(yù)算編制方法主要分為六種,按照編制基礎(chǔ)劃分,分為零基預(yù)算和增量預(yù)算。按照預(yù)算的狀態(tài)進(jìn)行劃分,分為固定預(yù)算和彈性預(yù)算。根據(jù)預(yù)算的時間屬性劃分,分為定期預(yù)算和滾動預(yù)算。各種預(yù)算方法適用于不同的使用場景和預(yù)算管理目標(biāo),例如使用增量預(yù)算需要以企業(yè)現(xiàn)有實際發(fā)生的業(yè)務(wù),前期已經(jīng)實際發(fā)生的各項成本費用為基礎(chǔ),根據(jù)預(yù)算期內(nèi)業(yè)務(wù)及實際需求增加而編制相關(guān)收入和支出數(shù)據(jù),而零基預(yù)算方法是從預(yù)算期開始,以零為基礎(chǔ),一切從實際需求出發(fā),編制各項支出項目和金額。
由于預(yù)算編制方法不同,且各自優(yōu)缺點不同,企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和發(fā)展階段合理選擇預(yù)算編制方法。例如,對于規(guī)模較大的企業(yè),預(yù)算管理的全局性和準(zhǔn)確性要求較高,企業(yè)可以在彈性預(yù)算法、增量預(yù)算法等中做選擇,對于中小企業(yè)而言,企業(yè)初期可以先對重點事項進(jìn)行局部預(yù)算,例如利潤預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算等,或者進(jìn)一步選擇操作較為簡單的固定預(yù)算法、增量預(yù)算法等。
企業(yè)預(yù)算程序主要分為確定預(yù)算目標(biāo)、編制、審核和審批、執(zhí)行、監(jiān)控和反饋、評估和調(diào)整預(yù)算、考核和激勵幾個方面。
企業(yè)根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo),確定年度經(jīng)營目標(biāo),進(jìn)而設(shè)定整體的全面預(yù)算目標(biāo),并分解至各級部門。根據(jù)確定的預(yù)算目標(biāo),各責(zé)任中心編制預(yù)算,包括業(yè)務(wù)經(jīng)營預(yù)算、財務(wù)預(yù)算和資本支出預(yù)算。責(zé)任中心的預(yù)算草案需經(jīng)過審批,以確保預(yù)算符合整體戰(zhàn)略和財務(wù)目標(biāo),同時要考慮到內(nèi)外部環(huán)境的變化。各責(zé)任中心按照審批通過的預(yù)算執(zhí)行,包括預(yù)算的分解、執(zhí)行、分析、控制、調(diào)整和考核等。企業(yè)需對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控,及時反饋預(yù)算執(zhí)行情況,并對偏離預(yù)算的情況進(jìn)行預(yù)警和糾正。企業(yè)還需定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行評估,如發(fā)現(xiàn)存在的問題和風(fēng)險,及時采取措施糾正,必要時對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)通過定期或動態(tài)的預(yù)算考核,評價各責(zé)任中心的業(yè)績,并采取激勵措施,以促進(jìn)全面預(yù)算管理目標(biāo)的實現(xiàn)。這些環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、相互作用、相互銜接,周而復(fù)始地循環(huán),從而實現(xiàn)對企業(yè)全面經(jīng)濟(jì)活動的控制。
財務(wù)預(yù)算報表一般包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表。資產(chǎn)負(fù)債表以當(dāng)期實際資產(chǎn)負(fù)債狀況為基礎(chǔ),結(jié)合預(yù)算年度業(yè)務(wù)情況、資金需求等編制。利潤表根據(jù)各部門報送的各項費用需求、業(yè)務(wù)銷售情況等編制,反映預(yù)算期內(nèi)公司的盈利情況。現(xiàn)金流量表從現(xiàn)金流入和現(xiàn)金流出兩個方面反映企業(yè)的經(jīng)營活動、投資活動和籌資活動等。
全面預(yù)算管理貫穿于企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動,是企業(yè)穩(wěn)健經(jīng)營、不斷發(fā)展的重要工具。績效考核是企業(yè)管理系統(tǒng)的核心,范圍為企業(yè)全部人員。企業(yè)績效考核體系主要包括考核目標(biāo)、內(nèi)容及考核指標(biāo)等。考核目標(biāo)制定需以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)為基礎(chǔ),是考核的主旨,必須從企業(yè)總體戰(zhàn)略出發(fā),分解為各個階段性目標(biāo),以此作為各階段的考核目標(biāo)。考核內(nèi)容包含企業(yè)經(jīng)營活動的各個方面,比如業(yè)務(wù)布局、客戶滿意度、社會責(zé)任等。考核指標(biāo)是指企業(yè)用來考核員工績效的具體內(nèi)容,例如員工的品德、業(yè)績績效、能力和態(tài)度等。績效考核指標(biāo)的選擇,是績效考核的核心,在制定考核指標(biāo)時,需要綜合考慮考核目的、各項指標(biāo)權(quán)重等。企業(yè)將全面預(yù)算管理與績效考核體系結(jié)合,對于發(fā)揮全面預(yù)算管理起到有力的促進(jìn)作用,企業(yè)要加強管理,完善內(nèi)部控制,對實現(xiàn)企業(yè)價值最大化目標(biāo)貢獻(xiàn)力量。
盡管企業(yè)實施全面預(yù)算管理具有很多優(yōu)點也非常必要,但在實際應(yīng)用過程中也存在諸多問題。
全面預(yù)算管理是集中化程度非常高、編制過程又十分復(fù)雜的一項系統(tǒng)化管理方法。一般企業(yè)預(yù)算編制指定財務(wù)部為牽頭部門,組織各部門編制銷售、采購、人工成本、期間費用等運營預(yù)算和投融資預(yù)算,編制完成后由財務(wù)部門匯總,形成預(yù)計資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表,最終形成預(yù)算報告。
但是在開展預(yù)算工作時,業(yè)務(wù)部門往往重視程度不夠,認(rèn)為預(yù)算管理是財務(wù)部門的事,參與度不高,不能做到人人參與。在編制預(yù)算時,不能對業(yè)務(wù)情況進(jìn)行認(rèn)真分析,有時直接引用往年數(shù)據(jù)。有的部門在提交預(yù)算時不夠積極,重視程度不夠,不能按照時間要求提交。預(yù)算編制還是需要多部門參與合作,共同制定,如果數(shù)據(jù)均有財務(wù)部門“拍腦門”決定的話,全面預(yù)算的準(zhǔn)確性將得不到保障,將影響經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn),也不利于企業(yè)資源的合理配置。
部分企業(yè)預(yù)算編制停留在公司層面,編制完成后,未能對預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行更細(xì)致的分解,這樣導(dǎo)致各部門不能根據(jù)總體預(yù)算認(rèn)領(lǐng)指標(biāo),預(yù)算管理流于形式化,不具備可執(zhí)行性。最終導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行過程中,無法有效識別預(yù)算的完成進(jìn)度,缺乏有效的預(yù)算執(zhí)行情況監(jiān)督,年底預(yù)算完成情況可能與年初制定的預(yù)算目標(biāo)差異較大。同時,如果年中公司內(nèi)外部情況發(fā)生變化,遇到特殊情況例如疫情等,無法預(yù)估對預(yù)算的影響,不能及時對預(yù)算做出調(diào)整,導(dǎo)致預(yù)算管理對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的指導(dǎo)意義不大。
預(yù)算管理貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的各個環(huán)節(jié),全面預(yù)算管理是企業(yè)組織經(jīng)營管理的重要手段,目前大部分企業(yè)在生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等各環(huán)節(jié)已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理。預(yù)算管理信息化,不僅體現(xiàn)在預(yù)算編制的信息化,還包括在預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算考核等各個方面。
目前,部分企業(yè)存在預(yù)算管理信息化不足的情況。例如,有些企業(yè)在費用管理方面實現(xiàn)信息化,但是費用預(yù)算需要手工將預(yù)算信息維護(hù)到費用報銷軟件中,如果遇到預(yù)算調(diào)整等情況,可能會存在信息維護(hù)不及時的問題。另外,在預(yù)算編制環(huán)節(jié),部分企業(yè)需要手工或借助辦公軟件匯總預(yù)算數(shù)據(jù),缺乏信息系統(tǒng)的支撐,可能存在數(shù)據(jù)匯總錯誤或更新不及時的問題。
針對當(dāng)前預(yù)算管理中存在的問題,企業(yè)管理層應(yīng)加強對預(yù)算管理的認(rèn)識,樹立現(xiàn)代化管理理念,在日常管理中,運用預(yù)算管理的方式,帶動全體員工踐行預(yù)算管理方法,管理層起到模范帶頭作用。公司員工也要加強預(yù)算管理理念的培養(yǎng),通過日常培訓(xùn)、自我提升等各方面,加強自身對預(yù)算管理方法的認(rèn)識,了解預(yù)算管理對于企業(yè)發(fā)展的意義,從自身崗位職責(zé)出發(fā),明確自身利益與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系。通過以上途徑,企業(yè)逐步形成從上至下的預(yù)算管理氛圍,增強團(tuán)隊的預(yù)算管理意識。
全面預(yù)算管理發(fā)揮最佳作用,要保證預(yù)算執(zhí)行到位,要加強對預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督,可以參考以下幾個方面措施。
一是強化預(yù)算執(zhí)行監(jiān)管。加強預(yù)算編制管理,從源頭抓起,在每年編制預(yù)算時,要求各部門從需求出發(fā),結(jié)合各部門業(yè)務(wù)實際,分項目、分明細(xì)報送預(yù)算數(shù)據(jù)。預(yù)算執(zhí)行過程中,嚴(yán)格按照報送預(yù)算數(shù)據(jù)情況支出,如需要追究預(yù)算或有超預(yù)算事項,應(yīng)嚴(yán)格履行相關(guān)程序。
二是加強預(yù)算制度管理。企業(yè)應(yīng)制定符合自身需求的預(yù)算制度,確保預(yù)算下達(dá)后能夠及時分解執(zhí)行,增強各部門的管理意識。
三是加強預(yù)算執(zhí)行分析和績效管理。預(yù)算編制是否合理,以及是否得到有效執(zhí)行,離不開日常的預(yù)算執(zhí)行分析。公司應(yīng)規(guī)定定期進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析,形成分析報告,對于未按照預(yù)算執(zhí)行或者超預(yù)算較多的情況,進(jìn)行原因剖析,形成分析報告,并按照程序進(jìn)行預(yù)算調(diào)整等。預(yù)算分析也應(yīng)作為預(yù)算績效管理的依據(jù),在此基礎(chǔ)上,對各部門進(jìn)行績效管理,督促各部門增強預(yù)算管理意識。
當(dāng)前正處于信息化高速發(fā)展時代,要做好全面預(yù)算管理離不開信息化水平的提升,企業(yè)應(yīng)加強預(yù)算管理信息化建設(shè),結(jié)合現(xiàn)代化的信息軟件和工具,開展預(yù)算管理工作。通過信息化手段,將預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析、績效考核等各個方面有效互通,便于各部門數(shù)據(jù)共享,對預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善。同時,可以實時看到預(yù)算數(shù)據(jù)的完成情況,幫助管理者了解各部門工作進(jìn)度,進(jìn)行有效監(jiān)督管理。
全面預(yù)算管理歷經(jīng)多年各國無數(shù)企業(yè)的實踐,已經(jīng)發(fā)展成為目前企業(yè)管理的有效手段之一。各企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實際情況,從總體戰(zhàn)略出發(fā),建立完善的全面預(yù)算管理體系,選擇合適的預(yù)算編制方法,進(jìn)行有效預(yù)算管理。企業(yè)應(yīng)將全面預(yù)算管理和績效考核相結(jié)合,運用信息化手段,提升企業(yè)整體的工作效率,加強內(nèi)部管控,促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。