新時期農(nóng)業(yè)人事檔案管理新模式思考

張建春

（遼寧省沙地治理與利用研究所，遼寧阜新 123000）

0 引言

農(nóng)業(yè)單位在不斷發(fā)展過程中，已經(jīng)逐漸意識到人事檔案管理對于人事資源配置的重要作用，認(rèn)識到人事檔案管理工作，也是人事管理工作開展的前提保障。單位內(nèi)每一位職工都能夠在適合自身的工作崗位中，發(fā)揮出專業(yè)作用，不僅可以調(diào)動職工工作積極性，而且能夠提升各項工作質(zhì)量與工作效率，促進(jìn)農(nóng)業(yè)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，在現(xiàn)如今社會發(fā)展中，農(nóng)業(yè)單位給予人事檔案管理工作更多重視，加強(qiáng)對該項工作的重視程度，將人事檔案管理納入單位管理的議事日程，實現(xiàn)對人力資源數(shù)據(jù)信息的科學(xué)配置，從而實現(xiàn)對每一位職工的科學(xué)調(diào)配，為單位內(nèi)各項工作的有序落實奠定基礎(chǔ)。

1 農(nóng)業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

從當(dāng)前相關(guān)農(nóng)業(yè)單位發(fā)展中不難看出，相關(guān)負(fù)責(zé)人、管理者能夠意識到人事檔案管理工作的重要作用，在該項工作中，加大了投入力度，使得人事檔案管理工作取得良好成果，同時也為單位內(nèi)各項工作的開展提供了保障。但在具體落實中，仍然存在一定不足，具體體現(xiàn)在以下方面[1]。

1）在人事檔案管理過程中，沒有形成完善的管理體系。我國針對人事檔案管理工作，出臺了相應(yīng)法律法規(guī)，在這一過程中，農(nóng)業(yè)相關(guān)單位也要跟上時代發(fā)展步伐，構(gòu)建完善且合理的檔案管理工作體系，保證能夠結(jié)合具體規(guī)定落實檔案資料存儲工作，從檔案管理工作的源頭起，朝著規(guī)范化、制度化管理的方向發(fā)展。從多年的農(nóng)業(yè)人事檔案管理具體工作中可以了解到，與其相配套的管理體系并不完善，無法將人事檔案管理工作的作用全部體現(xiàn)出來，這對于農(nóng)業(yè)人事檔案管理水平的提升會產(chǎn)生直接影響。

2）普遍的人事檔案管理工作，缺乏一個良好環(huán)境。從物質(zhì)環(huán)境角度分析，在該項工作中，存在沒有完善的空間資源，檔案庫房非常緊張、硬件配備不到位、配備的檔案工作者基本是兼職等問題，無法滿足人事檔案管理工作需求。在人事檔案管理中需要使用掃描設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、計算機(jī)等，此類設(shè)備因為資金投入不足，多數(shù)單位都無法全面配備，這對于人事檔案管理工作會產(chǎn)生負(fù)面影響[2]。近幾年農(nóng)業(yè)相關(guān)單位對人事檔案管理工作有著更高要求，需要將一系列現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等應(yīng)用在人事檔案管理中，形成完善的人事檔案管理系統(tǒng)，這也是人事檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢。但因為受到資金投入不足等因素影響，導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建、人事檔案管理工作的順利進(jìn)行無法得到保障。

2 新時期農(nóng)業(yè)人事檔案管理新模式

2.1 創(chuàng)建完善人事檔案管理體系

在新時期發(fā)展背景下，傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)人事檔案管理模式，已經(jīng)無法跟上時代發(fā)展步伐。鑒于這一情況，要將構(gòu)建完善的人事檔案管理體系作為一項重點工作，讓完善的管理工作體系對于人事檔案管理能夠起到良好的引導(dǎo)作用，從而實現(xiàn)人事檔案管理工作的有序開展。在構(gòu)建人事檔案管理體系中，要做好以下幾點工作：

1）人事檔案工作者對于國家在人事檔案管理工作方面的需求，要進(jìn)行全面分析、熟練掌握，同時還要了解與人事檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合單位發(fā)展特點、實際發(fā)展情況，創(chuàng)建出完善、符合單位需求的人事檔案管理準(zhǔn)則[3]。將制定的人事檔案管理準(zhǔn)則落實到工作的各個環(huán)節(jié)中，為工作提供便利。需要注意的一點是，要確保準(zhǔn)則內(nèi)容完善性，要確保包含檔案室工作者崗位職責(zé)、檔案工作具體制度、檔案資料收集、整理、裝訂檔案歸檔等。

2）人事檔案工作者要高度重視檔案政策及管理體系的落實，保證管理體系能夠具備較強(qiáng)可操作性。要通過自身的努力引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，在單位內(nèi)得到落實宣傳，讓大家都認(rèn)識到人事檔案管理體系的重要作用，在單位內(nèi)形成良好工作氛圍，使得工作者能夠在潛移默化中受到影響，從而主動參與到人事檔案管理工作中。確保人事檔案管理體系能夠與工作者日常工作的關(guān)系密切。在此背景下，人事檔案管理工作能夠形成一個相對健全穩(wěn)定的形式，充分發(fā)揮人事檔案參考、依據(jù)及憑證的作用。

2.2 創(chuàng)造良好工作環(huán)境

在人事檔案管理過程中，如果能夠擁有一個良好的工作環(huán)境，那么工作效率、工作質(zhì)量能夠得到全面提升，進(jìn)而為單位內(nèi)其他工作的開展創(chuàng)造良好條件。因此，在農(nóng)業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新過程中，要創(chuàng)造良好工作環(huán)境。具體要注意以下幾點：

1）優(yōu)化物質(zhì)環(huán)境。工作環(huán)境的優(yōu)化對提升人事檔案工作效率，促進(jìn)工作質(zhì)量提升有著重要作用。因此，單位需要根據(jù)自身財政情況及發(fā)展情況，加大對人事檔案工作環(huán)境優(yōu)化的資金投入，對檔案室的硬件設(shè)施、信息設(shè)備等進(jìn)行迭代升級，完善硬件設(shè)施的管理及維修機(jī)制，從而保證硬件設(shè)施的性能穩(wěn)定運行，為人事檔案管理工作的有序開展提供保障的同時，促進(jìn)硬件設(shè)施使用壽命的延長。同時，針對設(shè)備設(shè)施的購買，單位可以設(shè)置專項資金，避免成本投入不足，影響設(shè)備采購以及后續(xù)人事檔案管理水平的提升。在此背景下，為管理人員創(chuàng)造良好工作環(huán)境，各項工作的開展都能夠得到設(shè)備保障，提升檔案管理工作效率。

2）人事檔案工作者在人事檔案管理過程中，要將現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來，推動人事檔案管理朝著現(xiàn)代化、科技化方向發(fā)展。比如，可以將計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用在人事檔案歸檔、存儲等不同環(huán)節(jié)[4]。每個單位在發(fā)展壯大過程中會形成很多人事檔案，在以往傳統(tǒng)的管理過程中，會采取人工的方式進(jìn)行檔案收集、檔案存儲，在實際存儲中采取的是紙質(zhì)存儲方式。這一存儲方式有著很大限制，容易受到環(huán)境等因素影響。因此，利用計算機(jī)技術(shù)，將檔案材料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)存儲到計算機(jī)中，并進(jìn)行科學(xué)備份，這樣不僅能夠保證檔案資料準(zhǔn)確性，而且能夠提升檔案資料利用率。一旦因為某些原因造成檔案資料丟失，那么備份的檔案信息可以直接使用，避免對單位內(nèi)工作產(chǎn)生影響。

2.3 提升人事檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)

管理人員在農(nóng)業(yè)人事檔案管理中發(fā)揮著重要作用，如果管理人員自身能夠具備較強(qiáng)綜合素質(zhì)、掌握更多先進(jìn)管理理念，農(nóng)業(yè)人事檔案管理水平能夠得到全面提升，檔案中存在的各類問題都能夠被及時發(fā)現(xiàn)并解決。因此，在農(nóng)業(yè)人事檔案管理中，要將提升管理人員素養(yǎng)作為重點工作。在提升管理人員素養(yǎng)中，要注意以下幾點：

1）積極組織農(nóng)業(yè)人事檔案管理人員進(jìn)行知識培訓(xùn)，保證管理人員能夠?qū)ο嚓P(guān)農(nóng)業(yè)知識、檔案管理流程、檔案管理注意事項等方面有著準(zhǔn)確把握，合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，在農(nóng)業(yè)人事檔案管理中將信息技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來。管理人員從最初檔案資料收集、資料整理，到最后的檔案歸檔，制定一套合理的管理措施。知識培訓(xùn)過程中需要注意采用合適的培訓(xùn)方式，比如，線上培訓(xùn)方式、開展講座方式等。創(chuàng)建微信群，在群內(nèi)發(fā)送與農(nóng)業(yè)人事檔案管理相關(guān)的知識，檔案管理工作人員可以隨時隨地接收消息、學(xué)習(xí)檔案管理知識，不受時間限制與空間限制。通過參與講座活動，幫助管理人員積累更多工作經(jīng)驗，明確自身檔案管理中存在的不足，并在未來管理中做出相應(yīng)調(diào)整與完善，提升檔案管理水平。

2）對于管理人員的系統(tǒng)知識培訓(xùn)要給予更多重視，將知識培訓(xùn)與農(nóng)業(yè)單位自身擁有的教育資源進(jìn)行相互融合，完善教育方式、豐富教育體系、優(yōu)化教育內(nèi)容，定期組織管理人員進(jìn)行專業(yè)知識學(xué)習(xí)。保證管理人員始終都能夠擁有最新的知識框架，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理論與管理知識。管理人員之間在日常工作落實中，要進(jìn)行及時的溝通、交流，不定期反思自身工作存在的不足，使用更加先進(jìn)的工作方式，對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，促使檔案管理可以取得更好成果。

3）農(nóng)業(yè)單位可以在薪酬管理機(jī)制、績效考核機(jī)制中融入檔案管理績效，通過該種方式，將管理人員的工作積極性調(diào)動起來，提升工作主動性。表揚、獎勵在工作中表現(xiàn)較好工作人員，在具體獎勵中可以采取精神獎勵方式，也可以采取物質(zhì)獎勵方式，強(qiáng)化管理人員的工作能動性。促使管理人員在未來工作落實中，能夠勇于創(chuàng)新、敢于創(chuàng)新，主動參與到不同類型學(xué)習(xí)活動中。此外，針對農(nóng)業(yè)人事檔案管理工作的落實情況，制定完善監(jiān)督管理體系，不定期檢查農(nóng)業(yè)人事檔案管理工作落實情況，明確檔案管理工作在實際落實中存在的問題，并制定調(diào)整措施。如果在監(jiān)督、檢查過程中，發(fā)現(xiàn)某些檔案管理人員存在思想不端正，工作行為不當(dāng)?shù)惹闆r，要及時對其進(jìn)行問責(zé)，確保能夠?qū)ζ渌ぷ魅藛T起到警示作用。為單位內(nèi)創(chuàng)造良好工作環(huán)境，實現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。

2.4 要掌控好人事檔案的保密與利用的關(guān)系

農(nóng)業(yè)單位需要加快健全人事檔案涉密處理機(jī)制，制定針對性的措施保障相關(guān)檔案的保密性，從而避免出現(xiàn)檔案泄露或遺失的情況出現(xiàn)。根據(jù)人事檔案管理工作的相關(guān)要求，單位在開展人事檔案管理時，需要及時調(diào)整思路和理念，并根據(jù)上級單位有關(guān)人事涉密檔案的處理要求，結(jié)合從實際出發(fā)的原則，制定與本單位相契合的人事涉密檔案管理機(jī)制，規(guī)范管理流程，強(qiáng)化工作人員工作能力，從而實現(xiàn)人事涉密性檔案管理的整體水平提升。例如：可采取專人專項負(fù)責(zé)制方式，建立單位人事檔案管理臺賬，對涉及涉密的人事檔案收發(fā)、傳閱、批示等相關(guān)工作都有專項工作人員負(fù)責(zé)，并采用專項檔案登記、單獨存儲的方式，保障人事涉密檔案的安全性及實用性。同時，單位可著眼不同的檔案級別，設(shè)定檔案開放時間、明確檔案人員的調(diào)閱范圍，確保檔案保密合理化應(yīng)用。

通常，單位人事檔案的體量十分龐大，而人事檔案管理的工作量、工作難度也相對較高。在這種背景下，管理人員必須依托現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷優(yōu)化工作手段，在注重人事檔案日常管理便捷性的同時，掌控好人事檔案的保密與利用的關(guān)系。

1）要將信息技術(shù)、先進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用在人事檔案管理中，推動檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。在這一過程中，檔案管理人員需要熟練操作計算機(jī)，將收集到的檔案資料、信息等存儲到計算機(jī)系統(tǒng)中，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)信息庫，提升檔案信息利用率。如果工作人員想要使用某項信息，可以直接到系統(tǒng)中查詢，為相關(guān)工作落實提供保障。

2）單位工作人員要及時與人事檔案管理人員之間進(jìn)行溝通，設(shè)計出符合單位實際情況以及人事檔案管理工作需求的人事檔案管理系統(tǒng)，促使各項檔案管理工作都能夠在系統(tǒng)內(nèi)完成，提升檔案管理工作質(zhì)量。管理人員也要熟練操作人事檔案管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)完成檔案資料調(diào)取等工作，將人事檔案信息價值發(fā)揮出來。同時，在單位內(nèi)要創(chuàng)建溝通平臺，檔案管理人員可以借助平臺明確各環(huán)節(jié)具體落實情況，針對問題在平臺中進(jìn)行科學(xué)探討，并給出針對性調(diào)整措施，不需要工作人員進(jìn)行現(xiàn)場溝通。很多工作如果采取現(xiàn)場面對面溝通方式，會影響工作進(jìn)度以及后續(xù)工作的開展，因此，利用溝通平臺保證溝通及時性、有效性，實現(xiàn)對各類問題的有效控制，避免問題影響范圍的擴(kuò)大。通過在單位內(nèi)營造良好、積極向上的工作環(huán)境，激發(fā)管理人員工作熱情，工作人員之間能夠形成良好關(guān)系，在工作時彼此之間能夠互相幫助，形成和諧、友愛工作局面，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，農(nóng)業(yè)人事檔案管理是當(dāng)前農(nóng)業(yè)相關(guān)單位發(fā)展中的一項重點工作，特別是在如今信息化飛速發(fā)展的新形勢下，如果想要實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化發(fā)展，就要注重檔案工作人員自身綜合素質(zhì)的提升，發(fā)揮人才優(yōu)勢將人事檔案管理工作落到實處。針對人事檔案管理當(dāng)前存在的不足，結(jié)合實際情況，通過創(chuàng)造良好農(nóng)業(yè)人事檔案管理工作環(huán)境、創(chuàng)建完善管理工作體系等不同方面，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)人事檔案管理工作的有序落實，提升人事檔案管理水平。