水電工程EPC項目檔案管理中的問題與對策

張浩 李生亮

摘要：結合楊房溝水電站EPC項目建設過程中的工程檔案管理情況，通過調查分析，總結了EPC水電工程檔案管理存在權責不清、檔案分類不規范、檔案管理流程不規范、檔案系統性和規范性欠缺、檔案人員業務素質不高、檔案審核把關不嚴等問題。結合楊房溝檔案管理實踐，對如何提高工程檔案管理水平提出了建立清晰明確的檔案管理制度和流程、加強對檔案管理制度、政策和法規的培訓、明確參建各方人員職責等相應對策。

關鍵詞：水電項目； EPC； 檔案管理； 楊房溝水電站

中圖法分類號：G271

文獻標志碼：A

DOI：10.15974/j.cnki.slsdkb.2023.S2.016

文章編號：1006-0081（2023）S2-0059-03

0 引 言

如何保證工程檔案真實、完整、準確、規范、系統是廣大建設者需研究的問題。

諸多專家和學者結合工程案例對水利工程、房屋建筑工程、機電安裝工程檔案管理的重要性和存在的問題進行了分析研究［1-3］，提出了引入檔案管理軟件，提高檔案管理的精度和效率等相應對策。本文依托國內首個采用EPC模式建設的百萬千瓦級楊房溝水電工程項目，就大型水電站EPC項目檔案管理存在的檔案權責不清、檔案分類不規范、檔案管理流程不規范、檔案系統性和規范性欠缺、檔案人員業務素質不高、檔案審核把關不嚴等問題進行了研究，提出了建立清晰明確的檔案管理制度和流程、加強對檔案管理制度、政策和法規的培訓、明確參建各方人員職責等相應對策，以期對后續檔案管理提供參考和借鑒。

1 工程檔案重要性分析

1.1 工程檔案定義

根據GB/T 50328-2014《建設工程文件歸檔規范》，工程檔案指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存和利用價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，也稱為文件材料。關于水電工程項目檔案，國家能源局發布的DL/T 1396-2014《水電建設項目文件收集及檔案整理規范》中有明確的規定：建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、項目管理文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等，經過鑒定、整理歸檔的項目文件即為項目檔案。

1.2 工程檔案重要性

第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議于2020年6月20日修訂通過《中華人民共和國檔案法》，自2021年1月1日起施行。國家通過立法形式規范檔案收集與整理工作，有效保護和利用檔案，明確檔案的重要性和法律地位。國家、行業、地方甚至部分企業都制定和頒布了相關的標準、規范、規程、細則等。為了規范項目文件的形成、編制、收集、整理和歸檔工作，統一水電項目檔案的收集、分類、整理、匯總、移交及驗收標準，確保水電項目檔案真實、完整、準確、系統、有效，雅礱江流域水電開發有限公司（以下簡稱“雅礱江公司”）制定了《水電項目文件編制與檔案整理實施細則》（以下簡稱“細則”）［4］。依據《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第47號）第十二條“按照國家規定應當形成檔案的機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度”的規定，各單位各項目部應結合單位實際和工程實際建立自身檔案管理相關制度，由此可見檔案和檔案管理的重要性。

水電工程檔案是維護水電站運行的重要組成部分，它可以幫助工程管理人員了解水電站歷史信息，保證水電站的運行質量和安全。結合水電工程管理實踐中國首個采用EPC建設管理模式的百萬千瓦級水電站楊房溝水電站項目檔案，對水電項目檔案重要性有如下幾點認識。

（1） 水電工程項目檔案是水電站運行管理的信息庫。水電工程項目檔案記錄了水電工程全過程設計、建設、運營、維護等各個階段的重要信息，包括項目的建設圖紙、設計方案、工程款項、驗收記錄與報告、運行記錄等，是水電站建設的真實寫照、水電站工程的重要依據和資料來源，可有效整合各種信息資源，方便維護管理。其完整性和準確性直接關系到水電站工程的安全運行。工程檔案不僅記錄了水電站建設時的材料和設備信息，還包括了結構和性能參數、安全考慮和操作指南、水電站設備的安裝、調試和維護細節等內容，這些資料可以幫助技術人員在日常維護和保養中及時發現和解決問題，從而保證水電站的安全運行。由于當前水電站設備的更新周期往往較長，這些檔案資料可以在未來改進或重新設計時提供參考。

（2） 水電工程項目檔案是工程質量安全評估的基礎。水電工程項目檔案對于保障工程質量起到重要的作用。檔案中包含了工程的所有建設過程和每一個環節的質量檢驗，以及原材料的檢測數據，記錄了各個階段的質量監測和安全評估報告，這些報告可以為監督和評估水電站的運行提供數據，如果發現設備老化、運行故障等問題，可以及時采取措施避免可能的風險。

（3） 水電工程項目檔案是工程建設歷史記憶和紙質留存。水電工程項目檔案記錄了施工和建成后的水電工程規模、環境影響和多種變化，是水電站項目資料的集合，包括設計文件、施工計劃、相關合約、技術規范等。檔案記錄了工程的整個歷史信息，以及工程建設和運行中各階段的關鍵事件、問題和解決方案。隨著時間的推移，人員變更和信息丟失，工程檔案成為唯一的記錄證據，這些信息是未來維護和管理水電站的重要依據，可以確保水電站的長期穩定運行。

（4） 工程檔案可以幫助展開后續監管。監管部門可利用工程檔案來檢查工程是否符合相關規定和標準。

（5） 保證運行的可持續性。水電工程檔案可以幫助提高水電站的效率。利用這些檔案可以更好地理解水電站的設計和運行機制，對未來的改進和升級提供切實可行的方案。此外，檔案和記錄還有助于保證水電站的可持續運行，提高節能減排水平。

（6） 促進技術創新。水電工程項目檔案記錄了水電工程建設過程中的技術實踐與探索，從而推進技術創新和發展。

2 楊房溝水電站項目檔案管理存在的問題

楊房溝水電站設計施工總承包工程建設過程中，盡管已編制了完善的檔案整理實施細則、在合同中明確歸檔范圍、制度中列明歸檔清單、過程中加強培訓檢查，但楊房溝水電站工程項目檔案在工程前期以及建設過程中依然存在一些不規范的現象，檔案管理存在以下幾個問題。

2.1 檔案權責不清

總承包部各部門之間、總承包部與工區之間，由于各自所承擔的工作任務和負責的檔案業務不同，部分項目文件相互交錯與疊加以及檔案管理人員更迭，導致檔案管理責任模糊，檔案安全和保存得不到保障。

2.2 檔案分類不規范

《細則》對本工程項目檔案分類進行了明確規定，但在實施過程中，由于理解不到位、培訓不到位、檢查不到位等原因，出現檔案分類不完善的現象，檔案文件無法按照標準分類進行歸檔，也容易引起檔案疏漏或重復存儲的情況發生。

2.3 檔案管理流程不規范

（1） 楊房溝水電站設計施工總承包項目檔案管理過程中出現過由于流程不規范、存儲無規律、隨意放置，而找不到文件的情況，造成檔案流失或損壞，比如在單元工程質量評定完成后，由于質檢人員疏忽未及時將資料交工區檔案室保存，工區檔案室未掌握現場質量驗評進展，在進行檔案移交前，對照單元工程項目劃分清單才發現問題，無法保證檔案的完整性、安全性、真實準確性。

（2） 未進行檔案的備份和歸檔，重要信息容易遺失。

（3） 檔案的借閱和歸還不規范，未能及時記錄。

（4） 未建立檔案的安全保密意識，容易造成信息泄露。

2.4 檔案系統性和規范性欠缺

由于項目文件填寫人員缺乏檔案規范意識、檔案專職人員缺乏工程建設專業知識、檔案庫房設置不規范、總體缺少項目檔案宏觀把控和檔案追蹤意識、多個環節脫鉤，以至于工程檔案收集、歸檔不齊全，導致檔案與檔案之間的連續性差，破壞了工程檔案管理內部的邏輯關系。

填寫人員未考慮項目文件內涵質量及其有機聯系性，零散交到檔案室，檔案專職人員只是簡單的查看項目文件屬性和大致歸類，對檔案的內在聯系關系進行人為切割，中間缺少對項目文件的完整性、有機聯系性和規范性檢查把關環節。

這些問題的存在，導致檔案歸類存放混亂、查詢困難、工作效率降低甚至威脅到檔案安全性。

2.5 檔案人員業務素質不高

檔案管理人員缺乏檔案管理基礎知識，對檔案管理政策法規和制度不熟悉；專業素養不高，無法進行有效的檔案分類和鑒別；對檔案的保存和借閱管理不夠認真，存在疏漏和錯誤；對于檔案的保密性和機密性認識不足，相應的保密制度不完善；缺乏溝通協調合作的能力，與上下游單位合作協調不夠規范。

2.6 檔案審核把關不嚴

《細則》明確規定檔案歸檔移交時執行“三方四審”制度，目的是促使總承包方、監理方、業主方多層級把關，進而保證項目檔案質量，但無論是總承包方、還是監理方，在進行檔案審核時均沒有按照100%的比例進行檢查審核，導致退回重做現象偶有發生，造成已歸檔入庫檔案質量不高。

3 對策措施

（1） 建立清晰明確的檔案管理制度，定期宣貫和檢查，清晰劃定各部門、各工區檔案管理界限，規范各部門對檔案管理的職責范圍，并建立檔案管理責任制度，明確責任人的具體職責和工作任務。

（2） 結合工程項目文件產生的本質屬性，加強對業主檔案整理實施細則的學習、理解、培訓；多層級把關，建立規范的檔案歸檔流程，確保每個檔案都能夠被正確歸檔、存儲；加強檔案審核，保障檔案安全。

（3） 建立完整流暢的檔案形成、收集、整編、入卷流程，明確各自職責與時限規定，規定存儲、分類、編號等操作規范；制定檔案借閱和歸還流程，明確借閱時間和人員，并建立檔案借閱記錄表。定期對檔案進行備份和歸檔，確保信息的安全和完整性；加強員工的檔案管理培訓，增強安全保密意識和責任心。引入檔案管理軟件，提高檔案管理的精度和效率。

（4） 項目部或工區檔案分管領導是工區檔案宏觀把控人員，應對項目文件的完整性和連續性進行檢查和指導；項目部應細化完善檔案分類、編號和存儲方式，確保檔案存放位置明確、易進行快速查詢。各級檔案管理人員，包括項目文件填寫人員，應統一檔案標準化意識，培訓、交底、文件編制、現場實施等應納入統一管理，項目文件形成直接責任人應有檔案規范性意識，檔案專職人員應有工程建設專業知識，探索建立數字化檔案管理系統，以便對檔案進行統一管理，提高檔案管理工作效率。采取數據加密、備份、防泄露和準確性核對等措施，保障檔案數據的安全性、準確性和真實性。

（5） 加強對檔案管理制度、政策和法規等培訓，提高檔案管理人員的政策理論素質；加強檔案管理人員的專業培訓，提高檔案管理人員的專業素質；制定檔案管理人員考核制度，建立檔案檢查和評估機制，保證檔案管理人員的業務素質，發現和糾正問題；加強檔案保密意識培訓，定期進行評估和檢查，嚴格遵守檔案保密制度和流程；建立上下游溝通協調機制，提高檔案管理人員的溝通和協調能力，加強團隊合作協作精神。

（6） 總承包檔案專職人員應切實履行檔案管理職責，在檔案提交項目部分管領導或技術負責人審核前，應對檔案完整性、系統性、規范性等進行仔細檢查，項目部分管領導或技術負責人也應嚴格審查后簽字。在檔案歸檔移交前應有直接負責的專業監理工程師對檔案真實性、完整性、準確性進行檢查，監理檔案負責人對檔案系統性和規范性進行檢查，監理分管該項目的領導對擬移交的檔案再次進行檢查，業主項目管理部門和檔案室對擬移交檔案進行最終把關和檢查，形成多層級檔案管理與審核網絡機制。

4 對策實施成效分析

截至2022年底，監理檔案移交2 090卷、光盤1 133張；總承包部移交檔案13 467卷（正本）、光盤249張，歸檔的文件內容真實、完整、準確、系統，字跡清晰、圖表整潔，各項簽字（章）手續完備、符合工作（或工藝）流程要求，案卷質量符合歸檔要求［5］。歷經由四川省檔案局組織的截流階段、蓄水階段2個階段專項驗收和中國電力建設企業協會達標投產復驗及創優專項評價等階段檔案驗收，組成的驗收專家組均給予了高度評價與肯定，2023年3月再次邀請了外部專家開展竣工階段檔案專項驗收咨詢活動，同樣給予了高度評價，認為楊房溝水電站具備竣工階段檔案專項預驗收條件。

5 結 語

楊房溝水電站計劃于2023年6月、9月按照NB/T 10076-2018《水電工程項目檔案驗收工作導則標準》的要求分別開展竣工檔案專項預驗收及專項驗收，在總結經驗和教訓的基礎上，仍需高度重視項目檔案質量，確保本工程檔案質量滿足規范要求，同時滿足電站運行安全需要。

參考文獻：

［1］ 李建立.水利工程檔案管理存在的主要問題與對策探析［J］.黑龍江水利科技，2020，48（8）：252-254.

［2］ 劉梅.工程檔案管理問題與對策研究［J］.四川檔案，2010（4）：46-47.

［3］ 袁成鳳.水電站建設工程檔案管理與利用［J］.水電站機電技術，2022，45（9）：145-147，150.

［4］ 米彪.水電項目文件編制與檔案整理實施細則［R］.成都：雅礱江流域水電開發有限公司，2016.

［5］ 劉濤.雅礱江楊房溝水電站工程竣工檔案監理審核報告［R］.成都：四川雅礱江楊房溝水電站長江委楊房溝總承包監理部，2023.