Y 公司財務共享服務中心費用報銷流程優化研究

劉 宇

（1.江蘇益客食品集團股份有限公司，江蘇 宿遷 223800；2.南京林業大學，江蘇 南京 210037）

一、引言

隨著經濟的高速發展和科學技術的飛快進步，企業所處的商業環境發生了巨大的變化，企業之間充滿了競爭，企業的管理受到了很大的挑戰。 如今，越來越多的企業管理者為了應對財務變革所帶來的巨大壓力， 切實解決企業發展中遇到的諸多問題，逐漸意識到企業信息化的重要性。 許多大型企業已經借助當前較為先進的信息化技術完成了對企業管理的升級，例如通過對財務管理流程的自動化建設，實現了總體財務成本的降低和工作效率的提高。 而為了實現財務在信息化背景下的轉型，財務共享服務中心迅速出現并得到了快速發展，在提高企業財務管理效能及信息化水平方面發揮著巨大作用。 Philipp 等人通過研究發現，已有超過一半的世界500 強企業建立了財務共享服務中心（1）。 這提高了對于財務共享服務中心的應用和優化，也將促進企業信息化水平的提高。

費用報銷業務作為一項基礎性的日常業務，貫穿了企業供產銷各個經營活動節點，是企業在正常運行中必不可少的一項財務業務。 費用報銷業務流程也是一項主要流程，它對企業的經營活動產生著一定的影響。 很多學者對此都有一定的研究，邢迎的研究結論是，通過培訓、對現有的報銷系統增加信息化應用，可以改進報銷流程（2）。 程平等人指出，財務共享服務中心引入信息化技術，并應用于費用報銷業務流程中最核心的模塊，可以使整個費用報銷業務流程得到進一步優化和升級（3）。 曹可妮基于區塊鏈技術，總結了費用報銷環節運行成本過高的解決方法，此方法也將有效解決報銷環節數據的安全性問題（4）。楊克智等人推斷，未來利用虛擬現實及機器人流程自動化技術，可以替代一部分目前尚由人工完成的工作流程或者工作任務，實現流程的自動化運行，這將是未來的發展趨勢（5）。

目前，針對費用報銷流程的研究較少。本文以Y公司的費用報銷業務為例，在充分分析流程現狀的基礎上，將先進的信息化技術應用于財務共享服務中心費用報銷業務流程優化之中，以促進業流程整體運行效率的提高，為其他企業提供參考。

二、Y 公司財務共享服務中心費用報銷流程現狀分析

Y 公司財務共享服務中心費用報銷組的主要工作是單據審批及入賬。 運行中的費用報銷業務流程主要包括費用單據提交、費用審批、賬務處理及款項支付這四個主要部分：

（一）費用單據提交

費用報銷單據提交人在發生費用業務活動后，應當根據開具的業務發票票面信息及業務活動的性質在財務共享服務中心費用報銷系統填寫費用報銷金額、事由、費用業務類別及費用承擔公司和費用承擔部門等信息。 費用報銷單經報銷人提交后會生成一個費用報銷單號，報銷人將相關票據等原始憑證按集團統一格式要求整理后掃描成PDF 文件上傳到報銷單， 并用單據編號命名所上傳的文件， 此文件是費用組對發票合規性審核的重要依據。 費用報銷單提交后即進入費用報銷的線上審批流程， 由流程中的各審批節點對單據進行審核，給出審核意見。

（二）費用審批

費用報銷單提交后會按照不同的費用類型，進入不同的審批流程。 首先由各級經理對報銷單進行審批，這一審批環節主要審核費用的真實性，關注費用發生是否符合內控及預算的要求。 各級經理審批完成后即進入財務共享中心費用組任務池，費用組首先檢查附件中掃描的發票文件是否存在不合規之處，然后將附件中掃描的發票文件信息與報銷系統的信息核對，重點檢查稅額、費用類型、費用承擔部門等信息。 當天之前到達費用組任務池的單據次日全部審批，保證審批的時效。 單據審核無誤后即審批通過，存在問題的單據則退回提交人，修改報銷單信息后由報銷人重新提交。

（三）賬務處理

財務共享服務中心費用組審批通過后，報銷單據在費用報銷系統中顯示為審核通過狀態，此時單據已經走完了全部審批流程， 并被判斷為真實、合規的費用單據。 費用組財務人員每天對費用報銷系統中審核通過狀態的費用報銷單再次復核，復核中存在問題的費用報銷單據打回，沒有問題的則按費用類型批量生成費用報銷憑證。 憑證按費用承擔公司生成在不同的賬套中，費用組財務人員在不同公司的賬套中提交憑證。

（四）款項支付

費用報銷系統內已經生成費用報銷憑證的報銷單據，系統設定轉換規則，每日固定時間執行定時任務。 批量從已掛賬的費用報銷單關聯生成付款單，付款單中付款賬號及付款金額等信息經費用組財務人員檢查沒有問題后，提交銀企互聯系統等待款項支付。 成功付款后按賬套將已經付款的付款單進行保存。 具體的費用報銷業務流程如圖1 所示。

圖1 Y 公司財務共享服務中心費用報銷業務流程

當前，費用報銷業務流程依托線上流程審批這一關鍵點， 基本實現了大部分費用業務的集中處理，取得了一定的成效，但是也凸顯出一些問題。 在報銷業務流程起點，即單據提交階段，費用科目及報銷金額等都由報銷人手工錄入，在運行過程中經常出現信息錯誤的情形， 進而影響會計信息質量。此外，在費用審批環節，由于過多的審批層級，審批時效受到很大影響，造成業務人員對費用報銷服務質量評價不高。 在共享審批環節，每個單據都由人工完成最終審核，造成不小的工作壓力。 因此，費用報銷業務流程的單據提交及單據審批環節需要優化和改善。

三、Y 公司財務共享服務中心費用報銷流程存在問題

（一）費用報銷單填寫錯誤率高

Y 公司的業務員分布于全國各地， 使得業務人員文化水平參差不齊。 因此在費用報銷過程中，業務人員在填寫費用報銷單據時，不能確定業務入賬科目和費用類型的情況經常發生，極容易造成入賬科目與費用類型發生錯誤的情況。 此外，在填寫系統費用報銷單過程中，由于很少接受過系統的財務知識或者費用報銷合規性培訓，也經常出現發票抬頭、稅號等信息錯誤的問題。 而針對費用提報環節存在的這些問題，費用報銷組財務人員只能通過人工審核，根據自己已有知識和經驗去判斷費用報銷單中的入賬信息與實際業務、 發票信息等是否匹配，是否存在合規性問題。 這種檢查方法肯定會對數據的準確性造成影響， 使得財務信息質量不高。而流程設計時缺乏對報銷單數據準確性控制的考慮，是造成這一問題的主要原因。

（二）費用審核流程長、時效差

Y 公司財務共享服務中心的費用報銷審批流程由不同的費用類型所確定。 要通過各級經理的審批環節，由于審批層級過多，從而造成了較長的費用報銷審批流程。 例如在差旅費用報銷中，提交報銷單據后需要經過四個審批節點，才能到達費用報銷組審批環節。 因此，在如此繁雜、冗余的審批流程制度下，費用報銷的周期都很長。 這不僅耗費了各級管理層的精力，還影響了費用報銷的進度，甚至引發報銷人的抵觸情緒。 如圖2 所示，調查中發現有34%的員工對報銷時效不滿意， 對財務共享模式下的費用報銷服務質量不認可。 在審批流程設計時，只考慮了內控而忽略了審批時效的因素，是造成這一問題的主要原因。

圖2 Y 公司員工費用報銷時效滿意度評價

（三）手工審批工作量大、效率低

自成立財務共享服務中心起，Y 公司業務規模就在不斷地擴大，財務共享服務中心服務的子公司數量逐漸增多，處理的費用報銷單據數量也在逐年增加。 如圖3 所示，2020 年的費用報銷單據量甚至超過了10 萬單。 這些單據最終都到財務共享服務中心費用報銷組進行集中處理，需要費用報銷組財務人員逐個單據審核完成后，才進入下一個流程節點。 每天要花費大量時間來處理單據，費用報銷組組員的工作負荷整體較重。 而造成手工審批工作量過大的主要原因，是信息系統仍不完善，費用報銷模塊智能化程度較低， 無法支持大規模的智能審批，因此只能依賴人工審批單據。

圖3 費用報銷單年處理數量變化趨勢圖

四、Y 公司財務共享服務中心費用報銷流程優化

針對存在的問題，作者在原業務流程基礎上，設計出了Y 公司財務共享服務中心費用報銷流程的優化方案，如圖4 所示，圖中的灰色底色為流程中優化的環節。 費用報銷業務流程的優化主要包括自動采集報銷發票信息、精簡報銷流程及報銷單智能審批。

圖4 Y 公司務共享服務中心費用報銷業務流程優化

（一）自動采集報銷發票信息

Y 公司財務共享服務中心的費用報銷單在優化前仍采用最傳統的錄入方式， 根據發票等原始憑證，由提交人手工錄入費用類型、金額及稅額等信息，造成費用報銷單的準確性不高。 為了解決這一問題，可以在費用報銷業務流程的最前端，即費用提報環節引進OCR 光學字符識別系統， 自動采集發票信息。 具體的操作方式是，首先，在報銷系統中設置發票模板與取數規則，報銷人在費用報銷時利用手持移動掃描儀，按公司統一要求將業務發票整理后，掃描發票。 掃描完成后，系統按預先設定的發票模板及取數規則自動對發票進行分割、取數。 系統首先判斷所掃描的發票是否合規、合法，確認合規性沒有問題后則開始獲取發票信息，并利用中間表的形式將信息同步傳輸到費用報銷系統的對應字段。 利用這一技術，報銷人不需要再將發票信息手輸至報銷單，尤其存在計算抵稅情況時，也不需要手工計算稅額，不僅提高了報銷的效率，也提高了報銷數據的準確性。

（二）精簡報銷流程，提高審批效率

針對審批層級過多的問題，可以簡化集中報銷模式下的費用報銷審批流程，取消繁雜、冗余的審批環節，并保留必要的審批環節。 在具體流程設計上，主要是增加系統對費用報銷金額的判斷，根據金額確定審批流程，減少分管領導審批。 提交費用報銷單據后， 系統自動判斷金額是否超過預算金額， 超過預算金額的單據自動退回并提示說明原因。 金額在預算內則進入報銷人的直接上級等待審批，直接上級若審批通過，則費用報銷在各級經理的審批環節結束，流程進入共享審批。 利用此種方式，不僅可以精簡審批流程，還能控制費用的真實性。 另外，為了進一步提高報銷單的審批效率，在直接上級審批節點設置超時短信催批的提醒功能，超過1 天仍未審批的單據會被系統判斷為超期單據，系統會向該審批節點的負責人發送短信，提醒審批人及時審批報銷單據。 這不僅可以提高審批效率，也可以讓審批人養成按時審批的習慣。

（三）費用報銷單智能審批

報銷流程到達費用報銷組的審批任務池后，對審批任務池的單據進行審批是費用組的核心的任務。 而依賴于人工逐個審批的工作方式， 工作量很大。在機器人流程自動化技術的應用下，可以替代大部分人工審核工作，提高審批效率。 一方面，利用報銷環節的OCR 技術，可以自動提取發票信息并驗證發票真偽，保證數據的準確性，替代了人工核查發票的工作，可減少工作量。 另一方面，將費用報銷單的各字段之間的關系及檢查邏輯寫入報銷系統， 單據在到達費用組節點時， 系統按預先設定規則進行檢查。 例如， 將費用承擔部門與費用報銷人的崗位匹配；報銷金額與報銷人收款金額匹配，當核對不一致時，自動打回修改。 對報銷單收款人、收款賬號等字段為空的報銷單執行退回指令等。 只有所有設定的檢查項目都沒有問題， 系統才會自動審批通過。 此時， 費用報銷組的財務人員只處理異常的費用報銷單據和問題，并對審批通過單據進項整體復核。基于機器人流程自動化技術的費用報銷單自動審批，將減少人員工作量，提高費用報銷流程運行效率。

五、結語

針對費用報銷業務流程存在的問題，本文對費用報銷流程的部分流程節點進行優化設計。 這不僅能夠解決Y 公司財務共享服務模式下的費用報銷業務流程運行問題，也能最終促進費用報銷流程整體運行效率的提高，并進一步提升服務質量，本文的研究結論如下。

（一）運行中的費用報銷業務流程取得一定效果，但還有改善空間

基于標準化的業務流程， 原費用報銷業務能夠集中處理，實現了整體工作效率的提高。 此外，通過對費用報銷業務員崗位的調整， 壓縮了費用報銷財務人員規模，減少財務成本。Y 公司財務共享服務中心建立的時間不長，仍未達到成熟時期，目前仍有業務流程需要進一步優化，例如如何縮短審批流程等。

（二）智能信息技術促進費用報銷業務流程優化

機器人流程自動化技術等智能化信息技術的應用，給財務共享服務中心費用報銷業務流程的優化提供了支持，為費用報銷業務自動化和智能化創造了技術條件。 這些技術應用于費用報銷業務流程優化，也能針對性地解決當前費用報銷業務流程中存在的問題，是解決當前流程問題的有效途徑。 如通過OCR 技術提取發票信息并自動填充報銷單信息，可以解決報銷單錯誤率高的問題。 通過將單據的審批控制活動寫入系統，能夠實現單據的智能審批，極大地提高費用業務單據的審批效率，最終實現費用報銷業務的智能化、自動核算，使費用報銷業務流程高效運行。

（三）費用報銷業務流程優化需持續地進行

在費用報銷業務流程優化后，預期Y 公司費用報銷流程整體的自動化程度將大大提高，整體服務質量也將有較大的提升。 但是在未來，為了更好地滿足企業內部發展戰略要求和外部競爭環境的變化，Y 公司仍應緊跟信息技術前進的步伐，充分利用更為先進的信息化技術，對費用報銷業務流程進行持續地創新和優化。

注釋：

(1)Philipp Richter,Rolf Bruhl.Shared Service Center Research:A Review of The Past,Present,and Future[J]. European management journal, 2017(35):26-38.

(2)邢迎.企業費用報銷問題及對策探討[J].中國商論,2017(27):119-120.

(3)程平,王文怡.基于RPA 的財務共享服務中心費用報銷優化研究[J].會計之友,2018(13):146-151.

(4)曹可妮.區塊鏈技術視角下對財務共享模式的再優化設計與展望[J].財會研究,2018(05):49-52.

(5)楊克智,陳雪嬌,鹿夢婷.大智移云背景下國美財務共享中心的運行及流程創新[J].財務與會計,2021(09):24-27.