人才流動背景下醫院人事檔案管理增效研究

摘 要：當前我國民營醫療市場發展和醫療改革不斷加速，使得公立醫院人才外流、各地方醫聯體內人才流動越發頻繁。但現階段公立醫院人才流動中存在較高比例的非競爭性流動情況，部分公立醫院仍采用傳統人事檔案管理方法，需要經常性處理轉檔、棄檔、重新建檔工作，導致人事檔案管理效率不佳、占用工作資源偏多。本文針對上述情況進行分析，認為醫院檔案部門在人事檔案管理中未充分認識管理對象社會化特征，對新時期人才流動特征下的檔案交接機制優化不到位，對檔案資源利用的優化不充分。針對上述情況，本文研究建議醫院檔案部門應正確認識人才流動背景下人事檔案管理的問題，扭轉管理觀念，加強檔案交接和服務利用標準建設，以提高檔案管理效率，為人才管理和發展工作提供必要保障。

關鍵詞：人才流動，醫院，人事檔案，標準化，增效

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.22.049

當前我國民營醫療市場逐步開放，規模較大的民營醫院加大人才競爭投入，使得醫護人才主動從公立醫院向民營醫院流動的比例明顯上升，這也使得許多公立醫院人才招聘重點逐步從校招轉向社會招聘，民營醫院優質人才向公立醫院流動的情況也有所增多。與此同時，我國各地分級診療體系和醫聯體建設加快，地方醫護人才從基層醫療機構向三級及以上醫院流動的渠道更為通暢，部分三級及以上醫院也經常有醫護人才臨時或長期下調至社區醫院從事領導、管理、教學工作，地方醫聯體內人才流動越發頻繁[1]。在這種環境下，醫院人事檔案管理難度增加、效率低下，檔案管理部門需要針對人才流動問題做好人事檔案管理優化工作。

1 人才流動背景下醫院人事檔案管理的新要求

以往我國醫療行業是穩定性相對較高的行業，醫護人才普遍集中在固定的公立醫療衛生機構中，醫院人才隊伍結構十分穩定，人事檔案管理相對簡單，基本套用了事業單位的人事檔案管理模式。而當前各類醫院普遍面臨人才流動頻率和流動量增加的問題，醫院人才流出和流入情況均有所增多，這對人事檔案管理工作提出了新的要求：首先，檔案管理部門應具備社會化視野，要能正確認識人才頻繁流出和回流的情況，在人才流出后不完全棄檔，而是封存或持續更新人才檔案信息；其次，檔案管理部門應關注人才來源多樣化情況，必須拓展獲取檔案信息的渠道，便于人力資源部門快速評估人才信息；最后，檔案部門應關注非競爭性人才流動中的信息服務和信息合作，針對受上級衛生行政部門調配、醫聯體內正常人才流動的情況，檔案部門需要針對人才和接收人才的單位共享檔案信息，從而更充分地利用檔案資源。

2 人才流動背景下醫院人事檔案管理的問題

2.1 對管理對象社會化認知不充分

目前部分醫院檔案管理部門在人事檔案管理方面的觀念相對傳統，認為人才流出等同于徹底的人才流失，在人力資源部門處理完人才流出相關手續后，檔案管理部門會將紙質檔案移交給該名職工或轉移后的單位，或在職工未取回時長期封存該職工人事檔案或轉交給政府檔案管理部門，同時刪除電子檔案，此后基本不會再留存和維護該名職工的人事檔案信息。然而，當前醫療行業內人才流動中只有一部分屬于競爭性人才流失，還存在正常的人才流動，且人才回流的可能性較大。在這種情況下，人才調回本單位或以其他方式回流時，檔案部門需要重新建檔，并且不一定能夠獲得該名職工未在本院工作期間的工作表現、能力發展等信息，會對人才調配和管理造成一定障礙。例如職工被調至醫聯體內其他機構后，檔案管理部門刪除了電子檔案，只將紙質檔案轉移交給新機構，該職工被調回時醫院重新建立人事檔案可能出現檔案信息不完整的情況，有可能對該名人才后續晉升和職稱評定造成負面影響。

2.2 人才流動后檔案交接不到位

在我國人事檔案管理制度體系下，所有行政事業單位體系內人才的流動過程中，原用人單位都需要按照標準將流動人才的人事檔案移交給新用人單位，在未明確新用人單位的情況下可將流動人才的人事檔案進行封存或移交至負責人事檔案管理部門的當地行政部門。在這種制度規定下，流動人才自身不能攜帶和交接檔案，人才流動過程中原用人單位和新用人單位之間需要進行自主交接。但我國多數醫院在人事檔案管理方面采用了傳統的事業單位管理模式，除醫院內領導干部外，檔案管理部門一般不主動移交普通職工的人事檔案，有相應需要時，流動人才需要向醫院檔案部門提交申請，而后檔案管理部門才將人事檔案轉交給地方公共就業和人才服務行政機構，此后才能由用人單位獲取相關檔案信息。這種人事檔案交接模式的效率相對較低，個別情況下有可能出現交接期檔案資料未及時更新的情況，甚至會出現部分檔案資料丟失的情況。

2.3 檔案利用率和利用質量不佳

在人才流動情況不斷增多和流動加速的情況下，醫院傳統的人事檔案管理模式容易導致檔案資源利用率相對偏低。一方面是檔案部門在更新和補充人事檔案信息時局限于固定領域，主要按照規定收集職工的政治面貌、工作經歷、教育培訓、職業資格、職稱、評聘專業技術職務、年度績效、獲得重大獎項或重大處罰處分等相關材料。但部分醫院檔案管理部門對信息的豐富度和完整性不夠重視，可能出現個別人事檔案信息不夠細致的情況，新用人單位在查閱人才檔案信息時可能無法準確了解相關人才的情況，會對后續人才工作分配以及其他管理工作造成一定障礙。另一方面是檔案部門面向流動人才的檔案服務不夠充分，在非競爭性人才流動過程中，原用人單位有必要向流動人才提供（除本人和親友閱檔外的）檔案交接情況說明等相關服務，方便流動人才及時了解個人人事檔案交接的情況。但部分醫院檔案管理部門未主動向流動人才提供相應服務，對人才正常流動造成一定障礙，甚至可能對流動人才后續的工作考核等造成負面影響。

3 人才流動背景下醫院人事檔案管理增效建議

3.1 轉變檔案管理觀念

針對當前行業內人才流動加速的情況，醫院人事檔案管理人員應當及時轉變觀念。首先，管理人員應正確認識人才流動常態化特征，以客觀態度看待人才流出現象。管理人員要能接受當前行業內部人才流動加速的情況，要能認識到人才流出后仍有一定概率回流的可能性，在人才流出后應當繼續維護流出人員的人事檔案信息。其次，管理人員應正確認識當前人才流入情況的變化，及時擴展人才檔案信息采集渠道。管理人員要認識到當前社會招聘比重增加，要針對社會招聘模式優化該渠道內招聘人才的人事檔案信息采集方法，并將相應方法應用到在職職工和流出人員的人事檔案信息維護工作中。最后，管理人員應正確認識人才流動中的合作關系，強化檔案服務意識。管理人員要認識到部分人才流動是服務于醫聯體內部合作的，檔案管理部門應提前做好檔案交接、檔案信息服務準備工作。

3.2 完善人事檔案交接流程及標準

針對當前部分醫院檔案管理部門在流動人才的人事檔案交接管理方面效率相對較低的情況，建議由當地醫聯體內所有成員共同向地方公共就業和人才服務行政機構提交關于建設標準化人事檔案建檔和交接規范的建議，在上級行政機構的領導下，建立標準化的醫療行業人事檔案交接管理制度。首先，各醫院和其他醫療衛生服務機構應當嚴格按照人事檔案管理相關的法律和制度對已有的人事檔案接收、轉遞、服務規范進行優化，嚴格控制和監督檔案查閱服務，嚴禁人事檔案泄露行為。其次，建立標準化的人才流動人事檔案轉檔制度，該制度應當同時覆蓋線上和線下檔案轉遞工作，簡化人事檔案轉遞申請、移交、轉遞、接收流程，同時明確各環節的監督、記錄規范，使得原用人單位和新用人單位之間交接人事檔案的效率得到有效提升。最后，建立檔案交接期人事檔案內容補充和完善制度，針對檔案交接過程中流動人才獲得新職稱、新學歷、新科研成果、新獎勵或處罰的情況，應由新用人單位人事檔案管理部門按照新制定的標準在監管部門的監督下更新或補充新檔案資料，確保流動人才的人事檔案信息與其個人情況完全同步。

3.3 完善人事檔案利用和服務標準

針對目前部分醫院在流動人才人事檔案利用和相關服務方面不完善的情況，建議醫院檔案部門分別從檔案信息采集、檔案資源利用以及檔案信息服務方面對相關的管理制度進行優化。首先，檔案管理部門應當以社會化思維重構檔案信息采集和歸檔工作制度，除了按照《流動人員人事檔案管理服務規定》等要求采集入職職工的相關人事檔案資料外，還可以借助社會渠道采集能夠輔助核查人事檔案資料真實性的檔案信息，或通過這一渠道豐富人事檔案信息內容，提高人事檔案的利用價值。其次，地方醫聯體內所有醫院和基層醫療衛生服務機構應共同建立標準化的流動人才人事檔案信息利用制度[2]。比如，針對臨時調配人才可不再直接移交紙質人事檔案，新用人單位管理部門有查閱檔案資料需求時，可在完全遵守保密制度的情況下通過網絡渠道快捷地查閱人事檔案信息；針對有合作關系的新用人單位提供額外的關聯性檔案信息服務，在對方有查閱流入人才非人事檔案信息時提供相關信息服務，便于新用人單位再次審核檔案材料，為后續檔案采集和歸檔工作提供輔助。最后，地方醫聯體可向流動人才提供人事檔案流動信息公開服務，相關信息應當由醫院向上級公共就業和人才服務行政機構提交，由該機構負責信息公開和信息服務工作，提供在線查詢人事檔案轉遞情況的服務，方便流動人才根據檔案轉遞情況開展后續的個人材料準備和提交工作，使流動人才不必在多個部門和單位間頻繁跑動、辦理業務[3]。

4 結 語

當前醫院面臨人才頻繁流入流出的情況，醫聯體、醫共體內人才流動的情況增長更為明顯，由行業競爭引發的人才外流情況雖然也有所增加，但人才流失后再次回流的比例也有所增長。換言之，當前公立醫院人才流動呈現出更為顯著的常態化特征，醫院管理部門應正確看待人才流動，理性對待人才流出后回流的情況。醫院檔案管理部門更應做好思想轉變工作，不能因人才流出而對流出人才持負面看法，在人才流動時為人才做好檔案轉遞及其他服務，在人才流出后做好檔案保存和其他信息服務，堅持對人事檔案的持續跟蹤管理。醫院檔案管理部門應堅持總結人才頻繁流動情況下的人事檔案建檔、變動、轉遞等工作特點，不斷優化人事檔案管理和利用流程，以此提高人事檔案管理效能，為醫院人才管理和醫聯體內部人才資源調度創造良好條件，同時避免在人事檔案管理重復性工作中浪費時間資源。

參考文獻

[1]高大乘.人才流動背景下如何做好醫院人力資源管理[J].辦公室業務，2021（12）：168-169.

[2]張魯豫，李雯“. 大數據”思維下的公立醫院人事檔案信息化管理[J].人才資源開發，2023（8）：66-68.

[3]于婧.深化醫藥衛生體制改革背景下醫院人事檔案精細化管理的探索[J].河北企業，2023（5）：75-77.

作者簡介

郭丹丹，碩士研究生，館員，研究方向為醫院人事檔案管理。

（責任編輯：劉憲銀）