高校會計核算業務外包管理策略探索

陳琳　葉青松

摘要：在高校財務內外部環境不斷變化、財務管理實務持續創新的背景下，財務外包服務開始融入高校財務管理模式。國內多所高校針對工作量大、重復性強的會計核算業務已經引入專業的外包服務。結合SWOT矩陣對高校會計核算業務外包的內部優勢和劣勢、外部機遇和威脅進行綜合分析，找出客觀影響因素，從而提供相關外包風險控制和管理策略。

關鍵詞：高校財務；會計核算；業務外包

0 引言

近年來，在“大智移云”技術、科研經費“放管服”改革及政府會計準則制度實施的推動下，高校財務報銷審核工作量不斷增加，會計核算復雜程度逐漸加深，財務人員工作更加繁忙。同時，在國有資產清查、專項資金督查、校企改制等外部監管的要求下，高校財務接受外部巡視、審計、檢查的力度明顯增強。高校財務在內部管理的新形勢和外部監管的新常態下不斷探索轉型升級。立足新階段，貫徹新理念，高校開始效仿企業財務外包的管理經驗，將會計核算等財務業務進行服務外包，讓財務人員從繁重的基礎性和重復性事務中解放出來，集中精力辦大事[1]，構建高質量、可持續的財務管理新格局。

1 高校財務業務外包的發展狀況

1.1 高校財務業務外包的含義

財務外包作為服務外包的重要組成部分，在我國各行各業得到了廣泛應用，應用范圍也從最初的企業逐步擴展到高校、醫院、科學事業單位等。高校財務業務外包是指高校結合自身需求，利用外部資源，將日常業務中部分非核心和輔助性的業務剝離出來，委托外部專業的財務服務機構辦理，將財務工作的主要精力和有效資源投入到標準化建設和管理提升上來[1]。

1.2 高校財務業務外包的發展階段

財務業務外包在各類外資企業、跨國公司、中小型企業中發展迅速，業務范圍逐漸擴大，服務模式不斷創新。江蘇省于2018年開始實施“放管服”改革，以南京財經大學、南京醫科大學、南京工業大學和江蘇省水利科學研究院為試點對象，實施科研財務助理制度和第三方代理服務制度，使得財務外包領域的服務對象逐漸向高校擴展。同時，隨著大數據和人工智能的發展，以共享會計模式為抓手的高校財務新思維出現，同濟大學、浙江大學等多所高校開始公開招標財務外包服務。高校正在逐步探索和推廣財務業務外包模式，但仍處于初級階段，外包服務的規范標準和管理經驗與各類企業相比存在較大差距。

1.3 高校財務業務外包的范圍

在合理確定財務外包邊界的前提下，高校需結合自身需求和實際，確定業務外包的內容和范圍。高校財務業務包括預算管理、科研經費管理、會計核算、出納付款、稅務管理、工資管理、憑證裝訂等基礎性的日常工作，以及年終決算、財務分析、內部控制等專業性較強的階段性工作。其中，業務工作量大、占用時間和人力多、響應速度慢的主要是各項經費的報銷審核、憑證制單、憑證檔案掃描裝訂等工作。高校采取外包的形式將這些會計核算工作剝離，自主聘請會計師事務所或代理記賬公司等第三方服務機構完成。目前，同濟大學、浙江大學、東南大學、蘇州大學等多所高校的財務業務外包內容均以會計核算業務為主，從而可將更多人力和精力用于財務服務質量提升、信息化建設和財務監管，實現會計核算從報賬服務向決策服務轉型升級。

2 高校會計核算業務外包的SWOT矩陣分析

SWOT矩陣分析是從內部優勢（Strength）和劣勢（Weakness）、外部機會（Opportunity）和威脅（Threat）出發，對組織的內部條件、外部環境進行系統分析。采用SWOT矩陣對高校會計核算業務外包的內部條件和外部環境進行全面、深入分析，可以更好地發揮業務外包在高校財務工作中的優勢，利用外部機會改善會計核算質量，從而制定以問題為導向的高校財務管理策略。

2.1 優勢分析

2.1.1 彌補財務人員不足，轉嫁人員流動風險

高校財務內部組織隊伍配備事業編人員、雇員、外聘人員等多種身份人員，因為編制障礙、身份界限、晉升較難及同工不同酬、超負荷工作量等，高校財務人員外流現象嚴重，財務人才隊伍不穩定。高校會計核算的基礎性工作耗費了大量人力，引入財務外包服務人員能夠彌補現有財務人員不足，減少外聘人員，轉嫁財務人員流動風險。

2.1.2 優化業務流程，提高工作效率

高校財務信息化平臺實現了會計核算的基礎數據采集電子化、單據流轉系統化、賬務處理智能化，高校與之相關的業務流程也相對固化。財務外包服務機構憑借其服務經驗，幫助高校財務找出流程缺陷，通過單一化和標準化的“流水線作業”，及時消化大量會計原始憑證，提高會計核算制單工作效率，優化業務流程，實現規模效益。

2.1.3 專注核心業務，提高財務服務質量和水平

將會計核算這類占用較多時間和人力的常規性業務服務外包后，高校財務人員可以從繁重的日常憑證制單工作中解脫出來，集中力量構建增值型財務管理模式；將有限的精力和資源投入到內部控制、績效評價、信息化建設等財務管理職能拓展，以及優化財務服務流程、創新財務服務方式等財務服務綜合效率提升之中，專注財務核心業務，進一步優化和提高財務服務質量和服務水平。

2.2 劣勢分析

2.2.1 對外包服務機構產生依賴性

高校會計核算業務外包服務周期通常為3～5年。從短期來看，高校大量的會計核算基礎性工作外包給服務機構，能有效提高財務工作效率；從長期來看，高校內部財務人員長時間不接觸憑證制單等工作，容易出現情緒懈怠和知識老化現象，業務處理能力減弱，能動性下降，對外包服務機構產生依賴性。尤其當外包協議到期、服務機構退出后，高校財務部門可能陷入內部不適應的困境。

2.2.2 對外包人員缺乏控制

高校會計核算業務外包一般由外包服務機構派出人員利用高校財務部門提供的設備和工作場所開展工作。外包人員作為第三方與高校內部財務人員一同工作，但外包人員由外包服務機構按照自身制定的規章制度進行管理，高校財務領導無法對外包人員的工作情況、人員調配進行直接控制，無法通過出勤情況、憑證制單量、錯誤率等對外包人員進行績效考核，不能完全保證對外包服務機構的有效監管。

2.2.3 存在財務信息外泄風險

高校會計核算業務外包要向外包服務機構開放部分財務信息，增加了財務信息外泄的風險。一方面，高校財務信息系統通過增加用戶及權限讓外包人員登錄，外包人員能查詢系統中大量部門預算、科研經費項目、校內人員身份、銀行卡等內部信息。另一方面，為保證核算質量，財務內部的報銷規定、制度、相關文件都共享給外包人員。若外包人員出現失誤或缺乏職業道德，很有可能造成高校財務信息泄露。

2.3 機會分析

2.3.1 國家相關政策的支持

2016年，財政部發布的《會計改革與發展“十三五”規劃綱要》提出，大力發展會計服務市場，探索建立政府購買代理記賬服務制度。2017年4月，杭州市開始試點，停止招錄、調入財務人員，將市屬機關事業單位的財務管理工作以購買服務的形式外包給會計師事務所。相關政策文件大力推廣政府機關單位及行政類、公益一類和公益二類事業單位購買服務，為高校引入財務外包服務提供了政策支持。此外，政府會計制度的全面推進也為高校會計核算業務外包提供了發展契機。

2.3.2 “大智移云”等信息技術的發展

隨著大數據、人工智能、移動互聯網、云計算等信息技術的交融發展，高校財務管理模式開始轉型。高校財務全面實行網上預約報銷，自助投遞機統一收單，物流系統掃描分配，憑證自動轉入，會計檔案電子化，報銷業務實現流水化作業。在新的發展階段，高校財務推動業財融合，搭建財務共享服務智能平臺，建立標準化的業務流程，為會計核算業務引入外包服務提供了技術支撐。

2.3.3 財務外包服務機構涌現

近年來，專業化的財務服務機構不斷涌現。在政府購買服務改革、信息技術發展及政府會計制度實施的契機下，眾多會計師事務所和代理記賬公司等第三方外包服務機構抓住機遇，擴展財務服務業務范圍，開拓高校財務服務領域，結合高校需求，探索以共享會計模式為抓手的高校會計核算外包服務模式。

2.4 威脅分析

2.4.1 外包人員流動頻繁、穩定性差

相對而言，外包服務機構人員流動性較大，派出人員更換較為頻繁。若臨時加派新手，則需要對其重新進行培訓，既額外增加了成本，又降低了工作效率。尤其在年底報銷旺季，報銷單據的審核制單工作量巨大，外包人員不穩定將直接影響高校會計核算工作質量和師生滿意度。此外，中止服務的外包人員也存在泄露高校財務信息的可能。

2.4.2 存在外包服務商選擇性風險

高校客戶因其特殊性，難以選擇與財務業務相匹配的服務機構。眾多高校通過招標方式采購外包服務，由于信息不對稱，無法真正了解第三方外包服務機構的服務能力、社會聲譽和業績經驗。如果外包服務機構選擇不當，業務量或工作質量不達標，不但發揮不了財務業務外包的優勢，還會影響高校財務工作的正常運行[2]。

2.4.3 財務外包法律法規缺失

財務外包服務作為一種新興業務，在我國各高校中還處于探索和推廣階段，需要相關法律法規和政策進行引導和約束。相關的制度規范為高校財務外包業務提供了一般性操作指南，但目前我國缺乏法律法規保障高校財務外包業務的安全與質量，對崗位職責、權責劃分、信息安全、服務質量等具體問題未能形成統一的規范，只能通過外包服務協議來進行人為闡明和詳述。

3 高校會計核算業務外包的管理策略

3.1 擇優選擇外包服務機構，培育外包新優勢

3.1.1 執行政府采購流程

高校在進行會計核算業務外包時，應嚴格審查服務機構的執業資格，及時向社會公眾公開購買服務的項目、內容及相關要求；在采購招標時，應按照政府采購法的規定，嚴格采用公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式執行政府采購流程。高校應制定科學的評定方法，嚴格控制入圍服務機構的條件，嚴禁業務轉包和分包行為。

3.1.2 實施競爭擇優策略

高校可通過公開透明、競爭擇優的方式，為符合條件的第三方外包服務機構創造競相發展的環境，建立優勝劣汰的動態調整機制，逐步實現外包服務機構多元化和提供方式的市場化。此外，高校應控制財務內部核算人員和第三方外包服務機構核算人員的結構，防止財務人員對第三方外包服務機構過度依賴和產生關聯利益，同時避免不合理的低價中標影響核算工作質量。

3.1.3 規范外包合同細節

高校可通過嚴謹的書面合同條款約束雙方行為[3]。一是約定外包服務期限，明確服務范圍和內容；二是約定外包人員崗位職責、人員配備的穩定性要求；三是約定服務操作流程、工作質量保證要求和保密職責；四是約定外包費用的計算方法與調整、績效考核措施[1]；五是約定雙方的權利和義務、違約責任、合同變更和終止等必要條款。

3.2 強化關鍵環節內部控制保障，規避外包新風險

3.2.1 打造核算業務標準

高校可制定會計核算工作指導手冊，對會計核算業務實施標準化管理；分類細化具體的業務模塊，設置“高校財務部門管兩頭，外包服務機構管中間”的業務控制流程；在全面網約報銷的基礎上引入智能填報、線上簽批、自動核算、電子檔案、物流查詢等財務智能手段，通過數據采集標準化和結構化，實現財務操作流程規范統一，減少人為操作產生的舞弊風險。

3.2.2 明確外包崗位權限

高校可將日常報銷單據審核制單及回單粘貼、憑證裝訂等標準化工作，以及其他量大的工作交由外包服務人員完成；將酬金發放、憑證復核、付款等更為重要的工作交由內部財務人員處理。同時，集中管理財務系統操作賬號和權限，做好權限開通、變更、調整的登記和審批工作[4]，嚴格控制外包服務人員信息查詢、統計、導出功能的使用，并定期進行后臺監控和日志查詢，防范財務信息外泄風險。

3.2.3 發揮財務稽核作用

設置專門的復核或稽核崗位，負責會計核算業務外包后的復核檢查工作，可由高校內部經驗豐富的財務人員擔任并定期輪崗。一方面，及時糾正各類原始單據審核、記賬憑證編制中出現的錯誤，匯總外包服務中出現的問題，規范會計核算啟程；另一方面，根據稽核情況，對外包服務人員的工作績效進行考評，并將其作為服務外包費用計算的依據，提高服務水平[1]。

3.3 創新業務評價溝通機制，構建監督新格局

3.3.1 構建雙向溝通渠道

高校財務部門與外包服務機構之間應及時進行雙向溝通，提高服務管理效能。財務部門將學校的制度文件、報銷規定和管理需求等告知外包服務機構，并及時反饋外包服務工作在規范性要求、質量控制和服務人員變更等方面存在的問題。外包服務機構管理人員也需主動對接工作，及時了解派出員工在高校的工作情況，向所服務高校反饋其他高校財務管理工作的相關經驗。

3.3.2 優化考核評價指標

高校應將外包服務考核評價工作落實在日常管理中，注重考核實效，將考核結果與外包服務人員的績效、外包服務費用結合起來。在個人層面，根據復核或稽核崗位統計相關信息和反饋的問題，對服務機構人員進行績效考核[5]；在組織層面，將外包服務人員的輪換次數、工作效率與外包服務機構的費用掛鉤，促使外包服務機構有效管控人員流動，提高人員專業素質和工作質量。

3.3.3 注重外包質量監管

在外包服務實施過程中，高校財務部門需投入精力加大對外包質量的監管，要求外包服務機構定期反饋業務開展情況。在外包合同執行結束后，高校應及時組織相關人員對業務實施工作量、質量和效果進行監督、評估和驗收，并將驗收結果與支付給外包服務機構的服務費用、續約與否掛鉤，滿足會計核算業務外包的整體服務質量要求。

3.4 完善外包產業支撐體系，助推行業新發展

3.4.1 夯實外包制度保障

高校財務外包服務行業由于缺乏相關理論和實踐經驗的支撐，尤其是缺乏法律層面的規章制度，在實際運作過程中產生了諸多問題。行業的新發展必須以法律法規為準繩，通過夯實外包制度來規范外包服務機構準入資質、制定外包服務范圍及標準、完善服務評估和考核體系、加強政府部門監管和行業自律、建立外包糾紛解決爭端機制等。

3.4.2 抓實人才隊伍培養

第三方外包服務機構應針對多層次高校業務和政策，主動適應多維度的高校財務外包需求。采取多種形式推進校企合作、聯合培養，加快培養外包人才，提高外包人才的適用性。縱向深度學習政府會計準則、科研經費管理制度、高校財務報銷實務、智能系統等內容；橫向拓展學習會計實務、稅務知識、信息化技術等內容，為高校輸送優秀的外包服務人才。

3.4.3 優化行業競爭環境

政府層面應加強政府采購透明度建設，推進采購意向公開，暢通質疑投訴渠道，優化高校外包服務采購公平競爭的市場環境；促進第三方服務外包機構拓寬會計服務能力邊界，將業務領域從會計核算向管理咨詢、財務分析等高附加值的服務轉型升級，擴大行業發展空間，提升行業綜合競爭力。

4 結語

本文結合SWOT矩陣對高校會計核算業務外包情況進行綜合分析，為高校有效開展會計核算外包提供了管理策略。會計核算業務外包服務成為高校財務減負增效的新工作模式。高校應充分利用社會專業化資源補短板，在國家相關政策的支持、信息技術的交融發展下，加強財務外包管理，完善內部控制，全面提升會計核算及監管的工作水平，發揮財務管理的決策支持作用。

參考文獻

[1]周利.高校會計核算業務服務外包問題研究[J].教育財會研究，2017，28（1）：88-91.

[2]蔣瑜超.淺析科研事業單位財務業務外包的風險與防控[J].今日財富（中國知識產權），2020（2）：107-108.

[3]洪林，王翔.財務外包：核心競爭力視域下的行政單位財務管理變革之路[J].行政事業資產與財務，2018（22）：62-64.

[4]翟秀偉.PDCA循環在高校會計核算業務外包中的應用探討[J].財務與會計，2021（3）：73.

[5]張蓮銀.第三方代理服務助力高校財務核算業務的思考[J].財務管理研究，2023（3）：104-107.

收稿日期：2023-05-24

作者簡介：

陳琳，女，1991年生，碩士研究生，會計師，主要研究方向：高校財務管理與內部控制。

葉青松，男，1971年生，碩士研究生，高級會計師，主要研究方向：行政事業單位內部控制、政府會計。

*基金項目：2021年度江蘇高校哲學社會科學研究基金項目“政府會計制度下高校成本核算與管理研究”（2021SJA0197）。