大數(shù)據(jù)背景下國有企業(yè)存貨信息化管理路徑探討

摘要：存貨作為流動資產(chǎn)的組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)的營運成本和可持續(xù)健康發(fā)展，而存貨管理更是企業(yè)增強自身實力的重要手段。由于國有企業(yè)的特殊性質(zhì)，存貨管理問題越發(fā)突出。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)存貨管理模式的弊端日漸明顯，已不能適應現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，建設(shè)以信息化為基礎(chǔ)的存貨管理新模式迫在眉睫。以A企業(yè)為案例，分析其存貨信息化管理現(xiàn)狀及面臨的問題，并探尋優(yōu)化策略，在實現(xiàn)存貨科學管理的同時，提高企業(yè)經(jīng)濟效益和市場競爭力。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；存貨管理；信息化

0 引言

存貨在企業(yè)總資產(chǎn)鏈中占據(jù)舉足輕重的地位，對企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。國有企業(yè)作為特殊性質(zhì)的企業(yè)法人，承擔著支撐國民經(jīng)濟發(fā)展和穩(wěn)定地方經(jīng)濟的重任，更應該加強存貨管理，優(yōu)化資源配置，增強自身競爭力。然而，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的存貨管理模式存在嚴重積壓、浪費等問題，導致企業(yè)存貨成本偏高，無法有效盤活資產(chǎn)，已不能滿足企業(yè)降本增效的戰(zhàn)略目標要求。國有企業(yè)要想在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，承擔自身使命，必須加強信息化建設(shè)和管理，提高存貨管理效率和質(zhì)量。本文以A企業(yè)為例，對其存貨信息化管理問題進行研究，探討該企業(yè)在存貨信息化管理中取得的成效，并發(fā)現(xiàn)其存在的突出問題，針對這些問題提出解決措施，以期給同類企業(yè)存貨信息化管理帶來啟示和思考。

1 A企業(yè)存貨信息化管理現(xiàn)狀

信息化系統(tǒng)是利用硬件和軟件技術(shù)對信息進行收集、整理、傳遞和維護的系統(tǒng)[1]。在軟件技術(shù)方面，存貨信息化管理主要將物資供應鏈模塊嵌入用友NCC（NC Cloud，大型企業(yè)數(shù)字化平臺）系統(tǒng)，讓物資流和財務流高度匹配和共享，為高層管理人員存貨管理提供便捷和支持。在NCC系統(tǒng)功能模塊中，存貨管理與采購管理、庫存管理、財務管理等模塊密切聯(lián)系。在實施過程中，企業(yè)對存貨管理系統(tǒng)方案進行全面調(diào)研和規(guī)劃，對所有相關(guān)人員進行專業(yè)的崗前培訓，分模塊建立信息化集成平臺，調(diào)查并梳理采購業(yè)務類型和相關(guān)審批流程，利用計算機網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫技術(shù)將存貨管理流程嵌入信息化平臺，最終提出并落實存貨管理的系統(tǒng)方案。

A企業(yè)是一家主營污水處理服務的國有大型企業(yè)，擁有13家分/子公司，2010年開始實行財務集中核算。為順應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，2020年以來，A企業(yè)逐步推進并上線“財務主導，多部門配合，全員參與”的NCC信息化平臺。為解決傳統(tǒng)存貨管理中存在的諸多問題，實現(xiàn)存貨信息化管理，2021年，A企業(yè)相繼推出涵蓋采購管理、庫存管理、內(nèi)部交易等多個節(jié)點的物資供應鏈模塊。A企業(yè)存貨信息化管理主要流程見圖1。

A企業(yè)物資供應鏈系統(tǒng)融合計劃、采購、入庫、領(lǐng)用、財務處理、資金支付等環(huán)節(jié)，基本實現(xiàn)了存貨信息化管理，解決了傳統(tǒng)存貨管理中存在的部分問題。

（1）統(tǒng)一存貨命名，方便存貨盤點。原存貨管理中各單位、各部門對存貨命名不統(tǒng)一，容易造成“一材多名”問題，從而導致實物存貨與賬面記錄不符。而物資供應鏈系統(tǒng)每次驗收入庫，都需要在系統(tǒng)中匹配對應名稱的物資編碼。若系統(tǒng)中沒有該存貨，則需要庫管員申請增加存貨名稱，由相關(guān)人員復核批準，從最前端對存貨命名規(guī)則進行規(guī)范、統(tǒng)一，避免隨意命名現(xiàn)象。

（2）實現(xiàn)各部門信息共享，加強庫存量監(jiān)督。采購部門可以根據(jù)貨物現(xiàn)存量在系統(tǒng)中制訂采購計劃，當存在無計劃或超計劃采購時，系統(tǒng)會發(fā)出預警提示，以此防止出現(xiàn)隨意采購的情況。采購計劃完成后，存貨庫存的實時變化也能夠被各相關(guān)部門看到并進行跟蹤，有效降低存貨量，減少資金占用率。信息化系統(tǒng)經(jīng)過2020—2022年3年時間的運行，A企業(yè)存貨周轉(zhuǎn)率從26.1%提高到了31.35%。

（3）保證物資流與資金流一致，做到賬實相符。在傳統(tǒng)存貨管理中，財務系統(tǒng)和存貨系統(tǒng)是兩個相互獨立的系統(tǒng)，財務進行賬務處理和報表計算時，不能直接引用存貨的單價和數(shù)量，必須手工錄入，既浪費大量時間和精力，又容易出錯。NCC系統(tǒng)上線后，物資供應鏈系統(tǒng)使物資流與資金流保持高度匹配，所有涉及存貨的信息，如后續(xù)入庫、發(fā)票維護、付款等單據(jù)，均通過采購訂單一次錄入生成，無須重復錄入。財務會計對出入庫單據(jù)進行成本審核計算后，系統(tǒng)可以實時做出反應，并將對應業(yè)務活動的資金流信息傳輸?shù)娇傎~系統(tǒng)，從而與財務系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫銜接與共享，保證存貨系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對賬一致。

2 A企業(yè)存貨信息化管理面臨的問題

相較于傳統(tǒng)存貨管理模式，存貨信息化管理雖然優(yōu)點頗多，但是A企業(yè)目前還處在探索階段，依然面臨諸多挑戰(zhàn)。

2.1 存貨管理意識薄弱

在大數(shù)據(jù)背景下，將信息化技術(shù)應用于企業(yè)存貨管理是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢，也是規(guī)避企業(yè)當下管理弊端、推動降本增效的重要途徑。但在實際管理過程中，管理者的主觀意識嚴重阻礙了信息化建設(shè)工作的推進。管理意識淡薄、主觀積極性不強等問題的存在，導致信息化技術(shù)的應用未能在存貨管理中發(fā)揮應有的作用。國有企業(yè)存在不以盈利為唯一目的、高管業(yè)績評價與激勵不完全依賴自身業(yè)績等特殊性，導致高管工作積極性不高、主動性不強，管理過程中照抄照搬現(xiàn)象極為普遍，存貨管理意識薄弱問題尤為嚴重[2]。A企業(yè)管理者不重視存貨管理，沒有意識到存貨管理對企業(yè)成本控制和經(jīng)濟效益的影響，導致缺乏風險意識，存貨管理不到位。

2.2 存貨管理模式不科學

由于A企業(yè)日常存貨管理不科學，在信息化管理中暴露出諸多問題。一是采購不科學。存貨采購是存貨管理的重要環(huán)節(jié)，合理的采購計劃更是基礎(chǔ)，直接影響企業(yè)后續(xù)經(jīng)營活動的正常開展。雖然信息化管理已將采購計劃節(jié)點嵌入存貨管理流程，但在實際工作中，采購計劃往往是存貨管理中最薄弱的環(huán)節(jié)，多數(shù)情況都是走過場，沒有發(fā)揮其應有的功能和作用。A企業(yè)缺少周密的采購計劃，采購與否、采購多少、何時采購往往依靠以往經(jīng)驗和直覺，缺乏科學性、合理性。這種任意采購的行為極易導致存貨積壓，影響資金流。二是儲存不科學。A企業(yè)未對所購買的設(shè)備和維修配件進行區(qū)分，且擺放混亂，甚至存在部分存貨直接放于使用部門、固定資產(chǎn)直接放于存貨倉庫等問題，大大提高了存貨清查、盤點難度。同時，庫管人員不注意改善倉庫環(huán)境，不定期清理倉庫，使一些存貨變質(zhì)、毀損，造成國有資產(chǎn)流失。三是出庫不科學。存貨信息化管理系統(tǒng)默認的存貨計價方法是先進先出法，確定后不能擅自改動。這雖然有利于統(tǒng)一標準，但是在市場價格持續(xù)上漲的情況下，長期固定使用先進先出法會導致利潤虛增、稅負增加。出庫時，A企業(yè)各部門按生產(chǎn)所需提出領(lǐng)料申請，沒有規(guī)定消耗定額，出現(xiàn)隨意領(lǐng)料現(xiàn)象，不利于存貨管理。

2.3 操作人員缺乏專業(yè)技能

存貨信息化管理系統(tǒng)雖然可以使企業(yè)管理更加便捷、科學，但是對員工素質(zhì)和專業(yè)技能也提出了更高的要求。A企業(yè)人員緊缺，沒有設(shè)置專門的物資采購部門，出現(xiàn)由其他部門人員兼職辦理的情況。一方面，多數(shù)經(jīng)辦人員身兼數(shù)職，責任不夠明確，無法將全部精力投入到存貨相關(guān)業(yè)務中，容易出現(xiàn)相互推諉的情況；另一方面，這些人員由于缺乏管理意識和專業(yè)知識、技能，不能根據(jù)市場變化和需求迅速做出反應，以及制訂合理的采購計劃，容易導致貨物短缺或積壓，進而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運作和資金流轉(zhuǎn)。新系統(tǒng)上線后，操作人員需要很長一段時間來適應，對操作節(jié)點、流程等不熟悉，加大了員工的懈怠性和出錯率，嚴重影響了存貨信息化系統(tǒng)功能的發(fā)揮。多數(shù)操作人員在進行業(yè)務處理時通常對一些常規(guī)業(yè)務較為熟練，一旦遇到特殊業(yè)務，在沒有專業(yè)人員指導的情況下，很難獨立完成，從而制約了整個業(yè)務流程的進度。

3 A企業(yè)存貨信息化管理優(yōu)化策略

3.1 增強企業(yè)管理人員存貨管理意識

企業(yè)管理人員要認識到存貨管理的重要性，不能僅限于口頭上、形式上，而是要從企業(yè)節(jié)約成本、提高效益的高度去認識存貨管理。首先，從企業(yè)高層領(lǐng)導到職能部門，務必對存貨管理予以足夠重視，并做好表率，發(fā)揮領(lǐng)導和示范作用。其次，要調(diào)動全員主觀能動性。存貨管理牽涉企業(yè)經(jīng)營的全過程，A企業(yè)要廣泛調(diào)動員工參與存貨管理的積極性，讓所有員工樹立正確的存貨管理理念，將自己視為存貨管理和成本控制的主人公，必要時將員工操作系統(tǒng)的有效性、可靠性與考評相結(jié)合。例如，定期對數(shù)據(jù)錄入的正確性和復核質(zhì)量進行考核，借此避免員工錄入數(shù)據(jù)的隨意性，降低數(shù)據(jù)差錯率，從而提高系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的真實性和精確性。最后，強化企業(yè)存貨管理意識要以人力資源管理制度作為基礎(chǔ)。A企業(yè)要選用恪盡職守、誠實守信、富有經(jīng)驗的存貨管理人員，采取定期培訓的方式對相關(guān)崗位人員進行專業(yè)指導，加強員工對存貨管理的認識和理解，提高工作能力和水平，以便其開展相關(guān)工作。

3.2 制定科學的存貨管理方法

想要提升存貨管理水平，科學的存貨管理方法是手段之一。第一，在開展存貨管理工作過程中，A企業(yè)要根據(jù)實際經(jīng)營情況制訂詳細的采購計劃，明確經(jīng)濟訂貨批量，同時考慮存貨成本和效益，確定最佳方案。這就要求相關(guān)人員提前做好調(diào)研，全面掌握企業(yè)需求和市場變化，及時對現(xiàn)有計劃做出調(diào)整，同時要本著節(jié)約的原則，對供應商的品質(zhì)、價格、信譽度進行實時監(jiān)控，同類產(chǎn)品貨比多家，以求找到低價優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，降低購買風險，保證采購質(zhì)量。第二，在存貨管理過程中，A企業(yè)可以采用ABC分類管理法，將存貨的全年平均耗用量乘以單價計算的耗用總金額作為分類標準，按金額大小排序，將存貨分為A、B、C三大類。根據(jù)分類好的存貨的重要程度，采取不同的管理策略：對A類存貨加強關(guān)注度，嚴格把控數(shù)量，縮短周轉(zhuǎn)周期；對B類存貨定期做好概括性檢查；對C類量多且價低的存貨，可以相應加大每次訂貨數(shù)量，降低全年訂貨批次。

3.3 增強業(yè)務人員的專業(yè)能力

企業(yè)存貨管理必須配備相關(guān)人員，專業(yè)勝任能力和崗位適應能力缺一不可，傳統(tǒng)存貨管理如此，大數(shù)據(jù)背景下的存貨信息化管理更是如此。企業(yè)配備的人員不單單要高品德、高素質(zhì)，更不能欠缺專業(yè)知識和業(yè)務水平。A企業(yè)要想增強業(yè)務人員的專業(yè)能力，一方面，在錄用人員時，要嚴格把控準入門檻，多考慮具有相關(guān)管理經(jīng)驗和專業(yè)技能的人員，杜絕“裙帶關(guān)系”；還要設(shè)置專門的崗位并明確職責，每個崗位配備專職的存貨管理人員，使其能夠?qū)⑷烤ν度氲酱尕浌芾硐嚓P(guān)操作中；切實做到專崗專人，盡量將職責和權(quán)限劃分清楚，避免無相關(guān)權(quán)限的人員接觸存貨管理系統(tǒng)。另一方面，新的存貨管理系統(tǒng)上線后，需要對相關(guān)人員進行專業(yè)知識和操作流程的培訓，必要時將操作出錯率納入業(yè)績考核，增強存貨管理人員的專業(yè)能力。另外，A企業(yè)還要對員工進行定期輪崗，使其不僅熟悉某一環(huán)節(jié)的業(yè)務，而且要從采購、驗收、入庫、倉儲、出庫等各個環(huán)節(jié)認識存貨管理全流程，從而理解存貨信息化管理系統(tǒng)的內(nèi)在邏輯，提高使用效率，加快企業(yè)在存貨管理方面的信息化進程[3]。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的來臨給企業(yè)會計信息化管理工作帶來了新機遇。相較于傳統(tǒng)存貨管理，信息化管理雖然優(yōu)勢頗多，但是目前還處在探索階段，在實際運用過程中難免遇到新問題。存貨管理能力關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展水平，如何解決好存貨信息化管理中存在的問題，成了現(xiàn)階段企業(yè)存貨管理的重中之重。國有企業(yè)務必從增強意識和加強管理兩方面著手，提升存貨管理水平，提高資金使用效率，降低生產(chǎn)成本，實現(xiàn)健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展，做大做強，成為國民經(jīng)濟發(fā)展的中堅力量。

參考文獻

[1]曾云龍.基于信息化視角下存貨管理路徑探析：以A企業(yè)為例[J].對外經(jīng)貿(mào)，2020（4）：63-65.

[2]王旭雯.國有企業(yè)存貨管理存在的問題及改進[J].大眾投資指南，2022（10）：89-91.

[3]陳云.淺析制造企業(yè)存貨管理存在的問題及改進[J].商訊，2020（29）：103-104.

收稿日期：2023-05-06

作者簡介：

謝利，女，1992年生，碩士研究生，會計師、稅務師，主要研究方向：財務與會計。