面向系統(tǒng)信息需求的承包商合同管理臺(tái)賬設(shè)計(jì)
——以南京地鐵7號(hào)線為例*

茆杰 王立曉 陳鑫

(1.南京地鐵建設(shè)有限責(zé)任公司，江蘇 南京 210019；2.南京林業(yè)大學(xué)土木工程學(xué)院，江蘇 南京 210037；3.南京華潤(rùn)燃?xì)庥邢薰荆K 南京 211111)

0 引言

地鐵項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、合同數(shù)量多、管理工作量大。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，工程項(xiàng)目合同管理走向電子化、信息化，無(wú)錫、寧波、南京等多地的地鐵企業(yè)開(kāi)展了地鐵建設(shè)信息化管理系統(tǒng)實(shí)踐，利用信息化手段提高合同管理效率[1-2]。然而，地鐵項(xiàng)目承包商在地鐵建設(shè)信息化管理改革中難以快速適應(yīng)新模式，主要原因在于原有工程資料的收集和整理無(wú)法適應(yīng)業(yè)主合同信息管理系統(tǒng)的需求，而承包商的項(xiàng)目合同信息管理應(yīng)基于業(yè)主合同管理信息系統(tǒng)的需求。當(dāng)前，個(gè)別學(xué)者對(duì)合同信息檔案進(jìn)行了探討，如陳靜遠(yuǎn)[3]通過(guò)文獻(xiàn)與案例分析得出目前合同管理信息化存在的問(wèn)題，包括未能及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享及傳遞、需求分析不到位等；楊秀文[4]為加強(qiáng)建筑企業(yè)對(duì)設(shè)備的信息管理，構(gòu)建了以KKS編碼為核心的臺(tái)賬體系，以ERP系統(tǒng)功能為紐帶，以KKS編碼為核心，基于KKS編碼在ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)設(shè)備的動(dòng)靜態(tài)臺(tái)賬的融合，但該臺(tái)賬信息沒(méi)有考慮信息在傳遞共享方面也應(yīng)滿足業(yè)主的需求。為了提高合同管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用水平，本文從承包商的角度對(duì)合同信息系統(tǒng)的需求進(jìn)行分析，以承包商合同管理原始資料為基礎(chǔ)，進(jìn)行面向系統(tǒng)需求的承包商合同管理臺(tái)賬設(shè)計(jì)，并以此為承包商資料準(zhǔn)備的索引，以滿足系統(tǒng)應(yīng)用的資料信息需求。

1 理論基礎(chǔ)及研究方法

1.1 信息分類(lèi)及編碼

信息分類(lèi)是信息編碼的基礎(chǔ)和前提。信息分類(lèi)的基本方法有線分類(lèi)法、面分類(lèi)法、混合分類(lèi)法[5]三種。線分類(lèi)法指將被分類(lèi)的物體按一定的級(jí)別進(jìn)行分級(jí)，從而形成一種分層遞進(jìn)的樹(shù)狀結(jié)構(gòu)，具有信息量大、層次分明、能直觀反映各種類(lèi)目間的邏輯關(guān)系的特點(diǎn)。由于承包商合同管理資料有明顯的管理要素區(qū)別，且存在較為清晰的管理邏輯，本文采用線分類(lèi)法對(duì)資料進(jìn)行一級(jí)分類(lèi)，逐級(jí)進(jìn)行類(lèi)目細(xì)化。

1.2 基于統(tǒng)一信息組織的編碼結(jié)構(gòu)模型

基于統(tǒng)一信息組織的編碼結(jié)構(gòu)模型如圖1所示。該模型的編碼結(jié)構(gòu)由對(duì)象類(lèi)別碼、對(duì)象分類(lèi)碼，以及流水碼、狀態(tài)碼組成[6]。對(duì)象類(lèi)別碼用于標(biāo)識(shí)職能域和編碼對(duì)象域，對(duì)象分類(lèi)碼描述信息對(duì)象的分類(lèi)特征，當(dāng)類(lèi)別碼和分類(lèi)碼仍不能將信息對(duì)象描述清楚、不能與另一信息對(duì)象區(qū)分開(kāi)時(shí)，則以流水碼、狀態(tài)碼標(biāo)識(shí)。

圖1 基于統(tǒng)一信息組織的編碼結(jié)構(gòu)模型

2 合同信息系統(tǒng)的需求分析

不同的合同類(lèi)型在系統(tǒng)進(jìn)行支付申請(qǐng)時(shí)要求承包商上傳的信息有所差異。以南京地鐵建設(shè)公司為例，對(duì)土建施工類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、材料采購(gòu)類(lèi)三類(lèi)合同清單信息進(jìn)行分析。

2.1 清單結(jié)構(gòu)模板信息構(gòu)成

2.1.1 土建施工類(lèi)清單信息

土建類(lèi)合同需要承包商提供分部分項(xiàng)及單價(jià)措施清單信息、總價(jià)措施清單信息、規(guī)費(fèi)清單信息，結(jié)構(gòu)模板見(jiàn)表1～表3。

表1 分部分項(xiàng)及單價(jià)措施清單結(jié)構(gòu)模板

表2 總價(jià)措施清單結(jié)構(gòu)模板

表3 規(guī)費(fèi)清單結(jié)構(gòu)模板

2.1.2 設(shè)備類(lèi)合同清單信息

設(shè)備類(lèi)合同包括設(shè)備集成/供貨類(lèi)貨物清單信息、設(shè)備集成/供貨類(lèi)伴隨服務(wù)清單信息，結(jié)構(gòu)模板見(jiàn)表4～表5。

表4 設(shè)備集成/供貨類(lèi)貨物清單結(jié)構(gòu)模板

表5 設(shè)備集成/供貨類(lèi)伴隨服務(wù)清單結(jié)構(gòu)模板

2.1.3 材料采購(gòu)類(lèi)合同清單

材料采購(gòu)類(lèi)合同清單結(jié)構(gòu)模板見(jiàn)表6。

表6 材料采購(gòu)費(fèi)用清單表結(jié)構(gòu)模板

2.2 清單信息分析

以土建施工類(lèi)清單信息為例，分析上述清單的數(shù)據(jù)來(lái)源，可分為以下4種：

(1)描述性數(shù)據(jù)。上述清單模板中的“序號(hào)”“項(xiàng)目編碼”“項(xiàng)目名稱(chēng)”“項(xiàng)目特征描述”“計(jì)量單位”都是在合同簽訂時(shí)形成的清單描述性數(shù)據(jù)。

(2)合同數(shù)據(jù)。“綜合單價(jià)(元)”“主材設(shè)備是否甲供”“計(jì)價(jià)方式”都是在合同簽訂時(shí)形成的清單基礎(chǔ)信息。

(3)政策數(shù)據(jù)。“稅率”是根據(jù)國(guó)家規(guī)定形成的信息，無(wú)需承包商進(jìn)行重復(fù)填寫(xiě)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)合同約定的信息形成。

(4)承包商申報(bào)數(shù)據(jù)。承包商在合同支付申請(qǐng)時(shí)，分部分項(xiàng)及單價(jià)措施清單中，“工程量”信息是需要承包商進(jìn)行數(shù)量錄入的，該項(xiàng)信息是承包商在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行合同支付申請(qǐng)時(shí)與系統(tǒng)進(jìn)行交互的關(guān)鍵信息。總價(jià)措施清單、規(guī)費(fèi)清單則是以分部分項(xiàng)及單價(jià)措施清單信息為基礎(chǔ)形成的附屬清單，其中“工程量”信息則是依據(jù)分部分項(xiàng)及單價(jià)措施清單中的“工程量”按規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)計(jì)算得出的。因此，需要以“工程量”信息為重點(diǎn)信息進(jìn)行資料準(zhǔn)備。

2.3 工程量信息分解

承包商進(jìn)行系統(tǒng)信息錄入時(shí)，需要提供工程量信息及相應(yīng)資料。系統(tǒng)對(duì)承包商提出工程量信息需求，其實(shí)質(zhì)是需要承包商向系統(tǒng)提供本合同支付周期內(nèi)已完工程數(shù)量信息。而已完工程信息則由兩類(lèi)信息組成。對(duì)承包商工程量信息全過(guò)程進(jìn)行分解，形成工程量信息分解結(jié)構(gòu)，如圖2所示。

圖2 工程量信息分解結(jié)構(gòu)

同時(shí)，承包商進(jìn)行系統(tǒng)合同支付時(shí)需要進(jìn)行管理考核。如南京地鐵7號(hào)線施工總承包項(xiàng)目承包商在合同中與南京地鐵建設(shè)公司約定，需要提供項(xiàng)目管理考核信息，包括質(zhì)量、安全與進(jìn)度的考核，以判斷承包商是否完成合同約定的本期質(zhì)量、安全、進(jìn)度目標(biāo)。考核信息分解結(jié)構(gòu)如圖3所示。

圖3 考核信息分解結(jié)構(gòu)

3 承包商資料信息編碼及臺(tái)賬設(shè)計(jì)

3.1 承包商資料準(zhǔn)備現(xiàn)狀

通過(guò)實(shí)地調(diào)研了解到，施工總承包項(xiàng)目在進(jìn)行系統(tǒng)合同支付報(bào)審時(shí)會(huì)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行全面收集，包括通過(guò)收集各工區(qū)完成工程量確認(rèn)單，以獲取工區(qū)現(xiàn)場(chǎng)完成工程量信息；通過(guò)收集工區(qū)按照計(jì)量規(guī)則算出工程清單金額形成的系列資料，如工程計(jì)量表、工程計(jì)量匯總表等，以獲取工區(qū)合同支付的清單項(xiàng)目金額信息；通過(guò)收集總承包項(xiàng)目部各部門(mén)具體考核獎(jiǎng)懲記錄資料，以獲取考核信息。在此基礎(chǔ)上，承包商會(huì)收集關(guān)于質(zhì)量、安全、進(jìn)度管理的相關(guān)信息，但存在以下不足：①承包商在收集管理資料時(shí)以管理結(jié)論性、總結(jié)性資料為主，而管理過(guò)程中相應(yīng)的記錄資料不完整；②過(guò)程性資料不齊全，導(dǎo)致資料之間相互孤立，無(wú)法對(duì)資料信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)核；③各項(xiàng)資料分散于各職能部門(mén)或工區(qū)，沒(méi)有進(jìn)行匯總整合，導(dǎo)致資料準(zhǔn)備過(guò)程時(shí)間成本較高、效率較低，現(xiàn)有的臺(tái)賬并沒(méi)有起到指導(dǎo)承包商進(jìn)行有序收集資料的作用。因此，本文運(yùn)用基于統(tǒng)一信息組織的編碼結(jié)構(gòu)模型，進(jìn)行基于系統(tǒng)信息需求的承包商資料編碼與合同管理臺(tái)賬設(shè)計(jì)。

3.2 確定編碼標(biāo)準(zhǔn)體系

根據(jù)信息組織的編碼結(jié)構(gòu)模型，建立承包商資料信息編碼體系，原則如下：

(1)根據(jù)職能域與編碼對(duì)象域形成主軸編碼模塊。職能域的形成以資料的一級(jí)分類(lèi)為基礎(chǔ)，進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn)度、安全管理的劃分，資料依據(jù)PDCA管理循環(huán)各環(huán)節(jié)進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。編碼對(duì)象域的劃分是根據(jù)管理模式下企業(yè)業(yè)務(wù)管理形成的具體信息內(nèi)容，劃分需要含義明確并符合企業(yè)信息的實(shí)際承載形式。如圖1編碼結(jié)構(gòu)模型所示，后續(xù)不同“特征”段則是信息的粒度由粗變細(xì)的劃分過(guò)程，而最終確定信息的是需要相應(yīng)的標(biāo)識(shí)劃分，“狀態(tài)”則反映并記錄事物所處的管理階段特征。

(2)根據(jù)信息特征形成特征分類(lèi)編碼模塊。一方面，承包商有大量的材料具有時(shí)間特征，以年、季、月、周、日為時(shí)間節(jié)點(diǎn)形成相應(yīng)的資料；另一方面，需要明確其涉及的分部分項(xiàng)工程的位置。

(3)對(duì)資料最終形成一對(duì)一標(biāo)識(shí)編碼模塊。對(duì)每項(xiàng)資料從時(shí)間線、管理內(nèi)容與工程劃分三個(gè)角度進(jìn)行梳理，整合得到的有序資料矩陣集合即為合同管理臺(tái)賬，其矩陣邏輯構(gòu)成如圖4所示。

圖4 合同管理臺(tái)賬矩陣構(gòu)成圖

3.3 資料編碼體系構(gòu)建

3.3.1 管理要素編碼模塊

一級(jí)層級(jí)編碼依據(jù)承包商在系統(tǒng)應(yīng)用中所需提供的資料進(jìn)行編碼，分為質(zhì)量(Z)、安全(A)、進(jìn)度(J)管理；二級(jí)層級(jí)編碼依據(jù)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行編碼，分別為計(jì)劃(P)、執(zhí)行(D)、檢查(C)、處理(A)；三級(jí)層級(jí)編碼為管理環(huán)節(jié)中涉及資料的細(xì)化分類(lèi)；四級(jí)層級(jí)編碼是對(duì)編碼對(duì)象域涉及的管理信息資料進(jìn)行編碼。其中，三、四級(jí)編碼依據(jù)對(duì)承包商管理資料進(jìn)行分類(lèi)整理的結(jié)果，以兩位數(shù)字進(jìn)行順序編碼。最終，管理要素編碼模塊形成的編碼段編號(hào)形式如圖5所示。

圖5 管理要素編碼模塊

3.3.2 時(shí)間特征編碼模塊

根據(jù)資料時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行編碼。首先，用1位數(shù)字編碼形成年份，以項(xiàng)目開(kāi)工年份為第1年進(jìn)行編碼。其次，用4位數(shù)字編碼資料的季度、月度與日度時(shí)間節(jié)點(diǎn)，其中，季度為第1位數(shù)字，范圍為1～4；月度為第2位數(shù)字，在季度編碼下，以數(shù)字1～3表示，即13為第1季度第3個(gè)月份，即3月；后兩位為具體日期，最終形成4位數(shù)字的時(shí)間編碼。其中，以周為時(shí)間單位的資料，其時(shí)間編號(hào)以本周第一天的日期表示，若資料的時(shí)間節(jié)點(diǎn)顆粒度不需要精確到日期，則后續(xù)時(shí)間編號(hào)用“00”表示，例如：合同簽訂時(shí)間為2020年，則2022年4月10日編碼為32110。時(shí)間要素編碼模塊如圖6所示。

圖6 時(shí)間要素編碼模塊

3.3.3 工程特征編碼模塊

以南京地鐵7號(hào)線項(xiàng)目為例，將其編碼分為10級(jí)。

一級(jí)編碼確定資料所在的工區(qū)位置，兩位大寫(xiě)字母構(gòu)成具體工區(qū)編碼。第一位大寫(xiě)字母表示項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，分為土建類(lèi)(T)、軌道類(lèi)(G)、安裝類(lèi)(A)；第二位大寫(xiě)字母為具體工區(qū)編碼，依據(jù)施工組織設(shè)計(jì)其工區(qū)的相應(yīng)號(hào)碼，以A開(kāi)始順序進(jìn)行編碼。

第三、五、六、七級(jí)編碼為資料所在單位工程、分部工程、子分部工程和分項(xiàng)工程，都以1位大寫(xiě)字母進(jìn)行編碼，以A開(kāi)始順序編碼。其中，第三級(jí)編碼增加數(shù)字表示單位工程序號(hào)。第四級(jí)編碼為資料所在子單位工程，因其數(shù)目在10以內(nèi)，用1位數(shù)字進(jìn)行編碼即可。

第八、九級(jí)編碼為資料所在工程位置的檢驗(yàn)批與工序特征，分別以兩位數(shù)字進(jìn)行編碼，編碼至九級(jí)能夠?qū)こ烫卣髅鞔_至工序細(xì)度。若編碼細(xì)度達(dá)不到九級(jí)，則不需要的層級(jí)用0表示。若出現(xiàn)大寫(xiě)字母不夠使用的情況，則繼續(xù)以1位數(shù)字作為編碼。

第十級(jí)編碼為資料的識(shí)別碼，以1位數(shù)字進(jìn)行編碼。當(dāng)出現(xiàn)同一天統(tǒng)一工程劃分下的同一個(gè)管理要素資料出現(xiàn)不同的兩份時(shí)，進(jìn)行唯一性識(shí)別。該級(jí)編碼只在小概率情況發(fā)生，出現(xiàn)時(shí)從1開(kāi)始進(jìn)行排序編碼，以“(1)”“(2)”表示；若未出現(xiàn)上述情況，則將該級(jí)編碼隱藏。該初始編碼默認(rèn)為1。例如：土建一區(qū)一號(hào)車(chē)站的車(chē)站主體地基基礎(chǔ)及支護(hù)結(jié)構(gòu)中土方工程的土方開(kāi)挖資料，其資料編碼為T(mén)A1A1AAA0000。工程特征劃分編碼模塊如圖7所示。

圖7 工程特征劃分編碼模塊

3.4 合同管理臺(tái)賬構(gòu)建

本文所構(gòu)建的面向南京地鐵合同管理信息系統(tǒng)的承包商合同管理臺(tái)賬可以看作資料的數(shù)據(jù)庫(kù)。該臺(tái)賬的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是以時(shí)間特征編碼模塊作為臺(tái)賬數(shù)據(jù)庫(kù)的“字段”，以管理要素編碼模塊作為數(shù)據(jù)庫(kù)的“記錄”，“字段”與“記錄”的交叉區(qū)域進(jìn)行工程特征編碼模塊信息錄入，形成資料具體完整的合同管理臺(tái)賬編碼，該過(guò)程形成的資料編碼清單即為合同管理臺(tái)賬，其簡(jiǎn)易版合同管理臺(tái)賬見(jiàn)表7。

表7 合同管理臺(tái)賬(簡(jiǎn)易版)

4 工程量信息流加工整合

承包商為滿足系統(tǒng)信息需求，運(yùn)用合同管理臺(tái)賬進(jìn)行信息流加工整合。在進(jìn)行系統(tǒng)合同支付報(bào)審前，需要通過(guò)合同管理臺(tái)賬對(duì)各工區(qū)所上報(bào)總承包項(xiàng)目部的已完工程信息進(jìn)行檢查，確保已完工程信息通過(guò)審核，并且還需確保各工區(qū)工程量計(jì)算結(jié)果與已完工程量相符，承包商工程量信息流結(jié)構(gòu)如圖8所示。

圖8 承包商工程量信息流結(jié)構(gòu)

(1)以本期合同支付時(shí)間段編碼及編碼ZC102(質(zhì)量檢驗(yàn)記錄)為條件進(jìn)行矩陣檢索，篩選出本期時(shí)間范圍內(nèi)所有的檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄，并匯總生成本期質(zhì)量驗(yàn)收信息包。

(2)以本期質(zhì)量驗(yàn)收信息包中涉及的檢驗(yàn)批編碼及ZD000(質(zhì)量執(zhí)行資料)為條件進(jìn)行矩陣檢索，篩選出信息包中檢驗(yàn)批對(duì)應(yīng)的質(zhì)量執(zhí)行資料并匯總形成質(zhì)量執(zhí)行信息包，可分為施工記錄、施工試驗(yàn)檢測(cè)、工程測(cè)量管理三個(gè)子信息包。

(3)以質(zhì)量驗(yàn)收信息包為基礎(chǔ)，對(duì)應(yīng)質(zhì)量執(zhí)行信息包，對(duì)質(zhì)量檢查信息進(jìn)行自檢。

1)利用臺(tái)賬中資料工程特征模塊編碼帶有的工程施工邏輯順序性質(zhì)，以及時(shí)間特征模塊編碼帶有的時(shí)間順序，對(duì)質(zhì)量驗(yàn)收信息包中各檢驗(yàn)批進(jìn)行施工邏輯順序與時(shí)間順序的校驗(yàn)。要求同單位工程下分部分項(xiàng)工程中的同一檢驗(yàn)批編碼需要順序，并且對(duì)應(yīng)時(shí)間編碼也需要與檢驗(yàn)批編碼對(duì)應(yīng)順序，即編碼在前的檢驗(yàn)批需比編碼在后的檢驗(yàn)批完成時(shí)間更早。若出現(xiàn)驗(yàn)收邏輯順序與規(guī)定要求不一致的情況，則需要及時(shí)追溯施工質(zhì)量執(zhí)行信息包中相應(yīng)施工記錄，找出錯(cuò)誤源頭。

2)對(duì)質(zhì)量驗(yàn)收信息包與質(zhì)量執(zhí)行信息包進(jìn)行對(duì)應(yīng)資料的匹配性檢查，要求質(zhì)量驗(yàn)收信息包中包含各項(xiàng)檢驗(yàn)批信息并完全對(duì)應(yīng)質(zhì)量執(zhí)行信息包內(nèi)依據(jù)資料。該過(guò)程可通過(guò)工程特征模塊編碼進(jìn)行快速對(duì)應(yīng)檢查，通過(guò)檢索同單位工程下分部分項(xiàng)工程中的同一檢驗(yàn)批編碼資料完成。

(4)在完成質(zhì)量檢查信息自檢，確保本期合同支付的質(zhì)量驗(yàn)收信息包與質(zhì)量執(zhí)行信息包的完整性與對(duì)應(yīng)性后，即形成了能夠支撐已完工程信息的依據(jù)資料，總承包項(xiàng)目部可進(jìn)行已完工程報(bào)審。

(5)通過(guò)已完工程報(bào)審后，形成已完工程確認(rèn)單，各工區(qū)工程經(jīng)濟(jì)部對(duì)其具體已完工程信息進(jìn)行對(duì)應(yīng)的工程量計(jì)算，形成各工區(qū)本期支付工程量信息。總承包項(xiàng)目部計(jì)劃合同部對(duì)其本期支付工程量信息進(jìn)行檢查并匯總，與已完工程確認(rèn)單一同上傳至合同管理信息系統(tǒng)。

5 結(jié)語(yǔ)

本文首先依據(jù)系統(tǒng)設(shè)定的各項(xiàng)合同清單對(duì)承包商所需提供的信息進(jìn)行分析，得出工程量信息是系統(tǒng)信息需求的主線，進(jìn)一步通過(guò)分析承包商資料準(zhǔn)備現(xiàn)狀的不足，明確承包商應(yīng)準(zhǔn)備的資料，對(duì)資料進(jìn)行有序全面的分類(lèi)。基于該分類(lèi)，運(yùn)用統(tǒng)一信息組織的編碼結(jié)構(gòu)模型對(duì)特征要素眾多且雜亂的資料信息從資料產(chǎn)生時(shí)間、資料管理要素與資料所屬工程劃分角度進(jìn)行合同管理資料的明確編碼，構(gòu)建承包商合同管理臺(tái)賬編碼體系，形成全面的合同管理臺(tái)賬，通過(guò)臺(tái)賬幫助承包商進(jìn)行資料準(zhǔn)備及資料前后對(duì)應(yīng)檢查核對(duì)，以滿足系統(tǒng)的要求，提高合同管理信息化應(yīng)用水平。由于不同信息化系統(tǒng)對(duì)承包商提出的要求不同，在后續(xù)研究中可對(duì)其他系統(tǒng)進(jìn)行研究。