疾病預防檔案管理中的問題及策略研究

摘 要：2022年是實施“十四五”的關鍵時期，意味著對檔案管理工作提出更高的要求。各地相關的組織部門都應該高度重視，并加大對檔案管理工作的監管力度，投入更多的時間和精力創新檔案管理工作模式，以創新的思維為檔案事業注入新的血液。文章探討了當前疾控中心檔案管理工作存在的問題，通過科學的管理與信息技術的有效運用，有效做好疾病預防檔案管理工作。

關鍵詞：疾病預防；醫學檔案管理；重要性；問題；對策

隨著我國疾控中心檔案管理模式創新工作不斷開展，疾控中心檔案科學化管理過程中存在的問題也逐漸顯現。由于對疾控中心檔案管理信息化升級會對傳統的檔案管理模式造成一定的影響，因此，在疾控中心檔案管理過程中出現一些問題是正常的，檔案管理部門需要在認識這些問題之后積極尋找解決方案，加強疾控中心檔案管理部門的管理和建設，充分激發疾控中心檔案管理部門工作人員的工作積極性，使其投入更多的精力到工作當中，在開展檔案管理時能夠加入更多自己的思考與想法，以辯證思維和創新思維對檔案管理模式提出更多的意見和建議，加快我國疾控中心檔案管理科學化進程。

一、疾病預防檔案管理存在的問題

1.疾病預防檔案管理模式混亂

疾病預防檔案的管理責任涉及多個部門和機構，在實際操作中，可能存在責任邊界不清晰、協調不到位的問題，導致檔案管理工作無法有效推進。并且，一些地區或機構可能仍然采用紙質檔案管理方式，導致檔案存儲不方便、易丟失或損壞。同時，缺乏有效的信息系統和網絡基礎設施，檔案信息的傳輸和共享也存在困難。

2.檔案專業人員的整體素質有待提高

部分檔案專業人員缺乏系統的檔案學知識和技能，不了解檔案管理的基本理論和實踐方法，可能對檔案的收集、整理、分類和檢索等工作流程不熟悉，導致檔案管理的效率和質量下降。檔案管理領域缺乏規范的職業培訓和發展路徑，使得檔案專業人員在培養、晉升和能力提升方面面臨困難，這也導致了人才流失和工作穩定性的問題。并且，隨著檔案管理領域的知識和技術不斷發展和更新，部分檔案專業人員沒有及時跟進學習和更新自己的知識和技能，可能依然采用過時的管理方法和工具，無法適應現代化檔案管理的需求。

3.檔案管理標準化程度低

目前，由于缺乏統一的檔案分類和編碼體系，導致檔案的分類方式和編碼規則各不相同，使得檔案的整理、檢索和共享變得困難，影響了檔案管理的效率和準確性。在檔案管理過程中，一些機構或人員可能沒有明確的數據錄入和整理規范，導致檔案信息的錄入方式不統一、數據結構混亂，增加了數據處理的復雜性和錯誤的風險。并且，由于缺乏統一、明確的檔案管理流程和操作指南，使得檔案管理工作在各個環節存在混亂和不確定性，可能導致工作人員對檔案管理流程理解不一致，影響工作的協調和高效開展。

4.對疾病預防檔案信息化建設重視不夠或認識不足

毋庸置疑，疾控中心的主要工作是疾病預防與控制。在疾控中心的管理中，重醫療、輕檔案是常見的現象。目前，在國內疾控中心，計算機的應用已經成為必不可少的環節，從最開始的管理信息系統以及財務系統拓展到現在的多系統，計算機技術在疾控中心已經得到相當廣泛的應用。但是在實際的工作當中，疾控中心的很多領導仍然沒有重視檔案信息化建設工作的重要作用，在這樣的情況下，檔案信息化建設與疾控中心信息化建設很難能夠實現同步發展。當前階段，計算機硬件的發展速度明顯比

檔案管理軟件的發展速度快，特別是疾病預防檔案管理軟件，其發展的速度更慢。多年來，在疾病預防檔案綜合管理工作當中，單板計算機檔案管理發揮了不可替代的作用，傳統手工編輯以及手工登記的工作模式得到了改變，促使檔案的檢索方式更加方便，有效促進了檔案管理工作的開展。但是隨著檔案信息化的迅速發展，版本單一的計算機檔案管理系統已經很難滿足檔案信息化管理工作的要求，其缺乏可拓展性以及兼容性，因而十分有必要對其更新和升級。

一些地區、機構或部門對于疾病預防檔案信息化建設的重要性缺乏足夠的認識，他們可能沒有意識到信息化可以提高數據管理和利用效率，優化決策支持以及加強檔案共享和交流等方面的作用，針對疾控中心信息系統（HIS）、圖像存檔和通信系統（PACS）、放射科信息系統（RIS）等系統的建設不足。盡管相關的系統已經建成，但由于部分工作人員的信息技術應用能力有限，且缺乏對工作人員信息技術系統使用方面的培訓，工作人員不了解信息系統的使用方法和操作技巧，導致他們在信息化建設中缺乏參與度和積極性，無法充分發揮信息技術的優勢。

二、疾病預防檔案管理的有效策略

首先，疾控中心的檔案管理工作應該深入貫徹政府檔案工作的相關批示，將其提出的工作精神和創新意識作為檔案管理工作中的重要指示和管理目標，從政治層面上嚴格要求檔案管理工作的準確性和完整性，在實踐中學習，在學習中成長，推動相關政策的貫徹落實，達到真正新局面的建設和發展。在工作期間要緊緊圍繞“十四五”規劃指出的工作精神要求以及工作主線，統籌規劃整體的各項工作，在開展檔案管理工作期間能夠突出工作的重點，分清主次，確保工作的效率和質量。疾控中心檔案管理工作應該嚴格要求工作內容和工作質量，相關工作人員要切實按照《檔案法》來嚴格要求工作標準，充分了解檔案管理的重要意義；其次，疾控中心檔案管理人員還應該貫徹落實意識形態工作責任制，要真正發揮檔案管理工作中宣傳和教育的力量和作用；最后，還應該加強理解“十四五”中關于疾控中心檔案管理工作提出的新要求，在完成各項工作任務之前應該深入了解其背后的深遠意義。

1.實施疾控中心檔案信息一體化管理

首先，實現疾控中心檔案信息一體化管理，需要制定明確的疾控中心檔案信息一體化管理規劃，明確目標、范圍和時間表，確定相關資源和預算。并且，建立疾控中心內部以及與其他醫療機構和衛生部門之間的信息共享機制，確保檔案信息在各個環節的采集、傳輸和存儲過程中的順暢與安全。還要引入適合疾控中心需求的檔案信息管理系統，能夠支持全面的病歷記錄、診斷結果、治療方案等信息的錄入和管理，并提供便捷的檢索和查詢功能；其次，需要制定統一的醫療檔案信息管理操作流程和標準，包括數據采集、整理、分類、存儲和檢索等環節，確保各項工作按照規定的標準和流程開展，還要確保檔案信息的數據安全性和隱私保護，采取適當的措施，如數據加密、權限管理和備份等，防止未經授權的訪問和信息被泄露。

“互聯網+”時代最重要的產物便是云計算技術與大數據分析技術。在當今時代，各種信息正在以指數級增長，只有深入探究信息發展規律才可以更好地適應當今時代的發展。疾控中心檔案信息化管理模式的構建不能急于一時，相關工作人員應該調整心態，在檔案管理信息化創新時開展大量的實踐與研究，只有在深入了解檔案信息化管理的特點以及當前各單位對檔案管理模式的要求之后，才能更好地實現檔案管理的信息化升級。大數據分析技術可以對大量的數據開展詳細且具有針對性的分析，還可以實現便捷的檔案信息儲存和管理，在檔案信息化管理中發揮著非常重要的作用。利用大數據分析技術可以更好地實現檔案信息的挖掘與分析處理，有效提高檔案管理工作的效率。

2.以人為本，建立高素質檔案隊伍

在疾病預防檔案管理中，以人為本、建立高素質的檔案隊伍是重要的策略。需要從以下幾個方面開展：第一，建立科學的人才選拔機制，招聘具有相關專業知識和經驗的人員，并注重其溝通、協作和問題解決能力。同時，提供系統化的培訓和發展計劃，包括檔案學知識、信息技術應用和數據管理等方面的培訓，提高檔案隊伍的專業素養和能力水平；第二，建立檔案管理崗位的職業發展與晉升通道，明確職責和要求，設定培訓、考核和評價機制，通過提供晉升機會和崗位輪崗等方式激勵和推動檔案隊伍的持續成長和發展；第三，為檔案隊伍提供良好的工作環境和條件，包括舒適的辦公設備設施、先進的信息技術支持和合理的工作量，并重視員工關懷和激勵機制，提高工作滿意度和團隊凝聚力；第四，鼓勵檔案隊伍之間的知識共享和協作，開展定期的經驗交流會、研討會和培訓活動等，促進團隊成員之間的學習與合作，共同提高檔案管理水平和效能；第五，設立激勵和獎勵機制，以表彰優秀的檔案管理人員和團隊，可以設立年度檔案管理成果評選、專業技術職稱評定、績效獎金或獎勵等，激勵檔案隊伍的積極性和創新性。

3.加強疾控中心檔案標準化與創新管理

由于疾控中心檔案信息量大，內容復雜，檔案信息資源不僅分散，而且信息標準不一致，無法為疾控中心醫療管理提供準確、有效和快速的服務。因此，應實行集中統一的檔案管理，有利于疾控中心檔案管理工作的規范化、標準化和科學化開展，有利于檔案信息資源的綜合開發利用，有利于給決策者和管理者快速提供檔案信息，有利于外部信息聯網和資源共享，以最少的人力、物力提供最好的服務，充分發揮其整體效益。這是疾控中心檔案管理的發展方向和必然趨勢。

目前，疾控中心檔案管理新模式的創新是非常必要的，沿用傳統的管理模式已經無法滿足新時代對疾控中心檔案管理工作提出的新要求，需要進一步完善疾控中心檔案管理工作的管理模式和工作方法，在檔案管理工作中投入更多的精力發掘其中存在的問題，能夠毫不動搖地堅持黨對檔案管理工作提出的要求以及基本的管理原則，認真落實檔案管理工作責任制，把對檔案管理工作相關的制度要求和標準落到實處，將工作內容和工作責任落實到每個工作人員身上，進一步加強工作人員對工作的認真程度，一旦工作出現任何紕漏能夠追究到相關責任人，避免出現責任連帶的情況，便于檔案管理部門對工作人員的管理。同時，可以進一步完善檔案管理工作的考核制度，針對不同工作人員的工作內容開展差異性的考核和評價，使整體的考核機制更加人性化、科學化。并且，可以將檔案管理工作的開展情況融入疾控中心整體工作的綜合考核評價中，提高疾控中心相關領導對于檔案管理工作的重視程度，能夠從上至下加大對檔案管理工作的監管力度，確保每一項工作計劃都能夠落到實處，每項工作的開展都有其意義。

4.加強與完善疾控中心檔案管理信息化工作

首先，建立疾控中心檔案信息管理系統，應以疾控中心實際需要為出發點，并以適合疾控中心的檔案管理系統為基礎。過去，疾控檔案管理系統操作煩瑣，一般日常查證和檢索需要翻閱大量文件，導致工作效率低下。隨著計算機、網絡技術的出現和廣泛應用，疾控檔案信息管理可以利用智能信息技術，通過掃描紙質檔案轉化為電子檔案形式，構建一個現代化的醫療檔案管理體系。檔案管理人員在查詢、核對、修改、添加和刪除時，可以通過電子文件及時處理相關信息，既大幅降低了工作難度，又提高了管理效率和質量。這種現代疾控檔案信息管理模式，使傳統的重復勞動和手工勞動在檔案信息的收集和匯總中得以轉化，借助現代計算機和網絡完成復雜的任務，更好地滿足疾控中心檔案信息高質量管理的現代要求。

如今，檔案管理形式在不斷更新，疾控中心要適應時代的變化，通過不斷改進現代管理手段，實現高效運行。首先，疾控中心可以建立一個基礎數據庫，該數據庫必須確保信息的真實性，一旦發現檔案與原始材料不一致，必須仔細審查；其次，在紙質檔案向電子檔案轉變的過程中，必須確保檔案信息的準確性和完整性；最后，疾控檔案的內容必須完整、詳細和準確。以此為前提，創新疾控檔案管理，建立便捷的比較、分析、統計、搜索等工具。在開發過程中，既要保證系統具有相對良好的人機交互界面，也要保證用戶信息能夠快速導入和導出。此外，還應加強與相關疾控中心單位的信息交流與合作，以實現檔案資源可以面向整個社會。同時，要盡可能消除資源共享帶來的安全風險，嚴格實施內外網分離，定期備份數據，增強相關人員的信息安全意識和網絡安全意識。

首先，疾控中心對檔案管理工作展開了整體的統籌規劃，加強檔案管理信息化建設，以更加開闊的眼界和思維開展檔案管理工作，不再將疾控檔案管理工作完全閉塞于辦公室當中，加強與外界的聯系，能夠與現實世界對接；其次，要加強檔案管理工作的創新性，圍繞群眾對疾控中心檔案信息的需求以及基礎內容建設中存在的問題等，合理規劃后續管理工作的內容，加大對現代信息技術的適用范圍，利用計算機開展檔案信息存檔。疾控中心檔案文件很多是歷時較久的紙質材料，可供保存的時間較短，需要相關工作人員能夠利用專門的文檔存錄軟件將這些檔案信息保存到云端。借助計算機開展檔案保存，不僅能夠延長對檔案的保留時間，而且在查找檔案時也會更加方便，能夠通過各種方式快速瀏覽并找到需要的文件。

三、結語

檔案管理工作是疾控中心全面深化改革中關鍵的一環，應該加強對檔案管理新模式構建的重視。疾控中心檔案管理人員應對當前檔案管理工作中存在的問題展開深入分析，合理規劃后續管理工作，并不斷嘗試信息化和科學化的管理方式，專注提升相關工作人員的專業素養，肩負起新時代對疾控檔案管理工作提出的要求與責任，不斷推動疾控中心檔案管理工作高水平開展。

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（作者單位：菏澤市牡丹區疾病預防控制中心）

作者簡介：寇璐莎（1984—），女，漢族，山東菏澤人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。