淺議疾控機構人事檔案管理機制的有效構建

摘 要：人事檔案是了解員工經歷、績效、獎懲情況等重要信息的基本來源，對于人才隊伍建設至關重要。然而，現有的疾控機構人事檔案管理存在問題，如重視不夠、管理力量和設備設施不足以及科學化、信息化程度滯后。文章探討了有效構建疾控機構人事檔案管理機制的重要性、挑戰以及應對策略與方法，通過建立或完善人事檔案管理部門、制定科學合理的檔案管理流程、引入信息化技術支持、建設電子檔案管理系統和加強數據安全與備份措施，以有效推進檔案管理的制度化、規范化和科學化建設，推動疾病預防控制事業取得更加顯著的成績。

關鍵詞：疾控機構；人事檔案管理；重要性；電子檔案數據安全

疾控機構人事檔案管理是疾病預防控制與公共衛生領域中不可忽視的重要環節。隨著疾病形勢和公共衛生挑戰日益復雜，疾控機構的工作任務和責任日益增加，對于擁有高素質、專業能力強的員工隊伍需求也日益迫切。在這樣的背景下，疾控機構人事檔案的科學管理成為提高機構效率、優化人才配置的關鍵。然而，目前在一些疾控機構中，人事檔案管理存在著諸多問題。比如，檔案建立和整理不規范、信息更新滯后，造成員工績效評估和職業晉升的不公平現象。同時，一些機構對人事檔案的重視程度不夠，缺乏科學化、信息化的管理手段，導致人才管理效率不高。因此，研究疾控機構人事檔案管理的有效構建，對于提高機構的運行效率和人才隊伍建設至關重要。

一、疾控機構人事檔案管理的重要性和必要性

1.確保人才選拔與配置的科學性和公正性

疾控機構人事檔案管理的重要性在于確保人才選拔與配置的科學性和公正性。通過對員工的檔案全面、客觀、準確地記錄和整理，疾控機構能夠了解每位員工的學歷、培訓經歷、工作履歷以及職業技能等綜合信息，將成為選拔優秀人才、確定合適崗位的重要依據。有效的人事檔案管理可以避免主觀偏見和不公平對待，確保選拔和配置的科學性，為疾控機構人才隊伍的建設和發展奠定堅實基礎。

2.支持績效評估和職業發展規劃

疾控機構人事檔案管理對于員工績效評估和職業發展規劃具有重要的意義。通過對員工工作表現、獎懲記錄、培訓成果等信息的歸檔和記錄，可以客觀評估員工的工作能力和潛力，是員工提供晉升、職稱評定和薪酬調整等方面的依據，激勵員工積極進取，增強工作動力。同時，疾控機構可以制定個性化的職業發展規劃，為員工提供廣闊的發展空間，促進人才持續成長。

3.保障人才信息的可追溯性和持續性

疾控機構人事檔案管理的必要性在于保障人才信息的可追溯性和持續性。隨著員工流動和人事調整，疾控機構需要對員工的信息實行記錄和保留，以確保信息的長期保存和可查詢性，即使員工離開當前崗位或機構，其工作經歷和成就也能夠被保留下來，為日后的崗位調整或人才回流提供重要參考。同時，持續更新和管理人事檔案也能保障信息的準確性，為機構的決策提供可靠的數據支持。

4.支撐組織管理和知識傳承

疾控機構人事檔案管理對于支撐組織管理和知識傳承起到關鍵作用。在人事檔案中記錄員工的培訓經歷、學術研究成果、項目經驗等信息，有助于發現和培養優秀的領導者和專業人才。同時，人事檔案中也記錄著員工在工作中積累的寶貴經驗和知識，有助于知識的傳承和積累。通過健全的人事檔案管理機制，可以有效記錄并保留優秀員工的經驗與知識。當員工發生變動時，疾控機構可以依據檔案信息為新員工提供更加個性化的培訓和指導，促進人才隊伍的穩定與傳承。

二、現有人事檔案管理機制的問題與挑戰

1.重視不夠

在疾控機構中，人事檔案管理的重要性并未得到充分的認識和重視，形成了重視不夠的問題。由于缺乏對人事檔案管理價值的深刻理解，一些機構對于檔案管理工作往往持漠視態度，將其視為次要甚至多余的任務，導致相關人員對檔案建立、整理以及更新等環節缺乏足夠的關注和投入，使檔案信息的完整性和準確性受到影響。同時，檔案信息的維護和利用也未得到足夠的重視，造成檔案信息的滯后和浪費。重視不夠的問題使得人事檔案管理無法充分發揮其對人才隊伍建設和管理的支持作用，影響了疾控機構的整體效率和運行質量。

2.管理力量和設備設施配備不足

部分疾控機構在人事檔案管理方面面臨著管理力量和設備設施配備不足的問題。由于疾控機構通常面臨工作壓力和資源有限的情況，可能無法擁有專門的人事檔案管理部門或專職人員，致使檔案管理工作成為其他崗位工作的附加項，容易造成管理上的疏漏。此外，部分疾控機構可能缺乏必要的信息化設備設施和軟件支持，限制了檔案管理的效率和準確性。

3.科學化、信息化程度滯后

一些疾控機構在檔案管理方面存在科學化、信息化程度滯后的問題。傳統的手工管理方式導致檔案信息的整理、查閱以及歸檔等工作耗時費力，容易出現錯誤和遺漏。缺乏信息化技術的支持，可能導致檔案信息的存儲、備份和保密存在風險，且難以實現跨部門、跨地域的檔案共享和利用。同時，檔案管理也缺乏規范和標準，可能導致檔案的完整性和準確性不足，影響對員工綜合能力的評估和選拔。

三、有效構建疾控機構人事檔案管理機制的策略與方法

1.建立或者完善人事檔案管理部門

（1）部門職責和組織結構

建立完善人事檔案管理部門是有效構建疾控機構人事檔案管理機制的重要舉措。部門職責包括制定和完善檔案管理政策、流程和標準，確保檔案信息的準確性、完整性和安全性。此外，部門還負責制定檔案信息的采集、整理、歸檔和查閱程序的規范要求，以保證檔案的及時更新和有效利用。同時，部門應建立健全檔案信息的保密措施，確保檔案信息不被泄露和濫用。在組織結構方面，人事檔案管理部門應當根據機構規模和需要開展合理劃分和設立。通常情況下，可以設立專職或兼職的檔案管理崗位以及專門的檔案管理小組。部門負責人應具備相關的檔案管理背景和經驗，負責全面協調和監督檔案管理工作。檔案管理人員應具備相關專業知識和技能，負責具體的檔案采集、整理、歸檔和查閱工作。此外，為了確保人員的配合和順暢溝通，部門還應設立相應的管理層級和工作流程。通過建立健全人事檔案管理部門，疾控機構可以更加高效地管理和利用檔案信息，從而提高人才隊伍的選拔和配置效率。

（2）人員配備與培訓

人員配備與培訓是建立完善疾控機構人事檔案管理部門的重要環節。在人員配備方面，疾控機構應根據機構規模和檔案管理工作的復雜程度，招聘和聘用具備相關專業知識和經驗的檔案管理人員。這些人員應具備檔案管理的理論和實踐知識，熟悉檔案管理的各項操作流程和標準，還應具備信息化技術的應用能力，能夠高效地處理和維護檔案信息。對于已有的工作人員，應根據需要采取調整和培訓，確保他們具備勝任相關工作的能力。同時，為了提高檔案管理人員的專業水平，疾控機構應開展相關培訓和學習活動。培訓內容可以包括檔案管理的法律法規、操作流程、信息化技術應用等方面。通過培訓，可以幫助檔案管理人員深入了解檔案管理的重要性和要求，提高其工作的科學性和規范性，提升檔案管理水平。

2. 建立科學、合理的檔案管理流程

（1）人事檔案的建立與歸檔

人事檔案的建立與歸檔是疾控機構人事檔案管理的重要環節。在建立和歸檔人事檔案時，需要遵循一系列規范和流程，以確保檔案信息的準確性、完整性和安全性。人事檔案的建立是指在員工入職時開始記錄相關信息并不斷更新維護的過程。疾控機構應在員工入職時及時采集員工的基本信息、學歷、工作經歷以及培訓情況等重要資料，建立個人檔案。同時，還應定期更新檔案信息，包括獎懲記錄、晉升評定等，確保檔案信息的及時性和完整性；人事檔案的歸檔是指將建立好的檔案按照規定的標準和流程采取分類、整理以及存儲的過程。歸檔工作應按照一定的分類原則和文件編號系統實行，以便于檔案的查閱和管理。同時，還需要建立相應的檔案管理制度，規定檔案的保存期限和安全措施，確保檔案信息的安全性和保密性。為了確保人事檔案的建立與歸檔工作的科學性和規范性，疾控機構應制定相應的檔案管理制度和操作規程，明確各項工作的責任和流程。建立檔案管理部門和配備專業人員，可以加強對檔案建立和歸檔工作的監督和指導，提高工作效率和質量。

（2）檔案查閱與借閱

檔案查閱是指授權的人員按照規定程序，查看已建檔的員工檔案信息。機構內的相關管理人員或上級領導在需要了解員工的基本情況、工作表現或歷史記錄時，可以向人事檔案管理部門提出查閱申請，有助于全面了解員工的綜合素質和潛力，為選拔人才和定制培訓計劃提供有力支持。檔案借閱是指授權的人員按照規定程序，暫時借取員工檔案開展必要的工作，如人才選拔、評定晉升等。通常借閱檔案需要填寫相應的申請表，明確借閱目的、借閱期限等信息，還應確保檔案的安全和保密。為確保檔案查閱與借閱工作順利實行，疾控機構應制定相應的管理制度和流程，明確查閱與借閱的權限和程序。授權的人員需要接受相應的培訓，了解檔案查閱與借閱的規定和要求，確保工作的規范性和安全性。

（3） 檔案保密與安全管理

檔案保密與安全管理是疾控機構人事檔案管理中重要的方面。由于人事檔案中包含著員工的個人隱私和機構的敏感信息，必須采取一系列措施確保檔案信息的保密和安全。疾控機構應建立完善的檔案保密制度，明確檔案信息的訪問權限和使用范圍。只有經過授權的人員才能查閱和借閱檔案，并需要嚴格遵守保密協議。特別是涉及個人隱私或敏感信息的檔案，需要采取更加嚴格的保密措施，確保信息不被非授權人員獲取。同時，檔案管理部門還應加強檔案信息的物理安全管理。檔案室或存儲設備設施應設有安全門禁、監控設備等，防止未經授權人員進入。此外，檔案材料應妥善保管，防止遺失或損壞，建立備份措施以防止信息丟失。開展相關培訓也是檔案保密與安全管理的重要環節。培訓員工了解檔案保密的重要性和相應的操作規程，加強員工的保密意識和責任心，減少意外的信息被泄露情況。

3.引入信息技術支持

（1）電子檔案管理系統的建設與應用

在應用方面，電子檔案管理系統提供了更高效的檔案管理方式。檔案信息的數字化使得員工可以通過電腦或其他終端隨時查閱和處理檔案，節省了查閱時間和成本。而且，系統可以實現檔案信息的全文檢索，使得查找特定檔案變得更加快捷和準確。此外，系統還能對檔案信息實行備份和加密，提高了檔案信息的安全性和保密性。電子檔案管理系統的應用也促進了檔案信息的共享與交流，不同部門之間可以共享檔案信息，避免了信息孤島的情況。同時，系統可以實現跨地域的檔案傳遞，方便了異地員工的檔案管理和利用。

（2）數據安全與備份措施

數據安全與備份措施在電子檔案管理系統中是至關重要的，特別是涉及疾控機構的人事檔案信息。為了確保數據的安全性和可靠性，需要采取一系列措施來防止數據丟失、被泄露或被損壞。一是建立嚴格的數據訪問權限控制。只有經過授權的人員才能訪問特定的檔案信息，確保只有相關人員才能查閱、修改和處理檔案數據。不同級別的權限應根據員工的職責和需求來設置，實現數據的最小化訪問原則；二是加強數據傳輸和存儲的加密保護。在數據傳輸過程中，應采用安全的通信協議，如SSL加密等，防止數據在傳輸過程中被非法獲取。而在數據存儲方面，采用加密技術對數據實行加密存儲，確保即使數據被盜取，也無法解讀其內容；三是定期采取數據備份和災備機制。建立定期的數據備份機制，將檔案數據備份到不同的存儲設備或位置，以防止數據丟失。同時，應建立災備方案，確保在意外情況下能夠及時恢復數據和系統功能。

四、未來展望

1.信息化與智能化的深入應用

隨著科技的不斷進步，信息化和智能化技術在疾控機構人事檔案管理中將得到更廣泛的應用。電子檔案管理系統將更加智能化，通過人工智能技術實現檔案信息的自動化整理和歸類，提高檔案管理的效率和準確性。隨著區塊鏈技術的成熟應用，檔案信息的安全性和可信度也將得到進一步增強，確保檔案數據不被篡改或偽造。此外，虛擬現實技術有望為檔案查閱和借閱帶來更加沉浸式的體驗。

2.跨機構、跨地區檔案信息共享

未來，隨著跨機構合作和跨地區協同發展的加強，疾控機構之間的檔案信息共享將成為重要的發展方向。建立跨機構、跨地區的檔案信息共享平臺，將有助于消除信息壁壘，提高檔案信息的利用效率和水平。通過共享檔案信息，不僅能夠更好地了解人才隊伍的結構和分布情況，還能夠發現人才隊伍的潛在需求和問題，為合理配置和優化人才資源提供決策依據。

3.數據驅動的人才隊伍建設

未來，疾控機構的人才隊伍建設將更加注重數據的應用和驅動。通過對檔案信息的深度挖掘和分析，可以發現人才的潛力和優勢，預測人才的發展趨勢和需求，為人才選拔、培養和激勵提供科學依據。數據驅動的人才隊伍建設將使人才管理更加科學化和精準化，提高人才隊伍的整體素質和水平。

五、結論

加強疾控機構的人事檔案管理對于人才隊伍建設和疾病預防控制工作具有深遠意義。通過建立完善專門的檔案管理部門，建立科學、合理的檔案管理流程，引入信息化技術支持，可以提高檔案管理工作的效率和準確性，也將有助于保障檔案信息的安全性。因此，應高度重視疾控機構人事檔案管理工作，將其納入單位干部隊伍建設的重要議事日程，推進疾控中心人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。隨著科技的不斷發展和信息技術的廣泛應用，疾控機構的人事檔案管理將繼續向著智能化、數據化、共享化的方向發展。展望未來，加強檔案管理工作，將為疾控機構的發展和人才隊伍建設帶來更大的成效和推動力。

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（作者單位：濱州市疾病預防控制中心 ）

作者簡介：高春暉（1985—），女，漢族，河北黃驊人，本科，館員，研究方向：檔案方向。