數字化轉型視域下文書檔案數字化的有效管理策略探究

摘 要：社會在不斷發展，計算機、互聯網和大數據的應用逐漸廣泛，得到了本質的提升和飛躍，各類數據和信息的管理技術和手段也越發完善。文章基于本單位文書檔案管理工作經驗和現狀，分析數字化管理的意義，并通過當前的現狀總結其中存在的管理困境，提出相應的數字化管理策略，旨在促進文書檔案管理工作能力和質量的提升。

關鍵詞：數字化；文書檔案管理；單位建設

“十三五”期間，國家檔案局表示，對于文書檔案管理工作應使用數字化管理方法，并開始試點建設，在“十四五”時將其正式納入檔案發展的整體規劃中，文書檔案管理的數字化建設已經提上日程。文書檔案管理主要指的是對單位相關文件的收集、整理、歸類、存儲和利用等，在當前數字化、信息化建設大力發展和推行的背景下，實現文書檔案的數字化管理，有利于資料數據的儲存和查閱，對文書檔案管理工作起到積極作用。通過數字化管理方式，能夠實現一站式文書檔案的整理和存儲，為使用者提供服務和管理的共享平臺，提高了文件存儲和使用的效率。

一、文書檔案實施數字化管理的意義

1.保證檔案安全

經過數字化管理，極大程度地提高了文書檔案管理的安全性和完整性，數字化文件可以多人共享，減少了原件的使用頻率，降低了使用過程中存在的風險，對于原件的保護有一定作用。通過電子化、數字化的管理，避免了自然因素、人為因素對文書檔案造成的受潮、丟失、損壞等影響，進而提升了管理的效率，保證了檔案調閱、歸檔工作的安全性。并且，數字化管理一般會備份文書檔案，即使某一臺或者部分設備發生故障，也能夠保證文件使用，有效降低了文件使用風險。單位在管理過程中一般會對文書檔案設置身份安全驗證或者訪問權限，也大幅降低了盜用的現象，提高了檔案管理的安全性。

2.方便文件查詢

使用數字化技術管理，通過服務器能夠形成一個相對系統的管理體系，提高了文件的保存、查詢和修改等工作效率，方便使用。另外，各單位和行業之間逐漸加強合作和交流，很多工作需要共享文書檔案，傳統的紙質檔案只能通過郵寄或者拍照的方式共享，可能會受到傳遞時間或者外界因素的影響，增加使用風險，無法保證文書檔案完整、安全、及時傳遞給對方。而數字化檔案管理打破了空間和時間的限制，通過數字技術，在不同時間和地區實現了資料的實時查閱和共享，加深了不同單位之間的協作，促進了單位工作順利開展。

3.提高管理效率

數字化管理可以將文書檔案刻錄、掃描并形成電子檔文件，或者部分單位已經將文書檔案的管理和辦公系統對接，可以直接在平臺上形成電子文檔，通過專業的數據服務器和技術實現文書管理工作的數字化。這樣的管理流程可以使工作人員在文書檔案歸檔和整理時一步到位，整理和編輯同時開展，有效提高管理工作效率。并且，從文書檔案的使用者方面而言，通過數字化管理，使資料的查閱效率得到有效提升，查閱流程更加便捷。文書檔案管理人員使用數字化系統歸檔檔案信息，并設置自動檢索系統，為使用者提供查詢和使用服務。不僅在文書檔案管理效率上有了一定提高，還有效減少和避免了紙質文件的丟失和損壞，提高了文書檔案收集和保存的效率，能夠充分發揮其保存和使用價值。

二、文書檔案數字化管理面臨的難點

1.安全性不足

在以往的文書檔案管理中，主要使用的是紙質檔案，紙質檔案容易受到保存環境的影響，濕度和溫度不合適可能造成檔案的損壞，并且，如果使用頻率較高，檔案也可能發生褪色、紙張破損、丟失等風險，需要大量的人力和財力來管理。文書檔案數字化管理雖然能夠提高安全性，但是還存在一定不足，該工作具有較強的系統性，基于傳統管理方式存在的安全性問題，要解決其中存在的風險才能保證安全性的提高。例如，文書檔案數據存在一定被篡改的風險，而數字化管理需要完善系統的管理結果，保證管理的保密性和安全性。但是，在部分單位，文書檔案管理數據庫并沒有開展完善的頂層設計，缺乏針對單位實際情況設計的特色數據庫，造成文書檔案管理建設科學性不足的問題，限制了文書檔案數字化管理技術的應用。經過對不同單位的文書檔案管理工作了解發現，在基層單位，還缺少數字化建設的技術規范和標準，無法按照標準的程序落實數字化管理，從而導致了一些安全風險的發生。

2.整理保存工作欠缺

目前，各單位在日常運營和管理中，文書檔案的數量大量增加，不同文書檔案之間還存在著一定的聯系，給其查詢管理增加了難度。尤其是部門管理嚴格和規模較大的事業、機關單位，其文書檔案數量較大，在收集、歸檔和分類等工作中具有較大難度，整理保存的效率較低，且專業性不足。有部分單位依然使用傳統的管理方式，忽視現代技術的發展，對數字化管理建設的重視程度不足，自然不能制定完善的管理計劃，在資金和設備等方面都缺少支持，專業化和工作效率不足的問題凸顯。一方面，數字化管理的相關工作缺少一定的執行和管理標準，導致管理水平較低，較難達到文書檔案便捷管理和資源共享的要求；另一方面，數字化整理和保存的進程較慢，其數字化建設重點集中在當前的檔案管理上，對老舊檔案的數字化建設并不重視，存在一定的工作滯后性，對于完整數據庫的建立造成影響。還有部分資料并未獲得第三方的支持，因此，無法通過專業的數字化技術實現文書檔案管理效率的提升。

3.缺乏先進的管理手段

文書檔案管理工作系統、復雜、工作量大，且內在聯系較多，一旦出現任何微小的失誤或者差錯都可能對后續的查詢、修改和使用造成影響，因此，應該展開更完善和先進的管理。數字化技術的應用主要目的在于提高其管理效率，促進數據資料得到廣泛應用和共享，但由于部分單位的資金不足以及對數字化建設的忽視，缺少先進的管理手段，在實際工作中更愿意使用紙質文件。具體而言，很多單位的文書檔案管理工作一體化工作平臺建設滯后，未能建立合理的協作分工制度，較難實現檔案的數字化管理。例如，有些單位的辦公系統并未和檔案中心連接，阻礙了數字檔案的收集，操作平臺限制了紙質文件轉化為數字文件的進程，浪費了大量的資源。而且，共享系統的建設不足，使其使用價值并未得到充分發揮，很多管理人員缺乏數字化管理工作的熱情，數字化建設還局限于實驗和理論階段，無法發揮其真正的作用。

4.管理人員綜合素質較低

數字化管理對管理人員的綜合素質要求較高，不僅要求擁有根本的數字信息管理意識，還要求能夠掌握數字化管理的方法和技術，提升數字化管理思維和創新意識。但是，調研了解到部分單位的文書檔案管理人員存在專業程度不足的問題，缺少必要的先進管理技能，并未掌握將紙質文件轉化成電子數據的技術和修訂方法。很多單位的文書檔案管理人員是普通職員擔任，專職的檔案管理專業人員較少，降低了數字化管理進程的實現。而由于專業人員的欠缺和管理人員綜合素質較低，導致單位的管理制度和培訓機制等不完善，不能有效地普及和開展文書檔案數字化管理。而管理人員對傳統的管理模式比較熟悉，數字化技術在實際管理工作中比較被動，未能發揮其應用的價值，各單位應該關注檔案管理人員的情況，加強人才培養和引進。

三、文書檔案數字化管理策略

1.提高安全保障措施

文書檔案的安全性是管理工作的首要原則之一，為了提高管理的安全性，管理單位應提高安全保障措施，建立專業的管理團隊，對內網文書檔案管理工作實現全方位的覆蓋，完善管理平臺的技術規范，保證文書檔案數據的存儲和使用安全。首先，單位應依法依規開展檔案管理，開展系統的管理工作，科學梳理已經形成的制度和管理體系，完善頂層設計，全面和宏觀地規劃和設計管理系統，完善管理制度體系。根據《檔案法》中的相關規定，加強檔案管理工作數字化建設，提高信息安全保障措施；其次，根據文書檔案管理的目的和原則，出臺科學的管理和監督制度，完善監管機制，使文書檔案管理能夠實現實質性發展，保證數據信息的存儲、管理和使用安全，審核各部門和單位的信息使用是否符合單位規定和工作需求，全過程監管檔案數據的收集、整理和查詢，避免信息被泄露事件的發生；最后，應嚴格制定文書檔案的共享范圍，根據工作需求，對不同項目組、部門和單位實行必要開放，合理設置使用權限，在滿足工作需求的基礎上擴大信息共享范圍。另外，信息共享時，應設置訪問權限、秘密認證等措施，保證信息使用的安全。

2.完善文件存儲制度

文書檔案數字化管理已經成為機關、事業單位的必然發展趨勢，但在整理保存工作中還存在一定困難。對此，應該根據單位的實際發展情況制定完善的整理和保存制度。第一，單位可以根據發展規劃有計劃、科學地建立文書檔案管理數據庫，并完善檔案目錄數據庫和全文檢索數據庫，通過必要的科學手段，提升不同數據庫之間的兼容性，實現文件存儲和利用效率的提升。可以使用對應的軟件，建立不同的數據庫，完善數據使用制度，提高便捷性。例如，在全文數據庫的建設中，使用數字化軟件實現著錄格式的統一，將文書檔案完整地儲存在相應的系統中，并通過結構化處理手段實施管理；第二，要加強部門和單位之間的配合，做好對接工作，如在本單位各項目組的工作中，日常會形成大量的文書檔案，想要實現數字化管理，要保證不同部門之間的配合和協調，尤其是對保密性和安全性要求較高的文件，更應格外注意。管理人員在工作過程中要指導相關人員做好檔案的移交工作，保證資料存儲和使用的完整性，避免因人為、環境因素等出現丟失或遺漏。在此過程中，要建立借閱、查閱等使用制度，對于涉密、不公開的資料要實施嚴格的管理對策，不能隨意查閱，避免資料被泄露。

3.引進先進的技術和設備設施

數字化管理離不開先進的設備設施和技術，為了學習和普及先進的管理技術，單位應提高對技術和設備設施的資金投入，提高數字化管理水平，在復雜的文書檔案管理工作中，更好地滿足單位需求。在大數據、數字化管理背景下，只有引進和使用更前沿的技術、設備設施，才能滿足單位檔案管理的現實需求。首先，單位可以成立專門的數字化管理部門或者辦公室，整合當前的管理技術和資源，保證檔案管理部門的職能科學、合理，并明確責任分工，根據文書檔案管理的實際需求，為其配置專業的管理人員和設備設施；其次，想要實現數字化管理，需要建立和完善檔案室的監控和管理系統，加大資金投入力度，保證掃描儀、打印機等檔案管理設備設施能夠滿足當前的工作需求；再次，要提高對網絡建設的重視，建立完善、專業的文書檔案管理平臺，實現專職管理人員的可視化系統操作，提高文件資料管理的準確性和實時性，充分發揮數字化系統的共享和傳遞機制，提高管理效率；最后，應獲取管理部門和專業機構的支持，可以和第三方機構積極溝通，通過采購、招標等方式補充基礎設備設施，提高檔案管理效率和質量。

4.加大人才培養力度

人才是管理工作的執行者和根本影響因素，數字化管理需要專業的技術人員和管理人員，單位應加大相關人員的培養力度，提高專業技術水平，建立一支綜合素質過硬的檔案管理隊伍。首先，單位應從當前的發展現狀和管理人員水平出發，制訂和完善培養及招聘計劃，可以通過人才交流、招聘等多種方式引進專業人才，在招聘時提高招聘標準，做到嚴格選拔，對其從業資格、職業素養、創新能力等展開綜合評估；其次，單位要優化管理人才的培養，通過定期培訓、交流互動、自主學習和規模化授課等多元化培訓方式完善人才培養路徑，通過資格評估、內部活動、課題研究等方法提升專業性；最后，建立科學的管理團隊，根據檔案管理工作匹配工作人員，明確工作職責，發揮工作人員的管理和輔助功能，積極配置管理資源，組建專業素質和創新能力均較高的隊伍，整合管理資源，推動檔案數字化管理工作順利開展。

四、結語

綜上，數字化技術在文書檔案管理工作的應用，能夠提高文件存儲和利用的效率和便捷性。相關單位和工作人員應強化數字化管理和創新意識，在工作中積極開展數字化管理，提高先進技術的使用，減少和避免傳統檔案管理中存在的風險，加快數字化建設進程。

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（作者單位：云南省公路科學技術研究院）

作者簡介：崔榮星（1987—），女，漢族，河北邢臺人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。