新形勢下信息技術在事業單位檔案管理中的應用探索

摘 要：隨著社會的發展和科技的進步，信息技術在事業單位檔案管理中的應用逐漸成為關注的焦點。文章通過對事業單位檔案管理現狀的分析，深入探討了傳統檔案管理模式存在的問題，并詳細闡述了信息技術在事業單位檔案管理中的作用。重點介紹了電子化檔案管理系統、云存儲與備份以及移動化檔案管理等應用方式，并提出了輔助策略與措施，為事業單位檔案管理信息化建設提供了理論支持和實踐指導。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化技術；云存儲；移動化

引言

傳統的檔案管理模式在紙質檔案管理方面存在著信息檢索效率低、易損壞丟失等問題，給事業單位的日常運行和管理帶來了一系列挑戰。隨著信息技術的飛速發展，電子化、云存儲和移動化等新興技術逐漸成熟，為事業單位檔案管理提供了全新的解決方案。通過引入現代化信息技術，事業單位檔案管理有望擺脫傳統模式的束縛，提高管理效率、加強信息安全以及實現檔案共享與協同工作，從而更好地適應社會發展的需要。

一、事業單位檔案管理的現狀

1.事業單位檔案管理的特點

事業單位檔案管理具有其獨特的特點，這些特點直接影響著檔案管理工作的開展和效果。事業單位檔案管理面臨多領域、多層級的復雜性。由于事業單位通常涉及多個部門和業務領域，其檔案信息涵蓋了各種類型的文件和數據，包括財務、人事等方面的檔案，多樣性使得檔案管理工作需要處理不同性質和用途的文件，要求管理系統具備高度的靈活性和綜合性。事業單位檔案管理注重隱私性和安全性。事業單位往往會處理敏感性極高的信息，對檔案信息的安全性要求極高，要求檔案管理系統具備高效的權限控制和安全機制。另外，事業單位檔案管理具備長期性和延續性。一些檔案數據需要長期保存，可能會伴隨機構的運行而持續積累，要求檔案管理系統能夠有效應對大容量、長周期的檔案信息管理，確保信息的完整性和可追溯性。總體而言，事業單位檔案管理的特點在于其復雜性、隱私性和長期性，對檔案管理系統的設計和應用提出了更高層次的要求。

2.傳統檔案管理模式存在的問題

傳統的檔案管理模式在新時代面臨著一系列問題，這些問題直接影響著事業單位檔案管理的效率和質量。傳統的文件存儲方式通常采用紙質檔案，難以適應大量信息和多領域的管理需求。紙質檔案占用大量空間，不便于檢索和利用，限制了檔案信息的高效管理，而且紙質檔案管理容易受到自然災害、火災等意外事件的影響，檔案信息的安全性難以得到有效保障。與此同時，傳統的手工管理方式效率較低，文件檢索和整理需要耗費大量時間和人力，與當今追求高效率的管理理念存在矛盾。此外，由于一些工作人員年齡偏大，缺乏先進的檔案管理觀念以及先進的信息化管理手段，導致檔案管理的局限性，無法充分利用現代信息技術帶來的便利和高效性。

二、信息技術在事業單位檔案管理中的作用

1.提高管理效率與工作質量

信息技術在事業單位檔案管理中的首要作用之一是顯著提高管理效率和工作質量。通過引入先進的電子化檔案管理系統，事業單位能夠更加高效地組織、存儲和檢索檔案信息。不僅消除了傳統紙質檔案管理中煩瑣的手工操作，還大大減少了人力成本。電子化檔案管理系統具有便捷的檢索功能，使檔案管理人員能夠在短時間內獲取所需信息，從而加速了決策過程和工作執行效率。此外，系統的自動化功能還有助于減少人為錯誤，提高了工作的精確性和質量。

2.強化檔案信息安全保護

在新形勢下，信息安全成為事業單位檔案管理亟須解決的問題。信息技術通過引入多層次的安全措施，強化了檔案信息的安全保護。電子化檔案管理系統具備訪問權限控制、加密傳輸等功能，有效防范了非法獲取和篡改檔案信息的風險。同時，云存儲技術的應用為檔案信息提供了安全可靠的備份手段，防范了因災害或人為因素導致的信息丟失風險。通過信息技術，事業單位能夠建立起完善的信息安全體系，確保檔案信息的機密性和完整性。

3.實現檔案共享與協同工作

信息技術為事業單位檔案管理帶來了檔案共享與協同工作的新模式。通過建立云存儲系統，不同部門間的檔案信息能夠實現快速、便捷的共享，避免了傳統紙質檔案需要通過復制或傳遞的煩瑣流程。同時，電子化檔案管理系統支持多用戶同時協同操作，促進了跨部門之間的信息交流與合作。這種協同工作模式有效提高了各部門之間的協同效率，有助于更加快速、靈活地應對各類工作挑戰。信息技術在事業單位檔案管理中的作用不僅在于提高管理效率和工作質量，還表現在強化檔案信息安全保護和實現檔案共享與協同工作方面。這些優勢為事業單位提供了更為先進和可持續的檔案管理手段，有助于適應新形勢下復雜多變的工作環境。

三、信息技術在事業單位檔案管理中的應用

1.落實檔案管理制度

（1）加強對相關人員培訓的重視，樹立正確的檔案管理觀念

為了更好地應用信息技術，事業單位需要根據《檔案法》的相關規定，制定健全的檔案管理制度。同時，加強對相關人員的培訓，以確保他們具備正確的檔案管理觀念和必要的專業技能。培訓不僅僅是為了傳授知識，更是為了培養正確的工作態度和管理意識。培訓的目標是讓每位工作人員能夠在信息化背景下勝任日常工作，提高整體檔案管理水平。

（2）將應用現代信息技術納入制度，規范檔案管理人員的工作

檔案管理制度應當及時跟進信息技術的發展，將現代信息技術的應用納入規范之中，為檔案管理人員提供明確的工作指引。制度內容應涵蓋檔案數字化轉型、數據庫管理與檢索等方面的要求，以確保信息技術在檔案管理中的有效應用。通過制度的形式，可以規范信息技術的使用流程、數據管理規范和信息安全要求。制度應當明確不同層級檔案管理人員的責任和權限，確保信息技術在檔案管理中的合理運用。同時，制度也應強調信息技術的可持續性，要求檔案管理人員不斷學習和更新信息技術知識，以適應科技的不斷進步。只有通過健全的檔案管理制度，事業單位才能更好地推動信息技術在檔案管理中的深入應用。

2.電子化檔案管理系統

（1）檔案數字化轉型

在新形勢下，事業單位檔案管理亟須通過信息技術革新，其中，檔案數字化轉型是一項關鍵舉措。通過采用電子化檔案管理系統，事業單位能夠將傳統的紙質檔案數字化，實現信息的電子存儲和管理。這一轉型不僅有助于解決傳統紙質檔案管理模式存在的空間浪費、檢索效率低等問題，更為重要的是提高了信息的可持續性和安全性。檔案數字化不僅簡化了存儲流程，還為事業單位提供了更靈活、高效的檔案管理手段，使得檔案信息可以更迅速、準確地被獲取和利用。電子化檔案管理系統的實施帶來了信息處理的全新思路。數字化的檔案可以開展更精細的分類和標記，使得事業單位能夠更加靈活地根據需求開展信息檢索。同時，數字檔案的備份與恢復變得更加簡便，有效應對信息丟失或損壞的風險。這種數字化轉型，不僅為事業單位提供了更為安全、高效的信息管理手段，也為其在信息化時代更好地適應多變環境奠定了堅實基礎。

（2）數據庫管理與檢索

電子化檔案管理系統的數據庫管理是實現高效檔案管理的核心。通過建立結構化的檔案數據庫，事業單位能夠更系統地組織檔案信息，建立清晰的分類和標簽，有力解決了傳統檔案管理中信息分散、難以查找的問題。數據庫管理不僅提高了信息的整合性和一致性，還支持多種檢索方式，包括關鍵詞檢索、時間范圍檢索等，極大地提高了檔案信息的檢索效率。數據庫管理系統的建立，為事業單位提供了便捷的檔案查詢工具，節省了時間和人力成本，使得管理人員能夠更專注于核心業務。通過數字化轉型和數據庫管理與檢索的雙管齊下，電子化檔案管理系統為事業單位檔案管理帶來了實實在在的效益。這一應用不僅提升了工作效率，也為信息安全、共享與協同工作奠定了堅實基礎，符合新形勢下事業單位檔案管理的要求，助力其更好地適應信息化時代的挑戰。

3.云存儲與備份

（1）安全性與可靠性的提升

云存儲和備份作為信息技術在事業單位檔案管理中的關鍵應用，為檔案信息的安全性與可靠性提供了全新的保障機制。事業單位通過將檔案數據存儲于云平臺，不僅實現了信息的集中管理，更有效規避了傳統的本地存儲方式可能面臨的風險，如自然災害、硬件故障等。云存儲平臺通常具備高級的數據加密和權限控制機制，有效保障了檔案信息的保密性，防范了未經授權的訪問。與傳統備份方式相比，云備份的實施極大地提升了數據的可靠性。自動化的備份機制保障了檔案信息的定期備份，避免了人為疏忽導致的數據丟失。即便在意外情況下，云備份系統也能夠提供迅速的數據還原，確保了檔案信息的持續可用性。這種安全性與可靠性的提升，為事業單位檔案管理帶來了更高的數據保護水平，有力地維護了信息資產的完整性。

（2）實現檔案的共享與遠程訪問

云存儲不僅提升了安全性與可靠性，也為事業單位檔案管理的協同與共享帶來了前所未有的便利。通過云平臺，不同部門、地點的工作人員能夠實現實時的檔案共享與協同工作。這種共享機制打破了傳統檔案管理中信息壁壘的限制，促進了跨部門、跨地域之間的信息流通。特別是在遠程辦公的背景下，云存儲為工作人員提供了隨時隨地訪問檔案信息的便利，大幅提高了工作的靈活性和效率。通過實現檔案的共享與遠程訪問，云存儲為事業單位打破了地域和時間的限制，促使檔案信息能夠更廣泛地應用于組織的各個方面。這一應用不僅提高了工作的協同性，也為事業單位在信息時代更好地應對多樣化工作模式和業務需求提供了有力支持。

4.移動化檔案管理

（1）移動終端設備設施的應用

在信息技術的推動下，移動化檔案管理成為事業單位提高工作靈活性和效率的關鍵組成部分。通過充分利用移動終端設備設施，事業單位檔案管理得以拓展至更廣泛的工作場景。移動終端設備設施，如智能手機和平板電腦，為工作人員提供了隨時隨地訪問檔案信息的便利，使檔案管理擺脫了傳統辦公場所的限制。移動終端設備設施的應用不僅是對檔案信息的簡單展示，還通過專業的應用軟件，實現了對檔案的實時管理和處理。工作人員可以通過移動設備設施方便地查詢、更新和編輯檔案信息，提高了工作的實時性和響應速度。這種靈活性不僅適應了事業單位工作的多樣性，還推動了檔案管理從被動服務到主動參與業務決策的轉變。

（2）實時數據更新與采集

移動化檔案管理通過實時數據更新與采集，進一步強化了事業單位檔案信息的準確性和完整性。傳統檔案管理常常受限于固定的檔案管理點，更新和采集信息需要花費較多時間。而通過移動終端設備設施，工作人員能夠實時記錄和更新檔案信息，確保信息的及時性和準確性。實時數據更新與采集也為檔案管理提供了更多的數據來源。通過移動設備設施采集到的實時數據，事業單位能夠更好地了解檔案使用情況、管理效果等信息，為更科學的決策提供支持。這種數據的及時性和全面性，有助于事業單位更好地適應外部環境的變化，提高檔案管理的前瞻性和智能化水平。

四、輔助策略與措施

1.定期更新信息技術和設備設施

定期更新信息技術和設備設施是確保信息技術在事業單位檔案管理中持續發揮作用的重要保障。隨著科技的飛速發展，信息技術和設備設施的更新換代速度較快，因此，事業單位應該制訂科學、合理的更新計劃，不僅包括硬件設備設施的更新，還包括軟件系統的升級和優化。通過定期更新，事業單位能夠獲得更先進、更高效的信息化工具，提高檔案管理的技術水平，更好地適應信息技術的發展趨勢。

2.加強人員培訓與引進專業人才

信息技術在檔案管理中的應用需要有專業、熟練的人才來保障其正常運行。因此，加強人員培訓與引進專業人才是事業單位檔案管理的關鍵一環。培訓應覆蓋從基礎的信息技術應用到檔案管理的專業知識，使工作人員能夠熟練掌握新的信息化工具和系統。同時，對于高層管理人員還需要培養對信息技術發展趨勢的洞察力，以更好地指導和決策檔案管理工作。引進專業人才則是為了彌補內部人員在某些專業領域的不足。專業人才具有更深入的專業知識和經驗，能夠為事業單位提供更有針對性的檔案管理解決方案。通過合理配置內外部人才資源，事業單位能夠更好地應對信息技術發展帶來的新挑戰，確保檔案管理的高效運行。

3.制定健全的信息安全政策

在信息技術廣泛應用的背景下，信息安全問題成為事業單位檔案管理不可忽視的方面。為此，制定健全的信息安全政策勢在必行，包括建立完善的信息安全管理體系、規范檔案信息的訪問權限和傳輸渠道、加強對系統漏洞和攻擊的防范等方面。一個健全的信息安全政策應該是全員參與、全面覆蓋的。通過培訓，使每位工作人員都具備基本的信息安全意識和技能。建立監測和應急響應機制，能夠及時發現并應對潛在的安全風險。只有在信息安全得到切實保障的前提下，事業單位檔案管理才能更加穩健、可靠地運行。

五、結語

新形勢下，信息技術在事業單位檔案管理中發揮著不可忽視的作用。通過落實檔案管理制度、引入電子化檔案管理系統、云存儲與備份和移動化檔案管理等信息技術手段，事業單位能夠提高管理效率、加強檔案信息安全保護，并實現檔案的共享與協同工作。為了確保信息技術的順利應用，采取了一系列輔助策略與措施，包括定期更新信息技術和設備設施、加強人員培訓與引進專業人才、制定健全的信息安全政策，將有助于提高事業單位檔案管理水平，使其更好地適應信息化時代的發展需求。

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（作者單位：黃河水利委員會黃河檔案館）

作者簡介：劉靜（1973—），女，漢族，河南虞城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。