數字科技在中職學校檔案管理中的應用探究

摘 要：數字技術在職業學校檔案管理中的應用面臨著基礎設備設施落后、信息共享有限和專業人才短缺等挑戰。要解決這些問題，需要采取升級硬件、培養信息共享文化、有針對性地培訓和協作平臺培養專業人才等戰略性措施，并通過投資基礎設備設施、加強合作及賦予員工相關專業知識，職業學校可以為高效、創新的檔案管理鋪平道路，確保教育環境與技術進步保持一致。

關鍵詞：數字科技；中職學校；檔案管理

在職業教育領域，數字技術與學校檔案管理的整合徹底改變了行政管理流程。數字化平臺簡化了記錄保存，實現了學生數據的高效存儲、檢索和分析。這些進步使曾經以紙質為中心的檔案管理系統實現了現代化，促進了對學生檔案的快速訪問，提高了準確性，并加強了利益相關者之間的溝通。數字化解決方案不僅優化了行政工作流程，還使職業院校能夠迅速適應不斷變化的教育需求，營造一個更加靈活、反應更快的學習環境。

一、數字科技在中職學校檔案管理中的應用概述

數字技術深刻改變了職業學校的檔案管理，從紙質檔案數字化到實施強大的數據庫系統和專業軟件等一系列應用。通過數字化技術，學生檔案和行政文件的存儲、組織和訪問變得更加便捷。此外，數據分析和云平臺的整合進一步加強了對這些信息的管理和利用，促進了知情決策過程。此外，采用數字檔案不僅能確保高效保存和記錄，還能支持教育者、管理者和學生之間的協作，在職業院校內形成一個更加互聯和精簡的教育生態系統。數字科技在中職學校檔案管理中的應用是一個重要的發展方向。隨著信息技術的迅速發展，數字科技已成為改善和優化檔案管理工作的重要工具。在中職學校檔案管理中，數字科技主要表現為數字化存儲、智能檢索、電子檔案系統的構建以及云存儲等方面。數字化存儲極大地提高了檔案資料的保存效率和安全性。傳統的紙質檔案容易受潮、損壞，而數字化檔案則可以長期保存，且易于復制和備份。通過掃描、錄入等方式，將紙質檔案轉換為電子格式，不僅節省了空間，還方便了檔案的管理和利用。智能檢索系統的應用使得檔案查詢更為快捷方便。在龐大的檔案數據庫中，利用關鍵詞搜索、分類瀏覽等功能，用戶可以迅速找到所需資料。這種智能化的檢索方式大大提高了工作效率，減少了人力資源的消耗。電子檔案系統的建立是數字科技在檔案管理中的重要應用。這一系統不僅包括檔案的數字化存儲和檢索，還包括檔案的整理、編目和歸檔等一系列工作流程。通過這樣的系統，可以實現檔案管理的標準化、規范化，提高管理的專業水平。云存儲技術的使用為檔案管理提供了新的解決方案。通過將檔案資料存儲在云端，不僅可以實現數據的遠程訪問和共享，還能提高數據的安全性。云存儲的靈活性和擴展性使得檔案管理更加高效和現代化。數字科技在中職學校檔案管理中的應用具有明顯的優勢，它不僅提高了工作效率，還提升了檔案管理的質量。隨著技術的不斷進步，未來數字科技在檔案管理領域的應用將更加廣泛和深入。

二、數字科技在中職學校檔案管理中應用面臨的問題

1.技術更新緩慢

由于職業學校的基礎設備設施陳舊，技術更新往往面臨障礙。與現代數字技術缺乏兼容性的舊系統、硬件和軟件阻礙了高效檔案管理解決方案的整合。這些過時的系統不支持簡化數據存儲、檢索和分析所需的升級或功能，學校不愿意或沒有能力投資新的基礎設備設施，會阻礙實施更靈活、更有效的數字檔案系統。此外，缺乏用于技術升級的資金也進一步加劇了這一挑戰，限制了學校跟上快速發展的技術步伐的能力。與此同時，教職員工或管理人員對管理模式創新的抵觸情緒也會嚴重阻礙技術更新，對新數字工具的憂慮或不熟悉往往導致其不愿采用更新的檔案管理系統。此外，讓相關人員熟悉新技術的培訓計劃不足也進一步加劇了這一問題。缺乏使用更新系統的全面培訓會造成巨大的障礙，導致對檔案管理的技術利用不足或實施不當。由于缺乏接受技術變革的準備，導致在職業學校檔案管理中采用數字化解決方案的步伐緩慢。除此之外，預算限制是職業學校檔案管理技術更新的一大挑戰。用于技術改進的資金分配與其他各種教育需求相競爭，有限的預算導致對加強檔案管理系統所需新技術的投資不足或推遲。因此，學校會優先考慮眼前的需求，而不是長期的技術進步，加上預算審批的周期性往往拉長了新技術的采購過程，導致數字檔案管理系統的更新或升級速度緩慢，進一步阻礙了技術的及時更新。

2.缺乏信息共享

缺乏信息共享往往會導致職業學校內部數據訪問的孤島化。不同部門或個人會將數據存儲在孤立的系統或格式中，從而在需要時難以獲取全面的信息。這種缺乏整合的情況導致效率低下，由于多個利益相關者保存著不同的檔案，造成數據重復和不一致。因此，工作人員在獲取全面的學生檔案時遇到困難，阻礙了知情決策和合作努力。由于無法共享相關信息，導致集體解決問題和制定戰略規劃的潛力受到抑制。此外，還阻礙了各部門之間的實時溝通，妨礙了關鍵信息的及時交流，缺乏一個有凝聚力的信息共享框架，降低了數字檔案管理在促進職業學校人員之間順暢交流的有效性。缺乏有效的信息共享會導致檔案信息檢索效率低下。當數據分散在不同的系統中或沒有以標準化方式訪問時，檢索特定檔案就會變得費時費力。教育工作者或管理人員會花費過多時間搜索相關信息，影響工作效率，延誤決策進程。數據存儲格式的不一致或索引的不充分也會妨礙數字檔案系統搜索功能的有效性，低效的信息檢索不僅妨礙了日常運作，也影響了為學生提供服務和支持的及時性。

3.學校不重視

學校在檔案管理中不優先考慮數字技術，相關資源分配有限，包括用于技術升級的預算撥款不足或提供的必要基礎設備設施和工具不足，限制了檔案管理工作中采用和實施強大的數字檔案管理系統建設，資源不足也阻礙了開發和維護數字檔案解決方案所需的現代軟件、硬件的購置以及專業人才引進。學校在檔案管理中不重視應用數字技術，培訓和宣傳計劃的缺乏或不足，導致教師、行政人員等缺乏有效利用數字檔案系統的必要技能。此外，缺乏強調數字技術在檔案管理中的好處和意義的宣傳計劃，會使人們普遍低估數字技術對提高效率、數據安全和可訪問性的潛在影響。缺乏持續的培訓和宣傳活動，會使技術在檔案管理中的潛在效益長期得不到開發。學校不愿意或抵制技術變革，阻力往往源于根深蒂固的文化規范、行政惰性或對未知的恐懼。當教育機構因抵制變革而固守傳統的紙質檔案系統時，就會阻礙采用更高效、更現代的數字解決方案的進程。學校要克服在檔案管理中采用數字技術的惰性，就必須克服文化障礙，培養重視創新和技術進步的文化。

4.缺乏硬件設備設施

職業學校檔案管理工作缺乏足夠的硬件基礎設備設施，其往往使用過時或較落后的硬件，如過時的計算機、有限的存儲設備或無法兼容現代數字檔案系統的設備設施。硬件的短缺或陳舊無法匹配數字檔案管理系統所必需的應用軟件的安裝和有效運行，導致檔案管理工作面臨處理速度緩慢、系統經常崩潰或存儲受限等問題，嚴重阻礙了有效存儲、訪問和管理數字檔案的工作開展。職業學校檔案管理工作缺乏網絡硬件，包括路由器、交換機或電纜不足，導致連接不暢和網絡擁塞，阻礙了檔案數據無縫傳輸，影響了數字檔案的及時檢索或上傳。除此之外，一些職業學校缺乏足夠數量的設備設施，如電腦、平板電腦、打印機、掃描儀或其他移動設備，無法提供給教師、管理人員和學生訪問數字檔案，阻礙了在日常工作中利用數字檔案的效率和效果。

5.缺乏專業人才

目前，職業學校在實施檔案管理數字技術方面的專業知識不足。教育機構缺乏具備數字檔案系統、軟件應用或數據庫管理專業技能和知識的人員。由于缺乏精通選擇、實施和維護數字檔案解決方案的人員，導致在設置和配置階段面臨挑戰。專業知識的匱乏阻礙了數字檔案系統的整合，也限制了學校充分利用先進技術實現高效檔案管理的能力。與此同時，職業學校數字檔案系統的技術支持和故障排除能力有限。職業學?？赡苋狈ń鉀Q系統問題、提供用戶支持以及排除數字檔案平臺技術故障的專職技術人員，這一缺陷造成在解決系統故障、軟件錯誤或用戶詢問方面的延誤，影響了數字檔案系統的使用效率和效果。由于缺乏能夠及時提供技術支持的專業人員，因此，影響了檔案管理數字技術的應用。此外，檔案管理工作落后也凸顯了職業學校專業人才的不足。職業學校往往不能提供全面的培訓計劃，使員工掌握利用數字檔案系統的必要技能，缺乏持續的技能發展機會、研討會或認證計劃，限制了員工適應不斷發展的技術和利用數字檔案平臺先進功能的能力。缺乏持續培訓造成了技能差距，阻礙了學校優化數字技術以實現高效檔案管理的能力。

三、數字技術在中職學校檔案管理中的應用對策

1.及時更新技術

定期升級可確保學校的技術基礎設施與當前的行業標準保持一致，促進先進檔案管理方案順利整合。與此同時，中職學?？梢灾朴喨娴呐嘤栍媱?。這些計劃應針對所有利益相關者，包括管理人員、教師和輔助人員，確保每個人都精通利用最新數字工具實施檔案管理。培訓計劃不僅要涵蓋技術方面，還要強調更新系統的好處和實際應用。通過開展持續教育和培訓班可以最大限度地減少檔案管理人員對變革的抵觸情緒，提高工作人員有效利用技術的熟練程度。除此之外，合理的預算分配在確保及時更新檔案管理技術方面發揮著關鍵作用。學校必須為技術更新劃撥專項資金，將其視為長期規劃的組成部分。制定合理的預算，既要滿足當前的業務需求，又要兼顧未來的技術升級，這一點至關重要。同時，與技術提供商建立伙伴關系，可以最大限度地發揮所分配資金的作用。通過在預算中優先考慮技術更新，職業學校可以跟上不斷發展的技術步伐，優化檔案管理系統。

2.加強信息共享

一般而言，職業學?？梢越⒅醒霐祿Υ鎺?。該數據庫應整合各種系統和數據庫，將學生檔案、行政管理信息等整合到統一的平臺上。通過集中檔案數據，職業學?？梢匀媪私鈱W生信息，使教師和管理者能夠高效獲取全面、最新的信息記錄。與此同時，職業學校可以部署協作平臺和通信工具，以提供共享工作空間、論壇和實時信息等功能，鼓勵合作和交流見解。此外，將這些平臺與中央存儲庫整合在一起，還能為簡化溝通和知識共享營造一個具有凝聚力的環境。職業學校可以實施檔案管理標準化和人員全面培訓計劃，為數據錄入、存儲和檢索制定明確的指導原則，確保各部門開展檔案管理的一致性。培訓計劃不僅應關注數字檔案系統的技術方面，還應強調有效共享信息的重要性。員工了解信息共享和正確使用協作工具的益處，促進他們轉變觀念，優先考慮在職業學校環境中實行透明、高效的數據交換。

3.加強學校的重視程度

中職院?？梢约訌婎A算分配和資源規劃。學校需要優先為技術升級提供資金，確保專門為數字檔案系統分配充足的資源。通過指定一部分預算用于技術更新，該款項不僅應包括硬件和軟件的購置，還應包括數字檔案管理專業人員的聘用或培訓，從而為技術進步奠定堅實的基礎。中職院?？梢詫嵤┤娴呐嘤柡托麄骰顒印W校應制訂科學的培訓計劃，讓教職員工了解數字檔案系統的好處、功能和正確使用方法，使其熟練掌握相關技術，充分體現數字檔案管理系統廣泛的優勢，如簡化工作流程、加強數據安全和提高可訪問性。同時，積極開展數字技術對檔案管理積極影響的宣傳活動，可以在職業學校中培養重視和積極應用先進技術的氛圍。學校領導、行政人員和部門負責人在倡導技術進步方面起著至關重要的作用，他們要積極促進將數字解決方案納入檔案管理實踐。通過闡明數字檔案系統的好處、設定明確的目標并以身作則，領導層可以推動重視創新和技術進步的轉變，創造一個鼓勵實驗、學習和適應新技術的工作環境。

4.改善硬件設備設施

硬件基礎設備設施的升級和擴展是提高職業學校檔案管理效率的基礎，職業院校需要投資現代化的硬件設備設施，如計算機、服務器、存儲設備和網絡設備。將過時的系統升級為處理能力更強、存儲容量更大、連接性更好的系統，可以大大提高數字檔案系統的性能和可靠性。擴大硬件基礎設施可以確保職業學校擁有先進的工具，以支持高效檔案管理所必需的軟件應用程序。與此同時，職業院校要積極利用信息技術、數字技術，改善網絡基礎設備設施和連通性至關重要，這就需要升級網絡硬件，提高帶寬容量，并實施強大的連接方案，如升級路由器、交換機和布線，減輕網絡擁塞，使數據傳輸更加順暢，對訪問和管理數字檔案至關重要。并且，提高網絡的可靠性和速度可確保順暢訪問存檔數據，使教師和管理人員能夠高效檢索信息。

5.培育專業人才

職業院?？梢詾闄n案工作人員實施量身定制的培訓計劃，應涵蓋一系列技能培訓，包括與檔案系統相關的數據庫管理、軟件使用、數據分析和網絡安全維護。通過定制培訓課程，滿足職業學校教職員工和管理人員的具體需求，使其獲得必要的專業知識，有效地利用數字檔案系統。培訓班可以側重相關軟件和工具的應用經驗分享，以提高熟練應用檔案管理數字化技術。職業院?？梢詾楣ぷ魅藛T提供專業發展和認證計劃，鼓勵員工追求與檔案管理技術相關的認證或參與專業發展計劃。通過激勵和支持員工獲得相關認證，職業學?？纱_保擁有一批具備行業認可資格的專業人才，以有效開展數字檔案管理。同時，職業院校可以創建培養協作和知識共享平臺，創建論壇、在線社區或協作空間，讓專業人員可以交流見解和經驗，從而加強持續學習。

四、結語

在職業學校檔案管理中采用數字技術有望帶來變革性的發展。通過培養專業人才、及時更新技術、加強信息共享、改善硬件設備設施，充分利用數字技術優化工作流程、提高數據的可訪問性，為師生提供一個更加靈活、反應更快的教育環境。

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（作者單位：福建省泉州華僑職業中專學校）

作者簡介：林小娟（1993—）女，漢族，福建泉州人，本科，助理館員，研究方向：檔案及其相關領域。