檔案管理中的信息安全問題及其解決方案探析

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案管理中的信息安全問題越來越受到重視。文章針對檔案管理中存在的信息安全問題展開深入分析，并提出了相應(yīng)的解決方案。首先，通過對檔案管理中信息泄露、篡改以及丟失等問題的研究，發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)；其次，介紹了目前常見檔案管理系統(tǒng)中的信息安全技術(shù)，包括訪問控制、加密保護、備份與恢復(fù)等；最后，針對不同類型的檔案管理系統(tǒng)提出了相應(yīng)的信息安全解決方案，以期促進信息安全問題得到更好的解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息安全；信息泄露

一、檔案管理中的信息安全問題分析

在檔案管理領(lǐng)域，信息安全問題的存在對組織和個人都帶來了嚴重的影響。

1.信息被泄露的影響

（1）內(nèi)部人員泄露。內(nèi)部人員泄露是指組織或組織內(nèi)部的員工或相關(guān)人員故意或不慎將敏感信息泄露給外部人員。這種情況可能導(dǎo)致機密信息被泄露，給組織造成巨大的經(jīng)濟損失和聲譽損害。

（2）外部攻擊導(dǎo)致的泄露。外部攻擊是指黑客利用各種手段入侵系統(tǒng)，獲取未經(jīng)授權(quán)的訪問權(quán)限并竊取檔案信息。這種情況下，檔案管理系統(tǒng)的安全性可能會受到嚴重破壞，導(dǎo)致機密信息被盜取，給組織和相關(guān)人員帶來重大損失。

（3）數(shù)據(jù)共享中的泄露。在檔案管理過程中，數(shù)據(jù)共享是必要的，但如果沒有正確的安全措施，可能導(dǎo)致敏感信息在共享過程中被泄露。在這種情況下，未經(jīng)授權(quán)的第三方可能獲取到組織的敏感信息，給組織帶來財務(wù)和聲譽上的損失。

2.信息被篡改的風(fēng)險

（1）篡改的特點。信息被篡改是指對檔案信息非法修改或偽造，以達到某種目的。在這種情況下，檔案信息的真實性和完整性受到嚴重威脅，可能導(dǎo)致檔案信息被惡意篡改，給組織和個人造成極大的困擾。

（2）篡改手段的研究。為了更好地應(yīng)對信息被篡改的風(fēng)險，需要對不同的篡改手段開展深入研究。從技術(shù)角度上，包括使用數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密等手段來保證檔案信息的安全性。同時，還需加強對檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和審計，及時發(fā)現(xiàn)并糾正任何篡改行為。

（3）篡改對檔案管理的影響。信息被篡改可能導(dǎo)致檔案管理的混亂和錯誤，給組織帶來不可估量的風(fēng)險。一旦檔案信息被篡改，可能會導(dǎo)致錯漏信息的產(chǎn)生，影響工作的正常開展，甚至引發(fā)法律糾紛。因此，積極應(yīng)對信息被篡改風(fēng)險，加強檔案管理的安全性至關(guān)重要。

3.信息丟失的原因

（1）硬件設(shè)備設(shè)施故障。硬件設(shè)備設(shè)施故障是導(dǎo)致信息丟失的主要原因之一。例如，在磁盤損壞、服務(wù)器崩潰等情況下，存儲在設(shè)備上的檔案數(shù)據(jù)可能無法恢復(fù)，造成信息永久丟失。

（2）意外刪除或格式化。意外刪除或格式化也是信息丟失的常見原因。如果在執(zhí)行操作時出現(xiàn)錯誤，可能會導(dǎo)致重要的檔案數(shù)據(jù)被誤刪或格式化，從而無法恢復(fù)。

（3）自然災(zāi)害和人為破壞。自然災(zāi)害，如火災(zāi)、洪水，以及人為破壞行為，如盜竊、破壞等都可能導(dǎo)致檔案信息的丟失。這些情況下，檔案管理系統(tǒng)的安全性和防護工作都需要加強，以降低信息丟失的風(fēng)險。

二、檔案管理系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)

1.訪問控制不足

訪問控制是檔案管理系統(tǒng)的核心功能之一，它確保只有授權(quán)用戶才能訪問系統(tǒng)內(nèi)的敏感信息。然而，在實際應(yīng)用中，訪問控制系統(tǒng)往往存在以下不足：

（1）權(quán)限分配不合理。在一些檔案管理系統(tǒng)中，權(quán)限分配過于簡單，只允許用戶訪問部分文件或目錄，可能導(dǎo)致某些敏感信息被未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問。

（2）權(quán)限審批過程煩瑣。在一些組織中，對用戶權(quán)限的審批過程過于煩瑣，需要多個部門或人員審批，不僅增加了系統(tǒng)的運行成本，還可能影響用戶在使用系統(tǒng)時的效率。

（3）密碼保護不嚴格。雖然大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)提供了密碼保護功能，但在實際操作中，用戶往往使用簡單的密碼或者相同的密碼登錄不同的賬戶。這種做法使得一旦某個賬戶的密碼被破解，其他賬戶的安全也受到威脅。

（4）非法訪問難以追蹤。在一些情況下，非法訪問者可能會通過各種手段繞過系統(tǒng)的訪問控制，進入系統(tǒng)中。由于缺乏有效的追蹤手段，一旦發(fā)生這種情況，組織很難找到入侵者并采取相應(yīng)的措施。

2.安全策略的缺失

安全策略是檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分，規(guī)定了系統(tǒng)應(yīng)該如何保護數(shù)據(jù)以及在發(fā)生安全事件時應(yīng)該采取什么措施。在實際應(yīng)用中，安全策略往往存在以下問題：

（1）缺乏全面的安全策略。有些檔案管理系統(tǒng)只關(guān)注數(shù)據(jù)的安全傳輸和存儲，而忽略了其他方面的安全問題。例如，系統(tǒng)可能沒有設(shè)置防止惡意軟件傳播的措施或者沒有制定應(yīng)對社交工程攻擊的策略。

（2）安全策略更新滯后。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，新的安全威脅和漏洞不斷出現(xiàn)。然而，有些檔案管理系統(tǒng)的安全策略并沒有及時更新以適應(yīng)新的安全環(huán)境，導(dǎo)致系統(tǒng)在面對新的威脅時無法提供有效的防護。

（3）缺乏安全意識培訓(xùn)。即使有完善的安全策略，由于用戶缺乏安全意識，也無法有效地保護系統(tǒng)的安全。因此，應(yīng)該定期為員工提供安全意識培訓(xùn)，增強他們的安全防范意識。

3.備份與恢復(fù)機制不完善

備份與恢復(fù)機制是檔案管理系統(tǒng)保障數(shù)據(jù)安全的重要手段。然而，在實際應(yīng)用中，備份與恢復(fù)機制往往存在以下問題：

（1）備份周期不合理。有些檔案管理系統(tǒng)的備份周期過長，導(dǎo)致數(shù)據(jù)在發(fā)生變化后很長時間才能完成備份，不僅增加了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，還可能導(dǎo)致備份數(shù)據(jù)的時效性降低。

（2）備份數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。在一些情況下，備份數(shù)據(jù)可能存在損壞或者丟失的問題，導(dǎo)致在系統(tǒng)發(fā)生故障時，無法依靠備份數(shù)據(jù)快速恢復(fù)。

（3）恢復(fù)策略不明確。有些檔案管理系統(tǒng)沒有明確的恢復(fù)策略，導(dǎo)致在系統(tǒng)發(fā)生故障時，無法確定應(yīng)該如何恢復(fù)數(shù)據(jù)，可能會使數(shù)據(jù)丟失或者業(yè)務(wù)中斷。

（4）恢復(fù)測試不充分。為了確保備份數(shù)據(jù)的可用性，應(yīng)該定期實行恢復(fù)測試。然而，有些檔案管理系統(tǒng)在這方面的工作做得不夠充分，導(dǎo)致在實際需要恢復(fù)數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)已經(jīng)無法使用。

三、檔案管理中的信息安全解決方案

1.訪問控制技術(shù)

（1）身份認證與授權(quán)

身份認證是確認用戶真實身份的過程，授權(quán)是指授予用戶特定權(quán)限的過程。為了加強檔案管理系統(tǒng)的安全性，應(yīng)采用多種身份認證技術(shù)，并準(zhǔn)確控制用戶的訪問權(quán)限。首先，可以引入雙因素認證，結(jié)合密碼和其他身份驗證方式，如指紋識別、面部識別等，提高身份認證的準(zhǔn)確性，可以有效防止惡意用戶盜用他人賬號，并提供更強的身份驗證保護；其次，對于檔案系統(tǒng)中的各個用戶，應(yīng)該建立細致的授權(quán)機制，確保每個用戶只能訪問其所需的數(shù)據(jù)和功能。通過設(shè)置不同的用戶組和權(quán)限級別，可以限制用戶的操作范圍，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改檔案數(shù)據(jù)。

（2）多層次訪問控制

除了基本的身份認證和授權(quán)外，多層次訪問控制是一種有效的安全策略。其根據(jù)用戶的角色、組織架構(gòu)和數(shù)據(jù)敏感性等因素，將訪問權(quán)限劃分為不同的層次，以確保敏感數(shù)據(jù)的保密性。首先，可以通過角色-based訪問控制（RBAC）來管理用戶權(quán)限。RBAC基于用戶在組織中的角色和職責(zé)分配相應(yīng)的權(quán)限，從而簡化權(quán)限管理的復(fù)雜性；其次，可以采用自動化的數(shù)據(jù)分類和標(biāo)記技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)按照敏感等級分類，并為每個等級分配相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保只有具有足夠權(quán)限的用戶才能訪問和修改對應(yīng)等級的數(shù)據(jù)。

（3）安全審計與監(jiān)控

安全審計和監(jiān)控是檔案管理系統(tǒng)中不可或缺的環(huán)節(jié)。通過對用戶操作行為的監(jiān)控和審計，可以及時發(fā)現(xiàn)異常活動和潛在的安全威脅。首先，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該記錄用戶的操作日志，并保存一段時間以便后續(xù)審計，以追溯用戶的操作，幫助發(fā)現(xiàn)潛在的安全問題和違規(guī)行為；其次，可以利用日志分析工具和行為分析系統(tǒng)來實時監(jiān)控用戶的行為。這些系統(tǒng)可以識別并警示異常活動，如大量數(shù)據(jù)下載、頻繁訪問等，從而及時發(fā)現(xiàn)并阻止?jié)撛诘陌踩{。此外，還可以結(jié)合人工智能和機器學(xué)習(xí)技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)開展異常檢測和自動防御。通過分析多個維度的數(shù)據(jù)，建立用戶行為模型，可以更準(zhǔn)確地識別惡意行為，并自動觸發(fā)相應(yīng)的安全防護措施。

2.加密保護技術(shù)

（1）數(shù)據(jù)加密算法選擇

數(shù)據(jù)加密是一種重要的技術(shù)手段，用于保護檔案管理系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)。在選擇加密算法時，需要考慮算法的安全性、性能和適用性。首先，應(yīng)選擇具有高強度的加密算法，如AES（高級加密標(biāo)準(zhǔn)），它是一種對稱加密算法，已被廣泛采用并被認為是安全可靠的。AES算法使用128位、192位或256位的密鑰長度來實行數(shù)據(jù)加密，提供了高度的機密性和數(shù)據(jù)完整性；其次，還可以選用非對稱加密算法，如RSA算法。RSA算法利用一對公私鑰來實行加密和解密操作，公鑰用于加密數(shù)據(jù)，而私鑰則用于解密。RSA算法具有較高的安全性，特別適用于密鑰分發(fā)和數(shù)字簽名等場景。另外，還可以采用混合加密算法，將對稱加密算法和非對稱加密算法結(jié)合使用，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢。例如，可以使用RSA算法來加密對稱加密算法所需的密鑰，進一步增強數(shù)據(jù)的安全性。

（2）密鑰管理與分發(fā)

密鑰管理是保證加密系統(tǒng)安全性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案管理系統(tǒng)中，密鑰的生成、分發(fā)和維護都需要合理的策略和流程。首先，對于對稱加密算法，可以采用密鑰派生函數(shù)（KDF）來生成隨機密鑰。KDF利用密碼學(xué)安全的偽隨機數(shù)生成器（PRNG）通過一個或多個輸入值產(chǎn)生密鑰。為了增加密鑰的強度，還可以采用多因素認證的方式，如用戶密碼和硬件設(shè)備設(shè)施等；其次，對于非對稱加密算法，需要生成一對公私鑰。其中，私鑰應(yīng)該被妥善保管，而公鑰可以自由分發(fā)。對于公鑰的分發(fā)，可以采用數(shù)字證書技術(shù)實行簽名和驗證，確保公鑰的真實性。另外，對于密鑰的分發(fā)和更新，可以利用安全的通道或密鑰交換協(xié)議，如Diffie-Hellman密鑰交換協(xié)議。這些技術(shù)能夠安全地將密鑰傳輸給授權(quán)的用戶，防止密鑰被泄露和篡改。

（3）加密體系結(jié)構(gòu)設(shè)計

在檔案管理系統(tǒng)中，合理的加密體系結(jié)構(gòu)設(shè)計是保護數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)。首先，采用端到端加密的方式，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中都能得到加密保護。端到端加密意味著數(shù)據(jù)在發(fā)送方加密后，只能在接收方實行解密。可以通過TLS/SSL協(xié)議來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)傳輸?shù)募用鼙Ｗo以及使用加密存儲設(shè)備來保護數(shù)據(jù)的安全存儲；其次，可以采用數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫加密。數(shù)據(jù)庫加密可以分為兩種方式：一種是對整個數(shù)據(jù)庫實行加密，即整體加密；另一種是對敏感字段實行加密，即字段級別加密。選擇合適的加密方式可以根據(jù)關(guān)鍵性數(shù)據(jù)的敏感性和訪問需求來確定。另外，可以使用安全的密鑰管理系統(tǒng)來存儲、分發(fā)和維護加密密鑰。密鑰管理系統(tǒng)可以提供密鑰保護、密鑰生命周期管理、密鑰輪換等功能，確保密鑰的安全性和可管理性；最后，需要考慮加密性能和用戶體驗的平衡。加密會增加數(shù)據(jù)處理的開銷，因此，需要在性能和安全之間找到平衡點。可以通過硬件加速、優(yōu)化算法和分布式計算等手段來提高加密性能，為用戶提供更好的使用體驗。

3.備份與恢復(fù)機制

（1）備份策略與周期

在檔案管理系統(tǒng)中，備份是保障數(shù)據(jù)安全的重要措施之一。通過合理的備份策略和周期可以確保數(shù)據(jù)在意外災(zāi)害或數(shù)據(jù)丟失時能夠快速恢復(fù)。首先，需要確定備份的頻率。備份的頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的變動情況來確定，以確保備份數(shù)據(jù)的實時性和完整性。對于頻繁更新的數(shù)據(jù)，可以選擇更高的備份頻率，如每天或每小時備份；對于少量變動的數(shù)據(jù)，可以選擇較低的備份頻率，如每周或每月備份；其次，需要選擇合適的備份策略。常見的備份策略包括完全備份、增量備份和差異備份。根據(jù)實際需求，可以選擇以上備份策略的組合方式，如每天增量備份，每周完全備份。

（2）災(zāi)備方案設(shè)計

災(zāi)備方案是為了應(yīng)對各種自然災(zāi)害、人為錯誤和硬件故障等意外情況而制定的一系列措施。在檔案管理系統(tǒng)中，災(zāi)備方案的設(shè)計旨在保證數(shù)據(jù)的持續(xù)可用性和業(yè)務(wù)的連續(xù)性。首先，需要采取風(fēng)險評估和業(yè)務(wù)影響分析，確定災(zāi)備方案的目標(biāo)和范圍。根據(jù)不同的風(fēng)險級別和業(yè)務(wù)需求可以采取不同的災(zāi)備策略，如冷備、暖備和熱備；其次，需要選擇合適的備份存儲介質(zhì)和技術(shù)。常見的備份存儲介質(zhì)包括磁帶、硬盤和云存儲等。可以根據(jù)數(shù)據(jù)量、性能需求和安全性考慮選擇合適的備份存儲介質(zhì)。同時，還可以利用數(shù)據(jù)壓縮和數(shù)據(jù)去重等技術(shù)，減少備份數(shù)據(jù)的存儲空間和傳輸帶寬。另外，應(yīng)定期測試和驗證災(zāi)備方案的可行性和有效性。通過模擬故障和災(zāi)害情況，測試備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)時間和恢復(fù)成功率。針對測試結(jié)果實行改進和優(yōu)化，確保災(zāi)備方案能夠在真正的災(zāi)害情況下有效保護數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)的連續(xù)性。

（3）數(shù)據(jù)恢復(fù)與驗證

數(shù)據(jù)恢復(fù)是在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改等情況時的重要操作。為了確保數(shù)據(jù)恢復(fù)的準(zhǔn)確性和完整性，需要采取相應(yīng)的恢復(fù)流程和驗證措施。首先，需要根據(jù)備份的類型和策略選擇合適的數(shù)據(jù)恢復(fù)方式。對于完全備份，可以直接將備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到原始環(huán)境中，對于增量備份和差異備份，需要依賴之前的備份實行完整的數(shù)據(jù)恢復(fù)；其次，對恢復(fù)后的數(shù)據(jù)實行驗證和測試。可以比對恢復(fù)的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)的差異，確保恢復(fù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時，還可以實行訪問權(quán)限的驗證，確保只有授權(quán)用戶才能訪問恢復(fù)的數(shù)據(jù)。

四、結(jié)論

信息安全是檔案管理中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。本文針對檔案管理中的信息安全問題開展了深入研究，提出了相應(yīng)的解決方案，包括訪問控制技術(shù)、加密保護技術(shù)和備份與恢復(fù)機制等，希望這些解決方案的有效實施可以提升檔案管理系統(tǒng)的安全性和可靠性。

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（作者單位：文水縣人力資源和社會保障局）

作者簡介：郝曉攀（1988—），女，漢族，山西呂梁人，本科，館員，研究方向：檔案管理。