出版企業業務檔案數字化的重要性、 存在問題及對策

韓微微

摘 要：專業出版企業的業務工作量較大，且檔案管理內容具有多樣化的特點，既包含了公文和財務檔案，也將出版合同、書稿、樣書、軟片等內容納入到了業務檔案管理階段。樣書、排版、軟片等圖書類檔案資料屬于出版企業的歷史憑證，為圖書的再版和利用提供了重要的資源保障。在計算機、互聯網以及通信技術高度化發展的過程中，出版企業加快了數字化建設的整體進程，實現了對紙質軟片以及電子檔案的同步管理，為出版企業業務檔案數字化建設奠定了有力基礎。本文總結這方面有效的管理經驗，以期解決業務檔案數字化管理問題。

關鍵詞：出版企業；業務檔案；數字化；重要性

現階段需要明確意識到出版企業業務檔案數字化轉型的重要性，通過對檔案數字化管理階段的問題予以分析，提出完善的整改對策，進一步提升出版企業業務檔案數字化管理工作效率。互聯網信息技術的發展使出版企業的業務檔案管理工作逐漸朝著數字化的方向轉型，給傳統的檔案信息載體和管理方法帶來了較大的沖擊，數字化管理改革制度的不斷推行，為出版企業帶來了新機遇和新挑戰，有助于推動社會文化市場的革新與發展。

1 出版企業業務檔案數字化建設的重要性

1.1 檔案數字化建設順應出版企業迫切需求

現階段大多數傳統的出版企業對數字化建設予以了高度的重視，并積極參與到了業務檔案數字化工作當中，隨著多數電子書技術提供商的不斷涌現，專業的出版企業的發展目標滲透到了電子書出版階段。排版電子文檔方法的利用為圖書印刷帶來了便利，提升了電子書的整體銷量。在計算機、通信技術和互聯網平臺高效化發展的過程中，數字化閱讀方式受到了大眾的廣泛認可，加快了數字化出版行業的發展進程，使其成為了出版企業在革新階段的重點目標。然而，傳統的出版企業雖然具有出版資源和出版內容等方面的優勢，若無法對其加以利用，則會限制數字化出版建設的順利開展。對于專業的出版企業來說，為了實現數字化出版目標，需要積極建立與出版內容相關的信息資源庫；數字化出版方法來與電子書出版有著本質上的不同，電子出版方法需要憑借互聯網和通信平臺共同運作，從而形成新型的出版形式。為此，需要根據實際的出版內容建立信息資源庫，將出版企業業務檔案內容以傳統的管理形式轉化成為數字化管理模式，再設置專業的數字化編輯部門對業務檔案內容實施碎片化處理，對有效信息進行重新整合，加大對信息資源的管理力度。

1.2 加快檔案數字化建設，提高再版工作效率

樣書和軟片在出版企業的業務檔案當中有著不同的功能和作用，樣書是針對出版企業已經出版的圖書進行記錄，并且包含了歷史性的信息、數據排版、軟件檔案行程，為后續圖書的再版工作提供了充足的資料支持，保障了再版工序的完整性與可靠性，不僅提高了再版工作的實施效率，還能夠在最大程度上節約再版成本。與此同時，還可以針對相關圖書檔案進行數字化管理，為同步備份工作的順利開展提供了便利性，縮小了檔案資源的儲存空間，不僅提高了檔案資源維護工作的實施效率，還能夠充分保障檔案信息的安全性。當圖書并未具備再版的需求時，則會導致軟片檔案失去原有的儲存價值。為了達到提高軟片檔案管理效率的目的，并進一步減少出版企業對此類資源所設置的儲存空間，需要定期針對庫存當中的軟片進行清理，按照圖書的內容、印數、需求等方面的情況對軟片保存價值進行預估，從而制定完善的報廢計劃，待計劃方案得到批準之后對相關軟片進行銷毀處理。在數字化建設的過程中實現了對出版企業排版文件的電子化管理，形成了相應的電子文檔并豐富了檔案管理和保存方式，當相關軟片受到報廢處理之后，若部分圖書需要實施再版可以利用相關電子文件對其進行制版，從而在一定程度上降低了再版作業的運行成本。

1.3 業務檔案數字化是出版企業實施自動化辦公的基礎要求

出版企業在實現企業化管理目標之后，由于受到了市場激烈競爭環境的影響，出版企業為了達到提高管理工作效率的目的，可以通過對辦公自動化軟件的開發與利用，實現無紙化辦公轉型目標。出版企業的業務檔案屬于出版階段所需用的主要資源庫，實現對檔案信息的數字化管理，不僅能夠為出版企業內部工作提供良好的服務，還可以保障信息資源傳遞的及時性與高效性。在推進業務檔案數字化建設的過程中，需要依附于計算機掃描、數字庫儲存等技術的高效化發展，從而形成新型的檔案信息處理形態，將不同形式的檔案資源進行整合，并逐步轉化成為以數字化形態為主的檔案信息，利用計算機系統的高效化運行優勢對信息數據加以管理，在有序的系統結構支撐作用下形成完整的檔案信息庫，為檔案信息的儲存、傳輸、檢索、查詢、復制和利用提供了便利性保障，進一步提升了檔案管理工作的實施效率。

2 出版企業業務檔案數字化管理階段問題與不足

2.1 缺乏良好的出版企業數字化管理意識

對于大多數出版企業來說，仍然采用的是紙質化檔案與電子化檔案相互交錯的保存以及管理方式，雖然在一定程度上為檔案管理工作提供了便利性保障，但在缺乏合理管理體制和規范運行要求的基礎上耗費了大量的人力、物力以及財力等資源。造成此方面問題的原因主要是出版企業內部工作人員的數字化管理意識不夠充足，無法熟練操作數字化運行系統。大量的儲存空間被浪費，不僅使日常的管理工作呈現出碎片化和復雜化的弊端，也不利于檔案資源的有效利用，阻礙了出版企業數字化檔案管理工作的有序開展。現階段大多數出版企業順應了時代的革新趨勢引進了數字化檔案管理工作模式，但由于整體工作人員的數字化管理意識尚未得到有效加強，并且收到了傳統檔案管理理念的影響，使數字化管理模式無法發揮出應用優勢與實用價值。

1.2 缺乏專業管理人才，存在信息管理缺陷

一方面，充足的人才是出版企業提高自身競爭能力的基礎，出版企業業務檔案數字化管理改革的不斷深入，對管理人才提出了較高的要求，提升了數字化管理工作的整體標準。若管理人員不是能夠實現對計算機設備的熟練操作，具備專業的系統操作能力，具備與時俱進發展理念的復合型人才，則會阻礙出版企業的健康化發展。另一方面，市場競爭環境日益復雜，為了充分保障檔案信息的安全性，需要由出版企業對管理信息安全隱患問題予以高度的重視。在出版企業建設業務檔案數字化管理體制的過程中，為信息的錄入、儲存和傳遞提供了便利，但也加強了對互聯網平臺的依賴程度，若互聯網在使用的過程中存在安全隱患，不僅會使業務檔案數字化管理信息安全性受到不良影響，還會導致出版企業受到社會各界的質疑。

1.3 缺少充足的檔案數字化管理系統

當缺乏充足的業務檔案數字化管理系統建設時，還會進一步導致出版企業減少對業務檔案數字化管理在資金和資源等方面的投入，使檔案數字化管理系統建設進程逐漸減緩，不利于保障管理系統的科學性、合理性以及高效性，難以實現出版企業的穩定、良性發展。部分出版企業在發展的過程中將工作重點片面集中在利益獲取和效益提升等方面，忽視了對業務檔案數字化系統管理等方面的內容，導致檔案數字化管理系統在建設與運行階段無法處于持續穩定的狀態當中。造成此類現象的原因主要是在開展業務檔案管理工作的過程中，出版企業無法以直觀的形式看到經濟效益的回饋。

3 加快出版企業業務檔案數字化建設的有效對策

3.1 強化出版企業人員的檔案數字化管理意識

正確的意識是做好一切工作的先導。出版企業業務檔案管理工作人員需要針對數字化信息檔案管理工作的實際情況，對分類、儲存以及檢索等內容所提出新的要求，結合此方面工作的操作特點通過對豐富數據信息資源的有效整合與充分利用，達到降低人力、物力以及財力等資源成本的效果，充分發揮出出版企業業務檔案數字化管理工作的優勢與作用。不僅如此，出版企業在需要樹立與時俱進的發展理念，加大對業務檔案管理工作人員的監督和培訓力度，擴大業務檔案數字化建設的宣傳范圍，使業務檔案管理工作人員能夠具備良好的數字化管理意識，從人員的思想觀念入手實現本質改變，及時打破傳統紙質化檔案和數字化檔案同步管理模式所帶來的資源浪費問題。

3.2 對標相關行業標準，設計合理體制機制

要順利實現出版企業業務檔案數字化，需要建立合理的體制機制，而這必須建基于合理的行業標準。對此，筆者認為應該充分借鑒他山之石，即對標現有的行業標準，這樣無論從完備性還是效率來講，都是更為可取的。目前，與出版業務有較密切關聯的行業標準主要有：DA/T31—2017《紙質檔案數字化規范》、DA/T62—2017《錄音錄像檔案數字化規范》等等。其中最需要關注的是DA/T31—2017《紙質檔案數字化規范》。應對標該方案，針對書刊樣刊等業務檔案的數字化前處理、掃描、圖像處理等各個環節的流程、質量要求、人員配置進行明確規定。并根據出版行業的特殊性對各項標準進行微調和補充，并將其與圖書出版本身的流程加以對接，比如設計對于審稿單、編輯加工記錄、校樣的及時備份機制等。努力建立一整套運行順暢、合乎標準，能充分發揮檔案數字化功能的管理體制機制。

3.3 加強對出版企業業務檔案數字化系統的管理力度

僅有體制機制的設計還不夠，要讓體制機制發揮作用，需要加大管理實施的力度。由于出版企業的圖書信息數據庫建設具有規模化和復雜化的特點，需要在實際的建設過程中堅持循序漸進的理念，通過對數據庫相關信息的不斷完善，對出版企業數據庫當中的相關內容進行豐富，加快業務檔案數字化網絡的建設進程，實現對計算機網絡通信技術的靈活使用，組建以數字化為主的網絡運行系統，通過對出版企業內部圖書信息資源的實時共享，為檔案信息的使用者提供便利性保障，提高信息的提取以及利用效率。在出版企業業務檔案數字化系統的建設過程中，主要包含了圖書信息數據庫、檔案數字化網絡等方面的建設項目。出版企業需要加大對業務檔案數字化管理系統的投入力度，確保此類系統建設項目的順利開展，通過對資金、資源的統籌規劃，打造規范化的業務檔案數字化管理流程，再結合出版企業業務檔案數字化管理工作的實際情況，配備充足的軟件設施和硬件設備，提高出版企業業務檔案數字化管理工作的整體效率。

3.4 提高出版企業業務檔案數字化管理人才綜合水平

信息化建設的不斷推進，對出版企業業務檔案數字化管理工作人員提出了更高的要求，出版企業需要積極順應時代的革新趨勢，打造以高素質、高水平復合型人才為主的專業人才隊伍，定期組織管理人員開展與業務檔案信息化管理相關的培訓工作，使其能夠針對管理理論知識予以深入的理解，強化數字化管理工作人員的計算機操作能力，熟練掌握業務檔案管理軟件的應用方法，保證出版企業業務電子檔案管理的有效性。由于出版企業的業務檔案數字化管理工作具有密集的特點，檔案管理工作人員不僅需要具備良好的分析以及判斷能力，還需要對現階段的網絡市場環境發展規律和革新趨勢予以全面掌握，對未來出版行業的轉型路徑做出合理的判斷與明確的預期，確保新型出版企業業務檔案管理戰略調整方案的合理性與方案落實階段的及時性，提高出版企業業務檔案數字化管理工作質量。與此同時，還需要定期組織業務檔案數字化管理工作人員參與學術研討會，邀請專家學者與企業員工進行交流，分享有效的工作經驗，實現企業人員之間的同步學習與共同進步，強化檔案管理工作人員的綜合能力，提升人員的專業技能和素質水平。

3.5 完善檔案管理系統，避免出現安全隱患

一方面，由于受到復雜化網絡環境的影響，出版企業業務檔案數字化管理工作和信息的安全性造成了威脅。為了充分的保障業務檔案信息的安全性，需要引進先進的檔案管理軟件設置權限、密碼、殺毒以及關卡等層次化的結構體系，利用軟件設施定期對數據信息進行拷貝，加大對系統的維護力度，實現對系統體系的升級與改造，避免出現非法訪問、信息篡改、數據盜取等問題，切實保障出版企業業務檔案信息的安全性。除此之外，還要求出版企業能夠在實施業務檔案信息管理工作的同時，對內部的信息數據予以保密處理，確保網絡病毒消殺工作的順利開展。另一方面，為了實現出版企業自動化管理目標，需要建立以多功能和開放式的管理系統，將數字化業務檔案管理與其他類型的辦公自動化系統包含在內，在計算機網絡平臺的支撐作用下建立以共享為主的數據庫系統，利用特定的數據接口和外部網絡鏈接實現對信息數據的有效轉換，提高出版企業業務檔案管理工作效率。

結語

在科學技術水平不斷提升的過程中，軟硬件設施得到了有效更新，給出版企業業務檔案管理工作帶來了積極影響。出版企業在開展業務檔案數字化建設項目的過程中，需要堅持與時俱進以及開發創新原則，在科學發展觀念的正確引導下，使業務檔案數字化管理工作逐漸朝著規范化、科學化以及集中化的方向轉型，為業務檔案資源的使用者提供更加優質的服務保障，在降低業務檔案數字化管理成本和時間成本的基礎上，提高出版企業業務檔案管理工作的實施效率。

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作者單位：吉林省幽默與笑話雜志社有限責任公司