精細化理念在事業單位檔案管理中的運用

摘 要：隨著社會的進步與管理理念的不斷更新，檔案管理的方式方法與思維路徑也在不斷變革創新。尤其進入“互聯網+”與大數據網絡時代，檔案實現精細化、規范化管理顯得尤為重要，其是各事業單位檔案管理部門順應時代發展、發揮檔案價值、提升服務水平的重要手段。本文圍繞精細化理念在事業單位檔案管理中的運用，針對檔案精細化管理構建的必要性及意義展開分析，從思維建設、體系建設、團隊建設、信息化建設等多個方面提供具體實施路徑，旨在為事業單位檔案部門提供決策參考。

關鍵詞：事業單位；精細化；變革創新

事業單位檔案是各項活動中產生的黨務、政務、財會、業務等方面的資料、信息、數據記錄。其對于體現單位工作情況、正確選拔人才、合理分配崗位、提供優質服務、為經營決策提供依據具有重要意義。由于各行各業事業單位受傳統管理理念影響，現代檔案管理意識淡薄，以粗放式管理為主，效率低下，檔案資源價值難以充分體現。這就需要領導者與管理人員正視當前存在的問題，更新理念，轉變管理方式。通過引入大數據、人工智能、區塊鏈等信息化技術，更好地落實精細化管理理念，優化檔案精細化管理路徑，進一步發揮檔案資源價值與優勢，為事業單位實現可持續發展提供強有力支持[1]。

1 事業單位檔案精細化管理的必要性及意義

1.1 崗位職責精細化 提高檔案管理效能

對于檔案工作而言，科學化的分工與精細化的管理息息相關，應實現人與崗位的高度匹配，并依據相關職能科學配置人力資源，實現人盡其職。事業單位管理部門通過明確工作措施，細化崗位職責分工，在頂層設計層面構建統一指揮、多方協作的工作格局，推動檔案管理運轉高效、反應靈敏、協調有力。以清單式管理、節點化推進、責任化落實的工作作風，全面檢查檔案管理工作薄弱點，排查風險，摒棄不足，進而達到精細化管理的標準。例如人事檔案保密工作，可通過制定規章制度，設置人事檔案管理工作專班，專項負責優化檔案管理流程及措施，避免管理漏洞和違法風險，進而有效防止檔案丟失、泄露、損毀，保障檔案安全性、合規性。

1.2 管理運轉精細化 促進單位高效發展

事業單位開展各項活動，產生的效益及社會影響是其未來發展的核心，尤其是在競爭激烈的新時代背景下，事業單位要實現檔案精細化管理，從內部著手強化精細化運作模式較為關鍵。于檔案的前期收集匯總、中期整理歸檔、后期開發利用等各個環節，不斷完善工作機制、優化工作流程、層層壓實責任，構建內部控制體系，以保證事業單位檔案管理組織結構的科學性及合理性，并加強內部控制體系的執行力度、管理水平和質量，促進管理工作不斷朝規范化、科學化、精細化發展。同時始終堅持問題導向，勇于且善于創新，及時發現問題、解決問題，確保各環節精準、快速、順暢運行，使得檔案精細化管理服務于單位發展實際，推動其健康穩定發展[2]。

1.3 社會服務精細化 充分發揮檔案價值

對外查詢利用服務是檔案工作發揮檔案存史資政育人價值最為關鍵的路徑。事業單位檔案管理部門面向行業內部與社會公眾，進一步強化服務理念，提高精細化服務水平，通過規范查檔流程，簡化查檔手續，創新查檔模式，提供優質服務，在實際工作中采取電話查檔、預約查檔、節假日查檔、延時服務、異地查檔、郵寄服務等多種服務新方式，讓檔案多跑路、讓群眾少跑腿，為查檔群眾提供“綠色通道”，確保“一站式”查檔服務，以優化查詢利用服務為抓手提升檔案精細化管理水平，進而提升政務服務能力水平，用心用情為社會各界提供精準、便捷、高效服務，彰顯檔案部門“為黨管檔、為國守史、為民服務”的責任擔當。

2 事業單位檔案精細化管理存在的問題與挑戰

2.1 精細化理念尚未真正樹立

一是事業單位領導者與管理人員精細化管理意識薄弱。認為此項工作僅僅是文件收集，以傳統的管理方式去完成任務，在事業單位內部的歸檔、整理等流程存在較大隨意性，甚至存在“說時重要、做時次要、忙時不要”的現象，在一定程度上拖慢了檔案精細化管理改革進度。二是信息化意識不強。檔案管理模式長期滿足于常態化、正常化，視野不夠開闊，知識不夠全面系統，缺乏創新觀念，主觀能動性不足，使得“重發展、輕管理”思想較為嚴重，管理結構簡單、管理層次較低，難以在短時間內引進現代科學技術促進檔案精細化管理水平的提升，在整體上造成檔案信息化管理工作被動開展[3]。

2.2 規范化體系尚未真正健全

一是管理體系不健全。部分事業單位尚未設置檔案管理職能部門，檔案管理工作大多由辦公室人員兼職，人員流動性較大，難以安排專業性強的固定人員專項負責檔案工作，責任分工不明確，業務流程不規范。在管理過程中容易出現收集不齊全、流程不通暢、邏輯不清晰的問題，管理效率大打折扣。二是管理制度有缺陷。事業單位制定的檔案管理制度標準，缺乏科學性、規范性、安全性；開展相關工作缺乏精細化的制度參考，嚴重影響著檔案管理的真實性和有效性。三是考核標準不全面。沒有將數字檔案室建設、檔案業務考核、職工工作作風同部署、同研究、同檢查，存在責任落實不到位、技術應用較滯后、監督檢查浮于表面等問題，形式主義嚴重，在一定程度上制約了檔案的精細化管理。

2.3 專業化團隊尚未真正構建

一是人員素質不高、專業化不強。目前事業單位普遍存在檔案管理人員學歷較低、年齡較大，沒有經過專業、系統的崗前培訓，新思想、新理念接受程度低的情況。檔案管理還停留在手動歸檔、人工檢索的最基礎層面，嚴重缺乏現代新興科學技術理論知識及專業技術能力，思維模式、創新意識遠遠達不到新時代精細化管理要求，無法掌握智慧化、科學化、數字化管理技能。二是人才培養政策支持力度不夠。單位開展繼續教育活動較少，無法通過理論研學、外出參觀、技能培訓等活動提升干部隊伍檔案管理水平，使得整體對大數據、“互聯網+”、區塊鏈、智慧平臺的認知缺口越來越大，不具備超前的管理理念和科學工作方法。三是考核制度不完善。各個事業單位檔案管理人員受工作性質影響，職業晉升機制不完善、缺乏監管，極易導致滿足于常態化，工作積極性不高，主觀能動性和創新觀念意識不強，造成工作被動開展。

2.4 信息化管理尚未真正實現

當下信息化技術快速發展，部分單位卻仍然依賴傳統檔案管理模式，難以實現精細化管理。一是財政資金問題。目前，檔案部門沒有專項經費，資金缺口較大，基礎設施水平低下，影響檔案精細化、現代化的整體推進。二是數字化工作開展較少。大多文件利用仍以紙質文件為主，尚未完成數字化加工，政務一體化、無紙化辦公工作模式沒有在本單位推廣，檔案文件管理還未向電子數據管理轉變，沒有較大的數據支撐，信息化技術無從應用。三是人工智能技術、區塊鏈、云共享技術應用較少。檔案數據管理的深入度、安全度、可信度、廣泛度無法賴以提升，沒有完全發揮新形勢背景下現代科學技術的優勢。

3 事業單位檔案精細化管理未來發展路徑

3.1 轉變管理思維 創新精細化管理理念

檔案是事業單位的重要資源和寶貴財富，是領導進行決策時的重要參考，提高檔案管理意識，推動精細化管理與其他工作相輔相成，可為單位運轉提供更好的服務。

3.1.1加強員工管理意識。圍繞《檔案法》加大力度宣傳檔案管理工作的重要性，并引導其他員工深入了解檔案憑證、參考等諸多價值。積極配合檔案業務科室開展檔案征集、管理、開發、利用等相關工作。

3.1.2更新檔案管理理念。盡快轉變思想，更替傳統粗放式管理路徑，實現傳統工作理念到精細化管理的平穩過渡，同時要樹立以人為本、民生優先、擴大效益的發展理念，努力破解發展瓶頸難題，多渠道、多路徑探索精細化管理、開放流程，扎扎實實推動各項精細化管理工作流程穩步有序開展。

3.1.3拓寬檔案宣傳路徑。通過單位門戶網站、微信公眾平臺、宣傳欄、宣傳冊等方式加強全體干部職工檔案精細化管理知識的普及，讓現代化檔案管理意識扎根全體人員。例如醫院衛生部門可依托檔案資源，通過拍攝健康生活小視頻、編制健康手冊、普及文化養生講座、出版檔案文化編著宣傳衛生檔案文化，彰顯檔案價值，在更大范圍內提升廣大群眾對檔案工作的知曉度、關注度和參與度[4]。

3.2 規范管理模式 優化精細化管理體系

3.2.1健全體制機制。建立檔案管理領導小組與檔案管理業務科室，由事業單位一把手作為組長，檔案工作分管同志為副組長，科室人員為組員，也可邀請當地檔案主管部門業務骨干作顧問，著力提升統籌協調能力，全面深入分析本單位檔案工作存在的核心問題，分析原因，對癥下藥，按照任務項目化、項目清單化、清單具體化的要求，明確任務分工，壓實主體責任，協調好關鍵工作、重要活動與常態化工作，保障檔案精細化管理工作有效有力推進。

3.2.2完善檔案管理制度。以新修訂的《檔案法》為標準，結合國家、省、市檔案事業“十四五”規劃以及自身單位工作實際需求，制定《檔案管理工作實施細節》《檔案開發利用流程》《電子檔案數據管理標準》《信息化管理應急預案》等制度文件，不斷優化工作流程和模式，充分發揮制度的約束力，確保檔案管理各項業務流程有章可循、精準規范[5]。例如：某單位開展部門集中歸檔工作，由檔案工作領導小組面向本單位全體業務科室發布通知文件，并制定《歸檔文件標準與流程》制度文件，由檔案業務科室負責集中整理、整合，將缺失資料進行補充，將重復文件及時剔除，按照文件內容進行劃分，并根據檔案種類分配專門負責人，通過全流程精細化管理保障了檔案文件歸檔工作的精準度、高效率，也為后期檔案開發利用工作奠定良好基礎。

3.3 精準培養人才 打造精細化管理團隊

3.3.1事業單位要加大檔案人才引進力度。面向高校企業、人力資源中心，通過社會招聘、定向培養、重點選拔等方式，尋求具備較強的政治素質、良好的檔案專業素養、熟練掌握信息技術的現代化檔案管理人才，為實現本單位檔案精細化管理提供人才保障。

3.3.2加大檔案業務培訓力度。事業單位要結合精細化管理理念，構建完善人員培訓體系，根據目前檔案工作缺口有針對性地開展在線授課、理論培訓、外出研學、業務進修等活動，為檔案管理者提供廣闊的學習空間。

3.3.3建立健全科學的考核制度及獎懲標準。利用科學的監督管理工作模式對檔案工作的細枝末節、隱含漏洞、制度缺陷、作風問題進行全面細致分析，推動檔案管理實效有效提升的同時構建上下聯動檔案管理新格局的形成。同時明確干部晉升路徑，充分發揮考核對事業單位工作人員的激勵鞭策作用，激發干部隊伍干事創業的激情、主觀能動性、創新積極性，進而為實現檔案精細化管理提供源源不斷動力[6]。

3.4 引入先進技術 推動精細化管理轉型

3.4.1申請檔案工作專項資金。事業單位部門領導者要及時向上級匯報檔案信息化工作存在問題與現實需求，積極爭取財政經費補貼，持續加大資金投入力度，將軟硬件所需費用納入制度化軌道，同時制定檔案數字化轉型、智能化改造的改擴建和結構調整項目方案，努力構建現代化檔案產業體系，扎實做好檔案精細化高質量發展保障。

3.4.2強化事業檔案數字化工作。檔案管理領導小組與業務科室要全面掌握檔案數字化工作底數和實施進度，按照檔案數字化工作的相關要求擬定檔案數字化工作計劃，明確責任分工、工作進度，細化工作措施和操作流程，安排專門的檔案數字化場所，采用高效的數字化轉化錄入設備，配備專人充實到數字化建設隊伍中，加大工作力度，提升工作質效，保證檔案數字化建設的規范化、標準化和制度化。同時要強化第三方數字化加工公司工作人員的管理，對其進行檔案信息保密和安全教育，強調紀律要求、技術規范并簽訂保密協議。

3.4.3深入開展市場調研。結合自身工作實際開展情況，制定信息化建設實施方案，引入數據挖掘、云存儲、區塊鏈、人工智能等先進技術，推進檔案紙質文件與電子信息雙套動態管理，同時要建立完善檔案信息資源管理平臺建設，及時開展數據維護與更新，促進檔案管理與信息服務的精細化、快捷化與有效化。同時要推進電子檔案資源安全化管理，利用現代化手段全方位做好檔案安全保密防護，為檔案資源精細化管理提供安全保障。

參考文獻

[1]周鑫.事業單位人才培訓工作的多維度實踐探索[J].人才資源開發，2023（07）：62-64.

[2]趙哲.檔案精細化管理模式構建思路[J].辦公室業務，2020（16）：94+98.

[3]高曉明.精細化管理在檔案管理中的應用實踐[J].辦公室業務，2020（11）：71-72.

[4]黃宇.精細化管理在醫院檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案，2023（04）：231-233.

[5]史麗波，李瑩，王領.新時代干部人事檔案精細化管理探究[J].辦公室業務，2020（07）：156-157.

[6]申峰.醫院檔案精細化管理的應用分析[J].蘭臺內外，2022（01）：22-24.

作者簡介：代麗華（1983— ），大學學歷，重慶市巴南區規劃和自然資源局副研究館員，研究方向：檔案文獻編撰以及檔案信息化建設。