信息時代檔案文化建設現狀及其發展探析

麥郁珊

摘 要：我國文化底蘊淵博精深，檔案文化在人類歷史的長河中蓬勃發展為保存、汲取、消化、再創造于一身的嶄新文化。信息技術的應用，對行業發展造成了重大影響。在信息時代，檔案機關在開展檔案文化建設工作同時要順應時代的發展趨勢，深刻認識檔案文化建設的重要性，并利用互聯網信息化技術手段，促進檔案文化建設工作向新的高度發展。本文對信息時代檔案文化建設現象開展了研究。

關鍵詞：信息時代；檔案；文化建設；現狀

引言

隨著現代化進程的日益增強，中國的信息化還將進一步升級。檔案文化也帶有社會教育、傳播的性質，在建設檔案文明的進程中，檔案機關應進一步研究當前檔案文化發展中存在的新問題，緊隨時代潮流，了解信息時代的新特點，迎接挑戰，抓住新機遇，積極提高信息時代檔案文化建設的水平高度。

1 信息時代的到來對檔案文化建設的影響

信息時代的來臨，為檔案文化建設提出了新的機會與挑戰。而檔案文化建設若想在信息時代進行進一步蓬勃發展，就必須對信息時代對其有怎樣的影響加以分析，從而使之能更快發展。

1.1 對檔案原始文件保存的影響

由于歷史原因，一直以來檔案資料主要都是采用紙質材料為載體進行保存，特別是一些機密性較高的機關文件，大多采用紙質文件存檔。隨著檔案數量逐年遞增，各企事業單位檔案存儲空間告急。由于儲存環境不達標，年久的檔案發霉字跡不清，受到破損，存在引起糾紛的風險，而且在數以萬計的傳統檔案室中，想要準確而迅速地找出所需要的檔案好比大海撈針。隨著日新月異的信息技術時代到來，計算機技術運用更加廣泛，能夠將大量檔案數字化。在檔案文化建設中，可將原始文檔通過電子掃描，在電腦數據庫進行存儲，以后發生查閱或更改的情形，人員即可直接使用電腦進行查閱或更改，不必再查找原件，使其更為方便。此外，利用電腦進行存儲，能夠做到檔案工作者與人員之間的信息資源共享，便于彼此間的交流溝通。

1.2 對檔案收集的影響

在信息時代以前，資料采集大多是采用人工方式，采集與處理既復雜又易錯誤，花費巨大的人力物力資金，降低了效率。在信息化社會，檔案數據和信息呈現出“井噴式”增長的態勢，檔案信息形成的數據往往是海量且冗長的，在對檔案進行信息化采集時，如何從海量的數據中快速提取到有保存價值的信息數據是檔案收集過程中首先需要解決的問題。通過計算機技術，能夠對收集的資料進行加工、分類、細化、清理等，既降低紙質資料的成本，也減少了發生差錯的可能性，從而提高了檔案收集的質量和效率。

1.3 對檔案保管的影響

傳統的紙質檔案置于檔案室中加以保管。在這種保管模式下，一方面紙質檔案易于損毀，又極易出現重要文檔模糊或遺漏的現象；另一方面在進行檢索時，范圍很大，無法檢索。信息化背景下檔案保管不僅節約了人力成本，也節省很多紙質材料，檔案錄入工作也更加便利，只需錄入一次就可以通過網絡在不同的部門之間進行共享。使用U盤、移動硬盤或者是網盤等電子技術存儲文檔，能夠很大程度避免文檔的缺失和遺漏，便于工作人員檢索。不過，在使用計算機存儲文檔時，要注意進行備份操作，謹防電子數據的流失。

1.4 對社會大眾的影響

信息時代對于電子檔案的管理工作，更應該重視社會大眾的實際需要，切實實現電子檔案文化信息服務全民共享。新媒體增強了人們對檔案信息利用和傳播的迫切性，檔案信息由潛在記憶模式轉變為真實記憶模式的過程處于加速狀態。記憶的不斷再現，為人們系統化和整體化存儲過去的記憶提供了可能性。與紙質檔案的分散與低使用度相比，檔案數字化為檔案資源的整合與共享提供了可能性，有助于檔案資源的集中及重組。隨著檔案數字化、建立檔案網站等基礎性、技術性工作的推進，越來越多的檔案資源被推送到互聯網，可供用戶直接查詢，為大眾更正已有記憶的錯誤、形成新的記憶開辟了廣闊道路。

2 信息時代檔案文化建設的現狀

信息數字化是信息時代檔案文化建設的主要途徑，通過對檔案文化建設過程中信息資料的利用，可以使檔案文化建設和其他各方面相結合，大大提高信息時代下檔案文化建設的整體效果?，F階段，雖然檔案文化建設工作已經取得一定成績，但是檔案文化建設工作與信息化還在磨合之中，對檔案文化建設工作的發展也形成了一些影響。

2.1 對檔案信息資源的利用度不深

現階段，檔案管理工作單位對檔案工作及史料文化發展的了解還僅僅停滯在史料使用價值上，亟待有需求的個人或其他單位來提供檢索。這些檔案的文化建設模式往往反映不出檔案歷史文化建設的功效與社會價值，也限制了檔案歷史文化建設的深入發展。尤其是隨著社會信息化程度的普遍增強，公眾對檔案信息的需求發生了一定程度的變化，不僅要求提供原始信息，而且要求提供經過分析、預測和匯總的綜合信息。而目前部分檔案工作者服務方式仍未完全擺脫看攤守業的單一模式，不能滿足信息時代多樣化的需要。

2.2 檔案文化建設信息化緩慢

在信息時代，除涉密內容外，檔案信息資源共享應該是一種全民、全面的共享。但現階段，檔案文化建設與信息化融合的步伐還較慢，檔案的文化共享性并不高。究其原因是目前檔案管理信息化建設較為分散，缺乏統籌安排，再加上很多檔案管理信息化建設的目標不夠明確，而且在檔案信息化建設的過程中缺乏統一的標準，處理信息化建設中的問題方式也比較單一，這阻礙了檔案信息化建設的整體發展。此外，由于缺少統一的信息規則，使得檔案庫的檢索功能沒有辦法順利開展，從而最終影響到檔案信息化建設水平的提高。

2.3 針對檔案文化建設的法律規范較少

盡管人們已經逐步意識到了檔案文化教育的必要性，但在現階段有關檔案文化建設的法律規定仍然較少，目前主要有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》?！吨腥A人民共和國檔案法》是從法律的角度對國家的檔案作出相應的規定，國家的檔案必須根據這一部法律進行保存和開放。而《中華人民共和國檔案法實施辦法》是從行政法規的角度，對《中華人民共和國檔案法》的內容進行細致的劃分，但其中涉及檔案文化建設的內容有限，使得檔案文化建設工作若在實施中無法正確地依據法律規定實施，很容易對檔案文化教育成果產生消極影響。

2.4 檔案文化工作者積極性不高

步入信息時代發展以后，傳統的紙張文檔逐步被電子文檔所代替，這些變化也給管理檔案工作人員增加了一定的困難。檔案工作人員中一些由于對信息技術的不熟悉而形成了抵抗性心理狀態，另一些由于對變化的無所適從而造成消極態度，嚴重影響了工作積極性，也抑制了檔案文化建設的發展進程。尤其是基層檔案人員專業型人才較少，仍然處于供不應求的狀況，多數人員雖也受過計算機和專業知識培訓，但掌握的信息技術和專業技能十分有限，既懂計算機技術又懂檔案專業的復合型人才嚴重短缺。此外，機關檔案人員更迭頻繁，兼職過多，難以全身心投入工作，無力承擔檔案信息化建設的任務。同時，基層檔案部門對信息技術人員的教育培訓工作相對薄弱，相關制度、規范還未建立或剛起步，培訓教育工作開展不力，人員接受信息化知識機會少、層次低，制約了人員素質的提高。

3 信息時代檔案文化建設發展

現階段，由于中國檔案文化建設在信息時代中的發展速度緩慢，對檔案文化資源開發利用程度較低，所以，必須做好對檔案文化建設的宣傳，并確定長期發展任務，以確保中國檔案文化建設的健康發展方向

3.1 加強檔案文化資源的利用度

檔案文明建設成為文明發展與傳播的主要途徑，為民眾的日常生活提供了很大的方便。檔案文化工作單位應以人民群眾日益增長的精神需要為引導，進一步提高檔案單位的精神地位，積極做好對檔案信息資源的利用，比如通過運用方言建檔、家庭建檔等手段提高群眾對檔案信息資源的利用程度；同時，通過網站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，不斷完善利用規則，創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供便利。

3.2 通過各種方式實現檔案資源共享

現階段，我國檔案歷史科學知識的使用水平低下主要在于我們對檔案歷史了解不足。所以，一方面可以進行檔案室的建設，將其建設成為融歷史文化、教學、科學研究等職能于一身的新型檔案室；一方面通過舉辦檔案歷史文化公益性咨詢服務，提高檔案歷史文化的認知性、娛樂性和趣味性，并運用國家重點節慶或紀念活動日，開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發展中華優秀傳統文化，繼承革命文化，發展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀，進一步增強全國人民群眾對檔案歷史文化的了解；另一方面，通過運用各類新聞等媒體傳播檔案歷史文化的重要性意義，并借助大數據、網絡等現代信息技術，建立全國檔案歷史文化交流平臺，共同進行檔案歷史文化資源共享。

3.3 以法律規范作引導開展檔案文化建設

實現中國式現代化，檔案工作作為一項基礎性、支撐性工作，與其他領域發生密切聯系。在推進國家整體發展“四個現代化”進程中，檔案法規體系建設應注意檔案領域與其他領域的制度銜接與規則相吻合，保證在其他事業領域依然能夠實現檔案治理的制度化、規范化、程序化。同時，檔案事業的自我現代化也是我國檔案法規體系建設需要著重考慮的問題。因此信息時代，在檔案文化建設過程中，要對目前僅存的檔案文化法律制度加以深入研究，掌握法律規定內涵，并根據檔案文化建設的實際狀況，認真學習并嚴格執行法律法規政策，在立法條例的指導下，合理進行檔案文化建設工作。

3.4 加強檔案文化建設工作人員的培訓

在檔案文化工程建設中，要對檔案歷史文化工程建設情況做好多角度分析研究，對硬件和軟件設備方面加大投入，同時，在人員做好技術培訓工作，除培訓計算機技術等知識之外，要增加人員對法律法規等的了解，以確保檔案歷史文化工程建設向信息化時代的發展。一是從檔案保管期限、歸檔范圍、檔案的作用、歸檔流程等方面，對檔案的收集、整理和利用等進行學習，提高檔案管理人員業務水平和工作能力。二是學習檔案管理系統使用方法。將檔案管理系統運用于檔案管理工作中，針對檔案管理系統實際運用中出現的 （下接26頁）

（上接23頁）問題，從系統的設置、導入、掛接、查詢等方面進行詳細講解，使檔案管理人員利用好檔案管理系統，確保電子檔案與紙質檔案保持一致。三是通過培訓，進一步提高參訓人員的思想認識，增強其責任感和使命感，樹立推進檔案事業高質量發展的思想，全面提升檔案管理工作能力。同時，優化檔案工作人才隊伍結構，建設一支具有較高專業素質和綜合實力，管理型、技術型、服務型、研究型相結合的創新團隊。

3.5 共同推動信息化電子檔案的轉化建設

我國的一些企業如果想要提升檔案管理的水平，就應與其他各地區以及各部門共同進行電子檔案的信息平臺建設，搭建具有共享功能的電子檔案數據庫，按照國家有關規定配置適宜檔案保存的電子設備，從而為檔案的信息化管理奠定基礎。檔案的信息化建設必須保證檔案內容的真實、完整、有效，并且檔案管理必須配備專門的錄入掃描儀、控制系統、監督應用以及安全防護系統等，實現物聯網的掃描錄入，嚴格監督應用系統的網絡安全，避免出現檔案丟失與被盜的情況。檔案的管理部門應將檔案信息化管理作為重點工作內容，建立科學的信息化管理制度，提高檔案信息化管理的規范性，實現檔案管理的現代化。

結語

綜上所述，中國檔案文化工作在現階段面對著全新的問題，中國檔案文化工作必須迎接新挑戰，抓住機遇，在利用信息化的條件下，增強工作人員的專業技能和法律意識，并利用信息化所提供的服務方式，促進中國檔案文化工作穩步前進。

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（作者單位：吉林省高等學校畢業生就業指導中心）