新時代國有企業檔案管理工作轉型與發展

陳 祚

（瀘州市興瀘投資集團有限公司，四川瀘州 646000）

0.引言

作為企業運行過程中不可或缺的重要工作之一，檔案管理工作的重要性不言而喻。采取自動化、精準化的方式進行檔案的管理工作能夠保證企業處于良好的運行狀態，促進了企業的可持續健康發展。相較于傳統的檔案管理模式，現代化的檔案管理模式不僅僅利用了大量的現代化設備還推進了其自動化、科學化的發展，使得檔案管理工作的效率得到了大幅提升。同時，管理人員需要盡快提高對檔案管理工作的重視程度，積極對檔案的價值進行深度挖掘，使得檔案資源能夠得到最大化的利用。

1.創新優化檔案管理工作促進國有企業改革發展的重大作用

對檔案管理工作進行優化能夠使得檔案資料的查詢更加快速高效，使得國有企業在進行改革的過程中能夠提供精準的材料進行支撐，檔案主要負責對企業日常生產和管理經營進行記錄，對其中具有保存和借鑒意義的資料進行記錄，使得企業的工作人員能夠利用檔案資源對企業的文化精神和歷史案例、市場情況進行深入的了解，管理人員能夠借鑒其中案例對相關的管理措施完善，使得企業的管理制度科學合理。企業的檔案不僅僅在一定程度上對企業的資源配置情況和未來發展方向進行確定，還能夠讓企業的管理人員對企業的定位和方向進行明確，促進國有企業改革的平穩進行。

能夠幫助企業內部員工實現資源信息共享，使得工作效率和經濟效益都得到了大幅提升。檔案管理的信息化發展使得企業內部能夠對資源進行共享，能夠實現各部門之間的協調合作，使得企業的工作效率得到提升并對企業內部良好氛圍的培養起到了促進作用。另外，促進檔案的信息化進程也能夠對檔案管理所耗費的資源、財力、物力進行節約，使得保存、輸送更為簡單且不易丟失，不僅僅實現了檔案資源管理成本的降低，更使得資源的傳輸速率和準確性都得到了有效提升。檔案之中體現著國有企業的企業文化，妥善地對企業檔案進行管理展示能夠加強員工對企業文化的認同感，使得員工的凝聚力能夠得到大幅增強。作為企業運營過程中的外在表現形式，企業文化在一定程度上體現著企業的發展理念、發展觀念等，是在市場競爭中脫穎而出的主要依據。作為影響我國國泰民安的支撐企業，國有企業承擔著重要的社會責任，國有企業的企業文化也隨之擁有其獨特性和發展性。因此，提高對國有企業檔案記錄工作的重視程度能夠使得檔案人員利用檔案提取大量的數據信息，使得企業的文化趨于豐富化、多元化發展。檔案記錄的真實可靠性更是為資料數據的權威性蓋章，使得企業員工的企業認同感和歸屬感都得到了提升[1]。

2.國有企業檔案管理工作的轉型

2.1 著力抓好檔案利用供給側，實現檔案利用高效益

圍繞中心、服務大局是檔案工作的永恒主題。新時代已進入高質量發展階段，提質增效已經成為企業發展的必然要求。檔案管理部門需要充分挖掘檔案價值，提高檔案供給質量，增強服務大局的能力。由于檔案工作在經濟效益上難以對企業經濟收入帶來有利影響，有部分企業的管理人員就忽視了檔案管理工作的重要性，只對銷售、營銷等能夠直接產生利潤的環節投入資金、精力，導致國有企業檔案僅僅處于保存完整的階段，利用檔案資料進行深層次的挖掘工作還沒有在我國檔案工作中普及，檔案資源沒有得到充分的利用。首先，轉變檔案利用服務觀念，解決需求供給側，由“坐等上門”改為“主動出擊”，優化利用流程，分析檔案利用需求，提供有針對性地服務；其次，解決利用內容供給側，圍繞企業核心競爭的重點難點，加強檔案資源的開發，深入挖掘檔案的價值；最后，解決檔案利用流程的供給側，優化檔案利用流程，完善檔案檢索利用手段[2]。

2.2 著力抓好檔案管理體系建設，實現檔案全收集

完善的檔案管理體系建設是做好檔案全面、快速、廣泛收集的基礎，也是重中之重。圍繞企業中心工作，進一步加強檔案體系頂層設計，統籌整合各類資源，逐步建成統一的、資源共享型的檔案工作體系。現階段，我國國有企業在檔案管理上主要采用上級指導、分級進行負責的形式，各個分部門的檔案室由總部的檔案管理部門統一調配控制。本級的檔案管理部門不具備本級檔案的調控權，僅僅能對本級檔案進行收集管理。首先，按照國家檔案局10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》要求，完善現有的文件收集范圍。其次，做好檔案系統與各業務系統之間的集成互聯，并加強各系統之間的資源整合，確保檔案反映各個事件、各類產品的全貌。最后，要做好互聯網、電子郵件、微信、微博等社交媒體中重要信息的及時收集[3]。

2.3 著力抓好檔案制度建設，實現檔案法治化管理

依法治檔是新時代國有企業檔案管理工作的基本要求，而想要實現這一基本要求的前提條件就是對現有的法律法規進行完善與優化。從某種角度來看，法律法規的完善將直接影響到檔案管理能力和實際管理效果的基礎。對于國有企業檔案管理部門而言，其應當依據國家提出的最新要求，結合當前的法律法規，堅持依法治檔的基本原則，做好檔案管理的統籌規劃，并進一步針對企業檔案管理標準和流程進行優化，確保檔案管理工作實現法治化管理，從而保證檔案管理工作的前瞻性、系統性和科學性。首先，從頂層規章、業務辦法、操作規則3個方面分層級制修訂企業檔案制度體系。企業檔案制度體系不僅要符合國家法律法規的相關要求和標準，同時也要吻合企業的實際情況，滿足企業的實際需求；其次，將檔案管理流程融入企業信息化建設流程，并將檔案業務相關要求嵌入各業務系統，形成全過程管控。這一過程的實現，可以從根本上對企業檔案管理信息化系統進行優化，保證檔案信息化管理系統的先進性；最后，將新體制、新業態的新變化融入檔案的“收、管、存、用”四大環節，確保檔案全過程的規范化管理，不斷提高檔案工作的法治化水平。

2.4 著力加強信息化建設，實現檔案管理智慧化

在檔案管理智慧化時代背景之下，國有企業檔案管理工作的轉型也應當以智慧化管理方向而轉變。在當前時代，人工智能、大數據是時代的熱點詞匯，而這些新型技術均可以給予國有企業檔案管理工作直接的幫助，并將從根本上顛覆檔案管理體系。一方面，在諸多新型信息化技術的基礎上，國有企業檔案管理工作需要加快自身的轉型升級，進一步加強信息化技術的應用范圍，依據信息化技術的要求對原有的工作標準、工作流程進行優化；另一方面，信息化技術的應用可以對現有管理手段進行創新，以人工智能技術為主的智能化管理將成為主流。最后，通過對大數據技術的合理應用，可以進一步對檔案利用方式進行優化創新，將原本的分散利用格局轉變為線上集中利用。

3.國有企業檔案管理工作改革優化發展與措施

科學技術的發展創新和經濟社會的不斷建設使得國有企業的檔案管理模式也相應地得到轉型創新，檔案管理的手段也趨向于多樣化、豐富化發展。想要實現新時代下國有企業檔案管理工作的轉型發展，就要提高對檔案管理工作的重視程度，細致謹慎地對檔案進行保存、管理、分類、整理工作，按照檔案的關聯性對檔案進行管理，投入大量的資金、精力對檔案管理工作進行完善，引進高素質人才、培養專業能力較強的團隊推進檔案管理工作迅速進行[4]。

3.1 對檔案管理工作進行完善，制訂新型的檔案管理模式

作為行政管理工作中的重要組成部分，企業必須依據《中華人民共和國檔案法》的相關規定對國有企業的檔案管理制度進行建設。同時，還要對企業的實際情況進行實地考察，根據企業的實際情況對檔案管理模式進行調整改良。企業的檔案管理部門不僅僅要對總部的檔案管理制度進行深度的了解，還要對其下屬部門的檔案管理情況進行了解，根據企業的發展特點提出相應的指導，確保各個部門的檔案管理都能夠與自身的發展特點相適配[5]。

企業的檔案管理人員想要提高檔案管理工作的工作效率，不僅僅需要從自身下手對自身的素質和專業能力進行提升，還要與其他部門協調交流、共同合作，唯有如此，才能夠實現檔案管理工作的高效率。根據目前搜集的案例信息可以看出傳統的檔案管理模式已經難以滿足企業的發展要求，跟不上時代發展的潮流。因此，國有企業的檔案管理部門必須加快引進信息管理技術，利用信息技術實現對各個部門的聯合把控，確保指令能夠迅速精準下達，實現管理部門的總體調控安排。

3.2 對安全管控工作進行加強，安排專業人員對檔案進行收集分類

國有企業作為我國國家經濟的基礎，其具有著頂梁柱的重要作用，國有企業的檔案資料不僅僅涉及企業的自身發展歷程，還記錄著眾多涉及國民經濟的事件案例，一旦發生檔案泄露情況或檔案出現遺失、破壞都會對我國經濟造成極大的影響。由此觀之，國有企業需要定期安排培訓工作，培養檔案管理人員的安全意識和防泄漏意識，實行責任到人的制度，確保管理人員在進行檔案管理工作時嚴格遵守相關的規定，管理工作全程具備監控視頻。

由于檔案管理工作內容復雜繁瑣，需要多個部門的協調配合，通過眾多的環節進行檔案收集，很容易出現原始檔案資料不慎丟失后泄露的情況，對檔案的安全埋下隱患。由此觀之，檔案管理人員需要對企業的部門人員和工作情況進行深入了解，對檔案收集的實際情況進行實時了解，定期對檔案的情況進行清點，確定檔案數量正確、內容完整。

3.3 加強人才培養

作為一項對員工細致程度和嚴謹程度有著極高要求的工作，國有企業的檔案管理工作要求工作人員保持嚴謹認真的態度進行檔案的管理，盡可能避免出現誤差情況，以防止檔案的精準性、真實性難以得到保障，檔案的價值受到損害影響。由此觀之，檔案管理工作人員必須對企業的業務情況有著充分的了解并且有著較高的綜合素質和專業能力。為滿足國有企業檔案管理工作的實際需求，國有企業需要進一步投入大量的資金進行檔案管理制度的建設，引進高素質的檔案管理專業人才，定期安排專業技能培訓，提高檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質。科學技術的發展使得傳統的紙質檔案管理已經基本被取代，信息化的檔案管理能夠實現高效率的檔案資源查閱和檔案搜索，將檔案全部錄入到網絡之中，建設數字化的檔案室，實現企業員工的資源共享。而大量資金的投入使得國有企業能夠購進大量的計算機等電子設備進行檔案掃碼工作，促進了數字化、信息化檔案管理制度的進一步發展。

另外，由于檔案的專業知識處于不斷地更新發展階段，企業除了對目前在崗的檔案管理人員進行專業培訓工作，豐富工作人員的知識儲備、提高他們的安全責任意識之外還要積極引進專業化的高素質人才來推進信息化檔案管理工作的進行，為檔案管理工作引進新鮮的人才，使得檔案管理工作能夠順利開展其轉型創新工作。

3.4 合理對檔案資源進行協調分配工作

檔案管理工作作為企業在市場競爭力上的重要評判標準之一，其重要性不言而喻。因此，企業的管理人員必須重視檔案資源的調配工作，對檔案信息的資源進行整合利用，使得檔案資源能夠得到深度挖掘。國有企業的檔案資源作為企業信息收集和案例分析的最主要信息來源，其涉及領域極廣，除了企業的經濟發展、企業文化之外還對企業資源情況和科學技術發展進行了收錄，能夠為企業的技術查詢、案例分析等項目進行服務。企業的管理人員只要對管理資源進行科學合理的分配，就能夠利用檔案管理工作對企業的經濟發展起到促進作用，既滿足了企業的經濟效益，又實現了社會效益的最大化。

4.結語

在我國經濟社會快速發展建設的時代，相關部門的管理人員必須提高對國有企業檔案管理工作的重視程度，深入了解檔案管理的發展現狀，根據實際情況結合相關的案例經驗進行檔案管理制度的創新優化。同時，管理人員需要推進檔案管理信息化、自動化建設，利用現代化設備來提升檔案管理工作的工作效率，建立完善的管理體系，使得檔案管理工作的潛力能夠最大化地得到利用。除此以外，管理人員還要對檔案管理工作現階段存在的隱患問題進行排除解決，確保國有企業的管理工作能夠持續健康發展，使得檔案管理工作能夠緊跟時代步伐，不斷適應時代實現創新轉型。