數字化城市建設檔案館建設初探

文·王倩

作為社會經濟發展的基礎性、引領性產業，城市建設事業的加速實施，為城市建設檔案數字化管理開辟了更為廣闊的發展空間。特別是智慧城市管理、大數據集成應用等一系列高新技術手段的推廣應用，為數字化城市建設檔案館建設提供了技術支持，對城建檔案管理總體規劃、信息檢索服務水平提升以及檔案管理模式轉型升級等方面提出了更高要求。如何利用信息技術等手段，加快數字化城市建設檔案館建設，滿足社會對城建檔案利用工作的更高期待，成為當前城建檔案管理事業的關鍵任務。檔案從業者必須敏銳把握新形勢，靈活轉變工作思路，結合經濟社會發展新變化和新要求，研判數字化城建檔案管理新形勢、新特征，深入分析當前數字化城市建設檔案館建設中亟待解決的問題，提高城建檔案數字化管理工作質量，聚力促進檔案工作提質增容、市縣統籌融合發展。

一、城建檔案數字化管理中存在的問題

（一）檔案數字化管理能效與城市建設規模匹配度不高

檔案數字化管理工作需配套符合技術指標要求的硬件設備，建立檔案信息數據庫、研發檢索查閱系統。目前，很多單位檔案數字化管理資金投入不足，無紙化辦公改革進程緩慢，城建檔案數字化率偏低。比如，有的單位沒有指定檔案管理專用計算機，數字化檔案管理的現實條件有限，檔案數字化管理工作質量參差不齊；有的單位城市建設資料的類型、材質等也存在較大差異，數字化加工的標準不統一；有的單位因檔案管理系統容量不足、通用格式轉換功能利用不暢等問題，部分城建檔案難以及時進行數字化加工并上傳。所以，很多城市雖制定了數字化城建檔案館建設方案，但實質建設程序還處在初步啟動階段，許多單位在實際工作中仍沿用傳統的檔案管理模式。

（二）現行城建檔案管理規范對數字化的詮釋較為粗放

為加強城市建設檔案的保護、管理和利用，許多城市相繼出臺了地方性法規，對城建檔案工作進行約束和指導。但由于現行法規、規范性文件普遍只進行總體規劃，條目性列出城建檔案管理各環節工作要求、劃分責任義務，行文較為粗放，缺少對數字化檔案館建設的明確要求和短期計劃，未能根據檔案工作新形勢進行動態更新，導致檔案從業人員對數字化檔案管理的概念理解不深、掌握不透，在實際應用中效果不佳。同時，數字化檔案資源收集、整理、移交、管理、檢索和利用等關鍵環節缺少統一標準和詳細操作規程，城建檔案數字化管理、數字化檔案館建設等規范性文件也沒有動態更新完善。隨著社會權屬意識的逐步提高，檔案信息數字化加工之后的權屬問題，也沒有可根據的上位法，無法有效滿足社會各層面對于檔案的利用需求。

二、數字化城市建設檔案館建設策略探討

（一）高定位謀劃數字化城市建設檔案館建設事業

一要對數字化城市建設檔案館建設進行前瞻性思考、全局性謀劃，正確處理和把握好建設與管理、收集與利用的關系，科學推進數字化城建檔案館建設各項工作。強化政策協同和全周期管理，始終把提高城建檔案管理質量和效率，滿足社會對城市建設檔案的利用需求作為奮斗目標。堅定貫徹新發展理念，敏銳把握檔案管理事業新形勢，加緊更新完善城市建設檔案管理規范，制定更加貼合實際、順應時代發展的檔案管理規章制度，堅持務實和創新并重，對數字化城市建設檔案館建設及后期運營管理提出明確要求，對城建檔案數據庫建設、檔案資料分類及文書檔案數字化采集、格式轉換等標準進行統一，構建完善城市建設檔案數字化長效管理機制。

二要按照統籌規劃、全面鋪開、分步實施的構想，推動數字化城建檔案館建設融入智慧城市建設，搭建數字化城建檔案館主體框架，采用逐步深入應用策略，綜合運用于城市建設相關企業經營、行業管理、項目建設等數據互聯互通和信息開發利用，在真正實現辦公自動化的基礎上建設單位門戶平臺、層級城市建設檔案管理統一工作流平臺，實現城市建設檔案全體系數字化管理，推動檔案事業能級提升。緊抓數字化城市建設檔案管理重點，集中精力推動檔案數字化設備更新、技術更新和管理手段更新，補齊人才、技術和工作策略上的短板，實現城建檔案管理水平明顯提升、促進經濟社會發展的功能不斷強化，以及信息安全風險防范能力不斷提高。

（二）高效能推進數字化城建檔案館建設各項工作

一要著力推進現代城建檔案事業改革，穩步開展智慧管理技術革新，組織科研團隊，結合工作實際探索城市建設項目文件、施工圖紙數字化管理改革，加快城建檔案全流程電子化工作落實，實現對建筑工程，道路、市政、園林綠化等基礎設施工程，科技產業園、綜合物流港等重點產業項目檔案的全生命周期數字化、一體化管理。

二要按照地市、區縣、項目類型、投資額等標準，分級分類建設綜合管理信息平臺，推進城市建設檔案逐一登記、臺賬管理，有序開展城市建設項目前期招投標、施工圖審查、合同備案等資料，建設過程中質量、安全、環保監管資料，后期竣工驗收和運營維護等資料的數字化轉換、集中上傳、線上管理工作，實現城建檔案管理數字化轉型。已建立并實際運行數字化管理系統的，應當根據社會需求進行實時更新、定期升級，結合單位內部協同辦公系統，打造包括城市建設各類主體信息、檔案管理全行為軌跡信息、新技術應用信息的主要功能板塊，條件成熟的接入市級統一管理平臺，實現數字化城建檔案館布局優化。

（三）高標準滿足社會對城建檔案的數字化利用需求

一要推動城建檔案利用方式由粗放外延式向集約內涵式轉變，構建城市建設檔案“數據庫資源指揮中心+檔案分類檢索平臺+成果展示大廳”體系，構筑涵蓋城市住房開發、城市路網、民生服務、生態城市建設等領域的綜合檢索服務系統，動態分析社會不同群體的城建檔案利用需求，科學引導數字化城建檔案館建設。

二要進一步完善城建檔案收集上傳板塊、數字化管理板塊和高速檢索板塊，實施OA協同套件、身份核驗插件、電子簽章插件、移動應用插件及安全傳輸插件，全面落實城建檔案資源數字化集成應用。利用大數據實時監測城建檔案查詢利用情況，確定檢索權限和流程，梳理優化組織架構，為不同人群和行業提供有價值的城市建設檔案信息，實現收集—管理—檢索—利用閉環管理，全面提升檔案利用效率。