關于推進機關數字檔案室建設服務數字強省戰略的調研報告

近年來，山東省深入貫徹落實習近平總書記關于建設網絡強國、數字中國、智慧社會的戰略部署，加快實施數字強省戰略，全面貫徹新發展理念，推進經濟社會各領域數字化轉型發展；加快建設數字政府、數字機關，將數字技術廣泛應用于政府管理服務，為推進國家治理體系和治理能力現代化提供有力支撐。

隨著數字強省戰略和數字政府、數字機關建設的快速推進，各級機關單位檔案數字資源數量急劇增長，機關檔案信息化需求日益突出。數字檔案室是數字機關建設的重要內容，也是機關開展檔案信息化建設的主要形式。推進機關數字檔案室建設，對健全機關檔案工作機制、改善機關運行效能、加強信息互聯互通等意義重大，是貫徹實施數字強省戰略和《檔案法》關于檔案信息化建設要求的重要舉措。為此，我們開展了機關數字檔案室建設情況調研，選取有代表性的省直機關單位，通過問卷調查、數據分析、集體座談、個別訪談等形式進行抽樣調查，了解機關單位數字檔案室建設的現狀，分析存在的問題和不足，提出推進機關數字檔案室建設服務數字強省戰略的對策措施。

一、機關單位數字檔案室建設的現狀

本次調研選取了50個省直機關單位抽樣調查，主要針對室藏各門類檔案數量和傳統載體檔案數字化開展情況，文書、音像、政務服務事項等電子文件歸檔情況，辦公自動化、政務服務、數字檔案室等應用系統建設情況進行了調查分析。

按照室藏檔案數量和傳統載體數字化開展情況統計，抽樣調查機關單位的平均室藏檔案和平均數字化率如下（見表1、圖1）。文書類檔案以卷為單位整理的3280卷、以件為單位整理的30423件，按照1卷折合為10件計算，室藏文書類檔案63223件，文書類傳統載體檔案數字化率88.27%；室藏照片類檔案2086件，照片類傳統載體檔案數字化率73.21%；室藏錄音類檔案42件，錄音類傳統載體檔案數字化率67.70%；室藏錄像類檔案143件，錄像類傳統載體檔案數字化率63.12%；室藏會計類檔案1834卷，會計類傳統載體檔案數字化率24.83%；室藏專業類檔案11352卷，專業類傳統載體檔案數字化率59.81%；室藏實物類檔案167件，實物類檔案數字化率29.71%。

圖1 機關單位抽樣調查傳統載體檔案平均數字化率

表1 機關單位抽樣調查室藏檔案數量和傳統載體數字化率統計表

按照電子文件歸檔情況統計，抽樣調查機關單位開展文書、音像、政務服務事項等電子文件歸檔的比例如下（見表2、圖2）。已開展文書類電子文件歸檔的有17個，占總數的34%；已開展照片類、錄音類、錄相類電子文件歸檔的有24個，占總數的48%；已開展政務服務事項電子文件歸檔的有2個，占總數的4%。

圖2 機關單位抽樣調查開展電子文件歸檔的單位比例

表2 機關單位抽樣調查開展電子文件歸檔情況統計表

按照應用系統建設情況統計，抽樣調查機關單位建設辦公自動化、政務服務、數字檔案室等應用系統的比例如下（見表3、圖3）。未建成辦公自動化系統的有14個，占總數的28%，已建成辦公自動化系統但不具備電子文件歸檔功能的有14個，占總數的28%，已建成辦公自動化系統且具備電子文件歸檔功能的有22個，占總數的44%；未建成政務服務系統的有22個，占總數的44%，已建成政務服務系統（包括使用山東省政務服務平臺、自建政務服務系統、二者同時使用等三種情況）但不具備電子文件歸檔功能的有23個，占總數的46%，已建成政務服務系統且具備電子文件歸檔功能的有5個，占總數的10%；未建成檔案管理軟件的有8個，占總數的16%，已建成檔案管理軟件（包括單機版和網絡版，功能不完善，不具備電子文件歸檔等功能）的34個，占總數的68%，已建成數字檔案室系統的8個，占總數的16%。

圖3 機關單位抽樣調查建成應用系統的單位比例

表3 機關單位抽樣調查應用系統建設情況統計表

二、推進機關數字檔案室建設的主要做法

“十三五”以來，各級檔案部門積極開展機關檔案信息化的探索和實踐，全省數字檔案室建設取得了較大進展，在提高數字機關建設水平、提升機關檔案服務質效方面發揮了重要作用。

（一）加強頂層設計，統籌全省機關數字檔案室建設。省檔案館緊緊抓住機遇，努力融入工作大局，爭取使機關數字檔案室建設成為數字強省發展的有機組成部分，《山東省“十四五”數字強省建設規劃》要求“完善公文處理系統、政務服務平臺電子文件歸檔功能、流程，加快全省檔案管理系統整合，在省直單位推廣應用統一數字檔案管理系統，形成覆蓋全省的數字檔案館（室）集群?！薄渡綎|省數字政府建設實施方案》要求“加強黨政機關電子檔案規范化管理，推動黨政機關電子公文和政務服務電子文件電子化歸檔，全面建設省級檔案數字化利用服務體系?！薄丁笆奈濉鄙綎|省檔案事業發展規劃》要求“加大數字檔案館（室）建設力度，‘十四五’末新增4家高水平機關數字檔案室。鼓勵具備條件的數字檔案館（室）向智慧化方向發展?！?/p>

（二）加強業務指導，完善標準規范開展培訓交流。省檔案館起草并與省檔案局、省大數據局聯合印發《關于加快推進機關數字檔案室建設的通知》，明確數字檔案室建設的目標任務，強調數字檔案室建設的重要意義，規范數字檔案室建設的具體內容。制定印發《山東省機關數字檔案室建設評價指標》，從補充完善國家檔案局標準規范、適應山東省信息化發展新形勢、體現《檔案法》和“十四五”規劃的新要求等三個方面著手，強化制度供給，推動全省數字檔案室規范化標準化建設。省檔案館多次組織召開數字檔案室建設培訓會和現場觀摩會，在檔案人員初任培訓班和繼續教育培訓班開設專題課程解讀標準規范，接待各級機關單位參觀數字檔案室，到機關單位現場指導傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔和系統開發工作，全面提升機關單位檔案人員業務水平。

（三）加強平臺建設，堅持統建共用集約化一體化發展。按照統建共用集約化發展的理念，省檔案館和部分市檔案館統籌建設本區域可推廣、可復用的一體化數字檔案室平臺，提供區域內機關單位統一使用。省檔案館建設了基于政務云的統一數字檔案管理系統，面向電子公文和政務服務類電子文件等兩種電子文件，對接省直單位辦公自動化、政務服務和數字檔案室等三種系統，為省直單位提供文書類、政務服務類電子文件歸檔和電子檔案管理平臺。濟南市檔案館、青島市檔案館、日照市檔案館、濱州市檔案館分別建設了集中式數字檔案室，在市直機關統一部署，實現了電子檔案和傳統載體檔案數字化成果的集中管理、數據共享和在線移交。

（四）加強創先爭優，積極爭創“全國示范數字檔案室”。國家檔案局組織開展數字檔案室建設試點，每年選取10個中央國家機關和省直單位納入試點，按照《數字檔案室建設指南》《數字檔案室建設評價辦法》開展建設，驗收評價90分以上的認定為“全國示范數字檔案室”。全省相關部門踴躍參加國家檔案局數字檔案室建設試點，積極爭創“全國示范數字檔案室”。目前，我省已有青島市檔案館，省檔案館，省檢察院、省法院，省水利廳、省地震局、濟南市檔案館等4批次7個單位被國家檔案局納入試點，已有省檔案館、省檢察院2個單位被認定為“全國示范數字檔案室”。其中，省檔案館是全國第一個“全國示范數字檔案館”“全國示范數字檔案室”雙示范省級檔案館，省檢察院是全國檢察系統第一個“全國示范數字檔案室”。

（五）加強示范帶動，組織開展“山東省示范數字檔案室”創建活動。在創建示范活動實行審批制度和目錄管理之后，經過積極申報，“山東省示范數字檔案室”被省功勛辦列入山東省創建示范活動目錄，由省檔案館組織開展“山東省示范數字檔案室”創建示范活動。省檔案館聯合省檔案局、省大數據局印發《山東省示范數字檔案室創建工作方案》，通過山東省示范數字檔案室創建，深入發掘培育重視程度高、工作基礎好、業務覆蓋全、應用效果優的典型示范，總結推廣經驗做法，發揮示范帶動作用，建立多層次的發展梯隊，形成滾動發展、梯次發展新局面，推動各級各部門單位廣泛開展數字檔案室建設，實現檔案數字資源總量增加、質量提高、結構優化，進一步提高機關檔案工作水平。

調研中發現，當前我省機關數字檔案室建設工作還存在一些問題和不足，主要是各部門各地區仍然存在發展不平衡不充分的情況，部分單位開展檔案信息化建設的基礎較為薄弱；電子文件歸檔工作水平有待提高，部分單位的辦公自動化和政務服務系統建設相對滯后，檔案人員的專業能力對照工作要求有差距；檔案安全意識不夠強化，存在一定的安全隱患，部分機關單位的檔案安全管理存在漏洞，未能保持高度的警惕性；制約發展的不利因素有待消除，主要表現在檔案信息化人才相對匱乏和資金投入力度仍需加大。

三、推進機關數字檔案室建設服務數字強省戰略的對策和建議

（一）進一步落實數字檔案室建設目標任務

深入學習貫徹黨的二十大精神，貫徹落實習近平總書記對山東工作的重要指示要求和對檔案工作重要批示精神，切實增強推進機關數字檔案室建設服務數字強省戰略的思想自覺行動自覺。持續加強全省機關數字檔案室建設，積極爭創“全國示范數字檔案室”，組織實施“山東示范數字檔案室”創建示范活動，“十四五”時期建設4個“全國示范數字檔案室”和一批省級示范數字檔案室。到2025年，各級各部門單位廣泛開展數字檔案室建設，全省建成一批高水平數字檔案室，基本形成示范帶動、均衡發展、協調推進的數字檔案室建設新局面。

（二）進一步推進數字檔案室應用系統建設

將數字檔案室應用系統建設納入各單位數字機關建設總體規劃，與數字機關建設同步實施。完成機關辦公自動化系統電子文件歸檔功能標準化改造，推進機關業務系統在業務流程中嵌入電子文件歸檔功能，實現數字檔案室與機關辦公自動化、政務服務和其他業務系統有效銜接，按照檔案管理要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔、鑒定、利用、統計等工作。省直機關按照《山東省“十四五”數字強省建設規劃》，完善公文處理系統和政務服務平臺電子文件歸檔功能，并與省檔案館建設的統一數字檔案管理系統或本單位自建的數字檔案室系統對接。

（三）進一步推進數字檔案室數字資源建設

開展室藏檔案目錄數據庫建設，建立覆蓋室藏全部傳統載體檔案的目錄數據和全部電子檔案的元數據，并進行融合管理。大力推進增量電子化，貫徹實施電子文件歸檔相關規定，電子公文歸檔按照《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362）執行，其他電子文件歸檔參照有關規定執行，切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔。繼續做好存量數字化，建立檔案數字化常態機制，有序開展傳統載體檔案數字化工作，紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31）執行，其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。到2025年，省直機關長久保存的傳統載體檔案數字化率達到90%以上。

（四）進一步推進數字檔案室信息安全建設

配備必要的軟硬件設施設備，采取相應的技術手段，確保檔案數字資源的絕對安全。非涉密數字檔案室系統安全等級保護不低于二級標準，涉密數字檔案室系統安全分級保護等級與檔案數字資源最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任，檔案數字資源批量上傳云端之前應通過本單位保密檢查，不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲、管理檔案數字資源。制定檔案數字資源備份方案和策略，實施電子檔案、傳統載體檔案數字化成果和數字檔案室系統數據的備份管理，鼓勵在山東省電子文件（檔案）容災備份中心進行容災備份。涉密檔案數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理嚴格遵守有關保密規定。

（五）進一步拓展數字檔案室應用場景效能

加強數字檔案室服務能力建設，拓展數字檔案室應用場景，深挖數字檔案室應用系統功能和資源價值，利用大數據、人工智能等新技術不斷創新檔案信息服務模式，推動數字檔案室在機關工作中的深度應用。鼓勵結合數字檔案室應用探索開展電子檔案單套管理、檔案信息資源整合共享、電子檔案長期保存、電子檔案移交等工作，加快提升機關檔案工作服務效能，提高政務支撐服務能力和決策信息服務能力，賦予檔案資源新的知識動能、社會動能，不斷提升國家治理體系和治理能力現代化水平。