測繪檔案管理信息系統的設計和開發

［摘要］近年來，各單位測繪檔案資料體量迅速增大，對管理相關工作提出了新的要求和挑戰，各單位逐步將信息化技術應用于檔案管理領域，在檔案管理效率及質量上有了較大提升，結合單位自身需要，建立一套完善的測繪檔案管理系統已成為現代測繪地理信息業務管理的重要手段。介紹了測繪檔案管理的特點，結合內蒙古自治區測繪地理信息中心工作實際，詳細闡述了內蒙古自治區測繪檔案管理系統的研發過程、系統功能、使用方法以及如何利用軟件系統實現測繪檔案信息的錄入、查詢、統計、分發借閱等工作，系統能夠使本單位測繪檔案管理工作更加規范化，精細化、高效化，更加符合當下和未來對測繪檔案管理工作發展的客觀需求，對其他單位和部門的測繪檔案管理工作具有較強的參考和借鑒意義。

［關鍵詞］測繪檔案管理；信息系統；系統設計；開發

近年來，我國社會經濟和測繪技術快速發展，隨著測繪文件的種類越來越多，相關的檔案數量也快速增加，傳統的手工管理、信息查詢手段和數據更新方法都已無法適應測繪成果檔案管理的現代化需求，它的弊端也越來越明顯。因此，構建完善的測繪成果檔案管理信息系統是非常必要的。該項工作對于保證測繪成果管理的合理性、科學性和規范性，對于測繪生產部門實現管理信息化、檔案管理數字化和決策科學化都有非常重要的意義，本文結合當下測繪檔案管理基本特征，著重設計和開發信息系統，通過該系統對各類測繪檔案進行全方位管控，提高管理效率及質量。

1 測繪檔案資料管理現狀分析

（1）測繪檔案管理不統一。目前測繪生產部門積累了大量的測繪檔案數據，數據分散存儲在各種不同設備內，紙質檔案資料則簡單存放在各種檔案柜中，缺少對應的數據庫信息和檔案掃描件，基本無法實現自動化管理，使數據檢索和檔案的位置確定更加困難。此外，在沒有備份電子檔案數據機制的情況下，極易造成數據丟失的風險。

（2）數據是半結構化的，格式是混亂的。傳統基礎測繪、土地調查相關數據成果的電子存檔有多種格式，不便于以統一標準錄入數據庫進行查詢和統計。

（3）檔案資料借閱分發效率較低。由于檔案資料信息及數字檔案成果的分發經常要從多個數據管理人員的計算機中調取，缺少統一查詢系統，因此僅靠人工借閱查找往往很耗時，效率低下[1]。

2 測繪檔案信息化管理的條件

為實現檔案數據管理由手工管理方式向信息化管理方式的轉變，滿足測繪地理信息檔案數據的信息化管理需求，檔案資料管理人員應詳細盤點和梳理檔案資料，通過地理信息技術、數據庫技術等技術手段，按一定的標準、規范建立檔案數據庫，建立檔案數據庫管理系統，提供檔案的規范化管理、數字化管理、空間化管理和信息化管理，形成統一的檔案管理機制。

2.1 檔案資料信息化相關標準研究

該項工作是檔案資料信息化工作的基礎性工作，需要針對測繪檔案資料管理現狀并結合測繪檔案業務的特點，引入信息化管理手段，通過對測繪檔案資料的詳細研究和測繪成果分類的學習了解，建立系統完善的測繪檔案資料分類體系，用以提高檔案歸檔的有效性和完整性[2]。

2.2 檔案資料的盤點與梳理

隨著測繪檔案使用標準不斷提升，測繪檔案管理逐步向數字化方向發展，資料的盤點與梳理在其中的作用也日漸凸顯。檔案資料經歷了數十年積累和數代人的管理，其記錄信息內容和格式都經歷了數次改變，部分信息由于年代久遠、經歷多次交接，工作人員僅依靠記憶管理海量檔案資料并不可靠，容易產生人為偏差，造成管理風險[3]。在現代地理信息技術突飛猛進的發展下，原有的測繪地理信息檔案服務管理從檔案信息數據的管理效率、檔案信息內容記錄的準確性及信息化存儲的安全性等各方面已經不能很好地服務于各類用戶的使用。為了使現有測繪地理信息檔案管理適應未來信息化管理和使用的需要，檔案記錄信息亟待按照測繪地理信息檔案相關分類標準和管理體系要求重新盤點梳理。

2.3 檔案資料數字化

測繪檔案管理信息系統的管理對象為經過數字化處理后的成果以及相關的檔案信息成果，檔案資料的數字化就成為系統建立的前提條件之一。需要在建立測繪檔案資料管理系統前，先將各類紙質文檔和相關信息進行數字化掃描并將相關題錄信息錄入標準化電子表格中，在信息錄入過程中，需要保證數據掃描和錄信息記錄的完整性和準確性，在完成該工作后才能進行正式的檔案資料管理系統開發的相關工作[4]。

3 項目的整體管理

3.1 項目設計

3.1.1項目需求和可行性分析

項目的需求和可行性分析是建立測繪檔案管理系統的基礎性工作，良好的分析活動有助于避免系統設計的早期錯誤，提高系統開發效率，降低開發成本，分析是否精準到位甚至直接決定了未來系統建立的成敗。因此，在分析過程中應做好需求收集、需求分類整理、需求驗證、需求和可行性研究文檔編寫等工作。在項目進行過程中，項目的需求分析應貫穿項目進行的全流程，以避免在項目進行時發生需求更改而產生的項目風險[5]。

3.1.2項目前期研究工作

系統研發團隊需根據項目需求報告選擇符合實際要求的數據庫平臺、設計合理的數據存儲結構、適配相應的操作系統和編程工具、根據前期研究的基本成果和單位對檔案管理工作的實際需要設計出簡潔易懂的操作界面。項目的管理人員需要從項目資源整合、項目風險評估、項目成本預算和項目進度安排上做出合理的評估，進而能夠從整體上把握項目的全流程管理工作。

3.1.3編寫設計方案

通過前期的項目需求分析、可行性分析以及其他研究工作，正式確定項目的目標、具體要求、設計各項目標和功能指標、制定項目的進度計劃、確定項目的質量管理標準、估算人員技術力量投入，編寫詳細可執行的項目設計方案，用于在技術上指導項目各項工作如何推進、何時完成以及應達到什么技術標準。

3.2 項目實施

項目實施過程主要需考慮測繪檔案管理信息系統各子系統間的功能配置和實際工作中的使用邏輯關系，各子系統需要做到高內聚、松耦合和模塊化，既要做到功能明確、使用方便，還要做到互不影響，這就需要在軟件系統開發初期建立一個合理的軟件系統架構，在明確了系統架構合理性的基礎上再進行具體模塊功能的開發。其次，項目管理人員在項目實施過程中需要對項目的進度和質量進行全程監控，對于超出進度的工作項目和未滿足設計方案質量指標的情形，需要及時發現并分析原因，制定切實可行的解決方案。在本次項目實施過程中，部門工作人員在成功地解決了軟件系統開發過程中管理流程和管理業務邏輯復雜而產生的各類問題，經過一系列調試和討論研究，將該系統進行了改進和完善，使測繪檔案管理系統完美適應了本部門現有的業務需要，也為今后可能的業務需求留下了相應的擴展接口，以更好地適應未來檔案業務需求的變化。

3.3 系統測試與驗收

通常軟件系統開發階段工作完成后都需要一系列復雜的測試工作才能提交驗收，用以排除軟件系統在編輯過程中可能出現的問題。這些問題有些是顯而易見的，有些則特別難以找到，只有經過充分測試才能發現[6]。針對本次項目所涉及系統的測試手段，選用動態測試、白盒測試和黑盒測試，測試的策略為先進行單元測試、后進行集成測試。在軟件系統完成所有測試和修改工作之后，經與系統開發人員和質量管理人員確認無誤后，驗收部門最后進行軟件系統的最終驗收并移交檔案管理人員使用。

4 測繪檔案管理信息系統的特點和主要功能

本系統主要管理所有類型的外業測量和制圖結果及類似文件，并為記錄相關信息結果創建自動化和高級技術支持。從設計到實施，該系統充分考慮了掃描和管理檔案的具體情況和部門對外提供相關資料的需求，選用典型的B/S結構系統，配合高速局域網絡，有助于與其他系統實現高效的數據交換，兼容多個用戶同時處理數據，以及數據的準確性、完整性和一致性要求，從而提高數據和檔案資料的提供效率。

4.1 系統模塊的劃分

系統主要由基礎管理平臺、檔案管理子系統和成果管理子系統和系統管理四大部分組成（圖1）。主要建設內容有：

基礎管理平臺：集成了OA（工作流引擎）和MIS（管理信息系統）技術，提供流程化的協同辦公平臺通用功能，為上層的各應用系統提供通用的基礎支撐。

檔案管理子系統：對所接收的各類數字、電子檔案信息進行整理、分類、錄入、檢索、共享等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制，實現對數字檔案長久的安全保存及紙質檔案的精準查詢。根據檔案信息的利用需求和網絡條件，通過現有網絡建立檔案利用窗口。實現檔案查詢、檔案借閱、資源發布、信息共享功能。具體包括實現檔案的智能檢索借閱，提高數據瀏覽的方便性和數據質量；建立數字檔案館網站，實現相關檔案信息的網上展覽及信息發布。

成果管理子系統：可根據測繪項目信息，進行項目成果數據接收、登記、分類、檢索、共享等操作，利用基礎管理平臺，完成系統內成果共享，打破單位內部管理信息孤島。

系統管理：提供用戶管理，組織機構管理、角色管理，菜單設置及權限配置、系統日志、自定義流程、系統參數配置功能。

4.2 系統流程及角色設計

4.2.1 成果建檔登記流程設計

成果資料建檔登記是成果管理部門對成果信息進行管理，對電子成果進行相應的成果分類，同時上傳電子成果，并進行成果建檔審核，待其審核通過后，進行成果歸檔入庫。流程如圖2：

系統中需設置三個流程節點用于管理和使用系統錄入檔案信息，見表1。

4.2.2 成果申請使用流程設計

檔案借用流程由檔案借用人進行申請，然后由檔案管理部門進行審核，審核通過后借用人才能領用，檔案用完后借用人要到檔案管理部門歸還借用的檔案。流程如圖3：

系統中需設置四種角色，其權限及所對應流程內的職責工作見表2。

4.3 系統的主要功能

本系統內部主要功能較多，為測繪檔案管理信息化、智能化提供便捷高效的服務，主要包含檔案信息管理（包括案卷信息錄入、件級檔案信息錄入及檔案使用申請管理）、系統管理（業務查詢、業務管理）、個人助手。

4.3.1 檔案信息管理

檔案管理人員對檔案信息查看、新增、修改等。具體功能有：在檔案分錄下增加新的目錄、修改目錄名稱、刪除檔案目錄及其下級目錄、增加案卷級檔案信息、修改案卷級檔案信息、刪除案卷級信息及其下的件級信息、按照查詢條件查詢需要查看的案卷數據（如案卷檔號、案卷題名、立項日期等）、點擊重置按鈕清空檢索條件、勾選中當前列表中全部數據、取消勾選中的數據，是系統的基本管理模塊。

案卷信息錄入管理（圖4），具體操作內容包括：填寫案卷基本信息（案卷檔號、立卷人、立卷日期、行案卷題名、項目名稱、測區名稱、立卷單位等）、上傳附件、保存已填寫的信息及上傳的附件信息關閉和自動保存已有頁面信息。

4.3.2 成果管理

成果管理是本系統的核心功能模塊，用于對檔案信息的總體查詢、登記等，需要其能夠錄入成果信息和實體存放信息，按照查詢條件查詢需要查看的成果，如成果名稱、成果編號、成果存儲分類、成果類、編制時間、編制部門、測區、入庫時間、流程狀態等內容，并可以點擊資料明細按鈕查看該條業務的成果資料明細。

4.3.3 系統管理

該模塊功能具有查詢和管理系統中所有的業務及密碼管理功能，是系統的中樞管理模塊。

5 系統運行效果分析

測繪檔案管理主要采用標準化的文檔/視圖結構界面，具有較強的實用性。系統界面更加人性化，便于用戶學習，操作性更強，具有一定的靈活性和較強的通用性，可以用于各類相關檔案資料庫的管理和運維。構建相應的數據庫，為后續相關信息提供訪問的安全數據源做支撐，通過實踐運行和測試，該系統自身實用性、穩定性較佳，且易于維護。系統不僅可獨立運行，而且與現有數據管理系統的其他部分形成完整的管理工作軟件體系，確保測繪檔案管理和使用更具便捷性、高效性，能夠幫助檔案資料管理人員較為方便地完成測繪檔案資料的查詢、分發借閱等各項管理工作。

6 結語

結合測繪檔案管理特點，通過需求分析明晰了各模塊和子系統的功能，建設了內蒙古自治區測繪檔案管理信息化系統，并配置了與之相適應的模塊和數據庫，實現了測繪檔案資料的高效管理與借閱分發，實際運行結果顯示，使用本系統有利于對測繪檔案實現規范化、標準化管理，也能夠大幅度提升測繪檔案管理和服務的效率及質量，相較其他測繪檔案資料管理平臺，本系統操作更加簡單、便捷，對其他單位和部門管理測繪地理信息相關檔案具有較強的借鑒意義。未來還需通過實際應用，優化各模塊的功能，使其更好地服務于本單位測繪檔案管理工作。

［參考文獻］

［1］何細蘭. 基于GIS 的測繪檔案管理平臺設計與實現［J］. 測繪技術裝備，2021（2）：88-92.

［2］王芳霞. 測繪地理信息檔案信息化技術研究［J］. 測繪與空間地理信息，2019（9）：58-63.

［3］呂楠. 測繪檔案基礎數據管理和分發服務系統的研究與建設［J］. 城市勘測，2017（6）：56-59.

［4］馮連好. 信息化背景下測繪檔案管理系統建設探究［J］. 城建檔案，2020（5）：71-72.

［5］陳垚，劉奎，高峰. 信息系統的功能需求分析方法研究［J］. 軟件工程，2022（11）：10-14.

［6］林生旭，盤茂杰. 軟件測試技術及其測試工具的研究與應用［J］. 現代計算機，2023（12）：37-43.