水利工程檔案安全管理系統(tǒng)開發(fā)利用探討

趙 盼，馮 洋，李 莉

（1.山東大禹水務建設集團有限公司，山東 濟南 250109；2.山東省海河淮河小清河流域水利管理服務中心，山東 濟南 250100）

在數(shù)字化社會的浪潮推動下，智慧水利建設飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術應用對水利檔案的影響日益顯著。面對數(shù)字社會及智慧水利新形勢，水利工作者需要積極探索改革，促進水利工程檔案的安全管理和便捷應用。

1 水利工程檔案管理與利用的新變化

1.1 檔案利用的質(zhì)量和效果得到了提升

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集、管理以及查閱等相關工作，主要通過人工方式完成，極易出現(xiàn)檔案查詢困難、遺漏等相關狀況。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作可有效避免以上問題。同時，傳統(tǒng)檔案管理需要投入大量的精力，且無法實現(xiàn)多人同時借閱，檔案利用效率偏低。大數(shù)據(jù)及信息技術能讓水管單位內(nèi)部實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，檔案資料可供多人同時借閱、在線解析，提升了檔案利用效率。

1.2 檔案管理工作質(zhì)量和效率得到全面提升

傳統(tǒng)人工方式的檔案立卷，工作人員的主觀意識決定著立卷的質(zhì)量，立卷標準無法統(tǒng)一，檔案卷宗效果質(zhì)量參差不齊，進一步妨礙檔案的查閱與利用。傳統(tǒng)方式的檔案管理，檢索與查閱比較復雜。在大數(shù)據(jù)技術下，各類檔案能夠實現(xiàn)自動分類儲存、分類賦能，自動生成不同路徑的檢索目錄。數(shù)據(jù)分析技術及信息管理系統(tǒng)的結合運用，能夠便捷的對檔案進行數(shù)據(jù)庫分配、密級分配及查閱，提高檔案的準確性、可靠性。檔案管理信息化建設和大數(shù)據(jù)分析運算，能夠幫助檔案工作人員將更多的時間與精力投入到檔案的深度開發(fā)與運用方面，促進檔案管理工作質(zhì)量及效率的提高。

1.3 在旱澇災害防御中發(fā)揮作用

為提高災情預防及應急處置效率，水管單位需要格外注重對大氣降水、地表徑流、地質(zhì)地貌、地下水埋深等資料信息的溯源分析、現(xiàn)狀檢測、趨勢預判，進而為防洪抗旱指揮、調(diào)度及應急處置提供準確可靠的依據(jù)。通過數(shù)學模型和合理賦能，運用大數(shù)據(jù)技術構建的信息化管理平臺可以不受時空限制，迅速查詢調(diào)用檔案資料進行編研分析，為預警預判和處理提供決策化建議。

2 傳統(tǒng)與大數(shù)據(jù)背景下檔案管理

2.1 傳統(tǒng)檔案管理

傳統(tǒng)檔案管理工作主要分為兩個部分，即檔案資源管理與檔案信息組織。其中前者又被細化為多部分內(nèi)容，如收集、鑒定、整理、保管等；而后者則主要是加工檔案中的信息，以便后期開發(fā)利用。

2.2 大數(shù)據(jù)背景下的檔案安全管理體系

大數(shù)據(jù)檔案安全管理體系主要體現(xiàn)在3 方面：一是建立健全檔案建立、存儲、使用等全過程的安全管理制度系統(tǒng)，通過嚴格的檔案數(shù)據(jù)流通、存儲和管理制度，保障檔案數(shù)據(jù)管控的安全性；二是建立檔案成果的安全存儲和安全使用機制，通過對檔案介質(zhì)的定期檢查確認，建立檔案異地容災備份機制，確保檔案內(nèi)容安全；三是完善信息化環(huán)境和技術保障措施，通過支撐檔案的電子化賦權借閱、身份確認、防火墻隔離等設置，防御黑客攻擊，確保應用環(huán)境的安全。

3 水利檔案安全管理體系的發(fā)展策略

3.1 強化檔案安全管理意識

水管單位必須加強數(shù)字檔案管理相關知識的學習，重視數(shù)字檔案信息系統(tǒng)若存在漏洞帶來的安全隱患，增強水利檔案人員的安全管理意識。水管單位需要嚴肅對待檔案數(shù)據(jù)的采集、傳輸、存儲、流通等環(huán)節(jié)的安全工作，通過嚴格落實技防、物防、人防措施，提高檔案安全管理工作的效率和效果。

3.2 全面落實資料信息監(jiān)控措施

在大數(shù)據(jù)背景下，為保證電子檔案管理的安全，在數(shù)字化水利檔案管理構架中必須強化檔案信息監(jiān)測的相關技術措施，為水利檔案信息管理系統(tǒng)提供可靠保障。同時，需要有效監(jiān)控所有開放檔案信息的軟件端口，定期開展攻防演練，使檔案信息管理相關系統(tǒng)的安全得到保證。例如，山東省某水管單位在檔案管理工作中，使用了帶有安全監(jiān)測的最新檔案信息分享平臺，使客戶端檔案信息的安全性和完整性得到了保障。

3.3 逐步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)結構化

數(shù)據(jù)結構化技術在水管單位檔案數(shù)據(jù)安全管理中發(fā)揮著重要作用。結構化的檔案資料，可以有效保障和維護檔案資料的信息質(zhì)量，數(shù)據(jù)的結構化不僅可以為其分類和處理提供方便，還有利于安全加密與管理，為信息分辨提供幫助，并對惡意入侵檔案資料管理系統(tǒng)的病毒、木馬進行識別。盡管數(shù)據(jù)的結構化技術開發(fā)研究還處于初級階段，但在檔案管理系統(tǒng)的實際應用中，能夠使數(shù)據(jù)處理效率和安全可靠性的大幅提升。

3.4 確保管理職能的充分發(fā)揮

一是加大對電子檔案宏觀管理力度，水利檔案信息雖然密級不同，但其經(jīng)濟及技術價值巨大，水管單位需要從宏觀上嚴格監(jiān)控信息流通方向，確保檔案信息的密級安全；二是建立健全安全管理制度，對水利工作人員的言行進行有效約束，嚴防失密事件發(fā)生；三是構建檔案信息利用記錄和溯源追蹤系統(tǒng)，對檔案查閱方的真實性、安全性進行判斷，保證檔案信息安全，確保其原始性和真實性。

3.5 建立健全檔案數(shù)字化管理機制

為切實提升水利檔案的管理效能，保障其服務質(zhì)量，需要建立有效的檔案信息數(shù)字化管理機制，進一步優(yōu)化檔案安全管理體系，為水利檔案安全管理工作提供政策、制度、技術上的多重保障。應把檔案管理安全工作重點放在緊急事件、備份恢復和安全性審查等方面，確保水利檔案安全管理工作的順利開展。

3.6 發(fā)揮檔案管理人才的作用

基于大數(shù)據(jù)水利檔案安全管理體系的應用，水管單位應重視檔案管理人員知識與年齡結構的合理配置，強化人員政治素質(zhì)、安全意識、職業(yè)操守和業(yè)務能力，使檔案管理人員具備優(yōu)秀的業(yè)務素養(yǎng)、危機意識和信息處理能力。一是發(fā)揮宣傳引領作用，制定優(yōu)惠政策引進專職檔案管理人才，改變檔案信息人才匱乏、專業(yè)錯位的現(xiàn)象；二是注重培訓教育，不斷提高人才的專業(yè)知識與技能，實現(xiàn)知識結構的轉變與提升，保障大數(shù)據(jù)技術能夠在水利檔案管理中發(fā)揮良好作用；三是借助薪酬調(diào)整和用人獎勵措施，健全檔案管理部門職稱、職務調(diào)整機制，使檔案管理中人才因素的可協(xié)調(diào)性、可持續(xù)性得到保證。

4 結語

在大數(shù)據(jù)時代，水利檔案安全管理是一項長期及重要工作。水管單位要做好檔案安全管理工作，必須正確理解檔案安全管理體系的內(nèi)涵、內(nèi)容，更要在保證措施的加強上下足功夫；只有在增加檔案管理人員安全意識、健全檔案安全管理規(guī)章制度、增加檔案管理軟件硬件投入等方面進行持續(xù)性完善，水管單位檔案安全管理工作才能取得更好的效果。