文物保護(hù)工程檔案規(guī)范管理新面貌

文物保護(hù)工程涉及建筑的修繕、維修、搶險(xiǎn)等系列工作，與普通的建筑維修工程有很大不同。在此基礎(chǔ)上提出加強(qiáng)文物保護(hù)工程項(xiàng)目檔案管理的對策。根據(jù)《文物保護(hù)工程管理辦法》規(guī)定，對項(xiàng)目的技術(shù)、管理、財(cái)務(wù)文件進(jìn)行規(guī)范，以保證項(xiàng)目的質(zhì)量。雖然我國已經(jīng)制定了相應(yīng)的法律法規(guī)和政策，但是因?yàn)槲奈锉Ｗo(hù)的特殊性，所以在文物保護(hù)工作方面還存在許多問題。有些工程項(xiàng)目的檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而限制了文物保護(hù)工作質(zhì)量的持續(xù)提高。在此背景下，現(xiàn)基于文物保護(hù)工程檔案內(nèi)容，對文物保護(hù)工程檔案管理工作的意義進(jìn)行闡述，并對當(dāng)前管理工作存在的若干問題和解決措施進(jìn)行分析。

隨著經(jīng)濟(jì)和文化的快速發(fā)展，國家對文物保護(hù)的重視程度越來越高，對文物保護(hù)的投入也越來越多。我國關(guān)于文物保護(hù)工程建設(shè)的檔案日益增多，這對文物保護(hù)工程建設(shè)的檔案管理工作提出了更高的要求。項(xiàng)目檔案主要是指項(xiàng)目實(shí)施過程中保護(hù)單位所記錄的、有價(jià)值的資料。因此，必須對其進(jìn)行規(guī)范化管理，確保其真實(shí)性、實(shí)時(shí)性，并為將來文物的保護(hù)與查詢工作提供數(shù)據(jù)支持。

文物保護(hù)工程的檔案管理工作內(nèi)容概述

文物保護(hù)是對具有歷史、文化、科學(xué)價(jià)值的歷史遺留物采取的一系列防止其受到損害的措施，包括維護(hù)、維修、加固、整修、保護(hù)設(shè)施建設(shè)以及搬遷等。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合多年施工實(shí)踐總結(jié)出文物保護(hù)工程項(xiàng)目檔案主要包括立項(xiàng)申報(bào)文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)設(shè)計(jì)文件、施工工藝文件及竣工材料等。

立項(xiàng)申報(bào)文件。項(xiàng)目立項(xiàng)申請材料主要包括項(xiàng)目單位及主管部門的名稱、項(xiàng)目名稱及位置、文物保護(hù)單位的等級及年代、保護(hù)范圍及建設(shè)控制地帶；另外，還包括項(xiàng)目資金估算和來源、工作計(jì)劃、擬聘勘察以及有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件等。

勘察設(shè)計(jì)文件。勘察設(shè)計(jì)文件主要包括勘察報(bào)告、測量圖及照片，是一種可以反映文物風(fēng)貌、內(nèi)部特征及破壞情況的調(diào)查報(bào)告；還包括防護(hù)計(jì)劃、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件等；并收錄了工程設(shè)計(jì)預(yù)算、材料試驗(yàn)報(bào)告、環(huán)境影響報(bào)告、工程地質(zhì)及水資源等調(diào)查報(bào)告。

施工技術(shù)設(shè)計(jì)文件。施工設(shè)計(jì)文件包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)規(guī)范、預(yù)算、材料測試、檢測、驗(yàn)收。

施工技術(shù)資料涵蓋施工方案的制訂、施工人員入內(nèi)接受文物保護(hù)培訓(xùn)、施工記錄和統(tǒng)計(jì)資料、文物資料、質(zhì)量自檢報(bào)告以及隱蔽工程措施驗(yàn)收記錄等多個(gè)方面。

竣工材料以項(xiàng)目匯總、完工報(bào)表、完工圖和財(cái)務(wù)預(yù)算為主。根據(jù)《文物保護(hù)工程管理辦法》的要求，必須在三年內(nèi)提交一份技術(shù)成果報(bào)告，并在三年內(nèi)提交一份技術(shù)成果。因此，在對文物進(jìn)行修復(fù)時(shí)，應(yīng)注意對技術(shù)資料的收集、整理。

文物保護(hù)工程檔案規(guī)范管理的必要性

為今后文物考察工作提供資料參考

文物保護(hù)工程項(xiàng)目的檔案管理是文物調(diào)查、文物保護(hù)和文物管理的基礎(chǔ)。文物保護(hù)工程的檔案管理工作是文物保護(hù)工程的重要組成部分。對文物保護(hù)項(xiàng)目的檔案進(jìn)行管理，能夠?yàn)槲幕Ｗo(hù)項(xiàng)目的質(zhì)量檢驗(yàn)奠定良好的基礎(chǔ)，有利于對文物保護(hù)工作進(jìn)行全方位的了解。同時(shí)，也可以根據(jù)檔案管理對文物保護(hù)工作中存在的問題進(jìn)行分析，從而制定出一套較為科學(xué)的文物保護(hù)措施，從各個(gè)方面提升文物保護(hù)工作的質(zhì)量。

落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)

在文物保護(hù)工程項(xiàng)目中，檔案歸檔是否及時(shí)，是否具有靈活性會(huì)對館藏工作產(chǎn)生很大的影響。相較于之前的文物保護(hù)項(xiàng)目，目前文物保護(hù)項(xiàng)目的檔案管理工作內(nèi)容主要包括對紙質(zhì)文件和電子文件的管理，并利用現(xiàn)代化的科技手段，提高檔案管理的科學(xué)性，為檔案管理工作提供更好的服務(wù)。

落實(shí)檔案管理的安全監(jiān)管工作

在文物保護(hù)工程中，每個(gè)部門都有一套嚴(yán)密的檔案管理系統(tǒng)，所以不論是檔案的獲取，還是檔案的制作，都應(yīng)該在工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，以確保檔案的完整性、機(jī)密性、安全性。目前，國家對文物保護(hù)項(xiàng)目檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，實(shí)行保密制度。要建立檔案館對文物保護(hù)工程檔案進(jìn)行管理；針對文物工程檔案的查閱，要嚴(yán)格規(guī)定查閱標(biāo)準(zhǔn)，非相關(guān)人員和沒有得到許可的人員不能隨便翻閱檔案，以確保文物工程檔案信息的安全性。

文物保護(hù)工程檔案的規(guī)范管理工作中存在的問題

部分資料收集不夠及時(shí)，不夠真實(shí)

由于文物保護(hù)項(xiàng)目的信息資料涉及的類型眾多，因此信息收集是信息處理的重要步驟。在文件管理中，必須對相關(guān)資料進(jìn)行搜集和管理，文件資料的搜集工作繁重，而且收集的難度也很大。特別是與文物保護(hù)工程檔案管理有關(guān)的材料種類繁多，且價(jià)值巨大，如果缺乏文物保護(hù)的相關(guān)材料，會(huì)影響文物保護(hù)工作的開展。通過對材料搜集過程進(jìn)行分析，筆者發(fā)現(xiàn)材料搜集過程中存在一些比較明顯的問題。第一，對一些重要的文物保護(hù)項(xiàng)目的資料搜集不及時(shí)。文物保護(hù)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，在文物保護(hù)過程中，對其進(jìn)行全面修復(fù)會(huì)涉及很多歷史信息。但是管理人員在一些環(huán)節(jié)中會(huì)因?yàn)闆]有及時(shí)掌握相關(guān)信息而造成檔案資料丟失。第二，虛假宣傳。部分工作人員在工作中“弄虛作假”，導(dǎo)致一些檔案材料遺失或出現(xiàn)錯(cuò)誤。也有一部分工作人員沒有經(jīng)過與文物保護(hù)項(xiàng)目有關(guān)的專門培訓(xùn)，只會(huì)簡單照搬一些現(xiàn)代化項(xiàng)目的檔案管理方式，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。

對文物檔案管理工作缺乏認(rèn)識

長期以來，由于我國對歷史文化遺產(chǎn)保護(hù)工作的重視程度不夠，人們對文物檔案管理持“可有可無”的態(tài)度。目前，我國很多文物檔案館工作人員都把這項(xiàng)工作看作一項(xiàng)“非本職工作”，對這一工作的重視程度不夠。另外，在一些文物單位中，也有一些部門對檔案工作的重視程度不夠，有些部門缺乏專職人員或部分員工為兼職，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，導(dǎo)致其很難做好檔案管理工作。可以說，對文物保護(hù)項(xiàng)目的重視程度不足是制約檔案工作質(zhì)量提升的重要因素之一。

檔案管理體系不完善

文物保護(hù)工作中存在的限制因素很多，最大的問題就是缺少一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)。在目前我國的文物保護(hù)項(xiàng)目中，一些部門的領(lǐng)導(dǎo)思想較為傳統(tǒng)，沒有給予文物保護(hù)工作足夠的重視。有些部門尚未建立和完善工作制度，未形成標(biāo)準(zhǔn)工作程序，工作上比較隨意；有些部門雖然制定了相關(guān)管理體系，但大多為照搬其他地方的規(guī)章制度，無法聯(lián)系本單位自身實(shí)際情況，缺乏具體針對性及可操作性，對實(shí)際工作指導(dǎo)性不強(qiáng)，未建立完善的協(xié)調(diào)管理體系。

為滿足檔案使用人員對檔案信息資源的使用需求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值，不斷提高文物保護(hù)工程的質(zhì)量，是文物保護(hù)工程檔案管理的根本目標(biāo)。目前，大多數(shù)單位對文物保護(hù)工程檔案資源的共享、利用程度不足，無法充分發(fā)揮其價(jià)值。首先，從當(dāng)前的文獻(xiàn)資料工作來看，主要存在重視檔案管理而不重視檔案數(shù)據(jù)信息分享，重保存而不重利用的問題。目前，我國大多數(shù)文物保護(hù)項(xiàng)目的檔案管理部門往往只注重項(xiàng)目的管理，而忽略了對項(xiàng)目的開發(fā)。因此，有的檔案一旦移交到檔案館，就會(huì)被封存起來，無法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。相關(guān)部門出于對檔案保密等方面的考慮，而且缺乏專門的檔案管理方法，導(dǎo)致資源利用效率較低。其次，對現(xiàn)代技術(shù)手段的利用不足。一些單位由于經(jīng)費(fèi)不足，沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理裝備和技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理方式升級緩慢，加之后期的維修工作滯后，導(dǎo)致檔案利用率很難提升。

文物保護(hù)工程檔案的規(guī)范管理策略

構(gòu)建專門的文物保護(hù)工程檔案管理團(tuán)隊(duì)

相關(guān)單位應(yīng)建立一個(gè)專門的文物保護(hù)工程檔案管理隊(duì)伍，對文物保護(hù)工程檔案進(jìn)行全面管理，并及時(shí)搜集與文物保護(hù)工程相關(guān)的資料。對此，有關(guān)部門可采取如下措施。第一，建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。要想建設(shè)高質(zhì)量的文物保護(hù)項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍，就要提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，引進(jìn)專業(yè)化管理人才。根據(jù)檔案單位工作人員的具體狀況制訂并改進(jìn)其業(yè)務(wù)培訓(xùn)方案，按月、按年進(jìn)行培訓(xùn)。在培訓(xùn)課程的選擇上，應(yīng)注重對文物的保護(hù)，對工程設(shè)計(jì)、檔案資料的收集與處理，對檔案管理人員的專業(yè)能力進(jìn)行全面提升。培訓(xùn)結(jié)束后，還要參加職業(yè)考核，考核不及格的繼續(xù)進(jìn)行培訓(xùn)，直至通過考核；考核不及格的員工，短期內(nèi)不能再進(jìn)入崗位。在引入專業(yè)技術(shù)人員方面，應(yīng)加強(qiáng)與高等院校的協(xié)作，并根據(jù)本單位實(shí)際情況積極引入專業(yè)技術(shù)人員，提升專業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)。第二，要有專業(yè)的文物保護(hù)隊(duì)伍參與到檔案管理中來。要結(jié)合實(shí)際，聘請文物保護(hù)研究的專家學(xué)者等參與到文物保護(hù)項(xiàng)目的檔案管理工作中。對于與文物保護(hù)項(xiàng)目相關(guān)的信息，要做好收集和審查工作，避免出現(xiàn)疏漏，保證與文物保護(hù)項(xiàng)目相關(guān)信息的正確性和真實(shí)性。第三，完善檔案管理員的監(jiān)督體系。通過完善監(jiān)管制度、制定規(guī)范、實(shí)行獎(jiǎng)懲制度等措施促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化。

完善文物工程檔案接收體系

按照《中華人民共和國文物保護(hù)法》的規(guī)定，建立健全文物保護(hù)項(xiàng)目驗(yàn)收制度，使項(xiàng)目驗(yàn)收工作更加制度化和程序化。首先，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和數(shù)據(jù)管理員的責(zé)任。在項(xiàng)目結(jié)束前，應(yīng)該事先確認(rèn)項(xiàng)目的信息，未經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目不能開工建設(shè)。凡在建設(shè)過程中由于工作失誤造成項(xiàng)目文件無法及時(shí)修補(bǔ)或資料永久缺失的單位或人員，將依法追究其法律責(zé)任，并給予相應(yīng)的行政處罰。從制度上保障文物保護(hù)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，相關(guān)人員要對檔案管理工作具有責(zé)任感，對文物保護(hù)項(xiàng)目檔案資料負(fù)責(zé)任，也是對歷史負(fù)責(zé)任。其次，建立保護(hù)規(guī)劃及方案審批、審查機(jī)制。加強(qiáng)對文物保護(hù)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)審核，嚴(yán)格按照國家規(guī)定進(jìn)行設(shè)計(jì)和施工。規(guī)范并逐步實(shí)現(xiàn)“三防”要求：即防止人為破壞；防止出現(xiàn)不應(yīng)有的損失；防止出現(xiàn)重大安全隱患，確保人身安全。最后，加大保護(hù)利用力度，健全管理制度。為確保文物保護(hù)成果完整、安全和有效，國家要加大投入，不斷提高文物保護(hù)水平和管理水平。同時(shí)，充分發(fā)揮政府各有關(guān)職能部門的作用，建立與公眾利益相一致的文化遺產(chǎn)保護(hù)模式。

提高人員綜合素質(zhì)

要提高國家重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理水平，必須擁有高水平的專業(yè)人員。然而，在目前的情況下，因?yàn)槲奈锉Ｗo(hù)項(xiàng)目檔案管理工作具有特殊性，所以需要進(jìn)一步提高管理工作質(zhì)量。文物保護(hù)部門要儲(chǔ)備一些具備一定的檔案管理能力、并對文物檔案管理有所了解的專業(yè)人才，這樣才能使檔案管理工作取得最佳成效。有條件的地方還可以聘請有關(guān)方面的專家、學(xué)者，不定期開展培訓(xùn)工作，進(jìn)一步提高工作人員的業(yè)務(wù)能力。此外，可通過加大投入，引入高素質(zhì)的檔案管理人員，對檔案館館藏資源進(jìn)行合理安排，提升館藏資源的總體質(zhì)量，從而進(jìn)一步提升館藏資源管理水平。

推動(dòng)文物保護(hù)工程檔案的共享和使用

在文物保護(hù)項(xiàng)目中，對檔案加以優(yōu)化管理，可以使檔案資源得到充分的利用和共享，從而推動(dòng)文物保護(hù)工作的深入開展。在文物保護(hù)項(xiàng)目中，檔案資源的共享與利用問題需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討。檔案管理部門要從檔案運(yùn)用、學(xué)術(shù)運(yùn)用、普及運(yùn)用三個(gè)方面著手，構(gòu)建文件閱覽服務(wù)、文件復(fù)印和借用服務(wù)、委托使用服務(wù)、咨詢服務(wù)等服務(wù)體系。在對文物保護(hù)項(xiàng)目檔案的編寫與研究過程中，必須從實(shí)踐出發(fā)，加強(qiáng)對項(xiàng)目文件的編寫與研究，提高檔案管理水平。在檔案的利用和共享上，還應(yīng)加強(qiáng)檔案的外部管理，為科研和建設(shè)單位提供有關(guān)信息，做好檔案管理工作。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)建立一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的文獻(xiàn)資料體系。各有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況加大投資力度，建立完善的檔案數(shù)據(jù)查詢體系。在現(xiàn)有文物保護(hù)工程檔案材料的基礎(chǔ)上，配合國家文物廳建立和健全檔案管理體系，以實(shí)現(xiàn)對文物保護(hù)全過程的監(jiān)督，提高檔案的管理效率和質(zhì)量，并通過現(xiàn)代檔案管理體系來完善現(xiàn)有的檔案工作，優(yōu)化檔案管理方法，提高檔案管理水平。

總之，文物保護(hù)工程檔案的搜集整理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，周期長、任務(wù)重，對工作人員的綜合素質(zhì)、技術(shù)水平以及責(zé)任心都有很高的要求。通過進(jìn)一步完善制度和各項(xiàng)工作，使文物保護(hù)工程的檔案管理日趨規(guī)范化，提高文物項(xiàng)目專業(yè)技術(shù)人才的素質(zhì)，增強(qiáng)項(xiàng)目的綜合效能，對于研究文化遺產(chǎn)，展示和宣傳輿論都將發(fā)揮更大的作用。

（作者單位：普寧寺管理中心）