地震工程建設(shè)項目檔案管理探究

摘要：防震減災(zāi)事業(yè)事關(guān)人民群眾的生命財產(chǎn)安全、國家安全和社會穩(wěn)定。地震工程建設(shè)項目是防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容之一。論文以湖北省地震局承擔(dān)的地震工程建設(shè)項目為研究對象，分析了地震工程建設(shè)項目檔案的特點，提出了檔案管理中存在的問題，并給出了優(yōu)化策略，以期進(jìn)一步提升地震工程建設(shè)項目檔案管理水平，更好地為防震減災(zāi)事業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：地震工程 建設(shè)項目 檔案管理

我國是全球地震高發(fā)的區(qū)域之一，自21世紀(jì)以來，我國大陸及周邊地區(qū)進(jìn)入了地震相對活躍時期。為有效應(yīng)對我國地震頻發(fā)的震情形勢、減少大震巨災(zāi)造成的人員傷亡和財產(chǎn)損失、提升政府災(zāi)情判斷和應(yīng)急救援決策能力，中國地震局建設(shè)了一系列地震工程項目，如中國地震背景場探測項目、國家地震社會服務(wù)工程項目、國家地震烈度速報與預(yù)警工程項目、“一帶一路”地震監(jiān)測臺網(wǎng)項目等。這些地震工程項目的建設(shè)有效地保障了地震監(jiān)測預(yù)報和災(zāi)害評估的科學(xué)性，為防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展提供了重要的支撐。檔案驗收作為地震工程項目的重要組成部分，是整個項目驗收過程中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。湖北省地震局作為中國地震局的下屬單位，肩負(fù)著湖北省的地震工程建設(shè)任務(wù)。本文以湖北省地震局承擔(dān)的地震工程項目為研究對象，分析地震工程建設(shè)項目的檔案特點，提出檔案管理中存在的問題，并提出優(yōu)化策略，以期進(jìn)一步提升地震工程建設(shè)項目檔案管理水平，更好地為防震減災(zāi)事業(yè)服務(wù)。

一、地震工程建設(shè)項目檔案的特點

地震工程建設(shè)項目涉及臺站及臺網(wǎng)的基本建設(shè)，主要服務(wù)于地震監(jiān)測預(yù)報、地震災(zāi)害風(fēng)險防治、地震應(yīng)急響應(yīng)等領(lǐng)域。區(qū)別于科研工程建筑和民用建筑，地震工程建筑服務(wù)于地震觀測記錄、變性測量、地震監(jiān)測預(yù)報等地震相關(guān)研究工作。這就決定了地震工程建設(shè)項目檔案不同于其他的科技檔案，具有自身的專業(yè)特點，具體闡述如下。

（一）監(jiān)測站點眾多且材料分散

地震工程建設(shè)臺站具有分散性，遍布全國絕大多數(shù)省、自治區(qū)、直轄市。臺網(wǎng)分布不均勻會導(dǎo)致部分地區(qū)地震監(jiān)測能力低下，直接影響地震預(yù)警的時效和精度。鑒于此，為得出科學(xué)的監(jiān)測數(shù)據(jù)，需要擴(kuò)大監(jiān)測范圍覆蓋區(qū)域，監(jiān)測臺站分布一般具有“點多面廣”的特點。同時，根據(jù)不同的建設(shè)內(nèi)容，單個臺站自身建設(shè)涉及的施工單位眾多。檔案資料在形成之初分散在各個單位和組織，并由其各自暫時保存，這進(jìn)一步導(dǎo)致地震工程建設(shè)項目檔案不夠集中，具有分散性。

（二）材料分類復(fù)雜且專業(yè)性強

以背景場項目為例，它的主要建設(shè)內(nèi)容包括測震臺網(wǎng)、重力臺網(wǎng)、形變臺網(wǎng)、地電臺網(wǎng)、地下流體臺網(wǎng)、強震動臺網(wǎng)6個專業(yè)子項；國家地震烈度速報與預(yù)警工程項目建設(shè)內(nèi)容主要涵蓋臺站觀測系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、緊急地震信息服務(wù)系統(tǒng)、技術(shù)保障系統(tǒng)等5個部分。這些項目不同于一般的民用建筑工程項目，形成的文件材料與地震學(xué)科內(nèi)容緊密相連，專業(yè)性強。

（三）檔案載體形式多樣且監(jiān)測數(shù)據(jù)偏多

由于地震工程建設(shè)項目復(fù)雜，產(chǎn)生的材料來源廣泛，與其他檔案相比具有載體形式和記錄方式多樣化的特點。地震工程項目在建設(shè)的過程中會形成文字、圖表、影像、實物等形式的檔案。例如，重要活動及事件、原始地形地貌、隱蔽工程、地質(zhì)及施工缺陷處理、安全事故等均需形成照片和音視頻文件。此外，不同于其他的科研項目，地震工程建設(shè)項目主要用于地震監(jiān)測與地震預(yù)警，在投入試運行中會產(chǎn)出大量的地震觀測資料、數(shù)據(jù)報表?；诖?，地震工程建設(shè)項目檔案載體形式多樣，監(jiān)測數(shù)據(jù)偏多。

（四）檔案材料需自成系統(tǒng)且保密性強

地震工程建設(shè)項目是龐大的社會系統(tǒng)工程。檔案材料涉及可行性研究、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等多個方面。檔案管理部門需對地震工程建設(shè)項目實施過程中所產(chǎn)生的文件材料按內(nèi)容、性質(zhì)、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)進(jìn)行分類，然后以卷目的形式進(jìn)行歸檔。鑒于地震工程建設(shè)項目施工工期長且階段較多，為保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，每一個特定項目均需自成系統(tǒng)。此外，不同于一般的基建項目，地震工程項目在建設(shè)過程中會產(chǎn)出大量地震監(jiān)測數(shù)據(jù)。根據(jù)中國地震局《防震減災(zāi)工作國家秘密范圍的規(guī)定》有關(guān)要求，在地震工程項目建設(shè)過程中涉及固定重力臺絕對重力值、地震監(jiān)測中流動水準(zhǔn)原始觀測資料及國家等級控制點的臺站、監(jiān)測點的精確坐標(biāo)等檔案材料都屬于國家秘密。因此，在檔案形成、收集與利用過程中均需做好保密工作，以維護(hù)國家和集體的利益不受損害。

（五）檔案材料形成周期長且具有動態(tài)性

地震工程建設(shè)項目的建設(shè)工期普遍較長。檔案材料收集貫穿工程項目管理的全過程，收集周期也普遍較長。動態(tài)性是地震工程建設(shè)項目檔案的特點之一。項目材料歸檔后，對文件材料進(jìn)行補充是常態(tài)，一般不受時間跨度限制。根據(jù)《中國地震局基本建設(shè)項目檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，“檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收”。故地震工程建設(shè)項目通常在項目主體部分完成、剛進(jìn)入試運行階段后，由檔案主管部門開始組織驗收，但此時項目還處于試運行階段。為保持項目檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，項目試運行完成后，檔案人員需要隨著項目的進(jìn)程，及時按照要求補充后續(xù)材料。項目竣工驗收材料未完成定稿的可先歸檔初稿，在卷內(nèi)目錄備注欄進(jìn)行備注，待定稿完成后進(jìn)行補充。

二、地震工程建設(shè)項目檔案管理中存在的問題

目前，地震工程建設(shè)項目檔案管理雖然取得了一些成績，得到了較大的改善，但在實際工作中仍存在一些問題，具體有以下幾個方面。

（一）檔案管理體系不夠規(guī)范，規(guī)章制度未明確部門職責(zé)

地震工程項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的材料通常由參與建設(shè)的人員進(jìn)行收集。然而，參與建設(shè)的人員由于更為關(guān)注工程項目建設(shè)結(jié)果，普遍存在歸檔意識不強與“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的現(xiàn)象。對于地震工程建設(shè)項目檔案的收集，當(dāng)前管理制度雖明確了收集部門，但部門內(nèi)部對其檔案收集人員往往落實不到位，存在人員職責(zé)不明、相互推諉的現(xiàn)象。這容易導(dǎo)致項目過程性材料得不到及時有效的收集與整理。

（二）各階段材料歸檔不同步，檔案管理后置

在地震工程建設(shè)項目檔案管理工作中，往往存在檔案管理后置的現(xiàn)象。有些業(yè)務(wù)部門與檔案人員缺乏溝通，建設(shè)項目在最后竣工驗收階段才開展材料收集工作，沒有做到按階段（前期準(zhǔn)備、實施階段、試運行階段和驗收階段）實時歸檔。這不僅影響檔案的質(zhì)量，也使很多材料由于平時沒有注意保存而流向不明。此外，建設(shè)周期較長常常伴隨著項目建設(shè)方案的變更及人員的更替，這進(jìn)一步加大了地震工程建設(shè)項目材料同步歸檔的難度。

（三）材料歸檔質(zhì)量參差不齊，整理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一

地震工程建設(shè)項目材料歸檔適用規(guī)則較為復(fù)雜，增加了統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)的難度。根據(jù)《中國地震局科技檔案管理辦法》（中震辦發(fā)〔2011〕23號）規(guī)定，各單位地震科技檔案管理部門對接收的科技文件材料，應(yīng)當(dāng)按照《中國檔案分類法地震檔案分類表》進(jìn)行分類和整理。另外，對重點科技項目、大震現(xiàn)場等科技文件材料歸檔范圍，另文規(guī)定。如果歸檔部門對分類表的歸檔范圍和整理方法不了解的話，很容易造成材料整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況。同時，部分地震工程建設(shè)項目還存在歸檔材料質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象。歸檔文件應(yīng)為原件，同時內(nèi)容和數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，簽章、手續(xù)要完備，竣工圖圖物要相符，紙質(zhì)的和電子的文件內(nèi)容要一致。但有些單位存在用復(fù)印件代替原件，簽章、手續(xù)不完備，竣工圖修改不到位，文件的版本不對等情況，規(guī)范性存在差異。

（四）檔案全過程監(jiān)管機制不強，缺乏定期專項檢查

就地震工程建設(shè)項目檔案而言，很多工程建設(shè)項目只有最后階段的總驗收，沒有分項驗收。參建單位通常在異地施工，對工程材料歸檔積極性不高。部分檔案管理部門缺乏及時有效的監(jiān)管和約束，往往等到工程竣工驗收時，才發(fā)現(xiàn)所需歸檔的材料不完整等問題。由于缺乏日常監(jiān)督和檢查，會有些隱蔽工程信息在施工完成后出現(xiàn)缺失的情況。比如在裝修后被隱蔽起來，表面上無法看到的地基、電氣管線等施工項目。

（五）檔案人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力有待加強

地震工程建設(shè)項目涉及地震監(jiān)測預(yù)報、地震災(zāi)害防御、地震應(yīng)急響應(yīng)、地震科技創(chuàng)新等多個方面，這不僅要求檔案人員具有檔案業(yè)務(wù)知識，同時還需要加強地震相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。目前來看，項目專職檔案人員學(xué)習(xí)地震專業(yè)知識的機會和途徑較少，業(yè)務(wù)能力無法得到有效提高。

三、地震工程建設(shè)項目檔案管理優(yōu)化對策

基于以上對地震工程建設(shè)項目檔案管理中存在問題的分析，此部分將有針對性地提出以下五項優(yōu)化策略，以期進(jìn)一步提升地震工程建設(shè)項目檔案管理水平，更好地為防震減災(zāi)事業(yè)服務(wù)。

（一）規(guī)范檔案管理體系，明確部門歸檔責(zé)任

規(guī)范檔案管理體系，有利于統(tǒng)籌整個項目實施過程，可以讓項目參與人員既把握全局又兼顧細(xì)節(jié)。地震工程建設(shè)項目涉及部門眾多，建立規(guī)范和完善的規(guī)章制度是項目順利實施的重要前提和保障。在規(guī)章制度中需要明確各部門的歸檔職責(zé)。對于材料需歸檔的部門，需要其指定一名項目參與人員作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理和移交工作。兼職檔案員在上崗前需經(jīng)過項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并保持相對穩(wěn)定。

（二）將檔案收集前移，做到材料歸檔與項目建設(shè)同步

地震工程建設(shè)項目檔案管理工作應(yīng)融入項目建設(shè)，并納入項目建設(shè)計劃和崗位責(zé)任制度中。項目文件的收集、整理、歸檔和移交應(yīng)與項目的前期準(zhǔn)備、建設(shè)實施和竣工驗收同步進(jìn)行。只有在項目立項開始階段，將項目檔案的管理工作融入項目建設(shè)中，讓檔案工作和項目的整體進(jìn)展同步，將檔案管理工作與項目建設(shè)同部署、同落實，才能保證項目從立項到驗收的一切檔案相關(guān)工作順利完成，才能切實提高檔案質(zhì)量。

（三）建設(shè)單位實行項目文件“首件制”，統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)

針對地震工程材料建設(shè)單位整理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一問題，建議建立項目文件“首件制”加以解決。也就是說，建設(shè)單位項目管理部門、實施部門在檔案管理部門指導(dǎo)下按照檔案管理細(xì)則中對項目文件的整理要求，由專人負(fù)責(zé)對首件案卷進(jìn)行規(guī)范整理，并要求后續(xù)案卷質(zhì)量不得低于首件案卷標(biāo)準(zhǔn)。通過對首件案卷完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的確認(rèn)，可以充分發(fā)揮首件案卷的示范作用，提高地震工程建設(shè)項目文件整理的規(guī)范性，以促進(jìn)后續(xù)案卷質(zhì)量的提高。同時，這也可以減輕項目后期文件整理組卷和歸檔工作壓力，為今后向檔案部門順利移交打下基礎(chǔ)。

（四）建立年度報告制度，定期組織專項檢查

地震工程建設(shè)項目相關(guān)部門需根據(jù)項目進(jìn)度情況，按重要節(jié)點或年度提交檔案報告。檔案管理部門也需對檔案收集整理情況進(jìn)行定期檢查，凡文件材料收集不規(guī)范、不及時的，應(yīng)督促歸檔部門進(jìn)行整改。年度報告內(nèi)容包括項目進(jìn)展情況、檔案工作開展情況、收集項目文件與整理自查情況、專兼職檔案人員情況（含變動情況），以及后續(xù)工作要點等方面。

（五）組織檔案人員培訓(xùn)、交流經(jīng)驗，提高其檔案業(yè)務(wù)能力

在地震工程建設(shè)項目立項時就成立項目檔案管理小組，對項目參與人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)該項目相關(guān)的檔案管理細(xì)則。同時專職檔案員也需要融入項目組，學(xué)習(xí)地震工程建設(shè)項目基礎(chǔ)知識，進(jìn)一步增加地震行業(yè)的相關(guān)專業(yè)知識。在項目建設(shè)的過程中，檔案管理部門可組織其他參建單位進(jìn)行項目檔案管理工作交流，并對實際工作中存在的問題、解決途徑進(jìn)行探討。

地震工程建設(shè)項目檔案是整個防震減災(zāi)工程的重要組成部分。近年來，隨著國家對防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展重視程度的提高和支持力度的加大，中國地震局及相關(guān)部門承擔(dān)的地震工程項目逐漸增多。只有收集到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的地震工程項目檔案，對其進(jìn)行科學(xué)和規(guī)范化的管理，才能更好地為我國防震減災(zāi)工程建設(shè)項目服務(wù)。

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作者單位：湖北省地震局文獻(xiàn)檔案室