汽車4S店內部控制缺陷及改善措施探討

摘 要：汽車行業競爭日趨激烈，加上主機廠不斷擴產，每年下達給汽車4S店的銷售指標不斷增加，已經超過了汽車4S店負荷，給銷售部門帶來巨大壓力；在維修業務方面，隨著街邊維修店的迅速崛起，汽車4S店的市場份額不斷被稀釋，導致汽車4S店維修產值降低，維修毛利下降。面對日益嚴峻的挑戰，汽車4S店只有構建高效有序的內控管理體系，才能提升核心競爭力，實現經營管理目標。本文通過分析汽車4S店內部控制的缺陷，探究汽車4S店里內部控制管理問題的改進措施，以期為汽車4S店的內部控制管理提供參考。

關鍵詞：汽車4S店 內部控制 內部管理

汽車4S店是以“四位一體”為核心的汽車特許經營模式，包括車輛銷售、零配件、售后服務、信息反饋等，它往往與制造商、保險公司、第三方金融機構、消費者等主體關系密切，在“三包法”和其他相關法律規定的制約下，我國的汽車4S店在經營過程中所面對的各種風險更為復雜。進一步完善企業的內控制度，提升企業的經營能力，是企業發展的必然要求。但是，當前我國的汽車4S店在快速發展和擴大的同時，其內部控制系統的建設卻相對落后。因此，本文首先分析了我國目前國內各大企業在開展企業經營活動時所面臨的問題，并提出了相應的對策。美國著名管理學家羅伯特·安東尼曾說過：“管理企業就像駕駛汽車。速度越快，就越需要一個良好的控制系統。”要想在日益加劇的市場競爭中取得優勢，達到自己的經營目的，就需要與自己的實際情況相聯系，找到目前存在的一些問題，對這些問題進行改進，從而讓自己能夠更好地進行風險預防，從而提升自己的贏利水平，保證自己的健康發展。

1 汽車4S店內部控制缺陷的分析

1.1 管理層對內部控制理解不足

在日常內控管理工作中，經常會遇到以下幾種情形：

（1）當財務部門審批銷售部門的差旅費或業務招待費時，經常會聽到銷售人員在抱怨：審批嚴格、流程繁瑣，不給業務部門有力支持反而拖后腿；

（2）在對供應商進行招投標過程中，采購部門認為已經按照采購部門的規章制度辦事，怎么到了法務部或管理部，被選中的供應商遲遲批不下來呢？

（3）公司的管理人員每天都在講“風險”，但是他們的下屬們并沒有意識到這一點。到底是領導者們的“恐嚇”，還是領導者們的“責任”？

因為公司高級管理人員沒有能夠將內部控制意識與現實工作緊密地聯系起來，他們對內部控制并沒有深入地了解和理解，因為他們本身的知識水平不夠，所以不能夠將內部控制的意識傳達到所有的員工，因此沒有能夠產生一個良好的控制氛圍，進而對具體措施的執行結果產生了一定的影響。有些企業的經理人員還產生了一種錯覺，即企業的內部控制對企業的發展起著制約作用。

1.2 不相容職務未分離，關鍵崗位定期輪崗制度缺失

汽車4S店內部控制管理體系主要由三部分組成：不相容的職務分離、業務授權審批流程和企業風險評估。目的如下：不相容的職責分離，以確保企業資產的安全和完整；業務授權審批的具體職責和權限用于確保處理業務問題的有效性；定期的企業風險評估不僅可以預防風險，還可以及時識別風險并應對風險。

不相容的職位是指一個人勝任兩個或多個職位，不僅可以作弊，還可以掩蓋錯誤和作弊。例如，一些汽車4S店因業務量下降而整合，收銀和出納由一人擔任，這會導致個別員工通過收款和到賬之間的時間差，將優惠券套用到正常的客戶結算單，從而中飽私囊；又比如，零件倉庫發放和記賬人員是同一個人，他們可以通過篡改發料信息將零件據為己有等等。

此外，關鍵職位缺乏定期輪換也很容易導致管理層無法識別某些錯誤和舞弊行為。例如，單店的財務和行政管理層長期沒有更換，一些行政人員人為地進行了高成本預算，在財務報銷時侵吞了多余的費用；個別銷售顧問也有截留隨車贈送給客戶的精品和禮品的行為。

1.3 預算目標設置不合理，預算編制準確性不高

以汽車4S店為例，運用預算管理手段，使公司的經營業績達到最大，然而，在經營活動中，公司內部存在著信息不對稱，這就造成了管理人員與執行者的矛盾。比如，企業在下達預算指標時，往往會將經濟利益最大化，從而造成預算指標偏高，使各職能部門工作壓力較大。同時，各職能部門為達到預算指標，也會在預算編制中有意隱藏或增加利潤，這將對公司的總體價值產生一定的影響。

另外，目前我國汽車4S店的營業收入中，以銷售、售后服務及其它為主要的營業收入。可以說，在公司的現金流中，銷售環節占主導地位。但是，由于經銷商的運作嚴重依賴于外部市場，因此，在對未來市場進行預測時，不可避免地會出現一些偏差。除此之外，公司的銷售部門還沒有充分地了解到市場的發展前景以及價格的變化，公司還沒有建立起一個行之有效的預算收入模式，從而造成了公司預算的編制和內容的準確性。

1.4 存貨管理方法欠佳，造成庫存積壓

隨著大數據時代的到來，各大企業紛紛開展了企業間的合作與資源共享，然而，很多企業還沒有形成一套科學、穩定的管理體系。比如，有些集團型的汽車4S店，已經開始在內部實施 ERP系統來進行庫存管理。但是，在實施之初， ERP系統只用于財務內部，這就導致了企業內部的資源不能得到有效的整合與共享，而且，業務部門得到的信息與數據的質量也不高。這樣，存貨的核算就會受到影響。期末核對存貨時，財務人員經常發現賬目與實物不符。

此外，廠方還建立了與汽車4S店返利掛鉤的評估機制。為了從廠方那里獲得更多的返利，汽車4S店經常會增加購買數量。同時，受疫情影響，銷量持續下滑，導致庫存與銷售不匹配。但是，目前的庫存管理方式效率不高，導致一些車型出現了長期的積壓，這就占據了經銷商的大量的流動資金，直接導致了經銷商的財務成本的增加。

1.5 便捷式交易背后，資金支付缺乏監管

隨著移動支付和第三方支付平臺的發展，無現金交易已成為當前的趨勢。為了提高客戶滿意度，汽車4S店正在費用結算領域進行深刻變革。客戶無需到店即可完成所有交易。比如，電話營銷可以用來進行，售后服務可以用來給顧客拿車和送貨，續保可以用來與業務員進行微信交流。以上客戶只需掃一掃本公司的二維碼即可繳納押金、維修費或保險。

盡管在結帳過程中，財務部人員能夠看到款項的流水，但是卻不能確定款項是不是顧客自己出的，這就極易造成業務人員的欺詐。比如，一位銷售顧問在微信上收到一位顧客給他的20000元定金，他就用自己的手機掃了10000元定金給公司。有一些情況是，商業人員在私人時間收集和截留顧客的錢，而財務人員不能確定這筆錢的來源。同時，還存在財務人員利用其職務之便進行信用卡套現的風險。

1.6 信息溝通渠道不暢，運營效率下降

良好的信息交流渠道是實現和落實內部控制的必要條件，而建立良好的信息交流機制則是構建完善的企業內部控制制度的關鍵環節。但是，當前我國的汽車4S店在經營過程中，存在著嚴重的信息交流通道阻塞和不暢通的信息交流環境，造成了企業經營活動的一盤散沙。比如，在汽車4S店的內部部門中，財務部門與銷售部門、采購部門和倉庫管理部門的溝通機制不健全，信息溝通渠道不暢通，汽車4S店存在信息孤島問題，造成銷售部門的汽車銷售和服務信息無法及時反饋給各部門，各部門也無法根據實際運營情況制定科學合理的管理計劃，這對4S的運營效率產生了很大影響。

2 汽車4S店內部控制缺陷的改善措施

2.1 提升汽車4S店內部控制機制的戰略高度

加強體系化建設，建立可持續發展的人資政策，從本質上講，內部控制系統是一項提升到公司全局、戰略層次的管理手段。網絡營銷體系的構建要求經銷商的全員參與，每個經銷商都要承擔相應的責任。第一個步驟就是要樹立正確的內控觀念。這就需要公司的每一位員工在日常工作中都要做正確的事情，要遵守本崗位的職業操守，敢于承擔崗位責任，不能為了達到預期目標，而采取不擇手段的方法，從而片面地實現企業價值最大化。這就需要公司的人力資源部，制定出一套具有可持續發展能力的人力資源政策，對員工招聘的職責權限、崗位要求以及用人原則進行設定，同時還將重點放在錄用人員的價值導向和責任感上。在工作人員方面，應加大繼續教育力度，并鼓勵其參加各類職業資格考試，以提高其思想素質及業務水平。工作需求與雇傭原則其所采取的措施均屬防衛，其終極目的是為了推動公司的發展戰略。企業應加強內部控制體系建設，將內部控制的相關要求貫穿于各業務環節，實現事前、事中、事后三個維度的閉環控制。

2.2 合理設置崗位，重要崗位定期輪崗

在汽車4S店中，管理者需要對崗位設置中存在的不合理之處進行明確，并遵循不相容職務相分離及權責一致原則，對各個崗位進行合理設置，將各崗位職責范圍進行劃分，對各崗位職權進行明確，以保證各崗位形成相互監督、相互制衡的局面，確保內部牽制得到有效落實。同時，汽車4S店應建立不相容的崗位制度，在日常工作中應嚴格遵守，避免出現收銀、出納一人多崗的現象。另外，管理層還需要定期不定期審，以防止不良行為。每日都要檢查客戶車款收付是否一致，開具的發票和優惠券是否正確使用。避免財務問題，給公司造成重大損失。

汽車4S店的重要崗位也需要每三四年輪換一次，讓行政、財務等重要崗位的負責人可以跨地區、跨門店輪換，或者直接對相關崗位的工作人員進行離崗檢查，而無需提前通知。該制度的實施可以有效監督重要崗位工作人員的行為規范，避免人員因素造成的損失。

2.3 結合實際情況優化各項具體的內部控制流程

在預算控制上，汽車4S店應該建立一個專門的預算管理組織，利用與之相適應的信息系統，將預算計劃層層細化，這樣才能讓預算計劃可以對企業的所有經營活動起到有效的引導作用。同時，也要對過去幾年的預算費用進行定期的整理和總結，以此為基礎，制定出一套行之有效的預算費用控制制度。

關于庫存控制，可以建立一個專門的庫存管理部門，并充分運用庫存信息控制系統，比如庫存供應鏈系統，對庫存進行統一的、獨立的分類和管理。在此基礎上，提出了一種基于個體化的汽車價格策略，從而使汽車從購買訂單到庫存，從客流到銷售訂單到交貨期的系統管理成為可能。管理人員時刻關注著客流量的變化，了解著每一輛車的庫存狀況，以及現有車輛的訂單匹配程度，以及訂單的轉化率，對那些已經超過了庫齡的車輛進行了預警，同時也會向銷售部門提出建議，讓他們加快銷售進度。而對那些不符合要求的汽車，則可以通過加速采購來提高汽車的庫存周轉率。

對于使用微信和支付寶付款的銷售客戶，由于付款金額較大，應盡量避免銷售顧問為客戶付款的現象。在特殊情況下，應提供客戶與銷售顧問之間的轉賬記錄，以確保資金安全。對于售后維修代駕取車或者續保客戶，售后人員可以攜帶移動POS機上門或者向客戶提供公司付款二維碼。此外，財務結算人員在辦理結算前必須嚴格審核結算單，確保信息完整一致，防范業務人員的舞弊風險。

2.4 實施風險動態評估，將常規審計與專項審計相結合

汽車4S店要制定內部控制操作手冊，根據手冊建立風險數據庫，整理企業風險和相關歷史資料，對重點業務加強風險評估，準確識別銷售風險、資金風險、財務風險、采購風險以及成本風險等，并以評估結果為依據，有效落實應對風險的措施，實現對各類風險的有效規避，做到早發現、早預防。

內部審計是監督汽車4S店內部控制管理實施的有效途徑。通過對公司的內審，可以發現公司的管理缺陷和錯誤的商業決策，從而減少公司的運營風險。當前，汽車4S店要對其內部審計方法進行進一步的優化，將例行的定期審計與專項的突擊審計有機地結合起來，讓審計工作不再是一項普通的工作，而是更加有重點、有針對性。比如，在汽車4S店中，可以建立一個由出資人或董事會直接負責的專業審計機構，來增強審計的獨立性。同時，通過對各部門的管理，使其對各部門的管理工作有一個更加清晰的認識，從而對各部門的管理工作提供有針對性的改進意見。對于重要的、高風險的行業，要制訂專門的審計方案，并安排專門的人員，以便能夠及時、有效地預防和控制風險。同時，要抓好稽核整改工作。在審計過程中，審計部還要求總經理組織各個部門，制定出相應的整改措施，并在規定的時間內進行整改，并定期對整改落實情況進行檢查，以推動公司的健康可持續發展。

2.5 建立健全信息溝通機制

在現代互聯網信息迅速發展的今天，加速汽車銷售企業的信息化建設，已經成為企業經營管理的一項重要內容。汽車4S店應該結合自己的管理特點，建立一個與4S店運營管理相適應的信息系統平臺，加速推進無紙化辦公進程，在平臺上實現各個職能部門的統一管理。比如，通過構建客戶管理模塊、資產管理模塊、維護服務管理模塊、財務管理模塊、庫存管理模塊等各種功能模塊，幫助業務和財務部門強化信息溝通，及時了解各部門的業務需求，解決財務信息不對稱問題，提高內部控制相關信息數據的可靠性和真實性，持續優化內部控制計劃，全面實施內部控制。

3 結語

汽車4S店受到其自身特點的影響，具有一定的行業特性，內部控制沒有達到應有的效果也制約了其進一步的發展，汽車4S店內部控制工作任重道遠，只有借助科學的風險剖析，深入挖掘引起風險的因素及成因，并根據成因來對癥下藥，找到科學的解決方案，提升風險的監管能力，才能與時俱進，在激烈的市場競爭環境中增量創利，提升盈利能力，實現高質量的持續發展。

參考文獻：

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