精益管理背景下辦公室行政管理提升

鄭忠偉 張晅 董業旻

一、辦公室實施精益管理的必要性

精益源于日本豐田汽車公司，目標以最少的資源投入為代價，以提高公司利潤為目標，這種運營和管理模式被定義為“精益生產”^[1]。經過后續學者的研究和實踐，將精益思想貫穿在公司各項管理活動中如經營、管理、采購、生產、銷售、運輸、服務等領域，尤其在生產、成本控制、管理提升等領域取得良好的應用成果。習近平總書記對辦公廳（室）工作提出了要高標準、高水平、高質量的做好“三服務”工作的要求。為實現辦公室的高質量發展，精益的管理方法恰恰就是一種以提高工作質量、實施標準化工作方法，實施精益文化思想鼓勵所有員工提出精益改善方案并實踐，可以將精益管理思想實施到辦公室工作中，可以從頂層管理踐行精益思想，使辦公室管理水平和業務能力緊跟新一輪的科技革命與產業變革浪潮?，持續改進并應用現代化管理方式，用好數字技術賦能這一力量。

辦公室日常負責的秘書工作、公文管理、后勤保障、外事管理、會議管理、督辦管理、信息管理等事務與公司的經營治理活動息息相關，基于精益的十大原則制作工作流程、看到客戶價值、消除浪費、持續改進、問責制、價值流標準化、可視化、根源質量、衡量價值流、領導參與，將具體工作和精益文化思想相結合讓辦公室員工思考不斷改善工作流程、制定標準化作業、提升業務的價值流、改善業務速度，而且倡導以人為本的精益文化，不斷精益辦公室的行政工作，從而助力企業高質量發展。

二、精益數字化的辦公室管理實施做法和效果

（一）精益的標準化工作流程

辦公室為公司管理層服務最直接、聯系各方面最廣泛，保障公司工作最關鍵，居于承上啟下、協調左右的核心部門，需要辦公室人員具備綜合素質突出、業務能力強、服務意識優等能力才能充分發揮崗位價值，精益管理里提出了創建工作標準的精益實踐方法，也就是對辦公室承擔的工作制定標準化的工作流程，為此辦公室做好制度集成、修訂配套制度，構建形成“1+N+N”制度集成體系，即辦公室歸口管理業務制度（“1”），各部門按職能分工制定分管領域的制度或實施細則“N”項，各分子公司、成員單位制定各領域貫徹落實制度或實施細則“N”項，自上而下定制標準化工作制度。

但是對于部分無法通過制度的方式予以標準化的工作，如秘書、會議組織等更基于個人工作經驗、個人能力水平的業務，可以采取制定標準化的工作手冊方式記錄工作方法、工作經驗、工作流程，精益管理中的PDCA方法能夠通過計劃-執行-檢查-處理的循環改進，將經驗轉化為文字，從實現辦公室的人員能力標準化管理提升。首先在計劃階段明確為實現辦公室工作標準化的目標、方法和進度。在實施階段圍繞辦公室日常工作方法、工作機制進行梳理，編制標準化工作手冊，并面向員工征集應用情況、向客服征集應用反饋。在檢查階段科學選擇檢查人員，建立檢查指標體系，實施檢查評價。在處理階段明確整改內容，逐一對照落實，優化提升工作成果。基于PDCA流程形成一個漸進式的循環流程鏈條，上一級循環的有效執行是下一級循環實施的基礎，有效實施保證了標準化管理提升的實現。形成了涉及公司會議管理、督辦管理、公司領導工作聯系以及公文/印章管理等七大類共19項標準化工作手冊。

（二）精益的信息化工作流程

辦公室作為大量行政業務的歸口部門，在數字化轉型的背景下，為企業工作更加智能化、自動化、數據化，在精益信息化背景下充分應用新一代信息技術，持續推進為各層級公司人員辦理業務減負走深走實，讓數據多跑路、員工少跑腿，辦公室主要對公文管理、后勤管理、外事管理、會議管理等核心業務均實施了信息化平臺。

公文管理是辦公室工作的根本，是公司公務文書的重要載體，公文的精益管理從工具性、法定性、規范性、時效性幾個維度進行溯源，將公文管理工作分解為公文的擬稿、審批、用印、簽發、編碼、收文、分送、辦理、歸檔、銷毀等多項公文梳理流程，公司全年收發和分批公文數量達近萬份，上述流程原采用人工處理方式雖然保證了公文的規范性、但是會喪失時效性、質量也無法保障，通過精益原則分析公文流程存在重復性工作、質量不統一、紙質化時效慢等浪費問題，因此搭建公文管理信息化平臺系統實現公文流程信息化，提高公文質量、流轉效率、降低人員使用成本，在充分征求客戶意見基礎中，針對公文修改的情況，明確主辦單位在處理公文時，根據工作需要可以進行二次批分，指定協辦和閱知單位。或經協商一致后原主辦單位可以轉批給新的主辦單位，并注明溝通情況，提高了辦文的時效性。

上級單位通知原依托公文管理平臺實施管理，導致價值流無法正確傳遞給相關人員，也存在價值流傳遞慢導致工作時間不足等問題，經與各級領導協商，將原有點對點推式溝通方式改進為拉式溝通，在公司信息化辦公系統增設“集團通知”板塊，發布包括集團公司商網中會議、培訓、放假等各類通知工作通報、活動簡報等文件，并且欄目內容以字體加粗加黑區分未讀和已讀狀態，進一步提高各單位辦文效率，更好的推進公文管理精細化管理工作。

辦公室負責的后勤保障工作關系到公司全體員工，后勤保障工作主要由工作證辦理、戶口管理、餐卡管理、固定電話管理、停車管理等，公司全體員工作為該后勤管理的客戶方，應為客戶提供便捷的辦理、清晰的流程、避免時間的浪費，辦公室作為后勤管理的執行方，應避免重復的工作、規劃辦理的流程、提升辦理的效率和質量，辦公室制定精益工作流程，在現有信息化辦公系統搭建后勤保障審批模塊，實現了線上辦理，真正實現了讓員工少跑路。

辦公室負責的外事管理需要做好因公出國、因公護照辦理、涉外活動、國際會議等工作，其中因公出國涉及審批邀請信、日程安排、人員分工等申報材料，申報材料的質量需符合上級單位和相應領事館的要求，是管理的重點和難點，目前采取的標準化的文檔指導手冊、定期的業務培訓、專業化的外事專員指導、多層次的審批等管理手段，僅實現了材料質量的把控，但是材料的層層傳遞還是存在時效性不足的問題，導致大量因公出國無法在所需出發前完成，導致流團。針對時效性問題，依托信息化建設開發因公出國后端管理系統開發上線，利用信息化提升外事管理水平，優化管理流程，提高了審批效率。

（三）精益的督辦看板管理

精益的看板管理能夠將管理目標通過看板展示，使管理直觀、透明，進而實現管理流程的精確控制、精益生產。公司重點任務和決策的落實過程，也就是辦公室工作中的督查、督辦工作若能夠通過看板的方式開展實施，以全新搭建的線上信息化督辦管理系統為拉動點，建立了公司領導牽頭、督辦部門綜合協調、主辦部門研究措施、分解落實，協辦部門積極主動配合，督辦任務逐級分解各負其責的統籌協調機制，搭建督辦任務下達、跟蹤、調整、辦結四大功能板塊，基于信息化數據實現對任務狀態、督辦監控、督辦完成率、督辦任務類型、督辦級別的實施展示，并按照業務需求實施不同用戶不同權限配置，明確督辦任務范圍、督辦工作流程、督辦完成情況評價和督辦工作考核，成為抓落實的有效的管理工具。通過信息化督辦管理系統，形成了實時的任務進展情況看板，督辦系統的具備自動提醒、超期警告和信息導出等功能，協助了任務主辦、協辦部門的任務管理過程，提高了督辦管理工作的規范化、科學化水平，降低了人因影響，形成的督辦管理數據庫，更為公司經營管理能力、工作經驗積累、優化改進提供數據基礎。

（四）精益的會議計劃管理

辦公室是公司的會議歸口管理部門，需要組織重大會議如總經理辦公會、黨委會、專題會、總工例會等，重大會議是集體研究公司上級指示、改革發展、經營管理、重點工作，審議重大議題并決策的會議，在日常管理中存在議題緊急情況較多無法及時決策、議題準備不足導致無法充分討論并決策、部分議題質量不達標等情況。采用精益管理中的計劃管理辦法，通過對會議實施長期規劃、中期規劃和短期計劃管理，不斷改進會議管理的薄弱環節，建立一套科學、規范、流程化、標準化的管理和運行模式，適當的時間做好適當的會議管理，消滅過程浪費，做到會議需求方、會議組織方和會議決策方均衡化。

在長期規劃管理中，以年度為周期制定公司重大會議管理計劃及管理制度，明確會議的各項要求，將會議管理分解為會議管理制度、參會人員組織、議題征集、議題審查、議題審批、發布會議通知、組織會議召開、會議記錄、編制會議決議及發布、決議執行、決議督辦等動作，并搭建線上會議管理系統，制定會議管理頂層原則。在中期計劃管理中，以季度為周期總結前序議題，對議題進行歸類整理，識別公司經營治理重心，如重大工程項目、重大科研項目、重大改革治理等，對季度公司經營治理重點任務進行會議提前跟蹤、提前確認會議節點，保障相關決策與會議節點時間符合。在短期計劃管理中，依托線上會議管理系統，實現會議議題申請前置管理，在議題發起人發起時刻，即開展前置溝通、提高會議準備質量，通過對會議的組織過程和組織步驟的精確管理，使會議的整個過程都能得到有效的控制。

（五）精益管理的精益文化

精益管理文化秉持消除浪費、精益求精的理念，推動企業實現價值創造最大化。辦公室也應抓牢“提質增效”的主線，用精益文化凝心鑄魂，辦公室工作堅持踐行“五個堅持”、牢記“三服務”事業要求，通過主題教育活動提升思想認識，組織各領域開展精益改善評比，營造精益文化氛圍，激發全員參與主動改善積極性，不斷提升精益管理能力。精益管理文化從探索引入、實踐創新、精心培育、保障深耕四個維度出發，將精益文化賦能企業高質量發展，把降本增效的外在要求轉變為職工的內在驅動力。

以信息管理為例，公司信息是圍繞公司的中心工作，在經營管理、科研設計、項目總承包、安全生產、黨建、企業文化建設、人才隊伍建設等方便，可作為公司、上級單位了解情況、進行科學決策和知道工作依據的各類信息，信息報送辦公室承擔的歸口管理重要工作，信息報送從本質上是基于人與人、點對點的信息不斷交流、整合的過程，在這個過程中推進人員以精益文化為首則，自我驅動以“高質、高效、高標準”履職，以解決信息報送工作質量要求高、信息時效性急和信息傳遞慢的難點，通過對信息聯絡員的培訓、定期的業務交流、暢通的聯絡渠道、高質量的個人要求、領導的高度重視，配套的激勵政策，再由辦公室信息負責人對信息進行匯總、篩選和處理，向上級單位推送優秀信息，采用率逐年提高。是精益文化在現有管理流程中的良好實踐。

三、結語

在辦公室工作中，以精益管理文化為核心，倡導精益管理理念，在辦公室行政管理領域搭建了“人人樂于精益、事事成于精益”的精益氛圍，在標準化管理、公文管理、督辦管理、會議管理幾個方面成功實施了精益措施，各項重要業務流程得到改善和提高，提高了工作的質量和效率，使得辦公室工作獲得相關方的認可，帶動公司整體精益思維的轉變。