試論以教學檔案規范化管理提升教學服務質量

康楚楚

摘要：在高校教學改革進程中，教學檔案發揮著非常重要的作用和職能，尤其隨著線上線下混合式教學模式的構建與實施，教學檔案信息的類型日趨多元化，只有保障其規范化管理才能不斷提升教學服務質量。文章在分析教學檔案規范化管理對提升教學服務質量現實意義的基礎上，結合當前高校教學檔案管理中存在的突出問題，對檔案規范管理提升教學服務質量的對策進行探討。

關鍵詞：高校檔案；檔案管理；規范化管理；教學服務質量；智能化

中圖分類號：G647.24；G642文獻標志碼：A文章編號：1008-3561（2023）33-0129-04

教學檔案是高校教學過程中形成的具有權威性的特殊信息，記錄重要的教學活動，具有非常重要的作用和功能。但由于過去對教學檔案資源開發和利用不夠重視，教學檔案的管理工作相對滯后，影響教學檔案教學服務質量。互聯網時代，高校教學檔案需要提高信息處理效率、檔案檢索效率與精準度。同時，信息化在高校檔案管理領域的應用，為高校檔案資源的深層次挖掘、開發利用提供了有效的技術支撐，能夠進一步增強教學檔案管理的規范性，可以充分發揮檔案資源的價值，更好地服務于高校的教學科研工作。因此，各高校需要結合自身的教學檔案管理現狀，制定教學檔案規范化管理策略，實現高校檔案管理與教學服務的有效銜接，全面提升高校檔案教學服務質量。

1.促進高校教學工作的優化管理

高校教學檔案是記錄高校教學活動的主要憑證，是學校開展教學管理、教學實踐、教學研究的重要依據。通過教學檔案的規范化管理，能及時發現教學管理中存在的問題，促進高校教學工作的優化，實現高校發展定位、教學思路和人才培養的動態化管理，形成高校辦學特色[1]。

2.為提高教學質量提供保障

高校教學檔案的規范化管理，便于教師、學生通過現代化信息技術手段，準確、快速地檢索，更好地服務教學評估、教學質量監控、教學改革研究，為提高教學質量提供保障。隨著高校電子化教學檔案規范化管理水平的提升，相關人員可以借助計算機和智能終端設備便捷地總結、分析教學檔案蘊含的規律，找出教學活動的優勢，作為今后教學質量改進和學校重大教育決策制定的參考依據，讓高校教育教學活動減少失誤。

3.滿足教學科研的個性化需求

隨著高等教育事業的不斷發展和進步，高校的課程教學和人才培養的個性化需求也在不斷增長，這就要求在調取和開發教學檔案時，信息的檢索和資料的整理更加精準和快速。高校教學檔案的規范化管理，為教學檔案的信息化檢索和個性化應用奠定了良好的基礎。例如，在檢索個性化的教學檔案信息時，會涉及跨平臺、跨類型以及跨系統檢索，會出現紙質檔案資源和電子檔案資源混合存放的情況，這時教學檔案的規范化管理就顯得格外重要。只有保證教學檔案的規范管理以及檢索與開發的關聯性、準確率、高效性，才能及時、有效地滿足高校教學科研的個性化需求，制定個性化、更有針對性的教學科研方案。

4.促進教師專業素質的提升

從教師專業素質和職業道德發展進程來看，教學檔案無疑也在發揮非常重要的作用，尤其是伴隨高校教學檔案管理的規范化、信息化，教學檔案可以準確、完整地記錄教學的日常工作、教學科研活動和成長歷程[2]。教師可以根據教學檔案對自身的教學科研進行更有深度和廣度的分析，找出自身在專業素質方面的缺陷和不足，也可以通過檢索和利用他人的教學檔案學習新的教育理論和教學技能，從而提升自身的專業素質。

1.檔案管理意識和教學服務理念相對滯后

從各高校檔案管理工作的實踐來看，服務于教學管理的程度和規模在很大程度上取決于學校的檔案管理和教學服務理念。但從高校檔案管理工作的現狀來看，一些高校的檔案資源結構、類型規模、存儲狀態和開發需求方面，存在工作效率低下和與教學服務相脫節的現象。現代信息技術雖然可以提供有效的輔助，但是一些高校在檔案管理領域并沒有有效應用，在很多環節仍舊依賴傳統工作模式和服務手段。同時，高校的檔案資源類型多樣，整體規模也比較大，有些檔案會涉及多個部門、多個領域，加上保密性等要求，所以在教學服務的應用上還沒有進行深入的嘗試。現階段，高校對于教學檔案的規范化管理和教學應用，主要集中在聲像類型的新型檔案中，對于年代相對久遠的文本類型的檔案應用不多，這其實與高校教學檔案“重存儲、輕應用”的傳統理念有很大的關系，如檔案管理部門一般都會要求相關人員將教學檔案資料及時整理和歸檔，但對教學檔案資源的開發以及在教學服務環節的應用并沒有明確規定，導致很多教學檔案被長期閑置，沒有發揮其應有的作用。

2.未能充分發揮教師和學生的主體性作用

高校教學檔案的規范化管理，涉及從檔案的生成、收集、整理、歸檔到后期開發利用的各個環節。在這個過程中，高校檔案管理人員通常發揮主導性作用，而教師和學生作為教學檔案的生成者、使用者和受益者，卻未能有效融入其中。一些教師和學生認為教學檔案管理是檔案管理人員的分內工作，自身配合即可，所以沒有主動意識，在教學檔案的規范化管理中沒有發揮主體作用。教師和學生在檔案管理規范化中的主體性作用較弱，與檔案管理部門之間的溝通和聯系較少，容易造成檔案管理與檔案開發利用上的脫節，影響教學服務質量。

3.未能及時建立統一化、標準化的服務體系

目前，部分高校紙質檔案和電子檔案并存，對信息化存儲與管理手段的應用進程并不統一，甚至在不同院系還沒有教學檔案數據格式和服務流程的統一，這給教學檔案的規范化管理和開發利用帶來一定困難。由于高校檔案管理工作任務重、要求高，一般都非常講究方式方法和業務原則的貫徹執行，而在服務教學時，如何實現與檔案管理工作的深度融合仍舊有很大的探索空間。教學檔案的應用需要先進行檔案資源的檢索和整理，但由于紙質檔案和電子檔案在格式上的不統一、不兼容，以及學校之間教學檔案服務體系的不標準，教學檔案資源的檢索、開發、整理以及共享存在很多不便，其影響的也不僅是教學檔案資源的開發利用，還會影響教學檔案在課程教學和人才培養領域作用的發揮[3]。

4.檔案管理與教學服務的智能化水平有待提升

目前，人工智能在高校檔案管理領域的應用是相對淺顯和分散的，整體上還沒有實現顯著的經濟效益和社會效益。一方面，高校檔案管理領域對人工智能應用的業務環節有待深化，這是因為將人工智能技術應用于高校檔案管理工作中勞動重復性較明顯、自動化程度較高、檔案信息和數據量較大、對電子檔案四性保障要求較高。另一方面，高校檔案管理領域對人工智能集成性綜合應用還較少涉及，即人工智能技術在檔案資料的收集、管理、存儲和使用等環節的應用是相對孤立和分散的，并沒有實現整體上的有機整合和系統性開發，這既會影響利用人工智能技術查檔的速度、效率和精度，又會增加檔案數據的安全風險和管理成本，還會影響檔案資源開發和教學服務質量。

5.檔案管理人員的專業素質和服務意識有待加強

教學檔案的規范化管理以及提升教學服務質量，最終是需要“人”去貫徹和落實的。但高校現有的檔案管理人員年齡較大，人才隊伍結構不合理，尤其是兼具信息化素質和教學服務意識的復合型人才嚴重缺乏，使得高校的教學檔案管理工作缺乏及時的調整和創新，習慣沿用傳統的檔案管理模式。同時，有的檔案管理人員沒有從事過具體的教學工作，在檔案規范化管理與提升教學服務質量方面的融合意識缺乏，未能建立起二者之間的有效聯系，在服務教學上缺乏自覺意識和主動意識，這勢必會影響教學檔案開發與應用的高效性、準確性和服務教學的質量。

1.轉變傳統落后的檔案管理理念

在高等教育改革不斷深入的大背景下，要想加快檔案管理的規范化進程并在提升教學服務質量方面發揮更大的作用，高校必須積極轉變傳統落后的教學檔案管理理念，充分認識到檔案信息化管理的應用優勢，提高對教學檔案的開發和利用意識，這樣才能促進教學檔案規范化管理與教學服務的深度融合，將各個階段的工作目標進行細化，奠定檔案規范化管理在教學服務領域的應用基礎。同時，高校檔案管理部門要轉變檔案管理理念，增強主動服務意識。高校傳統的檔案管理工作帶有明顯的“行政主導”傾向，工作方式也主要是面向紙質檔案，以人工管理為主，檔案管理與開發的智能化、信息化、規范化水平還不是很高，只有促進檔案管理部門服務理念的轉變，逐步向開放合作、以人為本、人工智能的檔案管理理念轉變，才能讓更多的一線檔案管理人員感受到自身工作的價值，增強高校檔案規范管理的主動意識。再者，高校檔案管理部門與教學、科研、后勤等很多部門都有交集，而且當前的檔案資源類型也日趨多元和復雜，所以檔案管理部門以及相關人員一定要有融合意識和協作意識，共同推進檔案管理工作的規范化進程，并盡可能地為各個部門的檔案資源開發提供個性化、精準化、人性化服務[4]。此外，針對檔案資源開發利用率低的問題，以及管理工作模式相對粗放的問題，高校要增強信息化管理意識，積極利用人工智能等先進技術優化檔案管理模式，提升教學服務質量。

2.突出師生在教學檔案建設和管理中的作用

教學檔案的規范化管理，最終是要為教師和學生提供服務的，所以不僅要強調教學檔案管理人員的作用，還要重視教學檔案提供者和使用者的作用，即要突出師生在教學檔案建設和管理中的作用。對此，高校要通過宣傳教育等措施，提高師生對教學檔案的重要性認識，明確師生在教學檔案生成、管理和應用等環節的具體職責，明確提交教學檔案時的格式和要求。這樣可以達到提高教學檔案的歸檔數量和效率的目的，奠定教學檔案規范化管理以及服務教學的基礎。同時，為了避免師生對教學檔案的機械性管理、應付性管理，一定要堅持以人為本，強化師生的檔案管理意識和開發利用意識，并通過部門管理和專人負責相結合的模式，確保師生參與教學檔案管理的連續性和綜合性，促使師生主動參與教學檔案建設。例如，針對某一課程的教學檔案管理，要本著“誰提交，誰負責”的原則，由教師全程負責教學檔案的建立和完善。在整個過程中，教師和學生要加強互動，便捷教師檢查和監督檔案生成的渠道，使教學檔案規范化管理的要求貫徹到教師和學生層面，提高師生參與教學檔案建設的自覺性、積極性，最終讓師生在教學檔案的規范化管理中受益。

3.統一數據格式與標準體系

在信息化與智能化環境下，高校的檔案管理與開發會涉及很多部門和人員，電子檔案和紙質檔案也會交叉存在。要想奠定規范化管理的良好基礎，為后期檔案資源的高效開發和服務教學創造良好的條件，在檔案資源采集與建設的過程中，就要重視數據格式的統一與標準體系的建立。這樣可以解決信息化條件下高校檔案管理工作中經常出現的數據壁壘、數據孤島等問題，避免因為數據不標準而出現的資源共享難題，真正實現檔案的規范化管理。對此，高校的檔案管理部門要加強與高校信息化管理部門之間的合作，共同規劃檔案資源的數據格式和建設標準，并盡可能地與國家標準、行業標準保持一致。這樣可以進一步提高檔案管理部門各項業務的規范化程度，提高檔案資源的檢索、開發和利用效率，為不同類型的用戶提供高效、優質、精準的教學服務。此外，技術開發與系統維護人員要重視技術創新，積極關注檔案管理技術的最新發展動態，加強檔案管理研發項目的交流、合作，提高技術管理水平，第一時間進行檔案管理系統的優化升級，完善監測技術，確保信息與網絡安全，為檔案資源的統一化管理和跨學科、跨區域整合提供技術支撐，不斷改善面向全體用戶的教學服務質量，優化用戶的使用體驗。

4.提高檔案管理與教學服務的智能化水平

在數字化時代背景下，紙質檔案服務教學的傳統弊端開始逐漸顯現，將很多的紙質檔案資源轉化為數字化資源也就成了大勢所趨。借助掃描儀等光學識別技術設備，可以輕松、快速地對紙質檔案資源進行掃描、上傳、分享，在電腦、手機等智能終端進行閱讀和儲存，對圖像清晰、書寫規范的文本資源和紙質檔案能夠實現自動化、快速化的轉化，而且準確率非常高，讓檔案資料的數字化轉化可以變得更加準確、高效[5]。高校在教學、科研過程中所形成的音像檔案資料，大多都是通過音頻、視頻系統進行預處理和數據轉化的，為了提高這些檔案文件的檢索速度和調取速度，可以通過數字檢索技術進行自動化、智能化檢索，避免因為文字缺失和描述不準確而造成的檔案資源查找上的困難，減少識別錯誤而產生的問題，為相關檔案資源的高效利用和服務教學奠定基礎。針對高校教學檔案類型和數量不斷增多的現象，基于教學檔案服務教學的復雜性、緊迫性，高校要充分利用編碼檢索、語音識別、光學識別、人臉識別等信息化識別和檢索技術，構建綜合化、融合化、可兼容的綜合智能服務系統，實現檢索內容的全覆蓋，將其有效應用于檔案資源開發與教學服務的具體實踐中。

5.提高教學檔案工作人員的素質

高校教學檔案的規范化管理，需要一支高素質的檔案管理隊伍，這也是提升教學服務質量的組織保障。對此，高校檔案管理部門要重視檔案工作人員的培訓工作，培養出政治素質過硬、業務能力和協調能力強、具有較高信息化素質的檔案管理專業人才[6]。尤其是在信息化素質和教學服務能力的培養上，高校要加強專項培訓，并做好后續的教學評估和激勵工作，拓寬教學檔案管理人員的晉升空間，這樣才能充分發揮檔案管理人員的工作積極性和主觀能動性，變被動的教學服務為主動的教學服務。此外，對于在教學檔案規范化管理以及服務教學中出現的新情況、新問題，教學檔案管理部門以及工作人員要及時加強溝通交流，不斷優化人才隊伍結構和教學服務流程，為高校教學質量和教學水平的提升作出應有的貢獻。

綜上所述，人工智能在高校檔案管理工作中的應用優勢和應用前景都是非常明顯的，既可以節約大量的人力、物力，提高檔案管理工作的效率和質量，又能讓檔案管理工作不再枯燥乏味，為檔案資源的開發和利用奠定良好的基礎。因此，在未來高校檔案管理工作中，一方面可以更加便捷地收集音視頻等電子化的檔案資源，另一方面可以通過人工智能技術實現檔案管理工作的高效與便捷。但需要注意的是，人工智能在高校檔案管理中的應用，需要積極解決專業人才短缺、前期投入較大以及信息安全等問題，逐步制定基于人工智能的高校檔案智慧管理策略，這樣才能使人工智能技術在高校檔案管理工作中發揮更大的作用和效能。

參考文獻：

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[5]程妍妍，宋瑩，鄭伽.國外檔案工作與人工智能：潛力和挑戰[J].中國檔案，2022（08）：78-80.

[6]高玉梅.基于大數據、云技術、人工智能等新技術發展的檔案信息技術發展與創新[J].陜西檔案，2021（06）：31-33.

Discuss on Improving the Quality of Teaching Services through Standardized Management of Teaching Archives

Kang Chuchu

（Jilin Normal University， Siping 136000， China）

Abstract： In the process of teaching reform in universities， teaching archives play a very important role and function， especially with the construction and implementation of mixed online and offline teaching models， the types of teaching archive information are becoming increasingly diverse. Only by ensuring its standardized management can the quality of teaching services be continuously improved. On the basis of analyzing the practical significance of standardized management of teaching archives in improving the quality of teaching services， and combining with the prominent problems in the current management of teaching archives in universities， the article explores the countermeasures for improving the quality of teaching services through standardized management of archives.

Key words： universityarchives；archivesmanagement；standardized management； teachingservicequality