新時期提升地質檔案管理水平及利用效率的路徑探討

文/安徽省地勘局第二水文工程地質勘查院 黃蓓

習近平總書記和黨中央高度重視國家能源安全，地質行業正全面啟動新一輪戰略性國內找礦行動。地質檔案資料是地質工作者在生產技術活動中形成的重要科學技術信息，對其進行有效管理和利用，對地質工作的開展能起到事半功倍的效果。

一、地質檔案的重要性及特點

（一）地質檔案的重要性。地質檔案直接記錄了地質調查、礦產勘查、科學研究等地質工作的過程、經驗和成果。既有野外調查過程中形成的原始記錄，即原始地質資料；也有野外工作采集的地質資料實體，即實物地質資料；還有經過科技人員綜合整理、分析研究形成的知識性成果地質資料。因此，每份地質資料都承載著地質工作者的智慧，包含了很多的科學信息，是科學知識和科技經驗的有效積累和儲備[1]。地質檔案資料是地勘單位所特有的寶貴地質資料，是單位開展業務活動的重要工具和憑證性信息。由于受經濟、科技、認知水平的限制，以前的地質資料記載的一些信息與當今相比會存在認識不透徹等問題，再加上當時地質投入少、地質工作者專業技術水平不高等原因，地質資料的內容也存在不準確性，相關工作人員需要加大對過去地質檔案資料的開發利用，要在過去的基礎上挖掘出更多有價值的新信息。

地勘單位要想在地質找礦方面尋求新突破，就需要加大對原有礦區資料的二次開發，筆者所在的地勘單位是安徽省唯一一家金剛石找礦的專業隊伍，單位的前期工作已經取得了一定的成績，積累了一定的經驗，但是現在要想取得新突破，就必須在之前的基礎上加大對資料的梳理力度，進行二次開發利用。筆者所在的單位也認識到地質資料的重要性，安排了專人對地質資料進行梳理，開展立項申報準備。

此外，隨著事業單位的深化改革，地勘單位正謀劃轉型發展，拓展事業職能、拓寬業務領域已經成為地勘單位的主旋律。地勘單位正向能源資源勘查、生態修復與防災減災、地質調查評價、鄉村振興及服務重大基礎設施建設等重點領域拓展服務，大地質時代已經到來，地質資料檔案信息利用主體也越來越多，提升其利用效率、創新管理服務模式已是勢在必行。

我國實行統一的地質資料匯交管理制度，各地勘單位按照國家規定，在項目完成后向各級地質資料館藏機構匯交地質資料，這是必須要履行的法定義務。但是地質資料匯交與地質檔案資料是有區別的，兩者不能等同，地質資料匯交是地質檔案資料的一部分。地質檔案資料是項目實施過程中形成的有保存價值的各種原始記錄，包括實施過程中各主要節點形成的管理、業務和成果的各種記錄，也包括項目完成后的后續地質資料匯交、成果的推廣應用等方面的記錄，能夠客觀、系統地反映項目實施的全過程，能夠再現地質工作的歷史全貌[2]。因此，地勘單位地質檔案管理在改革發展中起著重要的基礎性作用。

（二）地質檔案的特點。地質檔案資料一般按項目以卷歸檔，有很強的規律性，具有成套性、系統性和專業性特點。一個地質項目檔案是一個有機整體，成套性是最突出的特點。地質檔案按項目的施工順序進行存檔，項目各階段、各項工作都有比較規范的程序，地質檔案整理遵循這些程序形成一定的邏輯關系，系統性強。此外，地質檔案覆蓋地質項目工作的全過程和各方面，具有很強的專業性。

二、當前地質檔案管理存在的問題

（一）地質檔案管理現狀。20 世紀90 年代至今，地勘單位基本都建立了本單位檔案室或綜合檔案室，用以保管地質資料，一般都由綜合檔案室統一保管地質檔案，綜合檔案室配備專職檔案管理員，各二級單位、各科室配備兼職檔案員或專人負責單位（科室）地質檔案資料的收集整理。按照規定，各單位在項目結束后，應將檔案資料及時上交綜合檔案室，專職檔案員按照科技檔案標準進行分類立卷、編制案卷目錄，進行歸檔。當前，檔案室內的地質檔案資料絕大多數是文字、地形圖等形式的紙質檔案，少部分為實物檔案，主要以巖芯、各類標本為主。地勘單位對地質檔案資料借（查）閱有嚴格的制度規定，制定了《地質檔案資料借查（閱）管理制度》。

（二）地質檔案管理存在的問題。1.借閱過程煩瑣。地勘單位對地質檔案的借閱須填寫《借閱申請單》，經部門負責人同意，報院負責技術部門的批準后方可借（查）閱。此外，原則上必須在一個月內歸還，延長借閱期需要重新辦理借閱手續。嚴格的借閱手續能確保地質檔案資料的安全，但也在無形中導致借閱手續煩瑣，特別是對在野外工作的人員，更是增加了借閱難度。2.歷史遺留問題。現在的地勘單位很多是在20世紀90年代初由幾個地質隊合并而成的，由于單位地址的搬遷、辦公條件的限制和人員變動等歷史問題，很多地質檔案都破爛不堪，甚至有的目錄都已丟失。20世紀90年代以前的檔案受當時技術條件的限制，油印的、手寫的較多，電腦打印的較少，保存的很多區域地質圖、地形地質圖、地質記錄數據表格等內容都已無法分辨，這些歷史遺留問題是地勘單位檔案管理中的難點，需要投入很多的人力、物力、財力去解決。3.資料收集整理不齊全。缺乏對項目資料歸檔的頂層設計，沒有形成統一的規范或標準。檔案管理員未能積極主動地參與項目管理，存在資料員交什么就存檔什么，不交就沒得存的現象。近些年，新進青年職工增多，青年職工歸檔意識淡薄，很多地質項目檔案都未交檔案室存檔，資料收集整理不齊全是目前地質檔案管理存在的最大問題。收集內容過于單一，多以紙質資料為主，影像、照片資料缺乏。4.地質檔案管理方式落后。地勘單位的檔案管理員基本都不是檔案科班專業出生，大多都是地質專業或管理崗人員，在工作上缺乏專業認知，對檔案局行業標準檔案管理規范不熟悉，歸檔方式落后，不符合系統、完整、準確、清晰的要求，在裝訂、編號、裝盒、目錄編寫等方面都是延續傳統做法，離現代專業化歸檔有差距。地質檔案的查閱也是按傳統的紙質目錄進行對照查找，調閱速度過于緩慢，在一定程度上影響了工作效率。

三、提升地質檔案管理水平及利用效率的創新路徑

針對上述地勘單位在地質檔案管理中存在的問題，可以從創新管理理念、創新服務手段、創新檔案人才培養和創新管理機制四個方面入手，全面提升地質檔案管理水平及利用效率。

（一）創新管理理念，重視地質檔案管理。思路決定出路，觀念決定行動。一個單位檔案管理水平的高低，不是由一個檔案室或辦公室決定的，它依賴于整個單位對檔案管理的重視程度。上靠領導的重視，下靠職工的意識。單位上下要形成齊抓共管的良好檔案管理氛圍，共同把檔案工作當作一項重要的基礎管理工作去抓。例如，通過各種宣傳日，如“6·9”國際檔案日，加大對全院職工檔案知識的普及，加深對《中華人民共和國檔案法》及檔案規章制度的學習，深化對檔案知識的了解，使全單位明白檔案管理工作的重要意義和檔案能產生的社會效益及經濟效益，從而重構大家對檔案管理工作的認知，增強單位全員檔案意識和檔案法治觀念，全面提升檔案工作規范化、標準化、現代化管理水平。

（二）創新服務手段，著手進行地質檔案資料數字化建設。“對紙質檔案進行數字化，實現檔案資源共享，提高地質檔案利用率及檔案管理水平，優化館藏結構，顯得十分必要。”[3]地質檔案的信息化，是提高檔案利用效率的快捷途徑，它能夠快速準確地檢索出所需要的內容，更能夠實現異地快速查閱。地勘單位專業技術人員因需長期出野外，數字化檔案剛好解決了異地借查閱檔案不方便的問題，有效地促進工作效率的提高。數字化建設分為前期準備、過程運行和后期管理維護三個階段，一定要在前期做好充足的準備，制定數字化建設具體實施方案，強化過程中對檔案文件的整理和掃描，后期做好相關方面的維護和支撐，要把檔案數字化建設當作一件持續性的長效工作去抓，更好地發揮檔案服務經濟社會發展的作用。

（三）創新檔案人才培養，多措并舉提升檔案工作人員能力水平。單位要把對檔案人才的培養放在同培養地質專業技術人才同等重要的位置，配齊、配強專兼職檔案工作人員，確保檔案工作開展的連續性。讓檔案管理員“走出去、動起來”，全程參與到項目管理中，深入項目一線，讓檔案管理員能夠積極、主動地參與項目管理。項目開工時，檔案員應進行現場的項目檔案交底，項目施工過程中，定期指導、查看歸檔資料，項目結束、驗收后，進行檔案的分類整理歸檔。這樣既能保證檔案資料收集齊全，也能夠提高檔案歸檔的質量。進一步強化對專、兼職檔案員的崗位培訓，將檔案管理內容納入單位新入職員工崗前培訓內容中，全面系統地了解檔案規章制度，熟悉檔案工作流程。多參加貼近單位工作實際內容的項目檔案培訓，掌握國家檔案局印發的《建設項目檔案監督指導工作指南》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等文件。地勘單位要加強與省地質資料館的業務聯系，多請教、多指導，提升對地質資料檔案歸檔整理的水平；加深與駐地檔案管理部門的聯系，在地質檔案的整理、歸檔、分類等環節上進一步提升專業化水平。

（四）創新管理機制，形成貼合實際工作的檔案管理機制。要全面落實黨對檔案工作的領導，壓實黨委主體責任，將檔案工作列入本單位發展規劃和年度工作計劃，納入單位年度績效考核內容。要針對檔案工作建立有效的獎懲機制，對部門資料歸檔好的給予表揚，對部門資料歸檔不及時的給予批評。要健全相關的領導體制、工作協調機制和管理制度，制定和落實檔案工作責任制，健全地質檔案管理制度，確保檔案工作中的各類問題都能夠得到及時妥善的解決。強化對檔案管理的頂層設計，明確地質檔案分類、歸檔收集范圍。完善監督機制，成立檔案監督小組，制定檔案監督制度，進一步強化制度的執行，不讓制度流于形式。

四、結語

地質檔案資料是地勘單位的寶貴財富，隨著時代的發展和社會需求的不斷變化，地勘單位在新時代新征程中要樹立“管理出效益”的理念，及時補全短板，要將地質資料檔案工作發展成地勘單位更具特色的工作內容，將地質檔案資料的價值最大化地發揮出來，更好地服務于單位乃至國家的經濟發展和現代化建設。