基于耗散結構理論的個人存檔實現研究

文/內蒙古自治區衛生健康宣傳教育中心 龐博

一、個人存檔內涵解析

個人存檔涵蓋了個體對工作、生活、學習中產生的個人收藏、實物記錄、實物憑證以及電子文件、數字信息等檔案進行記錄、收集、保存、管理、利用、傳播、分享等過程，運用個人知識體系和外界社會資源建立個人檔案信息庫，實現過往、現時、未來的信息傳遞分享和價值挖掘，為決策提供參考和憑證，是社會文化資源的重要組成。

二、耗散結構理論簡述

耗散結構由物理學家普利高津于1969 年提出，指遠離平衡的開放系統，系統內部各要素（子系統）非線性相互作用，引起隨機“漲落”。系統持續與外界交換物質、信息、能量，當達到特定閾值時，量變引起質變，由無序狀態轉變為時空上或者功能上的有序狀態[1]。德國數學家魯道夫·克勞修斯提出了熵的概念，系統狀態改變，熵值不減少，即熵增原理，供給負熵流，抵消系統熵增，熵變化可表示為：ds=des+dis。

三、個人存檔耗散結構研究綜述

隨著數字技術的迅猛發展，個人存檔受到越來越多學者的關注，而耗散結構則提供了一個新的研究視角。劉風坤提出耗散結構對檔案工作的啟示，檔案工作需要發展更新、發揮作用、重視信息反饋[2]。韓李敏對檔案信息的耗散結構進行分析，著重闡明其利用價值的轉移特性[3]。陳全對檔案系統的耗散結構、時間因子、數字建模進行了闡釋[4]。陶于鈺等基于耗散結構論述了檔案開放與檔案價值實現的關系，提出推動檔案開放的對策[5]。一些學者對圖書館信息系統、信息共享空間、競爭情報信息系統進行耗散結構研究，包括理念構建、要素分析、建立模型、演化解析等方面。從檔案工作、檔案信息到檔案系統、檔案價值，從實質性具體事物形成系統工程，有序高效的系統運轉產生了價值，均符合耗散結構和熵理論。個人存檔是檔案工作和檔案系統的組成部分，相關理論也具有參考借鑒意義，適用于耗散結構理論進行分析。本文對于個人存檔的研究，聚焦于微觀層面的具體現象，對于個人檔案保護具有理論指導意義。

四、個人存檔耗散結構的生成

個人存檔活動的主體是人，作用對象是個人的信息、資料、檔案，檢驗活動是否有效的方法是不斷挖掘其中蘊含的價值，運用耗散結構分析思維“輸入”、行為“生產”、價值“輸出”的現象。

（一）個人存檔思維意識的“輸入”。人的思維認知活動具有自我管理、自我革新、自我完善的主觀能動性，是一種自組織的信息系統，同時也會不斷吸收借鑒外界信息，用于指導交換利用外界生產生活資料，這也是思維信息交互和運轉狀態，可以說具有耗散結構特性。個人的思維系統多次多向與外部信息交互，多元化多極化信息流在大腦相互作用，新舊思維模式碰撞變異，原本平衡穩定的系統變得振蕩，思維要素重新排列組合進行“漲落”，到達臨界點后產生新秩序。

現在我國社會主要矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發展之間的矛盾。人們在保護記憶、保存憑證時，擁有的知識儲備和能力素質與社會資源的不對稱性存在矛盾，促使人們在整理自己的存檔知識記憶時，還需要搜索外部資料，查找參考資料和例證材料，考察實際的存儲設施，分析現實情況，篩選有用信息，補充和更新思維認知系統，確定合適的存檔目標和內容，研究個人信息資料的有用性和時間性，根據社會和技術能提供的載體和方式，結合檔案的性質、特點，以及自身的存檔技能執行程度、經濟條件、時間和精力充裕程度等多種因素綜合考量，選擇適宜的存檔工具，安排有效的實施行動，設計合理的檔案管理和保護規劃，研究可行的后續價值開發方案，達到預期的存檔效果，實現外界信息的輸入，負熵流抵消系統熵增，從而實現個人存檔思維信息系統的自組織運行。

（二）個人存檔實踐行為的“生產”。客觀運動過程中物質、信息、能量三個方面基本存在、同時作用、相輔相成[6]。個人存檔實踐是運動發展的客觀存在，有能量（知識體系和社會資源）才能獲得信息（檔案資源），而信息需要有物質載體（材料和媒介），換言之，個人會在存檔思維意識作用的指導下，尋找有效的材料和媒介保管信息資源。當存檔思維意識系統經過“漲落”達到新秩序時，意識指導實踐，個人存檔實踐行為開始“生產”工作。

由于個人信息具有數量龐大、類型繁雜、內容分散、難以保護的特征，存檔方式合適程度、存檔載體風險防控、存檔標準難以把握、個人記憶留存需求，這都需要圖書館、檔案館等公共機構，互聯網平臺等社會資源的支持。這并不是簡單的線性問題，需要不斷與外界發生非線性聯系、適時更新知識、及時獲取資源，進行物質、信息、能量的輸入和輸出。個人存檔是一個遠離平衡的開放系統，其過程是收集、整理、創建、保存、檢索、利用、傳遞等子系統構成的整體系統，其內容則包括主體、檔案資料、服務機構、媒介、技術、效果等方面，存在經濟、社會、文化各方面眾多非線性因素共同作用，從外部引入負熵，降低系統內部熵，整體的檔案保護平均程度與每次具體工作努力程度和預期存在差值，有“漲落”是經常性現象，當熵流交換到達一個特定閾值時，推動了系統進入新狀態，即形成了“漲落”，導致有序。個人吸收“輸入”信息，找到存儲和利用的方法及資源，進行整理保存“生產”，從混亂走向有序。

（三）個人檔案價值的“輸出”。數字時代，個人存檔嚴重依賴于社會支持和技術發展，是群體存檔的組成部分，當個人存檔的思維融入社會群體之中，人們接受外在信息，通過大腦加工，輸出思維成果，落實到存檔實踐中，意識指導實踐改造客觀世界，充分持續挖掘“輸出”檔案價值，實現存檔效果轉化。

在信息科學、檔案學、知識管理視角下，個人存檔具有全過程有序管理的特點，注重個人信息的保存、重組、再發現、交流、共享、創新。從前端控制思想看，個人應該確保存檔過程的規范順利和檔案質量，運用文件生命周期理論，個人管理文件檔案從產生到保存、銷毀是一個完整的運動過程，其中不同階段的文件價值、保存場地、管理方式、服務對象或有所不同，個人按照文件使用利用程度、憑證價值、科研學習價值判斷效用強弱，進行存檔實踐，這一過程是可逆的、可重復、可跳躍、可循環，體現出存檔思維意識的“輸入”價值轉化，存檔實踐行為的“輸出”正向反饋。檔案作為傳承社會、文化、集體、個人、基因的記憶載體，發揮著構建、重構和恢復過去歷史、發現真相的重要功能，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉換的媒介，是保存過去、記錄現在、聯系未來的橋梁[7]。個人把握檔案與社會發展同頻共振，仔細分析存檔實踐行為的“生產”狀況，找到引起“生產”“漲落”的閾值，琢磨信息資料的性質、特征、意義、前景，進行有效分類篩選，增強降熵意識，在紛繁復雜的信息大潮中尋找適合的數字存儲、檢索信息方式，引進負熵，降低個人存檔過程的熵增，從有利于價值發現的角度去完成存檔任務。

五、基于知識流的個人存檔耗散結構的運行機制

個人存檔工作系統如果想要有效實現價值輸出，首先要引入知識的負熵，要對系統的功能和結構進行有序化平衡。知識在社會各組成部分間流動，形成知識流，在知識駐點間交流交互，為創造價值進行凝聚、積累、吸收、轉化，即知識有序化過程。知識流理念體現在個人將存檔知識轉化運用為存檔實踐的自組織行為。開放是個人存檔工作的持續存在與發展的基礎，非平衡是個人獲得知識采取行動的動力，非線性是個人開展有序存檔工作的重要機制，“漲落”是存檔工作突破價值提煉的觸發器。個人檔案的產生是通過非線性化的存檔實踐實現的，知識流即個人存檔過程中的熵流，通過吸收運用知識轉化為檔案產出，在社會中進行交流、傳承、共享實現價值。其中，知識流也隨著思維意識、實踐行為、價值挖掘而變化，知識內化、外流、個人存檔邊界擴展，大多以滿足個人需要為目標。個人吸收外部知識，或將個人自有知識進行再造和轉移，對外部進行交換作用做功，這種顯性或隱形的知識被外部接收，抵消了內部不斷增加的熵，削減了知識位勢差，形成“漲落”有序。當新技術、新模式、新政策、新應用出現，會引出新需求，個人存檔的匹配系統資源應時而出，開始了新的有序化過程。

六、基于耗散結構的個人存檔意識和行為提升策略

檔案價值的實現是保證個人培養存檔意識、積極采取存檔行動的目標要求。個人存檔是遠離平衡的開放系統，對于個人、家庭、社會具有重要意義，涉及多種技術、工具的使用，迫切需要機構、互聯網、個人多方參加，從主體、內容、對象著重推進，個人應增強思維認知的開放性和包容性的共同融合，推進實踐行為的自主性和適應性的協調配合，挖掘個人檔案價值多元性、目標性的相互組合。

（一）增強個人存檔主體——思維意識開放性和包容性的共同融合。個人存檔主體思維意識的“輸入”是存檔過程的前期階段。增強存檔主體的思維意識，要從外部環境和內在思想交流活動引起熵增，抵消內部存檔興趣缺乏、工作無頭緒、主次輕重不分的正熵情況。一是注重開放性。打開思維，讓外界信息在大腦激蕩碰撞。信息資料重視不夠、社會資源繁多復雜、安全保障性不高，都會影響個人存檔意向。但社會日益進步，人的全面發展要求個人充分保留自己的記憶憑證，讓思維放開接受檔案教育熏陶。二是包容并存，把合適的技術在原有的知識體系中融會貫通。從自身保存信息的需求出發，考慮經歷經驗、收益損耗、傳遞傳承等，結合機構的持久性、可靠性、系統性，互聯網的儲存空間大、操作便捷性、貼近生活等特點，充分調動非線性思維，既要掌握管用的老辦法——紙質存檔辦法，又要與時俱進，吸收先進的新方法——數字存檔方法，構建存檔系統工程思想基礎。

（二）推進個人存檔內容——實踐行為自主性和適應性的協調配合。個人存檔內容實踐行為的“生產”是存檔過程的實施階段。作為產生者，個人在熟悉檔案內容的基礎上，首先要明確檔案用途，規范存檔流程，結合儲存習慣，利用技術平臺、機構的指導選擇合適的存檔工具，及時儲存信息，保證信息完整準確，事后鑒定篩選，預測檔案價值，分類持續管理，定期檢測維護，提高安全風險意識，保護隱私信息安全。在這一過程中，充分體現個人的自主性，發揮主觀能動性，耦合存檔系統中的行為子系統與思維、意識、認知、信任、感情等多個子系統間的關系，接受檔案知識的靜態教育和檔案實踐的動態培訓，提高自身對新技術新標準的適應性，形成內外信息“漲落”有序，正面反饋實踐行為實效。

（三）挖掘個人存檔對象——檔案價值目標性和多元性的相互組合。個人存檔對象的檔案價值的“輸出”是存檔過程的提升階段。檔案主要作用是保留工作、學習、生活等信息，提供參考和憑證，提高延續個人實力，滿足情感需求和寄托。其使用前后的作用和長期保存的意義，都需要個人進行價值判斷，對于有價值的部分選擇保留，避免冗余，刪除不需要部分。由于社會對于個人檔案的鑒定標準不一致，且個人需要和認知不同，對于檔案價值在不同階段的認識有所差異。因此，個人應該堅持目標導向和多元化思考，以個人需求為主，考察個人、家庭、集體、社會各方面，考量時代發展因素，綜合考慮檔案的保存價值、憑證價值、參考價值、記憶價值、交流價值、社會價值、傳承價值，保證個人信息資源的原始性、可讀性、完整性、兼容性、安全性，從思維意識“輸入”到實踐行為的“生產”找到閾值，從檔案資料中找到“顯”和“隱”關聯，在“顯”檔案中發現潛在滲透的“隱”信息，對其進行補充延伸，挖掘檔案價值進入新階段、新狀態。

七、結語

個人存檔系統耗散結構是以個人需求為導向，人的思維意識、實踐行為、挖掘檔案價值活動等子系統非線性共同作用引起“漲落”，產生“1+1＞2”的效果，在外界負熵形成熵增，達到閾值，推動系統有序化。個人具有開放的存檔意識，應及時吸收外界信息資源，合理輸入技術和工具，有效進行自身行為生產，明確存檔目標任務，加大開發保護檔案價值力度，使之形成循環可持續的良性系統運行狀態。