轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施 （上海）項目檔案管理的探索

張雅靜

一、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目檔案管理研究的重要意義

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目作為“十二五”期間國家重點規(guī)劃的 16 項重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目之一，項目法人單位為上海交通大學(xué)，共建單位為上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬瑞金醫(yī)院。10年來，項目嚴(yán)格按照既定建設(shè)規(guī)劃，建成覆蓋轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)全鏈條的六大平臺，形成了大型設(shè)備規(guī)模化、核心功能集成化和技術(shù)能力系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)研究平臺，是生命醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的第一個國之重器。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目作為國之重器，是科技創(chuàng)新、形成“獨創(chuàng)獨有”創(chuàng)新能力的重要支撐，是匯聚和培養(yǎng)高水平創(chuàng)新人才的開放平臺，也是具有國際影響力的生命醫(yī)學(xué)科研高地。

上海交通大學(xué)作為轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目法人單位，如何加強反映高校科技重大基礎(chǔ)設(shè)施策劃、立項、設(shè)計、實施、調(diào)試、驗收等全生命周期的高校科技重大基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理，如何分類、規(guī)范整理、歸檔移交并與高校檔案館原有館藏檔號體系有機銜接，無論從政策法規(guī)層面，還是檔案管理技術(shù)層面，均需要探索和研究。

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“適應(yīng)新時代發(fā)展步伐，突出創(chuàng)新引領(lǐng)，以改革精神推動檔案實踐、理論、制度全面創(chuàng)新”“圍繞創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，強化財政資金支持科研項目檔案工作監(jiān)管”。高校參與的國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案是國家基礎(chǔ)設(shè)施檔案的重要組成部分，但它不同于一般的基本建設(shè)項目檔案，兼具科研檔案、工程檔案、設(shè)備檔案等多重屬性，其管理更具綜合性、復(fù)雜性、多元性、長期性。因此，本文以轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（上海）項目10年建設(shè)過程中的檔案管理工作為例，分析并總結(jié)檔案管理的實踐探索經(jīng)驗，提出做好國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目的管理策略，為構(gòu)建適合高校科技重大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)特點的項目檔案組織管理體系，厘清各責(zé)任主體的項目檔案工作職責(zé)，明晰項目文件的歸屬與流向，規(guī)范項目文件的收集、整理、歸檔的范圍及權(quán)屬，提出管理思路及策略。

二、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目檔案管理研究面臨的困難和問題

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目作為重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目，具有鮮明的科學(xué)和工程雙重屬性，其設(shè)計、研制及相關(guān)技術(shù)和工藝具有綜合性、復(fù)雜性、先進性，有的具有唯一性，知識創(chuàng)新和科學(xué)成果產(chǎn)出豐碩，技術(shù)溢出、人才集聚效益非常顯著，因此成為國家創(chuàng)新高地的核心要素。同時，它也不同于一般的科研儀器中心或者平臺，是需要自行設(shè)計研制專用的設(shè)備，體量大、投資大、能力強，技術(shù)復(fù)雜先進、生命周期長，具有明確的科學(xué)目標(biāo)，體現(xiàn)了國家意志，反映了國家需求，是“國之重器” “科技利器”，需要國家統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一布局、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)籌運行與開放，具有形成單位多元、內(nèi)容與成分多樣、文件材料歸檔周期長等特征。

（一）項目檔案管理周期長

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目從2013年7月獲批立項至2023年7月國家發(fā)改委綜合驗收，跨度長達10年。項目檔案貫穿于項目建設(shè)全過程，項目建設(shè)周期長，也決定了項目檔案工作周期也相當(dāng)長。在長達10年的建設(shè)周期內(nèi)，隨著機構(gòu)變動和人員流動，檔案出現(xiàn)遺失、缺損等問題的概率大增，給有序、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、系統(tǒng)做好歸檔工作帶來很大挑戰(zhàn)。

（二）項目檔案管理任務(wù)繁重

該項目作為科技重大基礎(chǔ)設(shè)施項目，檔案包括建設(shè)項目檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等門類，涵蓋立項、可行性研究、擴初設(shè)計和概算、施工、建設(shè)、試運行到驗收等過程中形成的檔案資料，跨單位共建任務(wù)、長達10年建設(shè)期等因素造成檔案收集管理任務(wù)量龐大，歸檔任務(wù)較重，截至 2023 年 3 月底，轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（上海）已形成檔案案卷共計 843 卷，包括綜合管理檔案 42 卷，設(shè)備類檔案 407 卷，基建類檔案 394 卷。

（三）項目檔案人員配備力量不足

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目在項目啟動之初，建設(shè)壓力大，人員重心側(cè)重于項目建設(shè)施工，一般未設(shè)置專門的檔案管理崗位和專職的管理員，也缺乏整體檔案管理制度和體系，歸檔責(zé)任不明確，當(dāng)后期面對檔案驗收要求的時候，陷入困境。并且，參與大設(shè)施建設(shè)人員多為科研人員，科學(xué)素養(yǎng)很高，但缺乏相應(yīng)的工程經(jīng)驗和歸檔意識，他們更加重視實驗數(shù)據(jù)的積累和各項工作本身，往往忽視檔案的收集和移交，因此，給日常檔案收集帶來很大困難。

（四）項目檔案管理可參考經(jīng)驗較少

國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目是新型的科研與設(shè)施一體規(guī)劃建設(shè)的項目，項目建設(shè)及檔案管理經(jīng)驗不足，通過對國內(nèi)外同類項目的充分調(diào)研，發(fā)現(xiàn)可借鑒的先例較欠缺，如項目檔案全過程管理的原則、措施、方法，項目文件的歸檔范圍、保管期限、責(zé)任劃分，檔案分類、整理組卷方法，項目檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)及使用等方面可參考的經(jīng)驗、做法較少，給后續(xù)項目檔案管理帶來一定的難度。

三、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目檔案管理的工作方式方法探索

作為高校承建國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的先行者，上海交通大學(xué)秉承“先行先試”的理念，按照國家有關(guān)建設(shè)驗收標(biāo)準(zhǔn)，注重檔案管理制度、組織、信息化等方面建設(shè)，采取“邊建設(shè)、邊收集、邊管理”的原則，實現(xiàn)了項目檔案的有序管理和提供利用。根據(jù)項目建設(shè)任務(wù)，按照檔案管理要求分為綜合管理類案卷、設(shè)備類案卷、基建類案卷等三類，每個大類的項目文件，按子類或分系統(tǒng)逐級細分，形成了轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)設(shè)施檔案集群。

（一）制定檔案管理制度，使檔案工作更加有據(jù)可依

建立有效的項目檔案管理制度是做好項目建設(shè)檔案工作的重要保障。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目自建設(shè)以來，嚴(yán)格按照國家發(fā)改委、國家檔案局、教育部對國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案工作的相關(guān)規(guī)定，參照《國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施管理辦法》發(fā)改高技〔2014〕2545號、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《高等學(xué)校國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)管理辦法（暫行）》等檔案管理制度，結(jié)合轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)設(shè)施建設(shè)項目實際，研究制定了《轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理辦法》《轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施歸檔范圍》等一系列檔案管理規(guī)范性文件，對項目管理組織體系及責(zé)任劃分、檔案的分類與整理、檔案的審核與移交、檔案的保管與利用等進行了規(guī)范。同時，結(jié)合項目實際情況及高校業(yè)務(wù)板塊，細化了項目檔案分類方案、歸檔范圍、整理方法、歸檔流程，制定了《轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施檔案分類方案及保管期限表》，使項目檔案管理工作具有針對性、可操作的依據(jù)，為項目檔案工作的有序、規(guī)范、高效開展打下了堅實的制度基礎(chǔ)。

（二）搭建管理組織和工作網(wǎng)，讓檔案工作責(zé)任更加明確

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)設(shè)施項目由上海交通大學(xué)和其醫(yī)學(xué)院附屬瑞金醫(yī)院共同建設(shè)完成。在“雙主體、一盤棋”的管理原則指導(dǎo)下，建立明確的轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目的檔案工作責(zé)任制體系，并且隨著項目建設(shè)的進程逐步調(diào)整、優(yōu)化，最終形成由建設(shè)指揮部辦公室統(tǒng)籌組織，上海交通大學(xué)檔案文博管理中心進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，各參建部門協(xié)同合作的項目檔案管理機制，不僅符合組織架構(gòu)的管理規(guī)范性，而且滿足了技術(shù)檔案的專業(yè)審核要求。同時，項目指揮部通過將各業(yè)務(wù)部門及單位的參與人員納入檔案管理工作中，建立了完善的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，并根據(jù)建設(shè)任務(wù)的不同，對各條塊檔案材料的收集歸檔層層落實，確保檔案工作責(zé)任到崗，具體到人，從根本上保障了檔案管理組織體系的正常運行。

（三）明確歸檔原則和歸檔流程，讓檔案工作步驟更加明晰

為達到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范的檔案管理要求，根據(jù)項目特點，建設(shè)指揮部辦公室明確了三大歸檔原則。一是建設(shè)任務(wù)管理與檔案收集管理的同步開展原則。作為國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目，自2013年批復(fù)立項以來，于2020年投入試運行，預(yù)計項目后續(xù)的運行、升級改造和建設(shè)還將持續(xù)數(shù)十年之久，為了檔案的系統(tǒng)和完整，收集歸檔工作的同步開展尤為重要。二是檔案整編便于利用原則。項目檔案不僅是項目立項和建設(shè)歷程的真實記錄，更是今后項目運行和后續(xù)建設(shè)的依據(jù)和參考，使項目檔案真正成為信息資源，為項目各參建單位及技術(shù)人員便捷、準(zhǔn)確地提供利用是項目檔案工作的重要原則。三是檔案歸檔流程的逐級管理原則（圖1）。項目共有2個建設(shè)主體，建設(shè)任務(wù)分布于閔行、瑞金2個基地，設(shè)有6個技術(shù)分系統(tǒng)，建立統(tǒng)一歸口、分級控制的管理體系、清晰明了的歸檔流程是確保檔案工作順利進行的前提。項目檔案工作由項目建設(shè)指揮部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建設(shè)指揮辦協(xié)調(diào)落實，參建部門和分系統(tǒng)的負責(zé)人為各自業(yè)務(wù)的檔案負責(zé)人，負責(zé)對應(yīng)檔案的收集、分類、組卷、整理、審核、驗收和移交。校檔案管理中心負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)，不定期開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。建設(shè)指揮辦定期接收滿足歸檔要求的檔案，以確保整體項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。

四、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目檔案管理實踐的收獲與啟示

（一）制定可操作、可解讀的歸檔范圍和要求

制定可操作、可解讀的歸檔范圍和要求是做好檔案工作的基石。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)項目建設(shè)指揮部辦公室作為檔案管理和科研建設(shè)隊伍的中間橋梁，深知檔案管理在項目建設(shè)和驗收過程中的重要性和專業(yè)性。很多項目存在檔案管理工作困難，主要原因：檔案管理工作者不懂項目建設(shè)，項目建設(shè)科研人員不懂檔案管理。對此，在項目建設(shè)初期，依據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）的建設(shè)項目歸檔范圍和保管期限表的要求，指揮部辦公室在學(xué)校檔案文博管理中心的指導(dǎo)下，結(jié)合技術(shù)系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)的劃分，整理出技術(shù)系統(tǒng)檔案——設(shè)備歸檔范圍（圖2）。首先，這個范圍要符合《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）中設(shè)備文件的專業(yè)要求。其次，考慮到校內(nèi)相對獨立的業(yè)務(wù)板塊，科研人員對檔案標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識水平，將歸檔范圍和要求拆分細化到科研人員能直觀了解的業(yè)務(wù)中去，提高標(biāo)準(zhǔn)的可執(zhí)行性。同時，在建設(shè)過程中，檔案館、校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門、科研建設(shè)人員不斷完善技術(shù)系統(tǒng)檔案資料的歸檔范圍，作為技術(shù)系統(tǒng)的檔案驗收依據(jù)，使檔案更加具有完整性和系統(tǒng)性，在檔案驗收中也更具可操作性。

（二）建立與建設(shè)任務(wù)同步的歸檔責(zé)任制

國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)周期一般將近10年甚至更長時間，建立與建設(shè)任務(wù)同步的歸檔責(zé)任制能夠從根本上保證檔案收集、整理的完整性、系統(tǒng)性及規(guī)范性。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案包含基建檔案、技術(shù)工藝設(shè)備檔案和科研檔案等多種類型，主要采用任務(wù)包的管理機制，即“建設(shè)、資金、檔案任務(wù)包”，三個“任務(wù)包”權(quán)利和義務(wù)同步下達，讓各參建方（施工、監(jiān)理、各技術(shù)分系統(tǒng)及子系統(tǒng)部門）負責(zé)人既是建設(shè)任務(wù)負責(zé)人，也是檔案歸檔責(zé)任人。通過這種方式，將對檔案管理工作要求提高到與建設(shè)任務(wù)同等重要的標(biāo)準(zhǔn)。同時，明確后續(xù)檔案管理分工責(zé)任人，有利于檔案工作分層分項的落實和責(zé)任追究，防止因責(zé)任不明而導(dǎo)致檔案管理工作與項目建設(shè)不同步的問題。

（三）加強全過程業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查指導(dǎo)

加強檔案工作全過程業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查指導(dǎo)，對提高業(yè)務(wù)效能至關(guān)重要。轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目建設(shè)中，結(jié)合建設(shè)的實際情況，依據(jù)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對于項目檔案工作的常見問題進行全過程跟蹤指導(dǎo)。在項目啟動之初，需要進行項目檔案工作交底，以確保更多參建人員了解項目檔案工作的法律法規(guī)、檔案主要內(nèi)容、流程及質(zhì)量要求。通過定期和不定期進項目現(xiàn)場，對建設(shè)單位和參建單位在不同建設(shè)階段的業(yè)務(wù)問題進行指導(dǎo)和溝通，并不斷完善檔案管理工作內(nèi)容。多次邀請國家檔案局、上海市城建檔案館以及其他專家進行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題盡早整改，有效保證了案卷質(zhì)量。對于建設(shè)過程中的管理難點進行專項檢查，形成自查報告或整改意見，限期整改，為項目檔案的全面驗收做好充分準(zhǔn)備。通過舉辦檔案專題培訓(xùn)或業(yè)務(wù)研討會，不斷提升檔案人員的檔案意識、專業(yè)知識水平和操作技能。動員更多的科研建設(shè)人員參與或承擔(dān)檔案管理工作，為轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家設(shè)施檔案工作爭取更多的檔案管理力量。

（四）提升檔案工作數(shù)字信息化水平

充分挖掘檔案資源的利用價值，為檔案管理賦能。為加強轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)項目檔案管理效能，優(yōu)化檔案信息查詢、檢索及歸檔方案，轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施（上海）項目完成全套紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理歸檔。在工程建設(shè)初期，為解決轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)（上海）項目檔案兩地利用的問題，項目根據(jù)自身建設(shè)任務(wù)特點設(shè)計并開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，隨著建設(shè)進度和檔案歸檔范圍的明確，逐步更新前期規(guī)劃立項文件、基建檔案、科研檔案等。通過統(tǒng)一的后臺管理，對學(xué)校和醫(yī)院的各參建單位進行分級分層授權(quán)、兩地信息資源共享。系統(tǒng)實現(xiàn)了對兩地檔案的整理、編目、檢索、瀏覽、下載、編輯、打印和統(tǒng)計，具備檔案數(shù)據(jù)的收集、錄入、檢索、利用、權(quán)限管理等功能。實現(xiàn)一般日常查檔利用可直接登錄檔案管理系統(tǒng)查閱，特殊情況下，到檔案部門查閱原始檔案的使用方式，使檔案價值得到有效發(fā)揮。

轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施（上海）項目已通過國家級的檔案專項驗收工作，并轉(zhuǎn)入運行階段。在項目建設(shè)過程中，從項目文件的形成，項目檔案的收集、整理、審核、移交、驗收全過程，中間走過很多彎路，不斷地試錯糾正，由此積累了寶貴的經(jīng)驗，本文真實記錄并總結(jié)了國家重大科技基礎(chǔ)設(shè)施項目檔案管理原則及方式方法，以期為其他高校提供參考和借鑒。

作者單位：上海交通大學(xué)轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)研究院