企業財務管理工作中電子發票的應用研究

秦曉露

（作者單位：國網上海市電力公司）

隨著互聯網技術的迅速發展和移動支付方式的普及，傳統的紙質發票逐漸無法滿足財務管理工作的需求。為適應社會經濟的發展趨勢，越來越多的企業開始進行數字化轉型，并采用電子發票來替代傳統的紙質發票，以提升財務管理工作效率。通過引入電子發票管理系統，企業實現了自動化數據錄入和實時數據更新，電子發票為企業提供了更加高效便捷的財務管理方式。可見，電子發票作為一種替代傳統紙質發票的數字化解決方案，具有優化和提升財務管理工作效率的功能。

一、電子發票概述

（一）電子發票定義與電子發票管理系統功能

電子發票是指通過電子發票管理系統以電子形式開具、傳遞和存儲的財務憑證，是推動企業財務管理數字化轉型的重要部分。電子發票管理系統具有較多現代應用功能，能夠更好地適應現代企業財務管理模式，具體如下：

1.自動生成和錄入

電子發票管理系統具有自動化結算與支付的功能，通過集成企業的財務管理系統和支付系統，進行自動化的財務結算[1]。電子發票管理系統通過集成企業內部的銷售訂單、銷售合同等信息，根據銷售數據、價格協議和相關稅務規定，以數字化形式自動生成符合財務和稅務要求的電子發票并錄入發票信息。只要發票得到核準，電子發票管理系統就會自動生成付款申請單，并自動轉入供應商的賬戶，由財務管理系統發起支付處理申請。

2.實時核驗和審批

電子發票管理系統可以進行實時的發票核驗和審批流程。在開具電子發票的過程中，電子發票管理系統會通過檢查發票號碼、銷售方和購買方的納稅人識別號等信息是否一致的方式自動驗證發票的準確性、合法性和完整性；通過設定特定金額、特定供應商信息或其他規則，調整核驗及審批流程，使審批人員在確保發票真實性的基礎上進行發票審批，以有效防止虛假開具發票的違規操作。

3.多元傳遞和存儲

在開具電子發票的過程中，電子發票管理系統具有多元傳遞與存儲功能，通過電子郵件、電子信息交換、移動應用程序和云存儲等方式，實現數字化發票信息的快速、安全和便捷傳遞[2]。同時，電子發票可以電子文檔的形式存儲在計算機、服務器或云端平臺上，且電子發票本身具有高效的檢索和管理功能。因此，企業可以利用電子發票管理系統，通過關鍵詞檢索、篩選和排序電子發票信息來跟蹤電子發票的歷史記錄和狀態變更。

（二）電子發票在財務管理中的應用特點

在財務管理中，電子發票相較傳統紙質發票具有多種應用特點。首先，電子發票具有開具、傳遞、存儲便捷的特點。與紙質發票相比，電子發票可以通過電子郵件、電子數據交換（Electronic Data Interchange,EDI）等方式進行信息數據傳遞，無須依賴傳統的紙張和物流運輸環節，在較大程度上減少了相關資金成本、時間成本與人力資源成本，還降低了工作人員出現誤操作的可能性[3]。同時，電子發票能夠以電子文檔的形式存儲在計算機或云端平臺上，財務管理人員可以隨時在系統中查找并復制需要的發票信息，確認資產處置收入費用明細，由此實現更加快速地檢索發票信息并進行高效管理，從而提高財務管理工作的效率和便利性。其次，電子發票具有高準確性與可追溯性的應用特點。電子發票是通過電子發票管理系統自動生成和處理的，通過系統算法與數據處理技術，有效避免了手動錄入的風險操作[4]。在應用過程中，電子發票與供應商所產生的關鍵信息實時匹配，確保了財務數據的準確性和一致性。最后，電子發票具有實時跟蹤和可視化監控的應用特征。通過電子發票管理系統，企業可以實時了解發票的開具、送達和支付狀態，并及時獲取發票上的重要財務信息，對于資金流轉和財務分析具有重要意義。

二、財務管理工作中電子發票的實際應用

（一）優化電子發票管理系統配置，精準對接財務管理系統

為從根本上提升財務管理工作效率，企業需要確定符合自身財務管理需求的電子發票管理系統。在選擇電子發票管理系統時，企業需要重點考慮系統的功能和易用性等要素，以確保系統具備開具、驗真、管理、查詢和報表等核心功能，并能夠支持各種發票類型和相關業務流程[5]。在設計電子發票管理系統操作界面時，企業應遵循簡潔設計和清晰邏輯的原則，這樣不僅可以降低員工培訓成本和系統使用難度，還可以讓財務管理人員更高效地上手操作。在確定符合企業需求的電子發票管理系統之后，企業需要對電子發票管理系統進行優化部署，具體措施如下：

首先，企業需要按照國家稅務總局提供的安裝指南，在企業服務器上安裝電子發票管理系統軟件，并根據企業規模和使用量預估進行服務器配置，以保證電子發票管理系統穩定運行。其次，在完成電子發票管理系統配置后，企業需要將電子發票管理系統與已有的財務管理系統進行無縫銜接，確保電子發票管理系統與財務管理系統中的數據交互暢通，以此實現發票信息的即時更新和同步傳輸。最后，企業需要進行有效的數據驗證和匹配工作，確保電子發票中的關鍵數據（如發票號碼、金額、稅額等）與財務管理系統中的數據一致，以便財務管理人員通過電子發票獲取關鍵的財務指標，并生成可靠準確的財務分析報告和財務報表。通過以上優化措施，企業可以實現高效的發票管理和財務流程優化，進而提升財務管理工作效率。

（二）強化發票開具與驗真環節，確保財務管理工作中發票信息的準確性

在開具電子發票之前，企業需要開展必要的發票審核和確認工作，以確保電子發票的準確性和合規性。財務管理人員需要根據業務需求和相關稅務規定，選擇合適的電子發票類型，按照規定確認和審核電子發票的主體信息，包括銷售方和購買方的名稱、納稅人識別號、地址電話等。同時，企業還要確認電子發票的商品或服務明細，包括名稱、規格型號、數量、單價、金額等。在接收到電子發票時，企業需要進行發票驗真，以確保電子發票真實有效。

在財務管理工作中，企業可以通過檢查發票號碼來驗證電子發票的唯一識別信息，從而確認電子發票信息的準確性。同時，核對發票金額、稅額與業務交易金額是否相符，以避免財務風險發生。此外，為確保接收到的電子發票真實有效，避免出現偽造或篡改風險，企業需要使用電子發票管理系統中的驗真功能，輸入發票號碼等信息進行驗證。

通過以上措施，企業不僅可以確保財務管理工作中電子發票的準確性和合規性，還可以規避財務風險，從而提升財務管理工作的可靠性和整體效率。

三、在財務管理工作中應用電子發票的策略

基于上述分析，為優化企業財務管理，接下來就電子發票在企業財務管理中應用的策略進行探究。

（一）搭建配套的財務管理系統

互聯網背景下，企業應結合電子發票特性，積極健全相關配套設施和制度，搭建與電子發票配套的財務管理系統，如報銷信息自動采集與真偽核驗系統等。首先，企業應設立專門的財務系統管理崗位，由專業技術人員負責財務管理系統的維護與管理工作，確保財務管理系統正常運行。其次，企業需要制定科學可行的在線報銷制度，落實電子發票實名制度，要求報賬人員進入財務在線預約平臺，提交電子發票信息，選擇發票進行預約報銷。再次，企業可以將財務管理系統與企業內部系統進行對接，使財務人員能夠直接獲取員工報銷所涉及的電子發票數據，不需要手動錄入，既減少人為操作帶來的風險，確保電子發票的合法性和準確性，又節省時間和勞動成本。最后，財務管理系統需要具備可視化的財務數據分析功能，以幫助企業對財務情況進行更加全面和深入的分析。通過該系統，財務人員可以快速生成財務報表，進行財務指標分析和比較，并及時獲得財務決策所需的數據支持，這對企業的財務決策和戰略規劃具有重要意義。未來，企業可以考慮將財務管理系統與其他企業資源管理系統進行集成，實現信息的共享和協同。例如，將財務數據與采購、銷售等流程進行關聯，可以實現采購成本、銷售收入與財務核算數據的自動對接，提高財務數據的準確性和一致性。

（二）加強財務管理和安全風險防范

電子發票的應用在企業財務管理中具有重要戰略意義。為實現優化財務管理的目標，企業除要搭建與電子發票配套的財務管理系統外，還要加強財務管理和安全風險防范。

首先，企業應建立健全內部控制制度。內部控制是確保企業財務活動合規性和準確性的基礎。企業應針對電子發票的應用，在內部控制制度中明確電子發票的審核、驗真和入賬等程序，并指定負責人對電子發票進行詳細的檢查和核對，以確保電子發票的真實性和準確性。

其次，企業應建立明確的審批流程和責任分工制度，以避免潛在的財務風險。一方面，在電子發票應用過程中，明確的審批流程能夠保障財務憑證的準確性和合規性。在建立審批流程時，企業需要根據實際情況設置不同審批節點，并明確各個節點的權限和審批要求。例如，對電子發票的初審可以由稅務專員負責，確認電子發票的真實性和合法性；再由成本專員進行復審，確保電子發票符合相關法規和企業政策；最后由財務主任進行終審，確保最終入賬的電子發票沒有任何問題。另一方面，責任分工也是財務控制的重要一環。通過明確各個財務崗位的職責和權限，可以確保每個崗位的工作職責清晰，并有效監控財務活動的合規性。企業應建立責任分工制度，以明確每個財務崗位的職責和權限，避免人員濫用權限或不當操作而引發的潛在財務風險。例如，安排專門負責電子發票審核的員工，確保電子發票的真實性、準確性和合規性；安排稅務專員或風控專員，負責對財務活動進行監督和審計，以防止潛在風險發生。通過建立明確的審批流程和責任分工制度，企業可以確保電子發票審批流程規范、合規，財務活動權責清晰、分工明確，從而有效避免潛在的財務風險，提高財務數據的可靠性，為企業決策提供準確的財務依據。

最后，企業需要加強對電子發票的安全管理。電子發票作為重要的財務憑證，其安全性與數據完整性至關重要。為此，企業應采取合適的加密和備份措施，以防止電子發票數據被泄露和竄改。例如，企業可以使用高級加密技術和數字簽名技術來保障電子發票的機密性和完整性，確保其不被非法訪問或竄改；定期進行數據備份和恢復測試，以應對意外情況和技術故障，降低數據丟失的風險。

（三）加強企業財務人員隊伍管理與建設

為提高企業財務管理效率，加強財務人員隊伍管理與建設至關重要。企業應通過有效管理財務人員并提高其能力，更好地應用電子發票。

首先，企業應注重財務人員的培訓和學習。企業可以提供相關培訓課程和學習資源，幫助財務人員熟悉和掌握電子發票管理系統的操作及應用技巧。同時，加強對財務人員財務知識和技能的培訓，包括財務報表分析、成本控制、風險管理等方面的知識。通過持續的培訓和學習，財務人員能夠不斷提升自身專業素質，從而更好地適應不斷變化的財務管理環境。

其次，建立財務人員績效考核制度。該制度應以財務管理的效果和質量為基準，將財務人員的績效與其個人能力、完成的任務和團隊合作等因素掛鉤。通過定期的績效評估，財務人員可以了解自身的表現，并得到針對性的反饋和指導，進而提升自身專業水平。

再次，建立激勵機制，激發財務人員的積極性和創造力。企業可以根據財務人員的貢獻度和績效水平，及時調整相關薪酬制度、職務晉升通道和其他激勵措施。這樣能夠給予財務人員明確的目標和動力，激發其更好地投入工作，并推動個人和團隊的進步。

最后，注重團隊合作和知識共享。企業可以通過定期組織財務人員開展會議和工作交流，促進財務人員彼此之間的溝通和學習；建立內部知識庫或在線平臺，供財務人員分享經驗和學習資源，從而形成相互借鑒、共同進步的氛圍。

實施上述措施，可以提高財務人員的專業素質和應用能力，激發其積極性和創造力，從而有效應用電子發票，給企業財務管理帶來更大的效益。

四、結語

電子發票在財務管理中的應用，能夠增強財務數據的可追溯性和傳輸安全性，使財務信息的處理更加快速和準確，對于企業財務管理工作的優化和效率的提升有著重要作用。本文通過分析電子發票的概念與應用特點，探究應用電子發票提升財務管理工作效率的方式，并對電子發票在企業財務管理中應用的支撐策略進行探討，能夠幫助企業有效改善財務管理效果。