財務共享服務中心會計檔案管理方法研究

陳林嵐 國家管網集團福建省管網有限公司

引言

在競爭日益激烈的現代市場環境下，企業實現高質量管理模式十分必要，在此過程中還可不斷降低成本、提高競爭力。尤其是在企業財務管理體系中，信息化促使共享服務模式的普遍程度不斷升高，通過應用財務共享服務可以有效提高財務管理效率、降低成本消耗，為企業的經營發展提供有效動力。在實施財務共享服務模式的企業中，會計檔案管理的重要性顯著提升。這主要是因為財務共享服務模式貫穿于業務流程的全過程，各個部分的會計檔案管理水平如何將直接影響財務共享服務效能。在此背景下，研究企業在財務共享服務模式下的會計檔案管理問題并提出相應改進對策，有助于企業更好地把握財務共享服務的特性，實現企業經營管理體系的良性發展。

一、財務共享服務與會計檔案管理概念

（一）財務共享服務

財務共享服務的特點是信息化和自動化。在實踐過程中，財務共享服務關注于如何提高企業流程效率、優化成本結構，以此從市場化層面為企業提供專業的管理動力。此外，財務共享服務具有一定的創新性，在很大程度上是實現企業運營資源整合的關鍵，因此已成為企業現代化經營不可或缺的重要工具。

（二）會計檔案管理的內涵與特點

根據財政部與國家檔案局2015 年正式頒布實施的《會計檔案管理辦法》的相關規定，會計檔案指的是企業在進行會計核算過程中接收或形成的，具有一定經濟價值的文字、圖表及各種會計資料。會計檔案的歸檔涉及會計憑證、會計賬簿、財務會計報告以及其他會計資料。對會計檔案進行真實、有效的管理和保存，以便為企事業單位和機關團體提供制定決策的參考，這便是現代會計檔案管理的基本內涵。會計檔案管理的特點如下：

第一，具有關聯性。企事業單位在各會計年度中生成的會計賬冊、報表和憑證聯系較多，彼此具有較強的關聯性，因而相關會計檔案管理十分重要。

第二，具有專業性。會計檔案管理的基礎是專業的會計核算，會計報表賬簿的專用格式同樣提出了關于會計檔案管理水平的要求。

二、財務共享服務中心會計檔案管理現狀與問題

（一）財務共享服務中心的建立

企業共享財務中心的建立是在遵循“先易后難”原則并考慮企業業務發展狀況的基礎上，綜合企業領導層、財務管理部的管理資源的基礎上實現的。形成財務共享服務中心后，財務共享服務的“議事機構”——即客戶委員會和財務職能委員會，會加入財務共享服務中，企業的管理部門、業務部門以及財務共享服務中心將會變成一個豎向交叉的復合職能系統，這有助于財務共享服務高質量運作。在此過程中，企業傳統管理系統中總部、事業群、企業的多級“金字塔”型管理關系轉變為扁平化的新型財務管理關系，更加有助于財務管理總體質量優化提升。

（二）會計檔案管理的進展

1.會計檔案管理的流程

企業依據《會計檔案管理辦法》的相關規定制定了標準化的會計檔案管理工作流程。企業憑證檔案運營部主要完成企業原始單據的簽收、初審、掃描、質檢、存檔等業務的派工，在實際操作過程中分為線上操作和線下操作兩部分。其中，在線操作使用FSS（財務共享服務自助系統）、IMS（數字影像系統）、FSO（財務共享服務運營系統）操作系統進行，線下手工操作則主要使用傳統方法對單據進行審核并完成初步分揀整理。在實際工作過程中，會計檔案管理流程不斷完善，針對諸如財務共享緊急業務、原始資料標準化明細的制定形成了相應的標準化規范，能夠促進企業檔案管理質量不斷提升。

2.會計檔案管理的做法

在落實會計檔案管理的時候，企業有以下主要做法：

第一，對于會計檔案管理的規范標準進行統一。在財務共享服務的應用過程中，為進一步提高會計檔案管理水平，企業針對性地建立了會計檔案管理規范，比如《財務共享業務操作規范》《會計檔案管理暫行辦法》。

第二，建立可共享的檔案資源平臺。在現代信息技術的加持下，企業會計檔案管理的數字化能力不斷提升，通過建立企業級可共享的檔案資源平臺能夠更加方便地在線查詢不同部門、不同會計年度的報表以及會計電子資料，在需要索取紙質單據時，支持查看原始紙質資料。通過網絡對共享服務中心進行管理，使得企業會計檔案資源的共享在很大程度上得以實現，提高了部門協同能力。

第三，利用ERP 技術實現檔案管理系統與企業公文管理系統的在線歸檔集成。企業ERP 系統與合同系統、財務管理軟件以及公文系統在數據接口標準化的過程中，能夠完成與業務模塊和內容管理平臺之間的信息監控、數據轉換和業務規則協調，從而使得會計電子文件歸檔集成得以提高。

（三）財務共享服務中心會計檔案管理的困難

1.復雜的會計檔案流程管理

由于財務共享服務中心的復雜性，從而導致會計檔案流程也變得復雜，這主要體現在業務環節和操作平臺復雜化方面。比如在標準化管理流程體系中，會計檔案業務管理包括服務申請直到整理的多項內容，線上線下操作的程序繁多，往往需要依次經過FSS（財務共享服務自助系統）、FSO（財務共享服務運營系統）、ERP 系統等多種類系統的復合處理。而在業務完成后，最終需要建立會計檔案索引并歸檔，整個環節十分復雜。可以看出，由于增加了線上操作的業務流程，使得會計檔案管理流程體系更加復雜，涉及的職能崗位進一步增加且大部分具有職責交叉的情況，這也使得會計檔案管理更加復雜。

2.會計檔案管理監督難度加大

當前有兩種會計檔案管理模式十分常見，第一是依托財務共享服務中心實現會計賬冊和憑證的登記歸檔；第二則是企業財務部門進行自主掃描后歸檔處理。這兩種方式在具體操作過程中存在諸多差異，比如企業自行掃描過程中，相關會計文件的收集處理需要嚴格注意監督管理。而財務共享服務中心在會計檔案文件初審及賬務處理過程中也往往需要對資料的合法合規性情況進行審核，這在很大程度上導致會計檔案監管責任的重復與交叉，繼而使得會計檔案管理的責任變得模糊、監督難度加大。

3.會計檔案中數據的可靠性受到影響

財務共享服務中心在很大程度上使得會計檔案管理環境更加精細、規范。在實踐中，通過多主體會計業務的集中并運用財務共享服務進行記賬和報告。這雖然提高了會計檔案管理的效率，但也在一定程度上加劇了數據的可靠性風險。比如財務共享中心對會計檔案的管理使用影像系統來進行，通過將單據進行影像掃描后傳遞至中心，待處理完畢后將憑證打印出來加以整理即可。這在一定程度上加長了會計檔案的形成鏈條，收集會計檔案數據、影像化、審核、傳遞、稽核以及歸檔整理等不同崗位角色的出現，使得原本容易暴露在屬地的數據風險被延后至財務共享服務中心歸檔后才可能被發現，甚至無法發現，導致會計檔案數據的可靠性下降。此外，在財務共享服務中心大規模應用的背景下，對影像系統的過度依賴也容易受到時下會計檔案管理的相關法律法規的影響，出現檔案合規性方面的問題，同樣使得數據可靠性受到一定影響。

三、財務共享服務中心會計檔案管理的優化措施

（一）確立與財務共享相適應的會計檔案管理邏輯

第一，明確科學的財務共享服務觀念。財務共享服務中心對傳統財務管理的顛覆性顯著，主要體現在對財務管理組織體系和流程的重構方面。相應地，管理理念也要從以往遵循制度安排轉向尊重市場、建立以服務需求為主導的會計檔案共享體系。如財務共享服務中心與企業簽訂會計檔案服務協議，對于服務內容和績效標準等相關的規定進行明確，進一步完善服務范圍、方式以及價格，對服務過程中出現的問題進行妥善處置。在企業表示出財務共享服務的相應需求后，財務共享服務中心立即啟動數字化、標準化的處理模式，通過對服務指標進行量化，提高對財務管理服務工作質量、效率的服務能力，同時提高業務全程的監控與管理，保證會計檔案共享服務能夠滿足企業的要求。

第二，全方位電子化會計檔案管理模式的形成。數字化背景下，財務共享服務將推動會計檔案管理全面現代化，傳統手工記賬會計的管理理念已經落后于時代，而新型網絡化管理體系需要不斷創新。全面推進電子化會計檔案管理理念要以國家相關政策為基礎，重點參考財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，明確數字化會計檔案管理的可行性，在此基礎上制定本企業的數字化檔案管理規范，明確財務共享模式下電子數據制定的相關制度規范，從制度層面推動會計資料無紙化和電子檔案的普及。此外，在電子化會計檔案管理技術方面，進一步完善FSS系統和影像系統應用，實現系統接口自動傳遞，共享系統數據查詢權限，通過會計檔案電子化管理推動檔案信息的收集、傳遞、保存、利用一體化，促進企業會計檔案信息共享，以及使得會計檔案管理效率有所提高。

（二）對于會計檔案管理風險的監督和防控進行完善處理

第一，加強會計檔案質量風險管控。會計檔案管理過程中的質量風險通常出現在對會計文件和數據的多步驟加工處理過程中。在保證會計檔案服務質量的前提下，財務共享服務中心要以會計檔案線上線下操作過程中涉及檔案存儲、保管質量的環節為重點，提高對企業端會計檔案業務操作的指導服務質量。諸如在《財務共享服務水平協議》的基礎上提高財務共享服務中心的標準化體系，以標準化促服務質量提升成為新的要義。在此過程中，加強對企業會計數據、憑證和報表相關使用者的標準化管理有助于降低風險。

第二，強化會計檔案實物管理風險的防控。在會計檔案管理的關鍵部分，如增值稅發票的附件管理上需要形成專人專管制度，實現相關會計文件資料的接收寄送、單據清點、簽收移交等過程全程可視、責任完全可追溯。同時，在財務共享服務中心電子檔案信息系統建設中逐步取消實物單據郵寄，提高電子單據的應用水平，減少實物單據的管理風險。

第三，實時動態監控。企業針對會計檔案管理的提醒功能將十分必要，對于延期未處理的會計檔案提高處理效率，在業務待辦及處理異常時及時作出應對。

（三）構筑標準化電子會計檔案管理體系

第一，制定標準化水平高的電子檔案管理制度。企業需要將電子檔案管理項目作為重點項目進行持續推進，積極探索電子文件管理路徑，提高財務共享服務中心會計檔案管理水平。比如在企業內部制定“財務共享服務會計檔案采集管理辦法”，明確電子檔案管理環境下的會計檔案生成、傳輸、使用及保管項目實施細則，以制度約束為基礎探索企業會計檔案管理現代化體系。

第二，提高財務和會計檔案管理雙系統有機整合。利用財務共享服務中心的便利，企業財務管理人員對紙質會計數據的依賴性下降，代之以影像文件，同時財務管理人員也將不再復雜處理會計原始憑證。這些都可以依托財務共享服務中心實現動態在線管理，通過完善的系統集成，這可使得記賬核算的會計更好地與財務共享服務中心進行和諧交流，使會計影像文件的使用水平得以提高，提高會計檔案處理水平的同時也能夠提高電子會計檔案管理體系的現代化。

結語

財務共享服務作為一種現代化、高效的財務管理體系已受到企業的廣泛重視，在企業發展過程中，引入財務共享服務中心這一先進體系對于提高會計檔案管理水平十分重要。本文立足于財務共享服務中心的建設和運轉情況，重點分析了其中存在的問題，得出相應對策。研究結論顯示當前企業財務共享服務中心會計檔案管理問題集中體現在復雜的會計檔案管理流程、高難度會計檔案監督管理、會計檔案中數據的可靠性受到影響等方面。因此，需要從確立與財務共享相適應的會計檔案管理邏輯、完善會計檔案管理風險監督防控、構筑標準化電子會計檔案管理體系等方面進行財務共享服務中心會計檔案管理優化，對于提高現代企業會計檔案管理水平具有重要意義。