巧用檔案管理軟件進行計量管理

陳美玲 馮琳

DOI：10.19392/j.cnki.16717341.201714251

摘要：計量與檔案管理的關系很密切，計量和檔案管理都是計量比較重要的基礎性的工作，計量和檔案管理在計量管理中相互補充，相互促進。在利用檔案管理軟件進行檔案管理的過程中，要注意計量工作管理的實踐性。在軟件的使用過程中，可以將軟件的“庫存管理”功能進行延伸和引申使用，這就使得計量管理工作更加簡捷，得心應手，事半功倍，十分實用。

關鍵詞：檔案管理；軟件；計量管理；管理軟件

隨著計算機技術的廣泛應用，擴大了人們對世界的認知程度。同時計算機技術也在檔案管理和計量管理中廣泛引用。計算機技術在檔案管理部門的發展特別迅速，每個部門都引進了先進的管理技術。對于軟件管理中的不足，相關部門進行了不斷的完善和修正。同時在軟件開發和使用的過程中要進行合理的系統評價，要合理地引進和使用檔案管理。

一、檔案管理軟件在計量管理中的應用

（一）計量管理要建立相關數據庫

數據庫主要包括三個方面的內容：計量標準裝置檔案、配套的設備檔案和設備采用檔案。計量標準檔案主要包括申請表、建標報告、量傳圖、授權證書和履歷書等內容

（二）計量管理的系統構建

這種管理軟件系統具有數據增加、修改、查詢、打印都比較方便，增加和修改是軟件管理的重要功能，可以為已經建立的數據庫增加或者刪除新的數據，隨時對數據庫進行更新。管理軟件的設計要允許期間核查，要按照要求編制不同的數學模型，滿足期間核查的需要，要建立相應的軟件程序，將原始的數據輸入微機，軟件能夠自動處理數據，對產出數據要統一的核查標準進行衡量，統一制定出核查標準。

（三）計量管理中數據的查詢功能

在查詢的設計中采用順次逐級查詢，這種管理系統主要以樹狀的結構形式，顯示查詢功能。在設計中，要逐級對相關數據進行查詢，逐級查詢就是對軟件的查詢、對硬件的查詢、對供應廠商的查詢、對購置合同的查詢等。軟件查詢通過數據分項表中的計量標準裝置的查詢，已經確認的計量裝置標準會在平臺上顯示出來。

同時對數據的設備內容進行提示，例如，可以顯示設備說明書、設備履歷表、溯源證書、供應廠商的資質、與供應商的合同等。在數據庫分項表的菜單中可隨意查詢，客戶可以選擇任意的一項選項進行查詢，例如，可以對申請表、授權證書、計量標準、設備使用履歷書、供應廠商資質等進行查詢。

二、巧用檔案管理軟件進行計量管理的過程

（一）檔案管理系統對計量管理的登記

在檔案管理系統中的庫房管理系統是采用菜單樹形結構。在管理系統中要對各項目的名稱對應的計量管理名稱及其內容進行填寫。填寫的主要內容包括分類號、編號計量器具，鑒定證書、授權書、計量器具標準，同時還要填寫建檔日期、歸檔日期、案卷名稱、保管期限、檔案類型、歸還日期、使用目的等內容進行填寫，各項填寫完畢后，要進行保存。

（二）檔案管理系統中計量管理的催收與修改

在軟件的設計過程中，要設置自動催還、催檢查、催送功能。計量器具等需要外送辦理業務的計量器具還沒有外送時，登錄時會出現提醒。在1個月內聯系辦理外送業務的，要保證計量器具不超過周期使用。部分的修改功能主要包括外送日期、送往單位、送檢人名字、取回日期、外送目的、新的注意事項等內容。

（三）檔案管理系統軟件的計量管理

計量器具、標準器具、證書業務辦理完畢后取回，要根據編號、名稱進行檢索修改。對新的檢定日期進行修改，并對有效期和備注進行填寫。對于到期沒有取回的要進行提示，同時及時進行聯系取回。采用這種方法管理計量器具、標準器的送檢，授權證書、標準證書等內容，要對計量器具的動向進行實施跟蹤。要特別注意軟件的檢索功能和自催功能，使用起來才會十分便捷。要對軟件的功能進一步進行衍生和擴展。要將單位的內檢計量器具分門別類編號輸入，采用這樣的方法來進行計量檔案和實物的管理，將會取得事半功倍的作用。

三、系統軟件的特點

采用中文幫你對話系統進行操作，使用會更加簡便。軟件原理要成熟穩健，要具有一定的穩定性，可在網絡中應用。對任何檔案的管理，都要依據具體的實際情況進行改動，方便解決實際工作中的問題。根據不同的使用授權，客戶可以在終端更改檔案的數據內容。

四、檔案管理軟件的功能

（一）系統軟件收入的檔案數據量及計量管理的范圍

在軟件的使用過程中，要選擇合適的內存進行數據處理。對于軟件使用者來說，數據收錄得越多得到的信息越全面。各個單位要根據自身的經濟條件和本檔案館的儲存量選擇合適的應用軟件，切記不可追求時髦高檔而造成不必要的浪費。

（二）檔案管理軟件對計量管理各種限制

對于用戶來說，軟件對用戶的限制越少越好。在使用的過程中，由于各種各樣的原因，不可避免的存在一定的局限性。在使用的過程中，對用戶有著很多的限制。例如，計算機語言的限制，對輸入方式的限制，對數據庫選項限制。

（三）檔案管理軟件在進行計量管理時的數據處理能力

數據處理能力就是單位時間的數據處理能力來決定的，數據的處理能力還關系到數據的總量。在使用的過程中對輸入輸出的方式和輸入輸出設備的性能提出了新的要求，一般來說，簡單的設備、簡單的操作手段、快捷的數據處理能力、復雜的數據處理系統都是數據處理的重要的依據。

五、結語

當今科學技術高速發展，計算機技術和網絡技術日新月異，在計量檢定單位，要明確簡化工作程序，減輕勞動強度，提高工作的效率。對于計量標準檔案要運用計算機技術進行迅速、準確、科學、規范的管理。在新型計量管理中要不斷摸索，要更加小心謹慎。

參考文獻：

[1]李海濤，鐘浩純，宋琳琳.近5年來檔案學期刊關于關于“檔案管理”的文獻計量分析[J].北京檔案，2015，11：2023.

[2]姚春華.實驗室計量認證檔案信息化管理探討[J].蘭臺世界，2016，13：6465.