推進數字化戰略轉型升級背景下的檔案管理規范建設

摘 要：本文通過調查和總結國內有代表性的大型公立醫院在數字化形勢下的檔案管理現狀，針對檔案管理模式不健全、專業人員以及硬件配套缺乏、網絡安全隱患等問題，提出檔案學理論和實踐創新建議，以形成數字化、智能化的醫院檔案系統管理新模式。研究認為，數字檔案管理的規范化，有利于發揮檔案在醫院的日常運營、事務處理、人事管理、醫學研究等各個方面的重要作用，推進醫院醫療、人事、基建、后勤等各個方面的規范化管理，提升醫院的整體運營效率。同時，規范基礎上的檔案數字轉型有效實踐，能夠為醫院通過內部文化建設推動日常工作開展提供有價值的檔案信息支撐。

關鍵詞：檔案管理；醫院；健康檔案；數字化；信息化；規范化；現代化

Abstract： This paper investigates and summarizes the current situation of the archive management in representativelarge public hospitals in China under the digital situation， and puts forward archival theoretical and practicalinnovation suggestions for the formation of a new mode of digital and intelligent hospital archive system managementin view of the problems such as the unsound archive management mode， the lack of professionals and hardwaresupport， and the hidden dangers of network security. According to the research， the standardization of the digitalarchive management is conducive to giving play to the important role of archives in daily operation， transactionprocessing， personnel management， medical research and other aspects of the hospital， promoting the standardizedmanagement of medical treatment， personnel， infrastructure， logistics and other aspects of the hospital， andimproving the overall operational efficiency of the hospital. At the same time， the effective practice of the digitaltransformation of archives on a standard basis can provide more valuable archival information support for daily workin the hospital’s internal cultural construction.

Keywords： Archive management; Hospitals; Health records; Digitization; Informatization; Standardization;Modernization

醫療衛生方面的改革伴隨著社會信息化、數字化戰略轉型升級不斷的深入，公立醫院的管理工作也在發展的過程中需要應對戰略升級提出的更多、更高的要求。大型公立醫院在數字化轉型過程中也逐漸意識到在總的管理工作中檔案管理工作逐漸凸顯其重要作用。在各項管理活動中，只有確保檔案管理的不同環節環環相扣，才能保證醫院整體運營順利展開。

然而，信息化、數字化醫療改革在醫院的醫療、臨床、科研、教學等方面進行不斷推進的同時，發現大多數醫院陳舊的檔案管理工作方法不能滿足發展的需求，很多公立醫院對電子檔案和數字檔案規范性建設仍處于起步探索階段，檔案完整度差、利用率低、管理混亂等問題日益突出，以規范管理推進數字化轉型顯得十分必要。醫院的數字化轉型是運用數字技術和數字資源對醫院業務流程持續優化的過程，通過轉型達到醫療行為安全高效、醫療資源精準匹配、醫患雙方體驗提升以及醫院管理的范式創新，數字檔案是其中數據基石。[1]對此，本文重點探討推進數字化戰略轉型升級背景下的檔案管理規范建設。

1 國內外發展現狀

1.1 國外發展現狀。國外對于檔案的研究較早，相關政策在不斷完善，形成了一套較為完善的理論體系。其中，對于檔案政策研究起步較早的是美國，是檔案管理相關政策最為完善的國家之一。20世紀50年代起，為了更好地運用檔案信息，美國在信息公開和利用等方面制定了一系列相關的政策法規。同時，在率先開展信息化建設方面，美國不斷完善電子健康檔案的發展，適應新的需求。[2]20世紀90年代開始，智能化檔案管理的概念被美國國家檔案與文件管理局（NARA）提出。2000年3月，由NARA牽頭籌建，美國國家科學基金會大力支持，共建了一個智能化檔案管理系統，電子化檔案逐步取代了紙質檔案，檔案管理進入無紙時代，并于2009年最終覆蓋完成。

英國也是檔案相關政策發展較早的國家。1836年，英國為了研究檔案改革成立了檔案委員會，委員會提出在英國建立一個總檔案館的提議，能夠使檔案管理公共化。在1838年，英國第一個《公共檔案法》提出并通過，詳細地制定了各類檔案如何收集、管理、利用等條款，運用法律使檔案管理不斷規范化，這部法律是英國國家檔案的基礎性法律，開啟了較為完善的檔案管理時代。為適應管理信息化，1955年開始，英國通過結合互聯網技術和檔案管理，為民眾提供檔案信息服務。智能化管理時代開啟后，英國提出數據存儲中心UKD（UK Data Archive）和電子記錄政府系統EROS（ElectronicRecords in Office Systems）計劃，形成了獨立、快速的電子檢索系統，可以永久儲存和利用重要信息。[3]

1.2 國內發展現狀。國內公立醫院對于檔案管理沒有重視，大多數公立醫院的檔案管理體系還停留在紙質記錄或者基本信息電子保留的狀態。信息完整性方面大打折扣，使得檔案管理工作缺乏科學性、系統性，利用率低。尤其是醫院人事檔案動態性強，職工在各個方面都在發生變化，但大多數醫院檔案只記錄員工簡單的過去的信息，而現在的近期資料幾乎沒有更新記錄，這就造成了人事檔案出現信息不全、利用低效的情況，不能更加準確把握職工的“將來時”，搞好人才預測，及時發現、重用人才。

隨著數字化席卷全球，各行各業對傳統的管理方式都進行了改革，傳統的檔案管理模式更是迫切地需要改變。習近平總書記指出，檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現代化。全國網絡安全和信息化工作會議、全國檔案局長館長會議提出，將全面貫徹落實黨的二十大精神，系統謀劃推進檔案工作現代化建設，以高質量發展為主題，以檔案依法治理為路徑，以實現數字化戰略轉型為關鍵，加快推進“十四五”檔案事業發展規劃各項重點任務落實，強化科技和人才支撐，努力建設與社會主義現代化強國相適應的檔案強國。

2 現階段醫院檔案數字化管理工作中暴露出的問題

2.1 缺乏統一的標準和系統健全的檔案管理體制。醫院按照自身管理的實際情況，制定貼合自身的管理系統，不同部門的檔案管理標準又不一致，這些差異性導致的體制不健全問題是數字化不能有效推進的主要障礙。醫院各部門職責不同會導致信息不共享、溝通不暢，一旦制度體制不健全，檔案信息就會出現記載重復或者利用率低的問題，不能發揮檔案信息應有的價值作用。[4]

調查的公立醫院的情況顯示，雖然醫院也提出大力響應數字化的號召，但并沒有制定相對應的全面化規章制度，醫院工作人員除了少部分基礎信息電子錄入，依舊習慣紙質化辦公，借閱和傳遞文檔依舊采取人力的方式，將數字化檔案當做軟任務，沒有引起重視，這使得檔案數字化流于形式，沒有發揮出數字化管理的作用。而且在如今數字化的時代，紙質版的檔案使得查找資料和科學調查如大海撈針一樣困難，查找過程中出現諸多不便，其呈現的缺點是致命的，而且不同的檔案制定了不同的管理標準，在需要例如人事、病歷、器械等檔案信息聯動的時候，檔案的調取會耗費大量的人力、物力，造成資源的浪費。

2.2 檔案管理人員缺乏專業的素質和技能。檔案的管理在大多數公立醫院習慣被邊緣化，導致檔案管理工作人員的作用也只是淺顯地停留在信息的簡單記載和借閱上。

調查所知，在職的檔案專職人員多數屬于抽調上崗，普遍存在職業素質和專業技能不足問題，難以按規范化的標準進行檔案材料的收集、整理、歸檔和開發利用。檔案數字化管理的實現起碼要求相關人員具備一定的信息分析能力，能基于利用者的要求匹配并提供相關的檔案信息。所以，公立醫院要想實現檔案管理數字化，不僅需要有一套科學的管理流程，更為重要的是組建專業素養較高的檔案管理人員班子。[5]

2.3 硬件設施不足，存在網絡安全問題。調查顯示，公立醫院檔案室普遍存在電腦配備不足、信息聯網共享不足等問題，完善的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統亟待建立。同時，在沒有充分的安全措施下，信息泄露成為最大的安全隱患。檔案文件中有很多價值大、機密性強的文件還易被黑客攻擊，醫院需要加強防范。[6]

3 醫院數字化檔案管理對策與建議

3.1 建立科學高效的數字化檔案管理制度。首先在院內要樹立數字化建設概念，開展數字化建設必須摒棄原有的老舊觀念。醫院管理層要注重數字化建設，貫徹數字化檔案管理的概念，使得各部門認識到數字化是將來檔案發展的必由之路。而要將信息全部數字化并加以利用，一套科學合理的醫院檔案管理制度需要被制定以整體規劃檔案的各個步驟。醫院要在檔案法的規定下，制定一套統一、標準、合理的工作制度，包含檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理等制度，滿足客觀需求，也讓工作人員在進行管理時有章可循。要建設數字化檔案管理平臺，積極構建院內檔案網絡，努力健全檔案庫信息，使得網絡逐步全面接管檔案管理。重點開發信息共享和對接平臺，能夠使院內人力、病歷、器械資源得到良好的配合，同時不必經過繁瑣的紙質內容進行對接。[7]

醫院也要結合自身情況，對檔案管理制定出具體規則，包括管理方式、文件格式、具體分類、借閱程序等，這樣信息收集后，有助于管理人員對資料整理和分類，對工作進行完善，后續使用人員進行借閱和檢索。除了檔案管理專業人員對管理的總體把控，檔案管理應該是覆蓋整個醫院的工作，管理的任務應該層層下分、上下協同，這樣才能確保這項工作高效運作。這也是使檔案管理規范化的中心環節。[8]

3.2 重視醫院檔案管理人員的專業培訓。人才培養是數字化建設的關鍵，當醫院構建完成基本的管理體系后，下一步就是選拔和培養專業檔案管理人員。公立醫院首先要在人員招聘方面提高要求，招聘具有高水平、高素質、強技術、會管理、有經驗的工作人員。同時，通過繼續教育提高檔案人員的數字化專業知識，包括計算機應用和網絡知識等，能夠良好地運用數字化設備和系統，在出現問題時能夠及時應對，避免造成損失。其次是對現有人員通過專業培訓提高其專業知識技能，培養符合現代化檔案管理工作要求的專業型人才和隊伍。

醫院要將檔案管理人員的技術培訓作為工作重點，定期開展專業知識和技能的培訓。通過培訓豐富現代化檔案管理知識內容體系，加強對各種新媒體、新技術的認識，培訓檔案從業人員計算機技術、通信技術等各種新技術的使用方法，使其具備相應的信息技術能力，能夠利用軟件在醫院開展檔案管理工作，掌握檔案信息的潛在價值，以及可能創造的社會、經濟效益。還要定期開展相關知識的競賽、座談會、講座等，對檔案管理工作人員的能力進行提升，使其成為具有一定的醫學知識、網絡知識、管理知識的復合型人才，不斷優化檔案管理人員的內部結構，提升整體水平。

3.3 完善硬件管理設施，降低檔案安全隱患。檔案數字化管理的實施要求醫院在硬件設施的配套上也要同步跟進，硬件靠譜是數字化發展的先決條件。為實現檔案的集中統一管理，設立專門的檔案用房很必要，實現檔案室辦公、閱檔、庫房“三分開”，應選擇較為安全的樓層作為檔案庫房所在地。

為了檔案信息化能更加方便地落實，檔案室的基本配置應該齊全，除基本設施電腦、掃描儀、復印打印機等，還要配備溫濕度計、中央空調、滅火器等物理防治設備，先保證做到防火、防盜、防潮、防高溫。

對于配套的硬件設施要定期更新和維護，使其保持良好的工作狀態，對于已經儲存信息的光盤或硬盤要確保安全并定期整理。同時，對于因為互聯網環境的復雜，黑客技術不斷涌現帶來的威脅，比較好的預防辦法就是對檔案中價值較大、保密性強的文件使用信息加密、認證與授權技術，電腦配備防火墻和殺毒軟件。還要確保信息儲存載體的穩定性，需要根據不同載體的穩定性來選擇儲存的內容，需要長期保存的信息要選擇硬盤或光盤來保存，不能選擇軟磁盤，并要定期檢查，發現可能有損壞的情況，要及時維修或者轉存，以提升檔案信息的安全性。[9]

4 結語

醫院內部檔案管理體系是否緊隨時代的發展而轉變是醫院在數字化新形勢下能否趕上時代浪潮的重要因素。尤其是數字化檔案管理，是串聯醫院醫療、人事、基建、后勤等多個方面工作的重要介質。它使醫院的各方面工作更加高效與便利，所涉及的人員信息、病歷留存等內容對醫療研究、人事管理的未來發展都能提供參考價值。在當前快速發展的市場上，醫院要想提升競爭力，長久地發展，就要把握醫院發展的整體狀態，而規范的檔案管理決定了整體工作質量的高低和醫院發展的長度和深度。因此醫院要提高重視程度，深化檔案管理制度的改革，引進數字化下最新設備，緊跟時代變化，不斷創新升級。

本文聚焦了國內公立醫院數字化下檔案管理的現狀，提出了建立科學高效的數字化檔案管理規范和制度、重視醫院檔案管理人員的專業培訓、完善硬件管理設施和降低檔案安全隱患三個方面的建議。希望醫院利用數字化戰略轉型契機推進數字檔案管理的理論與實踐創新，達到有效解決現實問題、取得高質量發展的目的。

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[9]郝偉斌，周昊，李璐璐.“互聯網+”環境下建設項目檔案新型監管機制研究[J].檔案管理，2020（06）：48-51.

（作者單位：河南省人民醫院 李成朋，黨校研究生，高級人力資源管理師，人力資源部勞資科科長 來稿日期：2023-06-02）