檔案開放利用及相關概念辨析

陳忠海 吳雁平 劉東斌

摘 要：本文從理論研究和實務兩個方面著手，采用文獻與數據分析結合的方法，通過文獻數據、法律規制、規劃任務和統計指標四個維度，對檔案開放利用詞間的關聯性，關聯的方向、強度、影響，日后研究的要點與思路進行探討。研究發現檔案開放與檔案利用是兩個相關但彼此獨立的問題，兩者間的相關性正向但強度一般，應當將檔案開放和檔案利用分別進行研究。研究檔案開放時應當厘清有限與無限、理論與實際、主體與客體、開放與封閉、情報與檔案的不同。研究檔案利用時應當弄懂抽象與具體、館藏與室藏、相關與無關、權屬與需要、圖書與檔案的差異。

關鍵詞：檔案開放利用；檔案開放；檔案利用；檔案術語

Abstract： This paper probes into the relevance， direction， intensity and influence of the words used in archivesopening and utilization， as well as the key points and ideas of the future research， from both theoretical research andpractical aspects， with the method of combining literature and data analysis， through four dimensions of literaturedata， legal regulations， planning tasks and statistical indicators. It is found that the openness and utilization of archivesare two related but independent issues， with a positive but moderate correlation. Therefore， separate studies shouldbe conducted. When studying the openness of archives， it is necessary to clarify the differences between finitenessand infiniteness， theory and practice， subject and object， openness and closeness， intelligence and archives. Whenstudying the utilization of archives， it is necessary to clarify the differences between abstract and concrete， librarycollections and office collections， relevance and irrelevance， ownership and needs， books and archives.

Keywords： Openness and utilization of archives; Openness of archives; Utilization of archives; Archival terminology

檔案開放利用既是一個理論問題，也是一個實務問題。幾十年來，相關研究成果豐碩，但仍有一些問題未及深究。比如：檔案開放利用是一個復合問題，還是兩個不同的問題？如果是兩個問題，檔案開放與檔案利用是否存在關聯性？如果存在關聯性，語詞相關的方向、強度、影響如何？檔案開放與檔案利用各自研究的要點與思路又是什么？在詞義層面討論檔案開放與檔案利用相關性的基礎上，嘗試從檔案理論研究和檔案實務兩個方面，通過文獻數據、法律規制、規劃任務和統計指標四個維度，對上述問題一探究竟。

1 檔案開放利用的詞義、關聯性及邏輯關系

1.1 檔案開放利用的詞義。檔案開放利用是一個常用復合詞組，但其定義尚無公論。檔案開放利用由檔案、開放、利用三個詞構成，都是標準術語，有著明確詞義。檔案是“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”。[1]利用是指“利用者以閱覽、復制、摘錄等方式使用檔案的活動”。[2]開放是指“檔案館將達到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動”。[3]融合上述三個術語，大致可以推導出檔案開放利用的詞意：檔案開放利用是形成或保管檔案的機構，將滿足一定條件、不再控制使用的檔案，[4]向社會開放或公開，以多種方式，幫助利用者使用檔案的活動。[5]

關聯性是指各個管理環節之間存在著內在的依存關系。[6]從構成檔案開放利用這一詞組的各個單詞的標準詞義看，開放與利用都是圍繞檔案開展的活動，是檔案工作中彼此獨立的兩個環節。只有在將檔案開放利用作為一個詞組，開放與利用在圍繞檔案開展活動時，相互之間才會存在一定的關聯性。這種關聯性，是“相互影響、相互制約、互為因果的”，[7]但相關的方向、強度、影響如何？是接下來要探討的問題。

1.2 檔案開放利用的關聯性

1.2.1 開放與利用是兩個問題。（1）從法律規制看，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）對利用和開放均有單獨的規制條款。對利用單獨進行規制的條款有24條31處之多，約占到其53條的45.28%。對開放單獨進行規制的條款有5條13處，約占到其53條的9.43%。

（2）從規劃任務看，檔案事業發展“十四五”規劃中，單獨涉及利用任務的有4項（11 、12、19、21）16處，單獨涉及開放任務的有3項（6、10、11 ）12處，同時涉及開放利用的只有一處。

（3）從統計指標看，在《中國統計年鑒》23-10所列國家綜合檔案館基本情況一項中，有“開放檔案”“利用檔案”兩個指標項，沒有“檔案開放利用”指標項。在《中華人民共和國2022年國民經濟和社會發展統計公報》中列有年末全國檔案館數量和已開放各類檔案數量，僅見開放指標項，未見利用或開放利用指標項。在國家檔案局《2021年度全國檔案主管部門和檔案館基本情況摘要》中，分別列有開放檔案情況和利用檔案、文件及資料情況兩個指標項。可見檔案開放和檔案利用在官方統計中是兩個獨立的指標項。

（4）從學術文獻看，表1是利用知網檔案學檔案事業數據庫，以篇名為檢索項，分別以“利用”、“開放”、“利用”（或者）“開放”、“開放”（或者）“利用”、“開放”（并且）“利用”、“開放利用”等為檢索詞進行檢索結果列表。

從表1可以得到如下信息：1980年前，檔案利用、檔案開放研究是單獨進行的；1981年后，檔案利用、檔案開放研究大多是單獨進行的，但有少量彼此相互涉及；檔案開放利用共同研究始于1981年，但體量不大。因此，檔案開放與檔案利用是相關但不相同的兩個問題。

1.2.2 開放與利用間關系弱正相關。從法律規制上看，《檔案法》對檔案利用和檔案開放同時進行規制有3條（第二十八條、第二十九條、第三十一條）；從規劃上看，檔案“十四五”規劃同時涉及檔案開放與檔案利用任務的有1項1處；從統計指標上看，未見到；從學術文獻上看，表1顯示，檔案開放利用共同研究始于1981年，但體量不大。

在知網以“檔案”并“開放”為檢索詞，進行全文項檢索，共得到803040篇文獻；以“檔案”并“利用”為檢索詞，進行全文項檢索，共得到1645149篇文獻；以“檔案”并“開放”并“利用”為檢索詞，進行全文項檢索，共得到672786篇文獻。即83.79%的“開放”文獻涉及“利用”，也就是大多數研究“開放”的文獻涉及“利用”；40.9%的“利用”文獻涉及“開放”，也就是說，超過半數的研究“利用”的文獻不涉及“開放”。同時，也表明“開放”“利用”在研究中常常作為單獨的研究對象存在的。

以“檔案”并“開放利用”為檢索詞，進行全文項檢索，共得到10488篇文獻；即1.31%的“檔案”并“開放”文獻涉及“開放利用”，0.64%的“檔案”并“利用”文獻涉及“開放利用”，1.56%的“檔案”并“開放”并“利用”文獻涉及“開放利用”。隨著檢索詞的顆粒度增大，即將聯合詞組“開放利用”作為檢索時，在三種檢索方式得到的文獻中，均占比不到2%，幾乎可以忽略不計。這就進一步表明，絕大多數“開放”“利用”研究是單獨進行的。

單獨以“檔案開放利用”為檢索詞，進行全文項檢索，共得到4144篇文獻；即0.52%的“檔案”并“開放”文獻涉及“檔案開放利用”，0.25%的“檔案”并“利用”文獻涉及“檔案開放利用”，0.62%的“檔案”并“開放”并“利用”文獻涉及“檔案開放利用”。39.51%的“開放利用”文獻涉及“檔案開放利用”。隨著檢索詞的顆粒度再度增大，即將聯合詞組“檔案開放利用”作為檢索時，在三種檢索模式下的占比隨之下降到不足1%。這從另一個側面表明，絕大多數“開放”“利用”研究是單獨進行的。因此，檔案開放與檔案利用間的相關性正向但強度弱。

1.3 檔案開放利用的邏輯關系

1.3.1 邏輯關系中的必要條件、充分條件和充要條件。由條件出發能推出結論成立的，這個條件就是結論的成立的充分條件；由結論出發能推出條件成立的，這個條件就是結論的成立的必要條件。即如果a<=b，那么a是b的必要條件；如果a=>b，那么a是b的充分條件；如果a<=>b，那么a是b的充要條件；如果a<≠>b，那么a是b的非充分非必要條件。要注意箭頭方向，箭頭指向左（<=）是必要條件，箭頭指向右（=>）是充分條件。

1.3.2 檔案開放與檔案利用關系中的必要條件、充分條件和充要條件。必要、充分和充要等條件成立的邏輯關系：如果a=開放，b=利用，當開放<=利用時，那么開放是利用的必要條件，當開放=>利用時，那么開放是利用的充分條件。如果開放<=>利用，那么開放是利用的充要條件，如果開放<≠>利用，那么開放是利用的非充分非必要條件。

在現實中，檔案開放與檔案利用從來就不相等。因為，未開放的檔案也有利用。利用者利用未開放檔案是《檔案法》第二十九條規定賦予的權利：“機關、團體、企業事業單位和其他組織以及公民根據經濟建設、國防建設、教學科研和其他工作的需要，可以按照國家有關規定，利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業事業單位和其他組織保存的檔案。”[8]所以，檔案開放只是檔案利用的非充分非必要條件。

2 檔案開放及檔案館館藏檔案開放研究的基本問題

檔案開放的基本問題可以用邊界、核心、主導、平衡、閾值五個關鍵詞概括，涉及有限與無限、理論與實際、主體與客體、開放與封閉、情報與檔案五個方面。其中，職屬范圍是檔案開放時的最大邊界、限制使用的控制是檔案開放鑒定的核心、檔案館在檔案開放中處于主導性地位、檔案開放中需要供需關系的平衡、檔案情報價值是檔案開放中的閾值。

2.1 有限與無限——職屬范圍是檔案開放時的最大邊界。從檔案開放與檔案館館藏檔案開放的差別來看，前者研究中的檔案是一個抽象概念，沒有具體范圍和實體指向，近乎無限，后者研究中的檔案則有具體范圍和實體指向，是有限的。

在檔案概念體系中，學理檔案是高度抽象的概念，外延最大，學術研究中使用學理上的檔案開放概念，研究范圍寬泛，缺乏專指性。法定檔案定義，范圍明確，與實踐工作中所指的檔案重合，學術研究中使用法定檔案開放定義，研究范圍明確具體，專指性強。因此，在檔案開放研究中，依據《檔案法》第二十七條之規定：“縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。”[9]檔案館向社會開放的是“檔案館的檔案”，也就是《檔案工作基本術語》中闡明的：“檔案館將達到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動”。[10]

《檔案法》規定：“國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案。”[11 ]“單位和個人持有合法證明，可以利用已經開放的檔案。”[12]“機關、團體、企業事業單位和其他組織以及公民根據經濟建設、國防建設、教學科研和其他工作的需要，可以按照國家有關規定，利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業事業單位和其他組織保存的檔案。”[13]但沒有要求“有關機關、團體、企業事業單位和其他組織”開放其保存檔案的規定。

因此，檔案開放是國家檔案館的一項職務行為，應當在其法定職屬范圍內進行。在國家檔案館開放檔案法定職屬范圍沒有改變的情況下，學術界不應隨意變更該領域研究的對象和范圍。

2.2 理論與實際——限制使用的控制是檔案開放鑒定的核心。由于對檔案屬性與特性持不同觀點，對檔案開放鑒定也有眾多不同觀點，這在理論研究上是好事。但在檔案開放或檔案館館藏檔案開放研究中，需要分清楚研究的是理論問題，還是實際問題。

從信息論的角度，檔案信息是一種限制使用的信息。[14]因此，限制使用就成為檔案的屬性之一。而檔案開放鑒定的核心要務則是確定“存有期”[15]的“期”和“用有度”[16]的“度”。

2.3 主體與客體——檔案館在檔案開放中處于主導性地位。從理論上說，檔案開放應當包括檔案館開放和檔案室開放兩種，但在法定檔案開放的職屬上，檔案法規只規定了檔案館開放，沒有規定檔案室開放。確切地說，按照《檔案法》的規定，其檔案館指的是“縣級以上各級檔案館”，[17]即國家和地方檔案主管部門直接管理的檔案館，不包括企事業單位內部的檔案館。因此，從檔案開放的主體上講，法定檔案開放主體只有檔案館，或者說，在沒有明確主體的情況下，默認的檔案開放主體就是檔案館。這就確定了檔案館在檔案開放中的主導地位，檔案館在檔案開放問題上有全權、負全責。在檔案開放或檔案館館藏檔案開放研究中，學者們應當明確檔案館在檔案開放中的主體和主導地位，以便提高學術研究成果的針對性和適用性。

2.4 開放與封閉——檔案開放中需要供需關系的平衡。在檔案開放和檔案館館藏檔案開放問題上，利用者期望開放度越高越好，即開放得越早越好，開放得越多越好；保管者從安全和維護形成者利益的角度，則持謹慎態度。因此，在對待開放與封閉問題上，需要根據法定要求，盡可能地取得不同利益訴求方的平衡。

《檔案法》規定：“檔案開放的具體辦法由國家檔案主管部門制定，報國務院批準。”[18]“檔案館不按規定開放利用的單位和個人可以向檔案主管部門投訴”[19]“利用檔案涉及知識產權、個人信息的，應當遵守有關法律、行政法規的規定”[20]“館藏檔案的開放審核，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責。尚未移交進館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負責，并在移交時附具意見。”[21]“向檔案館移交、捐獻、寄存檔案的單位和個人，可以優先利用該檔案，并可以對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。”[22]……諸項規定，充分體現出法律在不同利益訴求方的考量。開展這方面研究時，需要全面理解和吃透新《檔案法》的精神內涵，避免片面化和極端化。

2.5 情報與檔案——檔案情報價值是檔案開放中的閾值。在檔案開放鑒定研究中，最難最不易把握的就是開放的具體標準，現有的保存價值標準缺乏可以度量的“刻度”。但如果綜合“檔案具有情報價值”[23]和“檔案記事”“情報探事”[24]的觀點，參考“美國國家檔案館目前鑒定工作的基本準則，就是以檔案是否具有情報價值，是否關系到個人的合法權利，是否表明政府各機構如何行使職責和做出決定等三方面作為依據”[25]，從限制使用的角度，將檔案是否還具有情報價值，作為檔案開放的“閾值”，這或許是檔案、情報一體化的方向之一。

3 檔案利用研究的基本問題

檔案利用研究涉及的基本問題，可以用標的、范圍、相關、權屬和價值五個關鍵詞概括，具體涉及抽象與具體、館藏與室藏、相關與無關、權屬與需要、圖書與檔案五個方面。其中，利用標的物具體化是檔案利用的前提、歸檔和移交范圍是檔案利用的邊界、相關性是檔案利用的核心判別要素、尊重權屬是檔案利用的基本原則、圖書傳播價值是檔案利用的參照系。

3.1 檔案利用標的物具體化是檔案利用的前提。檔案利用與檔案館利用、檔案室利用，在研究上的最大差別在于，檔案利用研究中的檔案是一個抽象概念，沒有具體范圍和實體指向，近乎無限，而檔案館利用、檔案室利用研究中的檔案，是指館藏檔案或室藏檔案，有著具體的范圍和實體指向，是有限的。因此，在檔案利用研究中有必要強調檔案利用標的物具體化，即需要明確研究的對象是具體的檔案還是抽象的檔案。這樣做有利于研究者專注于一定的目標，縮小范圍，劃定語境，消除歧義，增強研究成果傳播的可靠性。同時，有利于讀者在閱讀研究者成果時，明了研究者研究的具體對象為何，確保與研究者在同一語境，減少誤讀，避免誤會，增強交流的有效性。

3.2 歸檔和移交范圍是檔案利用的邊界。法律法規對不按規定歸檔或超范圍歸檔，均有限定和規制，如《檔案法》第十三條詳細規定了應當納入歸檔范圍的直接形成的對國家和社會具有保存價值的材料類型；第十四條規定：應當歸檔的材料，按照國家有關規定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據為己有。國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔，從當歸和不當歸兩方面做出了明確規定，如第四十八條第六款規定，對“不按規定歸檔或者不按期移交檔案，被責令改正而拒不改正的”，由縣級以上檔案主管部門、有關機關對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分。這就是檔案的“收有限”[26，27]特征。

檔案館或檔案室的歸檔和移交范圍，就是檔案館或檔案室提供利用的范圍。這一點在檔案法律法規中也有明確規定。比如，《檔案法》第十條明確：中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內的檔案。第十九條強調：檔案館以及機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用……再如，《機關檔案工作條例》第四條機關檔案部門的基本任務第二款規定：負責管理本機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務，并為黨和國家積累檔案史料。第二十一條規定：機關檔案部門應建立檔案的借閱制度，根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。又如，《機關檔案管理規定》第十條機關檔案工作的基本任務第四款規定：“負責管理機關的全部檔案并提供利用”。第四十六條規定：機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的需經本單位負責人批準。這就是檔案的“用有度”[28，29]特征。因此，不僅在理論研究和從事檔案利用實際工作時，要使檔案利用標的物具體化，還要有明晰的檔案利用邊界意識。在邊界內思考，在邊界內做事。

3.3 相關性是檔案利用的核心判別要素。檔案利用主體與館（室）藏檔案之間存在的某種關聯性即相關性。理論上，檔案利用主體是所有利用者，但事實是，就某一具體的檔案館或檔案室而言，其利用者絕大多數與其歸檔和移交范圍內的機構、部門有著某種相關或關聯——或是基于職能、職務、業務、職屬，或是基于區域、區劃、歷史、沿革、社區、社團，抑或是基于組織、民族、族群、企業等。這種關聯性在檔案利用時，是檔案機構判別利用者是否合法、合規、正常利用的核心要素，也是其提供利用時，以最快速度找到利用者所需檔案的有效關聯要素。

3.4 尊重權屬是檔案利用的基本原則。尊重權屬是指利用檔案時，需要尊重檔案所有權者和保管者的權益。在檔案利用中，利用者大多強調自己的知情權和利用檔案時的隱私權，往往忽視檔案所有權者和保管者的所有權和處置權。

對于利用者的知情權保障，《檔案法》第二十八條第二款規定：“單位和個人持有合法證明，可以利用已經開放的檔案。檔案館不按規定開放利用的單位和個人可以向檔案主管部門投訴，接到投訴的檔案主管部門應當及時調查處理并將處理結果告知投訴人。”第三款規定：“利用檔案涉及知識產權、個人信息的，應當遵守有關法律、行政法規的規定。”[30]第二十九條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織以及公民根據經濟建設、國防建設、教學科研和其他工作的需要，可以按照國家有關規定，利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業事業單位和其他組織保存的檔案。”[31]第四十八條第七款規定：“不按規定向社會開放、提供利用檔案的，由縣級以上檔案主管部門、有關機關對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分。”[32]

對于檔案所有權者和保管者的所有權及處置權，《檔案法》第三十條規定：“館藏檔案的開放審核，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責。尚未移交進館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負責，并在移交時附具意見。”[33]不論移交到檔案館的館藏檔案所有權是歸檔案形成單位或者移交單位還是歸檔案館，都表示檔案形成單位或者移交單位對移交到檔案館的館藏檔案的開放具有法定處置權。

《檔案法》第三十一條明確，向檔案館移交、捐獻、寄存檔案的單位和個人，可以優先利用該檔案，并可以對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見……對于利用檔案中，有“擅自提供、抄錄、復制、公布屬于國家所有的檔案的；買賣或者非法轉讓屬于國家所有的檔案的；篡改、損毀、偽造檔案或者擅自銷毀檔案的；不按規定歸檔或者不按期移交檔案，被責令改正而拒不改正的”[34]，由縣級以上檔案主管部門、有關機關對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分。學者們對該方向的關注不多，成果較少，是學術研究中的短板。

3.5 圖書傳播價值是檔案利用的參照系。在檔案利用鑒定研究中，最難最不易把握的就是《檔案法》第二十七條規定的“經濟、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會開放；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會開放”[35]的開放標準。這一標準缺乏可以度量的“刻度”。但是，如果綜合“檔案具有歷史價值和文化價值”[36]和“檔案記事”“圖書傳事”[37]的觀點，參考盧賢中“圖書的本質屬性所在”是“有意識地系統地記錄并傳播知識”[38]的觀點，從傳播知識的角度，將檔案是否還具文化價值和傳播價值，作為檔案利用的“參照系”。這或許也是檔案、圖書一體化的一個方向所在。

*本文系2017年度國家社會科學基金重點項目“法律規制視域下中國檔案工作規范體系建設研究”（項目編號：17ATQ012）的后期成果。

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（作者單位：1.鄭州大學信息管理學院 陳忠海，博士，教授，博士生導師；2.開封市檔案館 吳雁平，副研究館員；3.濮陽市檔案館 劉東斌，副研究館員 來稿日期：2023-05-24）