信息化背景下煤炭企業招標采購管理工作探析

王輝

［摘 要］招標采購管理工作是現代煤炭企業生產經營中的關鍵環節。文章認為，煤炭企業做好招標采購管理工作，對維護市場各方主體利益，推進企業健康發展具有重要意義。在當前階段，煤炭企業招標采購管理工作仍舊存在一些亟待解決的問題，其中招標采購文件編制問題、招標采購流程管理問題以及招標采購管理信息化建設問題等尤為突出。為此，煤炭企業需要抓住信息技術發展給招標采購管理工作帶來的機遇，探索招標采購管理工作的優化策略，在依托技術賦能的基礎上解決企業招標采購管理工作中的痛點問題，提升企業招標采購管理工作水平。

［關鍵詞］煤炭企業；招標采購；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.045

［中圖分類號］F274；F426［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）18-0138-03

0? ? ?引 言

煤炭企業在我國經濟發展中發揮著不可替代的作用。企業招標采購管理工作水平的提升是增強煤炭企業成本控制能力與精細化管理能力的有效路徑。而開展信息化建設工作有利于促進煤炭企業招標采購管理工作的優化。由此可見，煤炭企業在優化招標采購管理工作過程中要借助信息化手段。

1? ? ?煤炭企業做好招標采購管理工作的意義

1.1? ?有利于維護各方利益，優化競爭環境

煤炭行業是經濟發展和國計民生的重要行業，且大部分煤炭企業都屬于國有企業。根據我國相關規定，煤炭企業必須采取招標采購的形式來實現資金節約，保證國有建設的正常運作。借助信息化手段，做好招標采購管理工作，能夠從源頭上杜絕采購中出現腐敗問題，從而保護國家的利益。煤炭企業招標采購所使用的資金主要來源于社會大眾，只有合理地進行招標采購，保證資金支出用于國家建設，才能做到取之于民、用之于民，維護社會大眾的利益。另外，加強招標采購管理能夠保障招標活動中各方當事人的合法權益，避免其他單位和個人利用不法手段對招標的過程和結果進行干預［1］。另外，煤炭企業做好招標采購管理工作能夠讓參與招標的單位憑借自身的實力獲得供應商資格，為市場創造公平競爭的環境，從而保證煤炭行業健康持續發展。

1.2? ?有利于優化企業資源配置，提升經濟效益

煤炭企業強化招標采購管理，能夠利用信息技術及時獲得國家政策支持方面的信息，了解相關法律規定及參與競標單位的運營情況，準確把握其經濟實力，從而選擇最有優勢的企業進行合作，這樣能夠有效優化企業資源配置，降低采購成本。經濟效益是煤炭企業發展最為看重的關鍵點，在如今激烈的市場競爭中，以有限的資金發揮最大的價值，是招標采購管理工作的重心［2］。煤炭企業做好招標采購管理，能夠更好地對參與競標的企業在煤炭資源質量、銷售價格及其所能提供的服務等方面進行綜合性的評價和對比，從而了解競標企業的綜合實力，選擇對自身發展最為有利的合作對象，進而大幅度降低企業的發展成本，提升經濟效益。

2? ? ?煤炭企業招標采購管理工作的現狀

2.1? ?招標采購文件編制不合理

當前，煤炭企業招標采購管理中普遍存在的問題就是文件編制不合理。首先，招標采購文件中對于招標采購的需求描述不夠清晰，缺乏具有可行性的招標采購計劃。部分招標采購規定的項目時間比較緊張，導致招標前期工作做得不夠充分，無法翔實地描述采購需求，未能針對具體的招標采購項目作出更為細致的分析，使得招標工作受到很大程度的限制。其次，未能針對參與競標企業的實力評估制定規范性文件，對參與競標的單位評價不夠全面，并且缺乏可靠的技術手段，導致煤炭企業未能充分了解競標企業的相關信息，過于重視合作企業的報價，忽視了其本身的實力，造成后續合作過程中容易出現煤炭資源供應不足、服務工作產生分歧等問題。

2.2? ?管理流程不科學，管理標準不統一

目前，煤炭企業未能針對招標采購管理工作制定合理的制度，導致管理工作流程不規范，管理標準不統一。一是煤炭企業對供應商的考察失真，并且因為其考察流程與招標采購管理條線不符，導致其對供應商的評價不準確，缺乏科學的定級方案。二是未能制定統一的采購方式標準，在實際的招標采購管理中無法以標準化的入圍規則對參與競標的企業進行限制，進一步增加了考察競標企業的難度。煤炭企業必須盡快優化管理流程，制定統一的標準，這樣才能從根本上解決這一問題。

2.3? ?招標采購管理信息化程度低

通過對煤炭企業招標采購管理系統進行分析，可以得知其管理系統存在以下3個方面的不足：一是煤炭企業在建設招標采購管理系統時，未能實現信息管理的集中化，導致采購業務比較分散，難以實現統一性管理；二是煤炭企業現已建設的管理系統在業務信息覆蓋方面還不夠完善，缺乏聯合采購、繳納保證金等重要的管理功能，無法滿足招標采購工作的需求；三是管理系統運行速度較慢，使用體驗感比較差，嚴重影響了管理工作的效率。這3個方面的問題說明了當前煤炭企業招標采購管理信息化程度還比較低，無法靈活地應對招標采購管理工作中的各類問題。

3? ? ?信息化背景下煤炭企業招標采購管理工作的優化策略

3.1? ?嚴格遵循招標采購管理信息化建設原則

一是必須遵循科學實用的原則，以信息技術為出發點，在招標采購管理系統的建設中必須滿足工作開展的需求。二是必須遵循安全性原則。管理系統中最可能發生的安全問題主要有兩點：一方面是信息系統本身建設和維護工作不到位，導致系統內部故障而造成信息損壞和丟失；另一方面則是信息系統受到外部侵害，如計算機病毒或網絡黑客攻擊等。要保證管理系統的安全性，就必須利用信息技術不斷地進行維護和優化，保證系統正常運行，同時利用網絡防火墻、防病毒軟件等，避免系統受到外部攻擊。三是必須遵循經濟性原則。信息化技術運用于煤炭企業招標采購管理工作中，最主要的作用就是降低管理成本，提高企業的經濟效益。因此，管理系統建設應當在保證招標采購正常進行的前提下盡可能減少資金支出。四是必須遵循標準化原則。管理系統的建設應當以我國煤炭行業公認的準則為依據，采用符合標準的管理技術，以此降低管理的復雜度，實現招標采購管理的簡易化、標準化。五是必須遵循可拓展性原則。隨著煤炭企業的發展，招標采購管理工作必須進行優化，信息化發展進程也要跟上實際工作的需求，為管理工作提供更加可靠的信息技術支持［3］。

3.2? ?編制合理的招標采購文件

為了改變招標采購缺乏計劃性這一現狀，煤炭企業必須盡快編制符合招標要求的規范性文件，從而提高對競標企業的資格預審效率和評價準確性。煤炭企業應當根據自身招標采購工作的實際需求，在開展工作前進行合理的部署，從技術層面出發，統籌招標采購中的各項數據，并利用計算機網絡技術綜合分析參與競標企業的實際運營情況，從而編制出更具有操作性的管理方案［4］。在信息技術的推動下，煤炭企業要做好前期準備，保證編制出的招標采購文件具有全面性、合理性。在發布招標文件之前，煤炭企業要召集管理部門、技術部門，并聯合法務、財務部門的工作人員進行專項討論，以保證出臺的招標采購文件能夠符合企業發展的要求，確立好評價競標企業的標準，確保招標采購能夠在公平、公正的環境中開展。

3.3? ?實現管理流程信息化

要實現招標采購方案管理的信息化，首先，煤炭企業無論是采取獨立審批采購方案，還是運用合并審批采購方案，都應當統計和確認各類管理信息。利用信息技術，將采購過程中參與的人員、采購的時間，以及招標前的方案策劃、入圍的競標企業和招標文件等內容錄入企業管理系統，明確各個環節的詳細信息，由相關負責人編制合理的采購方案并發起審批，在企業高層管理者審批之后，再交由對應的部門準備招標材料，當確立了可行的招標方案之后，就可以開展招標采購工作。其次，要煤炭企業應當在信息平臺發布招標采購的相關信息，而參與競標的企業通過平臺獲取相關信息后，對自身存在的疑問進行反饋，煤炭企業則需要進行答疑并進一步明確招標采購的細節。當確定中標企業之后，煤炭企業要在信息平臺及時公示，讓中標企業可以及時為之后的合作作準備，而那些未中標的企業則通過平臺渠道申請退回保證金。

3.4? ?加強招標采購管理系統的建設

煤炭企業在建設招標采購管理系統時，應當注重以下幾個方面。一是要提升管理系統的集中性。對招標采購各個環節所需要的信息進行集中管理，使管理人員能夠運用信息系統對招標采購各個階段進行統一化管理，降低管理的難度，提高管理的效率。二是要完善管理系統的功能，拓寬覆蓋面。首先，進一步完善管理系統中現有的交易功能，提高商品信息的透明度，簡化煤炭企業與競標企業之間的交易路徑，為雙方交易提供更為便捷的渠道。其次，優化企業招標采購信息傳播功能。企業要通過系統平臺實現招標采購信息資源共享，使有意向的競標企業能夠獲得詳細的信息，并及時傳達招標采購過程中各個企業的相關數據，保證溝通交流的高效性。再次，增設保證金繳納和申請退還功能。其他企業在參與競標之前，需要繳納一定數額的保證金，若最終該企業未能中標，煤炭企業需要退回保證金。增設保證金繳納和申請退還功能，能夠保障資金安全、高效流動，從而提高煤炭企業招標采購的效率。最后，增設協同管理功能。煤炭企業招標采購管理工作需要與其他部門協同合作，只有得到其他部門的支持，才能夠保證招標采購工作順利開展。增設協同管理功能可以加強招標采購部門與其他部門之間的聯系，煤炭企業管理者能夠及時查閱審核招標采購信息，各級部門工作人員可以根據管理平臺上發布的相關信息進行密切的配合，使整個煤炭企業在各個部門及全體工作人員的協助之下順利開展招標采購工作，提高效率，為后續企業運作節約時間和資金，大幅提升企業的經營效益［5］。三是應當盡快解決管理系統軟硬件設施落后的問題，進一步加大資金投入力度，購置更為先進的系統和設備，并加強與專業系統研發企業的合作，開發更適合本企業招標采購管理工作的系統，提高管理系統的運行速度，為相關人員開展工作提供便利，最終提升招標采購管理工作的效率。

3.5? ?提升管理人員綜合素質

管理人員是開展招標采購管理工作的主體，其綜合素質水平直接關系到管理工作是否到位，也決定了招標采購工作是否能夠順利進行。因此，煤炭企業應當重視管理人員綜合素質的提升。一方面，企業應當進一步鞏固和提升管理人員的專業技能，使其保持業務敏感性，能夠以自身的知識和工作經驗對招標采購管理工作中遇到的問題進行快速反應，從而及時制訂合理的解決方案，保證招標采購工作正常開展［6］。另一方面，企業要加強對管理人員的信息技術培訓。煤炭企業應當設置專門的信息化培訓課程，讓管理人員能夠系統地學習與招標采購管理工作相關的信息技術，掌握信息系統的操作技能，從而借助信息化管理系統提高管理效率。除此之外，還可以邀請專業技術人員參與到管理工作中來，為招標采購管理人員提供專業的指導意見，幫助其更好地利用信息技術，加強與其他部門工作人員的溝通交流，加快招標采購信息的處理速度，更好地控制成本，從而以更強的管理能力給煤炭企業帶來更大的經濟效益。

4? ? ?結束語

招標采購管理工作對于煤炭企業健康發展發揮著不容忽視的作用。在信息化環境下，招標采購管理信息化建設對解決煤炭企業招標采購管理問題，以及提升企業招標采購管理工作效率與水平至關重要。為此，煤炭企業需要在招標采購管理中強化信息化建設意識，探索信息化建設路徑，利用信息技術優化招標采購管理工作。此外，煤炭企業在優化招標采購管理工作的過程中，需要嚴格遵循招標采購管理信息化建設原則，編制合理的招標采購文件，實現管理流程信息化，加強招標采購管理系統的建設，提升管理人員綜合素質，進而提高招標采購管理工作效率。

主要參考文獻

［1］宋欣.信息化建設項目招標中的公平競爭環境營造［J］.中國招標，2022（12）：142-144.

［2］曹春雷.信息化技術在工程招標投標中的應用和發展［J］.信息記錄材料，2022（11）：104-107.

［3］黎妍.智能化時代的招標采購和物流管理中存在的問題與對策分析［J］.中國物流與采購，2022（9）：65-66.

［4］屠寶玉.從“互聯網+”視角淺談招標采購信息化建設［J］.農場經濟管理，2020（7）：52-53.

［5］萬曉曦.企業招標采購管理信息化的探索［J］.中國建設信息化，2018（18）：16-20.

［6］賀杰.中國平煤神馬集團招標采購監管信息化建設探討［J］.現代商貿工業，2017（15）：56-57.