公立醫院會計檔案電子化管理研究

文/濰坊市第二人民醫院 魏叢 郝艷

一、研究背景

數字化時代背景下信息技術高速發展，政府會計制度改革、公立醫院高質量發展、精細化管理的要求對公立醫院財務管理工作、信息化建設產生重大沖擊。而會計檔案作為財務工作的重要物質載體，由傳統以紙質為媒介到以電子數據形態管理轉變已是必然趨勢，但在實際推行過程中仍困難重重。

（一）政策驅動因素。在“檔案電子化”變革的浪潮中，我國不斷更新電子檔案管理制度，2015 年財政部與國家檔案局聯合發文《會計檔案管理辦法》肯定電子會計檔案的法律效力，2016 年國務院將電子會計檔案管理納入全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要中，2019年國家檔案局頒布《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》對電子檔案具體工作作出指引和要求，2021 年“十四五”規劃中再次對檔案體系建設提出詳細策略與方針，公立醫院推行會計檔案電子化管理已成為必然趨勢[1]。

（二）技術驅動因素?；ヂ摼W、大數據、人工智能等信息技術的革新，催使著電子商務迅速發展，由此產生的電子票據應用愈發廣泛，已成為會計檔案的重要組成部分，會計檔案電子化管理模式應運而生。

（三）管理驅動因素。隨著公立醫院運營規模、服務范圍的不斷擴大，形成各種會計資料倍速遞增，繁冗的打印、編號、組件裝訂、建檔入庫等流程進一步加大了辦公成本及存儲空間，嚴重影響信息傳遞、數據查詢、分析、實效性等方面。精細化管理及經濟運營管理對多維數據的需求，迫切需要建立一套適用于公立醫院發展需求的電子會計檔案管理體系。

二、公立醫院會計檔案管理現狀

近年來，率先實行會計檔案電子化試點工作的企業已取得初步成效，但大量的非試點單位甚至沒有制定或更新會計檔案管理辦法。經筆者在醫療系統內調研訪問發現，諸多醫療機構推進會計檔案電子化管理的意愿普遍較低。

（一）管理層重視程度不夠，管理制度不健全。由于會計檔案管理不能產生直接的經濟效益，所以容易造成管理層思想意識上的忽視，會直接影響公立醫院會計檔案管理預算投入、人才培養、制度更新、職責權限劃分等，是阻礙會計檔案電子化管理轉型的重要因素。

（二）管理耗能大，存儲風險高。傳統會計檔案管理成本消耗較大，由于醫院業務數據種類繁多、數量巨大，會計信息需要輸出打印形成紙質版資料，然后進行手工裝訂成冊、歸檔保管，繁冗的工作量占用了會計人員大量的時間與精力，超長時間的保管期限造成較大的庫房壓力。并且紙質版資料在長期存儲和保管過程中極易遭受意外事故、自然災害、人為破壞等因素的影響造成丟失或損壞，由于缺乏有效的備份機制，一旦損毀原始檔案將不可修復[2]。

（三）存在數據信息孤島，查詢使用效率低。原始的憑證數據存在于各個異構系統中，導致數據之間的關聯性級差。傳統紙質檔案在查詢、借閱過程中定位困難，檔案信息無法形成直接關聯，導致查詢效率較低，必要時還需要提供復印件，且檔案外借的管控能力及共享程度極易受人為因素影響而產生管理風險。

三、公立醫院會計檔案電子化管理機制模型構建

本文結合現階段公立醫院業務特征，構建電子會計檔案與實物會計檔案相結合的會計檔案管理模型，搭建不同模塊相互連通的集成系統，實現會計檔案的自動采集、整理分類、歸檔保管、查詢訪問、到期鑒定銷毀全生命周期管理。

（一）電子會計檔案管理模型構建原則與目標。公立醫院電子會計檔案的構建應在滿足相關政策規定及規范標準的前提下，根據醫院運行環境進行本土優化，利用標準接口對醫院各系統集成整合及對元數據自動精準采集，并采用電子簽章等安全技術，提高數據安全可靠性，實現對會計檔案的全生命周期管理。

（二）電子會計檔案框架構建思路。本文電子會計檔案框架構建思路如表1所示。1.模塊搭建。將分布在不同部門、不同區域的包含財務、資產、采購、成本、預算、人事、合同等各類檔案資源及影像識別、網絡安全等系統進行整合，實行一體化管理模式，在該模式下按需定制標準、規范的接口，使得各模塊之間相互連通，實現數據自動提取，避免重復性工作。2.業務流程。本文構建的電子會計檔案管理系統業務流程如圖1 所示，對數據進行采集和規范化處理后形成版式文件，對版式文件進行電子簽章、數字水印處理后形成檔案資料，再對檔案資料進行分類整理、稽核更正、條碼索引、關聯存儲后歸檔入庫[3]。（1）電子會計檔案的自動采集。以集成式一體化管理系統為基礎平臺，調用或傳送對應會計資料的元數據或影像文件，將影像編號、單據編號等信息與同一業務各單據之間進行精準匹配。（2）電子會計檔案的分類整理。根據不同的業務模塊、數據類型進行分類整合，并自動生成連續的編號組卷成冊，大大提高了檔案管理的工作效率及精細化水平。另外，通過設置合理的檔案保管機制、到期提醒機制、定期備份機制，確保會計檔案的持久性和時效性。（3）歸檔保存。根據國家檔案管理規范要求，在對會計資料進行歸檔、移交及接收、長期保存等環節應對檔案數據的真實、完整、安全、可用性進行檢測，電子化管理系統應采用數字簽名、電子簽章、數字水印、安全協議、加密傳輸及身份認證等安全技術，防止檔案數據的違規操作及非法竊取等風險[4]，保障檔案的存儲、使用安全。對原始紙質資料的數字化組件和立卷，實現了紙質檔案電子化的轉換。（4）查詢及借閱。通過文檔條形碼建立電子檔案與實物檔案及庫房的關聯關系，提供面向檔案的案卷、文件、元數據、檔案報表等多種查詢及展示方式，個性化設置自定義查詢條件及對檔案的題名、類型、庫房信息等進行聯合查詢。

表1 會計檔案電子化管理框架

圖1 會計檔案電子化管理流程圖

四、會計檔案電子化管理對公立醫院的應用價值

數字化時代的會計檔案管理利用信息技術手段加快向電子化管理的轉變，已是形勢所趨，積極推進電子會計檔案管理系統的建設和應用，契合新形勢下行政事業單位會計信息化發展的需求。

（一）實現會計檔案全生命周期管理。通過電子化管理系統實現會計檔案的自動采集、整理分類、歸檔保管、查詢訪問、鑒定銷毀全生命周期管理及全流程閉環式管理。

（二）紙電共存管理，減少占存。通過電子化管理系統，減少紙張的使用，可以有效降低醫院能耗支出，減少辦公成本，緩減庫房壓力。利用條形碼技術建立電子檔案與實體檔案及庫房信息的有效關聯，能夠實時追蹤紙質檔案的位置和狀態，對紙質檔案進行稽查、盤點，對檔案實行虛擬化管理，提高會計檔案的借閱、查詢、歸檔的便捷程度。

（三）流程化、標準化程度高。電子會計檔案的成冊、移交、審核等實行統一的標準化流程性操作，實現了電子會計資料與其他系統的影像文件自動、精準匹配，會計檔案自動編號、目錄生成、快速盤點等，減少了人為判斷標準不統一、不到位帶來的會計檔案管理漏洞。

（四）信息實時更新、精準匹配。通過財務核算系統與醫院HIS 系統、合同管理系統等對接，原始憑證、電子會計憑證、會計賬簿、財務報表報告等會計檔案數據信息進行自動同步，并存入電子會計檔案管理系統中，使會計檔案信息更加準確完整、更具時效性，也有利于醫院各層級管理人員能夠迅速對歸檔的會計檔案進行查閱，及時獲取會計信息。

（五）數據安全性能高。電子化會計檔案管理系統采用用戶認證、秘鑰授權、影像加密、四性檢測等安全技術，保障原始會計數據的安全、完整、真實和可用。另外，通過嚴格的權限控制、流程控制、數據備份、離線歸檔等功能，有效防范數據丟失風險。

五、公立醫院會計檔案電子化管理的難點及建議

（一）保管意識不足，缺乏頂層設計。由于公立醫院管理層及工作人員對會計檔案管理的重要性認識不足，缺乏對本單位的會計檔案管理工作進行系統規劃和整體設計。強化領導層重視程度，才能從多維度進行整體設計，推動“業財管信”一體化融合，提升醫院的整體競爭力。

（二）系統信息化、集成化程度不高。雖然國家主管部門對檔案管理信息化建設制定了規范與標準，但應用服務部門的系統軟件開發更新不能同步于數字檔案信息化進程。系統集成要求較高，多個系統間數據必須交互利用；交叉操作流程長，操作流程長、涉及人員多、管理難度大，容易出現操作不規范的現象[5]。因此應當聯合軟件開發企業建立與醫院實際運營情況高度契合的會計檔案管理體系，形成標準的電子會計檔案業務流程。

（三）綜合性管理人才培養難度大。推行會計檔案電子化管理需要管理人員同時具備檔案管理、財務知識、電子數據處理等綜合素質能力，而很多公立醫院管理制度、崗位限制、對會計檔案管理工作不重視等因素，嚴重缺乏對綜合性管理人才的培育。

（四）檔案安全保密體系保障不足。電子會計檔案管理系統的應用雖然會使工作流程更為便捷，但也存在黑客入侵、惡意篡改、票據造假等安全隱患，而在會計檔案電子化管理推行過程中，系統更新無法與檔案信息化進程同步、規章制度不健全、監管缺失等弊端都會使電子會計檔案的安全保密性無法得到有效保障。公立醫院應建立“人防、物防、技防”三位一體的安全防范有效機制，強化技術防范，建立安全監控系統，運用加密技術、日志管理等手段防范操作失誤、病毒破壞、黑客入侵等安全問題。

六、總結

公立醫院雖然在信息化建設、會計管理方面得以有效發展，但在會計檔案管理方面仍然存在許多不足，在我國正在推行“檔案電子化”新變革浪潮中，積極探索公立醫院電子會計檔案管理路徑，不僅是契合數字化時代的發展趨勢及落實國家的政策要求，并且能夠提高會計檔案信息的利用效率，降低醫院經濟運營成本，促進業財融合，有效提升醫院信息化建設及財務管理水平。