公共服務視角下干部人事檔案管理路徑簡析

摘 要：人事檔案涉及多方面的內容，是能夠規范干部行為，加強干部管理的重要依據。為提升干部人事檔案管理的實際效果，文章以干部人事檔案管理工作為主要研究對象，簡單介紹了干部人事檔案管理現狀，著重基于公共服務的視角，提出樹立理念、加強法制建設、信息建設和優化管理模式四種基本措施，旨在為提升干部人事檔案管理的工作水平提供借鑒經驗。

關鍵詞：公共服務；檔案管理；檔案服務

檔案管理能夠成為工作溯源以及總結經驗的重要依據，對于維持良好的工作秩序和保證工作質量具有促進作用。基于當前服務型政府的發展趨勢，從干部人事檔案管理的角度入手，以加強干部隊伍建設為主要目標，優化政府和相關部門內部的人才資源配置，對于充分發揮干部人事檔案信息的價值，貫徹落實從嚴治黨的理念目標具有積極的意義。

一、干部人事檔案管理現狀

1.干部人事檔案管理特點

（1）干部人事檔案由當地的組織部和人社局統一集中管理，保證管理實施主體的統一性和集中性；（2）收集的材料是在干部人事工作中不斷形成的，能夠呈現出動態變化的特點，需要通過長期的收集來實現；（3）干部人事檔案管理直接關系到干部隊伍的建設情況，該工作的開展需要嚴格遵循黨的方針路線和國家政策，能夠體現出鮮明的政治性特點；（4）檔案工作本身對人員的專業能力和水平要求較高，需要基于專業規范的管理流程和操作手續來實現，能夠體現出較強的專業性特點；（5）嚴格保密涉及干部隱私等部分的信息，各項具體檔案文件資料的轉遞、保存以及移交都需要派遣專門的人員負責，能夠體現出較強的封閉性特點。

2.干部人事檔案管理優劣勢

現階段，干部人事檔案管理工作已經能夠應用數字化的設備設施和管理系統來開展工作，數字化的檔案管理工作模式能夠體現出便捷、安全的應用優勢。在實際工作中，能夠基于業務需求，直接從數字化系統調取相應的檔案資料信息，有效節省以往用于檔案室查找文件的時間，提高檔案管理的質量和效果。在檔案數字化后，有電子檔案備份，不用擔心紙質檔案的更改或丟失。

但是，結合數字化檔案管理工作的開展情況，發現也存在一定的缺陷和不足。首先，在未形成統一時間和管理標準的情況下，由于部分單位交散材料不及時，后面編好的材料頁碼就得重新編碼錄入，就會加大工作量。檔案管理部門現有的安全系統和措施仍有待提高，需要提高對于黑客入侵和病毒的防范意識和能力。同時，保密機構也需要充分發揮自身的作用，實現與檔案管理部門之間的有效配合，進一步提升檔案文件管理的安全性。

3.檔案管理存在問題

（1）管理內容與業務需求不匹配

當前，我國政府逐漸朝著服務型政府方向轉變，對檔案管理工作的開展提出了更高的要求，以為人民服務為各項工作開展的根本宗旨，在實際工作中應基于社會需求，開展各項工作的具體規劃和管理。但從整體上來看，當前的干部人事檔案管理工作存在著與業務需求不相匹配的問題，在數字化系統中還不能提檔閱檔，在一定程度上影響檔案管理的效率。

同時，在檔案管理數字化系統的應用中，可適當關注有關審批查閱程序等政務方面的問題。例如，現有的檔案太過保密，有些內容可以適當公開和分類存放，便于后續業務開展和總結分析時查找對應的文件內容。

（2）干部人事檔案不能呈現動態化更新

基于當前檔案管理內容范圍不斷擴大，應用信息技術手段實現對海量檔案文件的有效規范管理，已經成為干部人事檔案管理工作開展的主要趨勢。但從當前干部人事檔案管理工作開展的實際情況來看，相關部門在檔案信息化建設方面的進展較為緩慢，雖然現階段各級政府部門已經能夠逐漸建立官方網站，部門區域也能夠注重加強信息化平臺的建設和發展，但在逐漸加快的社會發展需求情況下，檔案信息化的建設效率仍然難以與社會需求相匹配。

在統一規定的人事檔案內容前提下，現有的人事檔案管理內容難以真實、綜合地反映出個人能力以及專業資質方面的表現，部分涉及社會參與活動的內容也未能被歸納到個人的檔案文件中，且對于檔案文件中的個人簡歷部分更新頻率較低，通常以一年為期限，很難反映個人在一年時間中的能力和表現變化情況。例如，平時檔案管理系統中更新的只是考核表、工資表、任免表和職級變動表，個人履歷等內容不在更新范圍，很容易影響對于干部個人工作績效綜合評定的結果。在現代社會變化發展速度逐漸加快的情況下，基于面向公眾的服務需求，需要以動態的方式跟進干部個人的工作進展，并能夠從動態化的結果中實現對個人工作能力和工作成果的綜合評定。并且，從面向社會公眾的角度來看，現有的檔案管理工作仍然缺少一個能夠支持向社會公眾提供信息查詢的平臺，更多以網站和媒體平臺開設官方賬號的方式來了解公眾需求，缺少靈活性，也難以讓公眾實現對檔案管理內容的有效監督，也會對檔案管理工作的開展效果產生影響。

二、基于公共服務的干部人事檔案管理路徑分析

干部人事檔案管理工作的開展，最主要的目的就是能夠通過對干部人員的規范管理來提升各項工作的實際開展質量和效果，最終都是為了滿足社會公眾的發展需求。從公共服務的角度，對優化提升干部人事檔案管理的路徑進一步分析，主要可以從以下幾個方面入手：

1.樹立“以人為本”的管理服務理念

在新的發展階段，各項公共事務的開展應始終圍繞公共服務來實現。基于公共服務理念的要求，干部人事檔案管理需要秉持“以人為本”的管理服務理念，在實際工作中強調干部個人檔案規范以及為社會公眾服務之間的聯系。一方面，提升檔案管理人員在檔案管理工作中的地位和作用；另一方面，應強調更為尊重公民權利，保障干部對于自身檔案信息的知情權，在保障個人隱私信息安全且不違法利用的前提下，能夠在實際的工作中發揮各項檔案信息的重要價值和作用。

從加強管理的角度來看，基于政府政務公開的相應要求，在檔案管理工作中可以充分結合實際的工作情況，以遵循堅持保密和公開相結合原則為前提，對于履歷類、工資類以及任免類檔案文件，可以在嚴格基于檔案資料查閱手續之后，適度將這些檔案材料向干部以及社會公開。這樣不僅能夠增強干部對自身檔案信息內容的了解，還能夠通過更明確的發展方向，為后續的個人發展規劃提供指導。在這一過程中，相關干部應有權利查閱自身的部分檔案資料，能夠大致了解檔案內容、總體鑒定類情況以及工資情況，從而讓相關干部能夠對自身的入檔材料有清晰明確的定位。

從服務的角度來看，樹立“以人為本”的管理服務理念，要求相關部門能夠在實際的工作中樹立為干部服務、為社會服務的目標，從干部個人的角度出發，及時發現干部人事檔案中存在的問題，基于問題來優化調整干部人事檔案管理模式。在這一過程中，管理人員應了解檔案對于干部個人的需求，掌握干部個人對檔案信息的需求，基于干部需求來提供相應的服務。同時，相關部門也應考慮綜合運用信息化、網絡化平臺，通過積極整合多方面資源的方式，構建支持多渠道的檔案服務信息模式，為檔案管理工作的開展提供良好的依據。基于為社會服務的要求，則需要在結合干部隊伍整體情況的前提下，預測分析現有工作的人才需求方向和數量，以此作為引進和配置人才資源的主要依據，從而更好地完善干部人才的培育計劃，為提升干部的綜合能力提供保障。

2.優化創新人事檔案管理模式

基于現有的人事檔案管理模式和運行機制，在公共服務的視角下，相關單位需要補充完善檔案管理內容，并通過轉變傳統人事檔案采集方式，提升干部檔案信息收集工作的開展效果。在這一過程中，應積極發揮信息系統和管理體系的作用，從人事部門組織的角度來開展相應的優化創新工作，規范部門材料的歸檔工作，調整優化定期收集數據的方式方法，以周期和不規則的方式來提升檔案信息的真實性效果。在收集干部檔案信息的過程中，應注重對其中發現的偶然數據進一步監測分析，確保收集檔案信息的真實性和有效性。

基于優化創新人事檔案管理模式的目標，在實際開展工作時，還應注重在考慮人事檔案管理工作基本性質和特點的前提下，讓檔案管理部門能夠與其他各部門之間建立更緊密的聯系，以便能夠有效提升信息收集與管理的效率。在這一過程中，相關人員應及時補充檔案文件中不足的資料，并保證相關檔案文件信息的規范性。檔案部門可以通過申請設立人事檔案專項資金的方式，設立專門的庫房和出入室，搭配更專業的封庫設備設施，提升干部人事檔案管理工作的實際效率和水平。

3.完善公共服務法制建設

首先，基于公共服務的目標，還應通過完善的法律體系和機制規范來保障干部人事檔案管理的工作效果。完善公共服務法制建設，需要注重結合各個地方檔案管理工作的實際情況，建立配套的地方性法規。各個地方應充分考慮自身檔案管理工作中存在的問題，制定符合實際情況的檔案管理行政條例，并能夠實現全國檔案管理相關條例與地方規范之間的有效銜接。其中，各個地方不僅需要進一步補充檔案管理機制內容，還應規范檔案管理的具體程序，在規范檔案管理服務模式的同時，盡可能讓檔案能夠滿足用戶的需求，進而有效發揮檔案信息在公共服務中的作用價值。對于檔案管理制度的完善，還應強調檔案部門內部規章制度的細化補充，基于相關人員的責任范圍，優化調整相應的績效考核以及獎懲機制，為工作開展提供保障。

其次，以完善公共服務法制建設為主要目的，在干部人事檔案管理中，還應注重職能部門關系的法律協調。基于人事管理的相關規定，以保障檔案管理的保密性為前提，注重提升檔案管理的服務質量，應強調改善管理人與被管理人之間的關系，以簡化檔案文件的轉遞流程的方式，提升檔案管理的實際工作效率。同時，也應注重加強檔案管理單位與其他單位之間的合作，單位與個人在檔案信息存在疑問時，可以在由原部門與檔案管理部門之間充分討論后，要求機構來解決原部門存在的遺留問題。在這一過程中，應始終強調堅持統一集中管理，以滿足現代社會需求為最終目標，積極發揮干部人事檔案管理的公共服務功能。

最后，完善公共服務法制建設，還應強調建立統一的人事檔案管理標準，以此作為相關人員工作開展的主要依據。對于人事檔案管理標準的制定，應強調能夠指明檔案管理的工作職能，基于新的檔案管理標準來對原有的檔案管理內容規劃分類，由相應的主管部門基于職權和相應的程序規范來統一整改。在這一過程中，應從干部人事檔案管理的對外業務以及內部管理兩部分入手，在保證相應部門的工作在法律制度的權利和責任框架內，應用有效的服務形式來滿足人事檔案管理的相關需求，找出以往檔案管理中存在的問題，逐漸建立更加完善的干部人事檔案管理業務流程。為保證管理人員能夠遵循新的業務流程開展工作，可以通過編制業務流程圖的方式，盡可能強調人事檔案管理過程向全社會公開，接受社會公眾的監督。

4.加強檔案管理數字化建設

首先，信息技術手段是能夠幫助檔案管理處理海量信息的有效途徑和方法，以積極引入信息技術的方式，有效提升檔案管理的效率和準確性，進而更好地發揮檔案資料在促進公共服務中的作用價值。基于此，積極引入信息技術手段，應以建立電子信息數據庫為主要目標，轉變傳統的檔案管理方式，應用現代科技來推動檔案管理朝著信息化的方向發展，將計算機與復印機有效聯系起來，創建一個既支持數據儲存和管理的信息系統，也能夠基于相關人員的命令執行信息查詢和整理打印等方面的操作。在這一過程中，人事部門的相關人員不僅能夠直接訪問干部人員的簡歷，還能夠基于數據庫系統的評估作用，通過資料文件管理和分析來衡量干部個人工作能力，以此來為后續的績效考核工作提供更為科學、可靠的依據，并為后續相關工作開展提供有效參考。

其次，積極引入信息技術手段，應充分發揮網絡信息平臺的作用，將干部人事檔案管理涉及的學校、醫院、銀行以及社保等其他部門聯系起來，以建立電子數據信息平臺的方式，為收集和規范數據信息提供更有效的支持。對于電子數據信息系統的構建，應注重考慮各類數據信息的兼容性和多樣性，提升對于各項數據信息的轉換效率和處理效率。

同時，還可以通過建立個人電子檔案數據資料庫的方式，在明確歸類劃分人才的基礎上，通過建立各類個人信息數據庫的方式，發揮干部人事檔案的效益。相關部門應注重加強對于網絡信息傳播環境安全性的監管，避免出現個人信息被盜取的情況，影響干部人事檔案管理的安全。

三、結論

綜上所述，基于公共服務的視角來規范干部人事檔案管理工作，能夠有效規范干部人事的工作行為，提升實際的工作效果。為更好地提升檔案管理工作的水平，相關人員需要端正自身態度，始終堅持為人民服務的工作理念，相關部門則應進一步完善公共服務法制建設，為檔案管理工作的開展提供依據和保障。同時，還應充分發揮信息技術和手段的作用，優化管理模式，保障檔案管理的高效性。

參考文獻：

[1]殷志文.大數據時代企業干部人事檔案管理數字化建設分析[J].上海企業，2023（05）：81-85.

[2]張 紅.以干部人事檔案專項審核為契機提高檔案管理水平[J].辦公室業務，2023（08）：136-138.

[3]鞏曉玲.新形勢下創新干部人事檔案管理模式的探討[J].科技資訊，2023，21（08）：235-238.

[4]徐玉燕.公共服務視角下干部人事檔案管理策略研究[J].辦公室業務，2022（21）：157-159.

[5]付 陽.基于新公共服務視角下烏蘭察布市干部人事檔案管理問題研究[D].內蒙古大學，2020.（作者單位：山西省呂梁市離石區委組織部 ）

作者簡介：郝志林（1982—）女， 漢族，山西呂梁人，本科，館員，研究方向：干部人事檔案。