智慧城市背景下智慧檔案館功能框架分析?

劉澤禹 任越

（黑龍江大學信息管理學院 哈爾濱 150080）

0 引言

1990年，美國的一次國際性會議中首次提出了“智慧城市”這一概念。經過近二十年的發展，2008年IBM公司提出“智慧地球”這一理念，隨后進一步提出對“智慧城市”的愿景[1]。智慧城市通過技術創新，尤其是物聯網、大數據和人工智能等第三代信息技術，突破治理障礙，實現資源共享。通過多維度協同治理提高服務效率，優化資源分配，改善民生質量，促進城市的可持續發展。智慧城市作為一種新的發展理念逐步進入各國學者的視野，引發包括北美、歐洲等全球范圍的大力推廣，其研究理念、實踐思想逐步得到深化，多個國家出臺了相應的發展設計規劃。2013年，我國公布首批90個智慧城市試點，截至2021年，我國已經初步完成智慧城市建設規劃共計58座，重點集中在蘇杭、廣州的華東與華南地區[2]，智慧城市實踐試點工作已初見成效。

智慧城市建設背景下，“智慧”這一理念滲透各個領域，智慧社區、智慧醫療、智慧政府等產業相繼出現。2012年，美國圖書館專業學者Wheaton在文章中率先引入并分析了智慧圖書館建設[3]，我國檔案界隨后也開始探討“智慧檔案館”的概念。作為智慧城市背景下所衍生出的新類型的檔案館，其相關問題的研究，正在被我們所重視。

1 問題的提出

近年來，智慧檔案館研究已在學術界引起反響，眾多學者圍繞此話題進行了深入研究。筆者通過分析近十年CNKI上關于智慧檔案館的高頻引文，發現當前的研究重點主要集中在其概念、特征、宏觀建設思路以及國內的具體實踐。

1.1 智慧檔案館的概念與特征

經過將近十年的深入討論，學界對智慧檔案館的確切定義尚未形成一致意見。不同學者從各自的視角，對智慧檔案館概念進行了精辟的闡述和分析：在理論形態視角下目前主要有兩種對立觀點。一種是將智慧檔案館視為數字檔案館發展的新形態[4]，它們之間主要在發展理念和建設目標上有所不同[5]，經歷了從數字檔案館到智能檔案館，再到智慧檔案館的演進[6]。而另一種觀點則強調智慧檔案館與數字檔案館截然不同，認為兩者應獨立發展，但可以相輔相成，智慧檔案館向數字檔案館提供便捷和智慧的服務，而數字檔案館則為智慧檔案館提供數據支持[7]；從技術角度出發，李樺提出智慧檔案館應用新興技術對檔案進行深入挖掘，提升“館藏數字化、管理智能化”等功能，從而為公眾提供豐富、全面的檔案服務[8]。同時，畢娟更是用一個公式對其進行了定義，即智慧檔案館=檔案館+物聯網+智慧化設備+智能館舍+信息資源+人力資源[9]；在資源整合視角下，傅榮校強調智慧檔案館應通過高新技術整合多元檔案信息資源，并建立信息共享機制，這是智慧服務的前提與基礎[10][11]；在智慧檔案館特征分析視角下，傅榮校進一步指出，智慧檔案館應具有全面感知、泛在互聯、智能融合和持續創新四大特征[10]。同時楊桂明則強調智慧檔案館的核心在于“智慧”，即強調認知、分析和解決問題的能力，并具體表現在管理對象和手段上[6]。

通過這些不同的視角和分析，我們不難發現，盡管智慧檔案館的定義有所不同，但其核心目標是一致的：運用先進技術和理念，提升檔案管理效率和服務質量，滿足時代發展和用戶需求。

1.2 宏觀建設途徑

在智慧檔案館的建設路徑上，學者們普遍認同其建設核心是圍繞知識和智慧服務，依托政策法規和尖端科技，以用戶需求為中心，提供智能、知識型和個性化的服務[12]。包括利用物聯網、RFID等技術收集大數據，建立多維交互體系[13]，從傳統的被動服務轉變為更加個性化、人性化和富有人文關懷的智慧服務[14]。智慧檔案館建設還需進行頂層設計，出臺相關政策法規，確保信息化試點工作的順利推進[15]。同時，應堅持“以人為本”，充分利用大數據、人工智能等技術，既能提升用戶體驗，也可以減輕檔案工作者的負擔[16]。

1.3 實踐應用案例

2013年青島市率先提出智慧檔案館的建設概念后[17]，眾多地區檔案館緊隨其后，也投身于智慧檔案館的具體建設。紹興上虞區檔案館成功建立了核心業務管理、綜合政務服務和安全管控平臺，并創新推出包括一站式待辦工作處理、一鍵式數據檢索、多維度查閱服務、AI輔助的開放審核，以及名人檔案的智慧編研服務[18]。河北大名縣檔案館設立了一套檔案庫房管理系統，涵蓋溫濕度、空調、恒溫恒濕凈化消毒、漏水檢測報警及門禁監控等功能，旨在極大提高庫房的安全標準，確保檔案絕對安全[19]。青島市智慧檔案館建成電子檔案智慧管理、智能數據管理、智能檢索和共享服務、智能感知管理、綜合業務管理以及系統維護與控制等六大平臺[20]。各地先行試點工作都將檔案館傳統模式向智慧化服務新模式轉變，為后續全國推進智慧檔案館建設實踐提供了參考。

2 智慧檔案館與智慧城市的關系

城市化與信息化的深度結合是實現治理體系和治理能力現代化的關鍵，是智慧城市的核心所在。智慧檔案館積極融入智慧城市建設也得到業界學者的普遍共識。然而，筆者不禁產生疑問，既然智慧檔案館是檔案信息化發展的必然趨勢，那智慧檔案館的發展是否一定要完全受限于智慧城市建設的框架內呢？過度融合是否會導致檔案事業的核心價值發生偏移？筆者認為，智慧檔案館與智慧城市并非簡單的從屬關系。例如，智慧城市的發展需要跨行業的連接和整合，服務涵蓋政府、企業和民生等多個領域。然而，由于檔案館的獨特性，許多檔案因未達到開放期限等因素，不能完全整合到其他行業中，這種檔案本身特殊的保密需求與其他部門有顯著區別。智慧檔案館的建設如全部依附智慧城市，思路將會過于局限，檔案的機密性與數據安全也將面臨極大的挑戰，自身準確的社會定位也會造成一定的影響。

2.1 智慧檔案館是智慧城市的重要資源庫

近年來，智慧檔案館引起了業界的廣泛關注，其建設方法和路徑成為學者熱議的話題。但不論采用何種建設方式，檔案館的核心職能—收集、整理、保管和利用卻始終不變。智慧檔案館與智慧城市服務對象的一致性在于它們都致力于提高政府效率、增加企業利益和改善公共服務。當前，數字檔案館掌握著豐富的民生檔案和政府決策數據，這使它能為智慧城市的管理和服務提供強有力的支撐。智慧檔案館作為社會記憶財富的象征，是社會各類知識的集中體現，它在一個城市乃至國家向未來智慧發展演進中扮演著一個極為關鍵的角色。智慧檔案館一旦建成，智慧城市在此基礎上可以更好地融合物聯網、人工智能等新興技術，深度融合智慧政務、共享應用、智慧醫療等多層次寬領域的區域協同發展，突破行業間的壁壘，構建匯集政府、民生等多個領域的虛擬化大平臺。

2.2 智慧城市為智慧檔案館的建設提供了動力

智慧檔案館的核心使命是利用大數據、物聯網、RFID等先進技術，主動識別用戶需求，并通過智能收集和深入分析，構建綜合的知識體系，提供高質量的知識服務，以滿足人們的需求[6]。然而，要發展這些前沿技術，單憑檔案行業的力量是不夠的。在全國范圍內，能夠初步完成智慧檔案館建設規劃的城市主要集中在華東和華南地區，這些地區在智能化技術設備、新興技術人才、智能管理理念和管理手段等方面仍存在較大差距。因此，智慧檔案館的廣泛普及還面臨著長期的挑戰。在此背景下，智慧城市能夠為智慧檔案館提供所需的高端技術和強大支持。此外，智慧城市的先進理念和管理方法也為智慧檔案館的發展提供了寶貴的借鑒和學習機會，例如通過派遣人員到其他更成熟的機構進行學習和交流，培養高水平人才。

2.3 與智慧城市相比，智慧檔案館更具有專業性

智慧城市的構建重點在于促進各主體間的協作和保障，它服務于國家治理體系，促進跨部門的合作協同，旨在創建一個廣泛共享、多領域的虛擬平臺，以滿足智慧城市的多元化需求。相比之下，智慧檔案館的工作焦點更專注于如何“智慧化”地開發和利用檔案資源。首先，智慧檔案館努力實現對人類需求的主動感知，這是其“智慧”屬性的核心。通過使用先進的數據分析和人工智能技術，智慧檔案館能夠預測和響應個人和社會的信息需求，提供定制化的服務。其次，智慧檔案館還需要加強檔案信息資源建設，謹慎處理檔案的開放問題，確保信息的安全和準確性，保護個人隱私和知識產權。雖然智慧城市和智慧檔案館都依賴于高級的信息技術，如人工智能和物聯網，但智慧檔案館的建設目標更為專一，更加強調檔案管理的專業性。這不僅體現在技術應用的深度和精度上，還體現在對檔案工作流程、標準和實踐的深入理解和應用上。因此，盡管智慧檔案館是智慧城市體系的一個組成部分，但它在專業性和職能上具有獨特性。

3 面向智慧城市的智慧檔案館功能定位

3.1 泛在互聯功能

智慧檔案館的泛在互聯功能通過集成物聯網和RFID無線射頻技術，實現了檔案、用戶與查檔平臺之間的無縫對接，構建了一個高效、互動的信息服務網絡。這種技術應用使得政府、事業單位及民生相關的檔案信息能與智慧檔案館系統進行即時的數據連接和互動交流，使檔案館能夠實施精準監控，并從宏觀層面對潛在問題進行快速調整和優化。這不僅大幅提升了查檔等業務辦理的效率，還通過“檔館互聯”和“人檔互聯”實現用戶體驗的提升。此外，智慧檔案館與智慧城市的緊密結合也展現了其泛在互聯的另一重要層面。通過數據采集、數據挖掘和深入分析，智慧檔案館能夠及時地將關鍵檔案信息分享給智慧城市體系中的其他分支機構，實現信息資源的高效共享。同時，其他機構分享的數據也可被智慧檔案館用于進一步的分類、挖掘和分析，從而優化信息的應用和服務。與傳統的數字檔案館相比，智慧檔案館的泛在互聯功能使得館員和用戶之間的互動更加高效，與智慧城市的無縫融合也為其他分支機構的決策制定和行動實施提供了極大便利。

3.2 智慧環境體系功能

智慧檔案館的智慧環境體系功能是通過先進的技術和系統，創造一個高度互動、自適應且用戶友好的環境，從而實現檔案管理和服務的最優化。這一功能主要體現在幾個方面：首先，通過環境監控技術，如傳感器網絡和智能分析工具，智慧檔案館可以實時監控和調整館內的溫度、濕度、光照和其他關鍵因素，確保檔案的物理狀態得到最佳保護。其次，安全系統，包括生物識別和先進的監控設備，為檔案的安全提供了多層保障，有效減少意外或人為破壞的風險。同時，智慧環境體系還通過自助服務終端、在線查詢系統、虛擬參觀和增強現實技術，提供豐富而直觀的用戶體驗。這些技術一方面讓訪客能夠更方便快捷地獲取他們需要的檔案信息，另一方面還能通過虛擬展示和互動教育程序，更深入地了解檔案的背景和歷史價值。最后，通過數據分析和人工智能，智慧檔案館可以更精準地理解訪客的需求和偏好，實現個性化服務，并不斷優化館藏資源的管理和展示方式。

3.3 智慧服務功能

傳統檔案館和數字檔案館的工作模式往往停留在一種被動式的服務層面：用戶主動發起需求，通過檢索系統定位檔案實體。而智慧檔案館通過信任計算機技術的應用，實現了服務模式的根本性轉變，是技術和服務理念的革新。智慧檔案館通過數據分析技術，對用戶的查詢行為和偏好進行深入分析，預測用戶的潛在需求。基于這些洞見，智慧檔案館能夠實現主動服務，即通過多樣化的智慧服務手段，主動向用戶推送與其需求和興趣高度匹配的檔案信息。其次，智慧檔案館提供多樣化的交互方式，包括語音查詢、圖像搜索和在線咨詢等，這些交互方式不僅使服務更為便捷，也使得各類用戶，包括視障人士和老年人，都能輕松地獲取所需信息。同時，智慧檔案館還能夠通過構建線上線下融合的服務模式，實現實體檔案館與智慧檔案館的無縫對接。用戶可以通過線上平臺預約檔案材料、參與線上展覽和講座，也可以線下親臨檔案館進行實物檔案的查閱和研究。最后，智慧檔案館注重用戶體驗和反饋，通過收集用戶意見、定期進行滿意度調查和分析用戶行為數據，不斷優化服務流程和內容，確保服務質量持續提升。

4 智慧檔案館功能框架的構建

在分析歸納智慧檔案館功能的基礎上，本文提出以物聯網、區塊鏈、信息安全等高新技術為基礎，數據采集、處理、服務、交互為核心，國家頂層設計、政策法規、隱私保護、管理理念為保障，構建一體化的智慧檔案館功能框架，如圖1所示。

圖1 智慧檔案館功能框架

4.1 智慧檔案館功能實現的技術

隨著現代信息技術的迅猛發展，物聯網、大數據、人工智能、區塊鏈和信息安全技術已廣泛應用于多個領域。物聯網技術優化智慧檔案館中數據間以及人與數據的連接，使信息傳遞、識別和管理更為便捷；大數據技術助力檔案數據采集，并擴展至智慧城市其他分支的廣泛數據收集和分析；人工智能技術將檔案服務從被動轉為主動，實現了智慧檔案館的核心“智慧”；RFID技術促進智慧檔案館與檔案實體的緊密結合，推動檔案智能化管理的實現；信息安全技術對抵御智慧檔案館可能面臨的威脅至關重要，特別是在智慧城市背景下，數據安全引發了眾多學者的關注，如魯俊杰所指出，當社會各核心部門系統實現數據共享時，信息安全將成為政府和社會頭上懸著的堰塞湖[21]。最后，區塊鏈技術不僅能打破智慧城市業務間的壁壘、促進數據共享，還能有效應對數據管理和交互中的安全挑戰。

4.2 感知層－數據采集

傳統檔案館、數字檔案館和智慧檔案館都將數據采集作為基礎工作，但智慧檔案館具有獨特的全面感知功能。它的數據采集范圍更廣，包括各地區、各層級的國家機構、事業單位、高校和社會組織等產生的數據。按照其來源劃分，數據可分為內部數據和外部數據。內部數據一般包括部門工作中產生的業務數據，如政府各級各類職能部門的公務文書、政府決策、業務往來、職能履行方面的文本與數據內容；事業單位中的人事檔案，如個人身份、學歷、資歷等方面的證明材料，各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的歷史記錄；各級各類高校教職工數據、學生數據、招生數據、升學數據、教育經費等。普遍具有真實性和權威性，采集和處理相對簡潔。外部數據采集主要涉及智慧城市各分支部門的共享數據和互聯網信息。例如，通過分析網絡社交和媒體數據，網頁瀏覽量和公眾關注度等，政府可以以此預測輿論趨勢，做出相應調整，進行正確的輿論引導。也可以更好地了解公眾的困難與需求，及時做出工作調整。

在數據采集過程中，智慧檔案館要突出全面感知的特點，依托物聯網、區塊鏈、網絡爬蟲等高新互聯網技術，廣泛、全面采集檔案數據，同時也要盡可能確保檔案信息的真實性、時效性，為接下來的分析層打下堅實基礎。各級智慧檔案館應明確好自身定位，有計劃，有目的進行廣泛數據采集，為其他部門提供真實、全面、客觀的檔案數據，力求成為智慧城市結構中至關重要的“交通樞紐”。

無論是內部數據還是外部數據，在數據庫存儲中結構類型劃分也十分必要，具體可分為結構化、半結構化和非結構化數據。結構化數據具有權威性，處理較為簡單，主要包括政府公務文書、人事檔案等歸檔文件；半結構化數據更加靈活，包括HTML文檔、簡歷、email、日志等；非結構化數據較為分散，今后檢索較為復雜，主要包含公眾號、抖音、微博等app所產生的音像、視頻、圖像等。

4.3 分析層－數據處理

智慧檔案館在感知層采集的海量內外部數據后，將進入到分析層進行數據處理，通過數據篩選、數據存儲、數據挖掘、數據分析，進行合理歸檔，形成智慧檔案館館藏資源建設。相較于數字檔案館，智慧檔案館在館藏資源建設方面更加突出智慧化功能。

在數據篩選階段，智慧檔案館工作重心應多放在篩選外部數據上，外部數據的采集種類更加繁雜且數量龐大，其真實性和一致性有待考證。其次，用戶在智慧檔案館中辦理業務所生成的數據，也可以進行數據篩選，并適當做出工作調整，以滿足用戶需求，形成良性循環。在數據存儲階段，一方面要做到檔案庫房安全，安裝智能化硬件設備，可以實時控制電子檔案和紙質檔案庫房的濕度、溫度以及空氣質量，另一方面運用RFID頻射識別技術將檔案做好標簽，實現檔案實體和數字檔案虛擬化，使用戶進行檔案查找和定位時更加準確和便捷。在保障檔案實體安全的同時，可以為接下來的檔案挖掘與分析階段打下基礎，進而提升高質量的知識服務水平。

在數據挖掘與分析階段，檔案資料的整合與利用是其實現的基礎，其水平的提升依托于檔案信息的數據存儲功能。數據挖掘與數據分析可以將多種分類的檔案信息進行統計整合，是下一階段主動為用戶提供服務功能實現的前提。現階段由于信息技術的快速發展，數字檔案館難以處理海量的檔案信息，大量檔案以文檔、音頻、圖像等形式存儲在數字檔案館庫房中，難以對其進行有效的挖掘與分析，經過長時間的堆積，前期的投入不能換來有效的成果輸出，逐步成為“檔案垃圾”。智慧檔案館能夠依托智慧城市下的大數據、人工智能等高新技術，構建數據挖掘模型，將海量數據進行整合分類，構建系統性、廣泛性、統一性的檔案數據關系，努力打造專業化、規范化的檔案信息服務。

此外，服務層主動為用戶提供服務后所留下的數據痕跡可以進行數據再加工，形成獨特的以用戶為基礎的反饋機制，這是數字檔案館與傳統檔案館所不具備的。智慧檔案館是以用戶為核心，努力為用戶打造優質服務的檔案機構，其完善的用戶反饋機制十分必要，用戶在辦理業務時留下的數據痕跡通過數據分析可以了解用戶的檔案需求，在檔案信息資源建設的過程中可以對此進行適當參考，主動分析用戶偏好并做好總結，深度挖掘用戶潛在需求，進而對自身的核心資源建設和數據服務形式進行積極優化。此外，完善的反饋機制也可以為用戶提供見地獨特、別出心裁的優質檔案服務，體現智慧服務的功能屬性。

4.4 服務層－用戶服務

服務層是智慧檔案館實現“智慧”之所在，是智慧檔案館功能框架的核心層級。與傳統數字檔案館相比，智慧檔案館服務形式發生了根本改變：由傳統的用戶去查證平臺獲取檔案的被動服務轉變為依賴計算機對于用戶查證行為的分析功能挖掘用戶潛在的檔案需求，進而為用戶提供精準的主動服務。在人工智能、大數據等技術的保障下，服務層通過數據加工從服務形式、服務手段、服務內容提供以用戶需求為核心的檔案智慧服務功能，為用戶提供全方位、寬領域、多層次的人性化服務，從根本上解決結構單一、查檔繁瑣、信息缺失等問題，增強用戶的服務體驗。

智慧檔案館的服務形式更加多樣化，由最初的用戶→檢索系統→檔案實體的單一服務形式轉變為“檔檔相聯、人檔相聯、人人相聯”的智慧服務形式[22]，打通用戶與檢索的單向壁壘。智慧檔案館通過分析層的數據處理，以用戶需求為核心，適時為用戶提供經過分類整理的多模塊專題檔案等信息資源讓用戶按需擇優挑選。相反，用戶在辦理查檔業務時可登錄個人賬戶，在辦理業務時可將所需檔案進行個性化標注并保留歷史記錄，以便下次查檔利用更加便捷。

在服務手段方面主要表現為以智慧檔案館提供主動服務與智慧城市背景下高新技術的結合。與數字檔案館僅做到到館查檔等單一手段不同，智慧檔案館服務的手段更多體現在具體的應用場景中，一些典型場景如下：（1）智慧識別。無論是智慧檔案館實體還是利用物聯網虛擬傳感技術，都能夠通過人臉識別等多重方式完成身份驗證，同時連接檔案館庫門禁系統、查檔系統等，使用戶能夠便捷、無障礙地完成業務操作，提升業務能力辦事效率，增強用戶實際體驗。（2）智慧導航。利用AR技術與GPS精準定位系統，用戶可通過app對應自身在館內具體位置。同時app將實時推送區域內設施簡介、導航等信息，方便用戶進行實時參考和咨詢。（3）智慧推送。通過分析層數據再加工，利用人工智能算法對用戶的資料、查檔數據、行為數據等進行數據建模，為用戶提供適當、精準、智能的推送服務。（4）智慧庫管。利用實體機器人管理檔案信息資源，包括檔案庫房管控、導航和咨詢服務等。通過計算機編程模擬人工操作，將一些較簡單與常規化的工作轉為機械化，有效簡化檔案工作人員日常大量枯燥的工作，從而有更多時間去做一些操作性強的工作。

在服務內容方面，智慧檔案館由傳統的檔案實體服務與檔案信息服務逐步向檔案知識服務轉變，隨著大數據、人工智能等信息技術發展，智慧檔案館在功能上發生轉變，以“知識流”為基礎，注重知識挖掘與知識創新，以用戶知識需求為核心提供知識服務。

5 智慧檔案館功能實現的保障

5.1 加強頂層設計，避免信息孤島

智慧檔案館建設是一個龐大且系統的工程，需要國家層面出臺相應的政策，統籌考慮智慧檔案館的整體發展方向以及各區域間的發展差異，為發展較緩慢的地區制定相應政策支持，規范標準、確定格局，使之成為各地建設智慧檔案館的基本遵循。頂層設計如果欠缺，各地的試點工作將變得更難開展，地區之間數據標準“五花八門”，難以做到信息協同，如“閉門造車”，不僅會造成信息孤島的出現，更難以符合智慧城市的發展要求。因此，國家層面應盡早做好智慧檔案館的頂層設計，制定相關標準規范，同時也要將智慧城市發展的方向脈絡考慮在內，制定各個時期嚴謹的發展規劃，確保可持續發展。

在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中并沒有明確列出智慧檔案館在“十四五”期間具體的建設目標和主要任務，但在數字檔案館（室）建設中明確指出：加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級[23]。在省級檔案事業發展“十四五”規劃中，浙江、上海等省份已經明確出臺智慧檔案館（室）相關的建設目標和具體措施。如《浙江省檔案館“十四五”發展規劃綱要》多次強調智慧檔案館建設，具體內容包括“探索智慧庫房建設”“智慧安全管理系統建設”等[24]；《海南省檔案事業發展“十四五”規劃》明確提出，“力爭從數字檔案館建設轉型升級為智慧檔案館，為加快海南自由貿易港建設貢獻檔案智慧和力量”[25]。

5.2 貫徹以人為本的發展理念

無論是智慧檔案館還是智慧城市，以人為本、市民參與、協同共享是二者建設過程中共同的發展理念。要從公眾需求角度出發，以滿足用戶需求為根本目的，形成完善的檔案服務體系，加強用戶之間的參與度。在實踐中用戶可以隨時通過網絡進行檔案獲取，同時通過感知技術將用戶的偏好進行分析，以提供個性、智慧、互動的檔案優質服務。

現在有部分學者對于智慧檔案館建設的關注點集中在管理方式、新興技術手段、人才培養等檔案部門的建設上，忽視了以人為本發展觀念的地位。在智慧城市的建設背景下，智慧檔案館的建設離不開信息技術的做大做強。但是，如果服務的對象不是公眾，那再強大的信息技術只會造成資源的浪費，工作的重心逐漸也會產生偏差，左支右絀，買櫝還珠。以人為本、為人服務思想的統一對于智慧檔案館建設至關重要，也是一切信息技術投入使用的前提。

5.3 加強防范措施，重視網絡安全

智慧檔案館在建設獨立檔案數據庫以及提供用戶服務的過程中，都需要與互聯網進行交互，信息和數據可能受到黑客和病毒的入侵，檔案館數據資源與用戶隱私方面將受到極大威脅。首先，在數據保護方面應制定詳細的數據保護政策，包括對用戶個人信息和機構機密信息的保護。采用加密技術、訪問控制和備份等方式確保數據的安全性和完整性。當前，“零信任”技術因其不依賴特定信任、強調風險評估和持續驗證而受到國內外認可[26]。它提出傳統的固定信任邊界已不再安全，個人的網絡位置不應是信任的唯一標準[27]。“零信任”視信任為潛在漏洞，要求持續驗證，永不盲信。智慧檔案館可以利用零信任客戶端確保信息管理系統的安全性，通過身份認證、用戶畫像分析和安全驗證，使訪問的資源可靠，大幅降低安全風險；其次，智慧檔案館所涉及的硬件、軟件和網絡系統應進行全面評估和風險分析，并采取相應措施，如加強系統身份驗證、網絡監控和入侵檢測等；應急響應方面，各地智慧檔案館應建立完善的安全應急預案，及時應對各種安全問題和緊急情況，保證智慧檔案館的穩定運行和用戶數據的安全；最后，智慧檔案館應加強與外部專業機構或安全廠商合作，分享安全經驗和資源，共同提升智慧檔案館的網絡安全水平。