實訓設備的電子檔案建立與信息化管理分析

劉 暢

（寧夏職業技術學院，寧夏回族自治區 銀川 750021）

1 實訓設備信息化管理的意義

實訓設備是高校順利開展人才培養、科技攻關以及社會服務等各項工作必不可少的物質保障和基礎。在寧夏職業技術學院“雙高?！苯ㄔO的過程中，對實訓設備的精細化、科學化、規范化、高效化管理提出了更高的要求。高校在優化設備資源配置、提高人才培養質量等方面面臨許多新的挑戰，之前的傳統管理方式無法滿足高校發展和建設的新要求，因此設備信息化管理也被賦予了重要意義。

寧夏職業技術學院紡織與服裝技術系擁有大量設備，設備數量大、種類多，采用傳統方式管理起來效率不高，無法滿足優化設備資源配置、實現精細化管理的要求。自寧夏職業技術學院“雙高?！苯ㄔO以來，紡織與服裝技術系一直在積極探索將數字信息化技術引入實訓設備管理的具體方法和路徑，使得實訓設備的管理更加精細化、科學化、規范化和高效化。

2 紡織與服裝技術系實訓設備管理的難點

（1）設備數量大、品種多。寧夏職業技術學院紡織與服裝技術系擁有大量紡織類、服裝類以及人物形象設計類設備，設備總數量數百件，數量大、品種多。不論設備大小，價值高低，所有設備都用于教學或者科研，每臺設備都是學校的固定資產，都需要妥善保管。

（2）設備紙質檔案繁瑣。紡織與服裝技術系的大量實訓設備中，每臺設備都有相對應的豐富的紙質檔案，比如設備介紹、操作說明以及實訓手冊等。但這些紙質檔案數量龐大，保存、管理和查找需要花費較多時間和精力，日常工作繁雜，效率較低。

（3）設備盤點、使用和維修過程中，傳統管理方式效率較低。在實訓設備的盤點、使用、維護保養和維修的過程中，通常采用傳統的人工登記方法，耗時耗力，效率較低，而且經常出現漏記以及記錄延誤的情況發生，難以實現設備在使用過程中的精細化和規范化管理，容易因為人為因素導致設備使用、維護保養以及維修信息記錄不到位，不能真實反映設備使用的準確信息。

為了解決紡織與服裝技術系實訓設備紙質資料保管費事、分類不夠清晰、查找困難、設備使用過程中人工登記的方法耗時耗力效率較低的問題，紡織與服裝技術系長期以來一直在探索實訓設備的信息化管理方式，為實訓設備建立電子檔案并且在設備盤點、使用、維護保養以及維修的過程中采用數字化管理模式。

3 實訓設備信息化管理的實施目標

（1）優化管理模式，為實訓設備建立電子檔案。通過二維碼（如圖1）的形式為紡織公共實訓中心設備建立電子檔案，二維碼就像設備的電子身份證，包含了設備基礎信息、主要參數、操作手冊、技術資料、主要操作視頻、設備負責人等內容（如圖2）。需要了解設備信息時，不用再查找紙質檔案，通過手機微信掃碼即可查看各設備的重要信息和維護保養等相關數據，極大提高了工作效率。

圖1 設備二維碼實例

圖2 設備二維碼展示效果

（2）完善設備電子檔案內容，豐富設備培訓資源。在設備二維碼的基礎上，逐步完善設備電子檔案內容，不斷豐富與設備配套的培訓資源。比如在后續的實訓設備數字化管理建設中，可以在已經建立好的二維碼基礎上，加入設備的相關實訓操作手冊等內容，給學生提供豐富的優質數字教育和培訓資源，推動設備信息以及操作方法等資源開放共享，同時方便學生隨時學習設備的相關知識。

（3）設備狀態、維護保養、維修的精細化和科學化管理。通過實訓設備資料的二維碼數字化管理模式，在使用過程中可以通過掃描二維碼隨時記錄實訓設備的使用狀態，比如設備是正常使用還是待修理等。還可以通過數字化管理及時進行設備點檢、維護保養，以及了解故障隱患等。日常檢查時，檢查人員只需使用微信掃一掃，就可以快速記錄設備狀態、檢修設備以及了解設備存在的隱患和處理情況?！芭恼?、錄像”功能還能彌補紙質版記錄不能清晰反映檢查、維修的情況。拍攝的照片會自動帶上水印，無法被手動修改，杜絕為了應付檢查突擊式補記錄的情況。

（4）精準記錄設備使用信息，數據可視化呈現。在設備的完整使用周期內，每次設備的使用、日常點檢、維護保養和維修時，通過掃描二維碼，可以詳細精準記錄設備每次的使用、維護保養以及維修數據，數據可以在設備二維碼信息后臺看到。通過數字化管理方式，免去了之前傳統管理方式中需要對設備各項管理數據進行大量匯總和計算，數字化管理模式可以準確、可靠、方便地記錄每臺設備的數據，并保證數據的真實性和規范性，同時在后臺記錄以及可視化呈現，可通過Excel 表格將所有設備的數據導出，進行進一步分析。

（5）方便設備數據分析，為資源配置和績效評價提供依據。通過實訓設備的二維碼后臺，詳細記錄下每臺設備在全生命周期內的使用、日常點檢、維護保養和維修等數據。通過數字化記錄的數據對所有實訓設備進行全面分析，將實訓設備的數據與學校的人事管理、教學質量管理、學科建設以及“雙高校”建設等重點工作相結合，全面掌握實訓設備的管理與使用現狀，科學評價實訓設備的使用績效，更好地發揮設備的作用。

另外通過后臺數據記錄，對數據分析后，全面了解設備的數量規模、類型分布、管理使用、運行維護等方面的整體情況，為建立完整的設備使用管理綜合考評體系、改進設備管理機制提供支持，也為設備的對外開放共享、社會服務以及資源合理配置提供可靠的數據支撐。

4 實訓設備信息化管理的具體做法

使用二維碼的方式實現實訓設備的電子檔案建立和數字化管理。為紡織公共實訓中心的重要設備建立二維碼，通過手機掃碼即可看到設備的電子檔案信息以及使用記錄、維護保養記錄和維修記錄等（如圖3）。比如附件中是紡織公共實訓中心全自動織襪機的二維碼，通過掃描二維碼，可以看到設備的照片、基本介紹、主要參數、操作步驟以及操作視頻等。

圖3 二維碼填寫設備的維護保養和維修記錄

另外可以通過掃描二維碼的方式對這臺設備進行數字化管理，每次使用全自動織襪機前，掃描二維碼了解目前織襪機的狀態，填寫使用記錄。在維護保養和維修時，通過掃描二維碼填寫相關記錄，形成設備的動態檔案。

5 實訓設備信息化管理的成效亮點

（1）二維碼制作方便，信息豐富，有較強的推廣性。利用二維碼的形式制作實訓設備電子檔案并進行數字化管理。依托二維碼生成平臺制作二維碼，方法簡單易學，制作效率高，適合大規模的設備電子檔案建立，成本低廉，具有較強的推廣性，可以逐步推廣到學校其他教學部門的設備數字化管理中。也可以推廣到其他領域的管理過程中，比如耗材管理、教學資源數字化管理等。所制作的設備二維碼內容豐富，圖、文、音視頻、操作文檔、動態表格等多種多媒體形式可以同時在二維碼中體現，同時可供學生下載學習，豐富的內容組合生動地展示了設備的相關資料，相比傳統的紙質資料，多媒體形式的設備信息更便于學生學習設備相關知識。

（2）學生參與制作過程，拍攝設備操作視頻，學以致用。在設備的電子檔案制作過程中，學生參與了大量工作，比如設備的信息收集，設備操作說明和維護保養方法的撰寫以及操作視頻的錄制等。在整個過程中，學生將課上所學的實訓設備理論知識用于實踐過程中，學以致用，提高了設備的操作能力。設備電子檔案的建立不僅極大提升了設備的管理效率，同時讓學生有了應用知識的機會，將所學知識用于實踐中。

（3）數字化實現實訓設備的精細化、科學化和規范化管理。通過二維碼的形式，實現對設備的數字化管理。在設備日常使用、維護保養和維修的過程中，隨時通過掃碼記錄，不再使用手寫的紙質記錄，數據更加準確可靠。通過掃碼將設備管理的各個過程記錄下來，逐漸形成設備的動態運維檔案。這些數據記錄安全、穩定地存在二維碼平臺，可以隨時查看，并可視化呈現，還能以各種形式導出，方便后續數據處理。全面掌握實訓設備的管理與使用現狀，科學評價實訓設備的使用績效，更好地發揮設備的作用。

（4）二維碼使用方便，形成閉環式管理。在設備的使用過程中，只需要掃描二維碼，即可以完成各項表格的填寫。設備管理人員和使用人員在使用、維護保養以及維修的過程中，現場掃碼，以圖片、音視頻等形式上報設備使用情況，系統將向指定責任人發送通知。在維護保養和點檢的過程中，如果發現設備有問題，巡檢人員可以手動選擇維修人員進行通知。維修人員維修后，能在異常記錄下添加維修說明，形成閉環。設備的巡檢、維修、驗收過程中，需要涉及到一線人員、維修員和管理員等多人。數字化管理可以形成閉環功能，設備負責人員巡檢后填寫巡檢表單，添加后續處理情況并@其他人一起來完成巡檢任務，閉環式推進設備正常運轉。在設備的使用和管理過程中通過二維碼數字化的方式，極大提升設備管理效率，方便操作，相比紙質記錄，省時省力，有效減少漏記情況發生。

（5）二維碼內容可隨時更新，方便后續改進和補充。在設備二維碼制作過程中可以多人協作，在線上平臺完成，團結合作、集思廣益、不斷改進。二維碼的內容保存在線上平臺，可以隨時更新內容，每次掃描二維碼之后，所顯示的都是最新內容。二維碼內容更新方便，為后續的改進和補充提供了極大便利。后續可以逐步完善設備的電子檔案以及數字化管理工作，比如給重要設備加入實訓指導手冊等，不斷豐富設備信息等，通過二維碼的方式可以隨時更新電子檔案內容。