管控采購成本，讓大數據實現價值變現

文/高楊

企業降本增效是當下比較熱門的話題之一。當企業處在經濟下行時期，除去直接裁員之外，企業還可以在許多地方下功夫，例如降低人力成本、營銷成本、運營成本等等。從企業層面來看，成本控制情況會影響企業的經濟效益及生存與發展，也是決定企業市場競爭力的一個重要指標。從員工角度來看，成本過高會影響企業利益，成本過低會影響員工的工作積極性。所以，成本控制需要極強的科學性。為了更好地對成本進行管理，一些企業借助大數據的力量，通過成本的量化管理，整體提升企業成本管理的精益化水平。采購是企業重要的供應鏈端口之一，更加智能化和數字化的采購管理能夠幫助企業升級采購方式，進而改善企業與供應商關系，提高敏捷性，對企業提高核心競爭力意義重大。

采購：降本增效的第一道關卡

大數據是指數據量巨大、類型多樣、速度快、價值密度低的數據集合。這些數據來自各種不同的渠道，包括企業內部的數據和外部的數據，如社交網絡、電子商務、物聯網等。大數據的主要特點包括數據量巨大、數據類型多樣、數據速度快、價值密度低等等。企業成本管理是指通過各種手段和方法，控制和降低企業的成本，提高企業的利潤率和盈利能力。隨著經濟的不斷轉型升級，傳統的成本居高不下，極大地制約了企業效率的提升，因此，越來越多的企業開始利用大數據手段降低成本。大數據在企業成本管理中的應用主要包括以下幾個方面：采購管理成本、生產管理成本、能源管理成本、物流管理成本、人力資源管理成本。其中，采購成本成為降本增效的第一道關卡。

企業采購的流程可以簡單概括為需求確認、供應商篩選、執行與追蹤以及交付驗收四個環節。通常而言，主營物資是企業成本的重要來源，一旦管理不當，不僅無法幫助企業合理降低采購成本，更容易造成庫存積壓或物資短缺，對于供應鏈風險的把控能力將直接影響企業的日常經營活動。而非主營物資方面，采購的品類繁多、涉及需求部門不一，企業需要對接多個供應商進行詢價比價，工作流程煩瑣且容易出錯，雖然整體金額不及主營物資，但對采購人員仍然有較高的能力要求。此外，近年來服務型采購的增加也讓傳統的采購工作面臨挑戰，如網紅達人等服務型采購更直接關系到企業的經營效益，建立數字化采購進行全流程管控的價值進一步凸顯。

大數據：有效降低采購成本

隨著企業對采購精細化管理的要求越來越高，數字化采購開始由ERP（企業資源計劃）時代邁向SRM（供應商關系管理）時代。狹義的數字化采購即SRM 軟件，覆蓋從采購尋源到交付結算、供應商評估的整個生命周期，能夠對主營物資、非主營物資進行不同維度的管理。企業采購流程復雜、品類繁多，供應鏈流轉效率低、成本居高不下，制約企業發展。科學運用數字化采購的手段，可以幫助企業低成本、高效率地構建緊密的采購與供應關系，提高庫存周轉率，加快供應鏈響應速度，減少資金占用。

C 公司是一家全球制造業公司，為降本增效，C 公司引入大數據系統，采集了2020—2023 年的采購數據。通過對成本的確認、計量，最終計算產品成本，同時將成本計算深入到執行層次，對企業所有作業活動進行追蹤及動態反映，進行成本鏈分析，為企業決策提供準確信息，指導企業有效地執行必要的流程，消除和精簡不能創造價值的流程，從而達到降低成本、提高效率的目的。以下是大數據在該公司采購管理中的應用。

●供應商評估和選擇

數據應用：C 公司收集了供應商的歷史交易數據、供貨穩定性數據、質量指標和交貨準時率等數據。建立大數據平臺，對供應商的產品價格進行實時更新。當供應商對相關產品的價格進行調整時，企業可以通過大數據平臺第一時間知曉供應商價格的變動。最大限度地保證信息對稱，根據自己的需求選擇最匹配的供應商，降低相應的交易成本和信息成本。通過分析數據，公司發現與供應商A 合作的產品平均質量指標高于其他供應商，但交貨準時率較低。C 公司決定與供應商A 保持合作，同時與其他供應商建立備選關系，以確保產品質量和交貨穩定性。

●采購需求預測

公司采集了歷史銷售數據、市場趨勢數據和產品庫存數據。利用大數據分析公司歷史數據，對每種商品的歷史采購數量、采購價格、采購質量、到貨速度等進行分析，選擇性價比最高的采購公司、采購渠道進行采購；再利用大數據將銷售數量、銷售速度、購買人群、暢銷滯銷時間等生成報表，進行細化分析，最終選擇采購數量和采購時間，降低采購成本。基于對歷史數據的分析，可以預測商品未來的銷售情況以及消費者未來的需求。根據預測情況制定動態的采購計劃，確定當前應該采購的商品種類。

通過對歷史數據的分析，C 公司發現某產品的銷售與季節和市場活動相關，并且具有一定的周期性。公司利用預測模型結合市場數據和歷史銷售數據，精確預測該產品的需求，以便及時調整采購計劃，避免庫存積壓或供應不足。

●采購成本優化

C 公司收集了供應商報價、原材料價格、運輸成本和交易條款等數據。利用網上采購平臺系統統計，通過詢價采購、競價采購、招標采購等等環節，引入供應商充分競爭，降低采購價格。數據分析：通過分析數據，公司發現某個供應商的報價較高，但其運輸成本較低，而另一個供應商的情況則相反。C 公司在選擇供應商時綜合考慮報價和運輸成本，并與供應商協商交易條款，以優化采購成本，并確保物資的及時供應。

●建立績效考核

對采購人員的績效考核一直是考核難點，采購成本通常可細分為原材料成本、運輸成本、廢棄成本、期限成本、倉儲成本等。把這些指標一一量化，并與前一周期的相同指標進行對比所得到的綜合評價，就是對采購人員績效考核的基本流程。采用大數據技術便可對企業的采購總成本和各分項成本進行實時監督，實現數據對比，將成本的變化作為績效考核指標。根據績效評估結果對采購人員實施獎懲措施，激勵采購人員不斷提升業務能力、加強對采購成本的控制。

●提升采購人員能力

隨著大數據在采購全流程的廣泛應用，企業對采購從業人員的能力需求也發生了變化。傳統的基礎性、重復性的人工操作逐漸被自動化取代，而對從業人員的數據分析能力、算法應用能力和大數據管理能力的需求逐漸增加。當然，大數據并不是要取代人工采購，而是為其在選擇供應商、價格談判等過程中，提供更好的決策支持。采購從業人員可以利用大數據進行分析和預測，做出更加理性的決策，降低采購風險，提升自身價值。可以說，大數據技術給采購從業者既帶來了挑戰，也帶來了機遇。

除了以上應用外，企業在引用大數據技術的同時，還要關注以下三點。第一，企業采購指標不是獨立存在的，而需要依靠大數據技術進行體系化的建設，才能避免盲點，實現收益最大化。第二，當企業規模增長，業務線繁重的時候，需要進行預算管控，以實現業務的自助式治理，從而實現持續控本目標，這樣做，大數據團隊可以釋放更多精力進行一些技術相關的成本優化探索。第三，大數據團隊一個重要的使命是通過技術手段和健康的運營，實現減少業務損失、優化和控制成本的目標，而不是通過迫使采購部門減少流程等粗放的手段達到降低成本的目的，成本的限制僅僅是兜底的措施。最后，大數據場景具有多樣性，且具有個性化特征，成本優化需要持續精進并不斷地探索。