關于提高事業單位文書檔案管理效率的路徑分析

摘 要：隨著社會的發展和進步，事業單位文書檔案數量日益增多。事業單位文書檔案管理效率問題日益凸顯，引起了社會的廣泛關注，提升文書檔案管理效率，成為事業單位價值提升的迫切需求。提高事業單位文書檔案管理效率需要結合當下實際需求，從方方面面改進，并及時調整管理策略，以達到優化文書檔案管理質量、實現管理成果持續擴大的目標。文章細致剖析事業單位文書檔案管理面臨的形勢，綜合分析事業單位文書檔案管理效率不盡如人意的情況，并提出相應的解決措施，以期為事業單位的文書檔案管理提供一些參考。

關鍵詞：事業單位；文書檔案；管理效率

事業單位的發展離不開文書檔案管理的支持和幫助。目前，部分事業單位的文書檔案管理存在一些問題，影響了事業單位的管理效率和服務質量，制約著事業單位的發展。因此，本研究針對事業單位的文書檔案管理現狀以及存在的問題，提出了文書檔案管理的一些措施，希望能夠提高事業單位文書檔案管理效率，為事業單位的蓬勃發展奠定良好的基礎。

一、事業單位文書檔案

事業單位文書檔案是指事業單位中各類文件和資料以及與文件、資料有關的信息和數據記錄，包括會議紀要、公函、合同、報告、調研報告、決策文件、規章制度和人事材料等。文書檔案記錄了事業單位發展歷程、人員工作過程、決策依據和人員評定等重要信息，是事業單位管理、決策和發展的有效支撐。文書檔案有其獨特的存放要求和管理方法，需按規范要求管理文書檔案，以支撐后續的工作和檢查。

二、事業單位文書檔案管理的重要作用

事業單位文書檔案管理是指對公共機構收集、歸檔、保存和借閱各類文件資料等全過程的管理工作。

首先，妥善管理事業單位的文書檔案可以保障單位合規性。事業單位的文書檔案直接涉及公務運轉的合法性，因此，良好的文書檔案管理是保障單位公務合規性的前提。通過文書檔案管理，事業單位可以充分記錄歷史事件、決策原因和事實陳述等信息，使文書檔案符合法定時限、轄區檔案管理規定和信息保密制度的要求，確保了文書檔案的完整性和真實性。基于此，事業單位人員能夠依法依規辦事，進而更好地履行各項職責，執行各項決策。

其次，事業單位的文書檔案管理機制可以提高單位運作效率，全面推動事業單位各項工作。事業單位人員可以通過文書檔案快速獲取相關歷史資料、重要信息和決策依據，為方便開展科學管理、資源整合和績效考核等各項工作提供支持。

最后，事業單位的文書檔案管理可以促進單位文化的傳承。不同事業單位具有不同的辦事理念、辦事方式和服務特色，這些是單位文化的重要組成部分。事業單位的文書檔案保留著本單位長期積累的經驗，體現著優秀人員的工作作風以及單位的品牌價值。通過全面有效的文書檔案管理，能夠將事業單位的發展方向、變遷和創新成果展現給大眾，凸顯單位的文化歷史，助力基層和社會發展。

總之，存放、整理、保管和檢索文書檔案是事業單位的重要工作之一，建立健全事業單位文書檔案管理體系，能夠完善組織結構，有效推動公共管理領域的發展。

三、提高事業單位文書檔案管理效率的制約因素

部分事業單位將文書檔案工作視為一項邊緣化工作，認為這項工作對事業單位的經營管理與發展影響不大，沒有足夠重視文書檔案管理工作。部分事業單位缺乏創新觀念，沒有樹立文書檔案規范化管理意識，信息化建設水平不高，這使得文書檔案資源的利用率不高，無法充分發揮出其作用與價值。從目前情況來看，部分事業單位對于文書檔案管理重視度與關注度較低，尚未形成相應的管理機制和科學的管理辦法，極大影響了事業單位文書檔案管理效率。

1.文書檔案管理不標準

（1）文書檔案分類混亂。事業單位組織結構和職能劃分與行業標準存在差異，導致各種文件出現管理不規范的情況，這些情況包括文件歸屬不明確、歸檔方法缺乏統一規定以及檔案保管不規范等，難以形成有效的檔案信息資源。

（2）檔案管理制度不健全。部分事業單位管理人員缺乏檔案管理經驗，如不善于保管和存儲文書檔案、檔案處理方法不規范，致使文書檔案管理工作存在缺陷。同時，部分事業單位檔案管理制度沒有得到領導和有關人員的重視，文書檔案管理流程和檔案使用流程不規范。

（3）缺少技術支持。事業單位存在檔案管理專業人員流動性大、科技設備設施落后等問題，很難保證文書檔案管理現代化技術的應用，設備設施缺乏有針對性地維護和更新。

2.文書檔案管理與實際需求脫節

事業單位文書檔案管理與實際需求脫節，文書檔案管理不能夠滿足機構工作的需求，在一定程度上影響了文書檔案管理效果。主要表現在以下幾個方面：

一是文書檔案獲取困難。事業單位需要從已有的檔案中搜索或提取相關信息，尤其是歷史資料，在沒有完善的檔案管理方法和檔案管理系統支持的情況下，會出現文書檔案分類混亂、檔案保管不規范等現象，導致文書檔案獲取困難。

二是存檔檔案時效性不強。文書檔案的管理是建立在紙質檔案長期存儲的基礎上，而部分事業單位保存文書檔案時，存在檔案保管不規范的問題，沒有采取合適的溫度調節與環境保護措施，致使檔案在保存過程中出現損壞、無法恢復的狀況。

三是文書檔案篩選不當。部分事業單位的檔案內容種類多樣，數據量較大。一些較為常見的文件容易被整理和篩選，某些特殊類型的文書檔案可能被忽略。這些文書檔案中可能包含著機構的核心數據、策略和決策依據等信息，如果不妥善保存和保護，影響事業單位的發展。

四是技術不足和人力資源短缺。缺乏專業、專門從事檔案管理工作的人才，導致文書檔案管理流程不夠順暢，難以為單位提供實際的技術和人才支持。

3.事業單位文書檔案管理技術落后

部分事業單位文書檔案管理的技術手段較為落后，難以大幅度提高文書檔案管理效率。

首先，數字技術應用不足。事業單位在檔案管理數字技術的應用方面受到了許多限制，如缺乏專業保障、過于追求安全性、不夠重視數字化管理和備份等。

其次，數據處理手段陳舊。部分事業單位的檔案管理系統落后，如存檔載體采用紙質形式，紙質檔案維護復雜。在數據處理方面，事業單位仍然采用紙質文書收集數據，沒有相應的數字化流程，導致數據處理存在冗余、錯誤和延遲的問題。并且，事業單位檔案存儲空間有限，檔案庫無法容納日益增長的文書檔案。事業單位人員缺乏合理的存放和整理方法，導致存儲空間混亂，大大加劇了文書檔案丟失或被損壞的風險。同時，缺乏高效的文檔管理系統或數據庫，或者現有系統已經過時，無法滿足快速檢索檔案、共享與備份檔案的需求，數據處理變得低效。陳舊的數據處理手段容易受到信息安全威脅，如過時的系統存在漏洞，無法有效保護檔案信息，加劇了數據被泄露的風險。此外，陳舊的數據處理手段需要人工手動操作，容易出現操作失誤，存在處理速度慢，效率低下的情況。

再次，檔案系統不完善。（1）檢索功能。部分事業單位的文書檔案管理系統采用簡單的關鍵詞搜索功能，搜索算法不夠智能，可能導致檢索結果與實際需求不匹配。管理系統沒有明確的分類和標識規則，導致文書檔案在錄入系統時沒有被充分描述和注釋，不利于快速定位和檢索所需文件，也無法準確識別文書內容和屬性。（2）篩選功能。文書檔案管理系統只提供了有限的篩選條件，無法滿足復雜的篩選需求。例如，缺少按照時間范圍、作者、部門和文件類型等多個維度篩選的功能。并且，文書檔案管理系統采用簡單的篩選算法，無法根據復雜的篩選需求自動識別和匹配文書檔案。此外，文書檔案管理系統沒有綜合排序功能，導致無法按照多個維度排序，從而使有關人員無法篩選出符合要求的文書檔案。（3）組織查詢功能。文書檔案管理系統沒有統一的組織結構，導致文書檔案的組織方式不明確或混亂。文書檔案管理系統缺乏多樣化的檢索和過濾工具，無法根據特定的需求高效查詢。并且，文書檔案管理系統沒有提供排序和分組的功能，導致查詢結果無法按照特定的順序或邏輯組織和展示。文書檔案管理系統的查詢功能界面設計不友好，難以直觀顯示查詢結果和文書檔案的組織結構。同時，在文書檔案中，存在一些相關的文書關聯信息，如文件附件、歸檔位置和審批流程等。目前，文書檔案管理系統未能完整記錄和展示這些關聯信息，有關人員在查詢時無法獲取全面的信息。此外，文書檔案管理系統沒有提供統計和生成報表的功能，難以提供定制化的數據統計和分析功能。（4）橫向比較功能。文書檔案管理系統沒有提供靈活的比較選項功能，難以根據需求比較屬性、字段或內容。當檔案管理人員橫向比較文書檔案時，系統沒有提供清晰的比較結果展示方式，導致其難以理解和分析比較結果。并且，文書檔案管理系統的比較功能只能對比某些字段或特定內容，無法實現全面的文書檔案比較。比較功能的操作流程復雜，不方便管理人員的使用。

最后，人員素質不高。部分檔案管理人員的專業素養較低，無法運用大數據和云計算技術綜合開發和利用檔案信息資源，無法有效服務事業單位檔案工作，包括軟件的操作和使用、信息安全風險的預防以及設備的維護等，在一定程度上影響了文書檔案管理的效果和效率。

四、事業單位文書檔案管理效率提高的路徑

1.構建文書檔案管理體系

建立健全文書檔案管理體系是解決檔案管理效率低下的重要措施之一。

首先，制定明確、細致的文書檔案管理規章制度，圍繞文件編制、審批、歸檔、借閱和銷毀等環節，規范員工的操作，完善文書檔案的管理流程。

其次，完善文書檔案管理工作的監督檢查機制，定期組織專項檢查，發現問題及時整改，確保文書檔案管理工作全面規范。通過宣傳教育和培訓，增強相關人員的標準意識，強化文件管理規范，確保文書檔案管理水平得到提高。同時，使用科技手段，創新文書檔案管理方式和方法，大力倡導數字化管理，實現電子化存儲、檢索和共享，提高文書檔案管理效率和準確性。加強對文書檔案質量的把關，嚴格控制產生檔案的數量和質量，保證文書檔案具有規范性和可查性。要為不同重要程度的文件檔案制定不同的分級管理標準，明確各級檔案的處理時間和方法，以提高文書檔案管理效率。

最后，需要完善事業單位內部檔案管理系統，包括建立統一的分類標準和管理程序、制定相應的管理制度以及利用技術手段來防范信息被泄露等。同時，必須借助先進的數據管理技術，在確保信息安全和合規的前提下，開發基于云計算、區塊鏈等新興科技的檔案管理解決方案，推進文書檔案管理體系的現代化變革。

2.優化和完善文書檔案管理流程

首先，需要詳細地分析文書檔案管理流程，通過深入掌握業務流程與操作模式，發現管理難點與局限性。在完成流程分析之后，建立明確而規范的文書檔案管理流程，確定關鍵時間點、審批應用和操作步驟等流程規則，并配置相應的技術工具來輔助監督執行。此外，還需要對文書檔案存儲空間與保護等方面做出充分而規范合理的設置，并不斷評估、分析和優化文書檔案管理流程，達到提高文書檔案管理效率與品質的目標。具體的優化措施包括：（1）運用IT技術開展日常文書檔案處理的自動化、協同、交互與流轉，提升文書檔案信息的可訪問性和共享性，保證檔案使用的時效性；（2）建立明確的字段控制、表單布局和審批流程，簡化文書檔案管理步驟，縮短檔案處理時間。此外，需要加強對員工的培訓，使其可以適應新方案和技術平臺的流程優化要求。

優化和完善事業單位文書檔案管理流程，既需要從流程設計角度出發，也需要加強對員工的培訓，建立相關的晉升機制，使其能夠快速適應新的檔案管理要求。

3.創新文書檔案管理方式方法

（1）引入信息化手段：可以采用數字化文檔管理系統，實現文檔的電子化存儲、檢索和共享等功能，提高文檔管理效率和準確性。（2）提高文書質量：加強對文件編制的審查和把關，嚴格控制文件產生數量和質量，使文書更加準確、規范。（3）推動知識共享：加強不同部門之間的信息共享和協作，避免誤操作和重復勞動，提高文書檔案管理效率。（4）實施分類管理：根據重要性，分類管理文檔檔案，設計不同的分級管理方式，明確各類文件的處理要求，以提高文書檔案管理效率。（5）加強安全保障：文書檔案涉及機密信息，在管理過程中必須注意信息安全保障，建立完善的安全審查和管理機制，保護信息安全。

五、結語

從事業單位文書檔案管理現狀來看，提升事業單位文書檔案管理的信息化、智能化和規范化意義重大。通過引入信息技術手段、培訓工作人員和制定標準流程來解決管理難題，優化了事業單位文書檔案管理，促進了管理流程的健全、高效，最大限度地提高了文書檔案管理的效率和質量。未來，應該繼續探索各種新的管理策略和工具，進一步提高事業單位的檔案管理水平。

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（作者單位：臨沂市河東區檔案館 ）

作者簡介：徐若香（1984—），女，漢族，山東臨沂人，研究生，館員，研究方向：檔案工作。