疾控中心檔案管理信息化和科學化建設探析

摘 要：醫療事業進入現代化階段后，疾控中心的工作迎來了巨大的變革，特別是檔案管理方面應突破原先的管理模式，積極采用新技術加速信息化、科學化建設。目前，部分地區的疾控中心在檔案管理信息化、科學化建設中投入了較大的資源，開展了制度建設、技術更新、人才引進取得了一定的成效。但在技術穩步發展的過程中，疾控中心檔案管理的科學化、信息化建設任重而道遠。基于此，文章重點分析了疾控中心檔案管理的信息化、科學化建設路徑，對實際工作具有指導價值。

關鍵詞：疾控中心；檔案管理；信息化；科學化

近年來，隨著疾控中心在保障公共衛生安全方面的作用越發突出，國家對其檔案管理提出了較高的要求。疾控中心的檔案對預防公共衛生突發事件等具有重要的意義，也是中心管理決策的依據。部分疾控中心長久在檔案管理方面存在理念落后、制度不全、人才缺失的問題，難以發揮檔案的價值。進入信息時代后，陸續出現了多種新技術，疾控中心檔案管理引入這些新技術可提升管理效率和水平。未來，各疾控中心應繼續加大在檔案管理中的資源投入，助推管理的信息化、科學化。

一、疾控中心檔案管理信息化建設的重要性

1.提升檔案管理水平

檔案管理是疾控中心的重要工作，引進信息技術助推檔案信息化管理可改變人工工作模式，大幅提升管理的現代化水平。疾控中心原有的檔案方式下因為技術相對滯后，大部分檔案管理任務由人工來完成，工作效率低下且經常存在管理漏洞。而信息技術下的檔案管理，很多環節的工作都由系統或平臺自動完成，管理技術先進，不同部門能及時向系統提交檔案信息，且相互之間能共享信息。

2．有助于疾控中心制定正確的決策

疾控中心在各項工作中產生的檔案信息總量大，檔案的來源不同，如有各級衛生部門的疾病預防、控制與管理資料，還有疾病控制管理部門的有關數據，這些都能作為公共衛生安全管理、決策的依據，在完整和準確的數據下有關人員可從中提取出更有價值的信息，能夠輔助疾控中心制定決策，避免決策失誤引發的公共衛生事件。

3.提高檔案管理工作的效率

在疾控中心的檔案管理中，最初為人工管理，檔案收集、整理、更新以及分析等均由人工完成，有關人員在這些工作中往往需耗費較長時間，工作效率異常低。而計算機信息技術發展的今天，疾控中心檔案管理中信息化成為主要方式，借助信息技術疾控中心可建立檔案信息化管理系統或平臺，隨著疾控中心的相關工作，系統或平臺可自動儲存、分類檔案，檔案的收集、分配以及存儲等不再需要人工完成，工作效率極大提高，且在后續工作中一旦有需求，可立即查詢和調用，十分方便。

4.有助于檔案信息的長時間保存

疾控中心在原先的檔案工作中，大部分均為紙質檔案，保存難度較大，對存儲環境的要求較高，如存儲環境濕度較大，紙質檔案可能存在損毀風險，無法長時間保存。而在檔案信息化管理模式下，大部分檔案均為電子化存儲方式，檔案信息保存在硬盤、數據庫中，只要硬盤、數據庫等存儲介質安全且無損壞，就能長期保存。

5.強化各部門之間的協同合作

疾控中心各內部門之間的工作有一定的交叉，為保障各自工作順利開展，部門之間需加強溝通與協調。在原先的檔案管理模式下，疾控中心各部門之間因為信息傳輸不暢，各自的工作完全割裂，不利于提高疾控中心的工作質量。而在檔案信息化管理模式下各部門之間能共享信息，避免了原先溝通不暢的問題，使部門之間能夠協同工作。

二、疾控中心檔案管理信息化建設措施

1.加大檔案管理的資金投入，完善硬件設備設施及安全環境

檔案管理是疾控中心不可忽視的工作，在當下時代變化的過程中，疾控中心的檔案管理需克服原先的工作理念、模式等限制，大力推進管理信息化。為實現檔案管理的信息化目標，各疾控中心需充分意識到信息化與硬件設施、環境等之間的關系，加大資金投入，根據檔案信息化管理要求配備各種先進的硬件設備設施，并構建更為安全且穩定的網絡環境。目前，許多疾控中心在檔案信息化管理中已取得了一定的工作成效，但其信息化依舊有很長的道路要走。為提升信息化水平，疾控中心需增大在檔案管理信息化建設中的資金投入，使有關部門有足夠的資金配備新設備、引進專業人才、采用現代技術。疾控中心的檔案資料屬于公共資源，其私密性、使用價值較高，為有效保存、利用這些檔案，疾控中心必須密切關注行業內對檔案管理提出的新要求，并掌握技術趨勢及發展現狀，根據自身情況預留資金，在足夠的資金支持下，以檔案信息化管理為目標，配備各種先進的軟硬件設備設施。與此同時，加強安全防護，營造安全的網絡環境，避免檔案信息化系統、平臺等存在安全風險，增強系統的安全防護能力，保障疾控中心的各種檔案資料均可安全存儲于系統內，避免檔案丟失或者被泄露。

2.培養思維創新人才，提升業務能力

疾控中心檔案管理中采用信息化模式，對管理人員的專業素質有較高的要求，如果檔案管理人員繼續采用傳統的管理理念和方式，將很難適應信息化時代下的管理規范，可能因為人員素質偏低而影響管理效果。當前，我國進入了信息化時代，舊的管理理念和方法暴露了諸多問題，為此，疾控中心的檔案管理部門需意識到人才的作用，在實際的工作中注重培養人才的創新思維，使有關管理人員掌握檔案信息化管理的理論、方法與技術，真正讓這些崗位人員發揮其專業優勢。檔案信息化管理模式不同于傳統的人工模式，其對人員的專業能力要求更高，管理人員不僅要具有信息化意識，還需要熟悉計算機操作，了解信息技術。因此，疾控中心需將人才培養作為常態化工作，定期或不定期培訓檔案管理人才，在具體的培訓過程中不僅要向這些人才傳輸信息化管理的相關理論知識，還需適當組織實踐活動，使這些管理人員既有豐富的知識儲備，又能具有極強的操作能力，可在檔案信息化管理中應用自身的專業知識解決實際問題。為保障培訓工作的效果，疾控中心需創新培訓方法，既可采用傳統的線下培訓方式，也可開辟線上培訓模式，通過保持培訓形式的多樣性來提高管理人員參與培訓的積極性。另外，疾控中心也需要根據檔案信息化管理要求引進專業人才，由這些人才帶來新理念、新技術，促進檔案管理的變革。

3.加強“云計算”在檔案管理中的應用

互聯網時代，大數據、人工智能等技術高速發展，云計算技術更廣受關注。疾控中心的檔案資料來源多、數量大，單純采用傳統的紙質、電子存儲方式并不可行，需要引進云技術，建立云平臺存儲檔案，其存儲方便且存儲容量異常大，后續即使需要查詢檔案，直接利用云平臺的檢索功能，操作簡單且高效。因此，疾控中心檔案信息化管理人員需合理采用云計算技術，發揮該技術的優勢整理、分析、存儲來自公共衛生部門、企業以及政府等方面的檔案，保障檔案資料的完整性和準確性。

4.提高檔案信息的私密性

疾控中心檔案管理信息化的實現需關注很多方面，有關人員不應單純局限在建立檔案信息化系統，完善系統功能上，還需從根本上重視系統的安全性，以增強各種檔案資料的私密性。在傳統的檔案管理模式下，管理人員更為關注管理效率和水平，不重視文件資料的私密性，經常會發生資料丟失的問題。信息化管理模式下雖檔案資料存放在虛擬計算機、硬盤中，但如果計算機或者硬盤發生問題，也會造成檔案的丟失，或者不法分子攻擊檔案信息化系統，也會增大檔案丟失的風險。為此，檔案信息化管理人員需將安全工作放在首位，采取多種措施提高信息化系統的安全性，如采用防火墻技術、入侵檢測技術、訪問控制等。

5.建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統

疾控中心的檔案信息化管理十分復雜，為發揮信息化管理優勢，疾控中心需加大投入，建立完善的檔案資料信息化電子采集系統，該系統兼具檔案采集、分類和整理功能。近年來，隨著時代的發展，檔案資料的電子存儲成為主要趨勢，疾控中心的檔案管理也需要迎合這一趨勢，了解電子檔案的特點，清楚信息系統中電子文件的數字編碼方式，從而構建功能全面的信息化采集系統，建立檔案數據庫。該電子采集系統需具備多種功能，能夠在疾控中心工作時同步更新系統內的檔案類型、數據，保障系統內檔案的完整性、準確性。由于疾控中心的工作繁多，其電子文件的數量持續增多，計算機系統面臨較大的存儲壓力，電子采集系統的存儲空間有限，如存儲內容過多可能引發系統崩潰問題，使檔案資料丟失。為避免出現上述問題，疾控中心在建立電子采集系統時必須引進現代化采集技術、存儲技術，拓寬系統的采集路徑，增大存儲容量。

6.建立疾控中心檔案資源信息化共享平臺

在傳統的檔案管理模式下，檔案資料無法共享，影響了疾控中心內的信息傳遞，也不利于順利開展各項工作。而在當前的時代背景下，疾控中心為形成檔案信息化管理模式，應滲透共享原則，建立檔案資源信息化共享平臺，使不同部門之間能共享各類檔案資料，將這些檔案資料作為工作依據。首先，疾控中心相關人員需及時將各類紙質檔案轉變為數字檔案，將這些檔案資料導入電子檔案系統中，并配套建設數字化信息查詢系統、內部檔案信息共享系統、檔案保密系統以及資源調取系統，使這些不同級別、類型的系統之間相互配合，為疾控中心的檔案調取、共享等提供便捷。其次，有關管理人員需引入網絡技術，建立多種功能的檔案共享平臺，該平臺不同部門之間可相互借閱、調取檔案，并給該平臺增加檢索模塊，實現高效、精準查詢。

7.建立疾控中心檔案信息化管理機制

疾控中心的檔案管理內容繁多，為發揮信息化管理優勢，管理人員需立足疾控中心的檔案工作情況，制定完善的信息化管理機制，在該機制中清晰規定檔案分析、整合、分類以及歸檔等要求，為相關部門、崗位人員的工作提供制度保障，并加強檔案信息化管理的全過程監督。首先，檔案信息化管理機制應包含責任機制。細分各部門、各崗位人員的管理職責，使疾控中心的檔案工作由檔案管理部門統籌，其他部門配合完成，各部門、崗位人員需切實履行其職責，保障管理工作的全面性與有效性，避免管理漏洞。其次，形成檔案資料的借閱監督機制。任何個人在借閱時都需加強權限管理，并采取只讀形式。最后，管理制度應包含電子文件預歸檔機制。疾控中心各部門在任何情況下都應及時做好各種文件、資料的歸檔，不得隨意篡改檔案。

三、疾控中心檔案管理的科學化建設路徑

1.開展內部繼續教育，打造科學化檔案管理人才隊伍

針對疾控中心檔案管理的科學化建設，關鍵應加強人才建設，使檔案管理信息化過程中可發揮人才優勢，用優秀人才為檔案管理注入活力。因此，疾控中心需強化內部繼續教育，必須讓管理人才意識到行業內對檔案管理提出的新要求，通過開展繼續教育與培訓來提高這些人員的專業素養、職業技能，逐步在內部建立高素質的檔案管理團隊。當然，各疾控中心之間也應該就檔案管理展開一系列交流，相互之間借鑒與學習，如某一疾控中心在檔案管理方面的信息化水平較高，其他疾控中心可立足自身情況學習其經驗。

2.營造良好的影音檔案保存環境，提升檔案管理科學性

信息化管理與傳統管理在保存環境方面存在顯著區別，疾控中心需充分意識到這一區別，特別是領導層應正確看待檔案信息化管理，增加投入。例如，讓專業人員分析近幾年來中心的檔案資源組成結構，并掌握檔案管理中的信息技術類型、發展趨勢，在這些前提下營造良好的影音檔案保存環境。與傳統的紙質檔案相比，影音檔案對保存環境有更高要求，潮濕、高溫等都不利于其保存。雖然大部分影音資料為電腦存儲，但電腦可能遭遇病毒攻擊、異常入侵，無法保障檔案資料的安全性。考慮這一方面，疾控中心在當前及未來都需根據檔案信息化管理要求，繼續完善、優化影音檔案保存環境，增強保存環境的安全性。

3.建立科學化檔案管理機制，促進疾控中心檔案管理發展

首先，要實現檔案管理的信息化，疾控中心需不斷總結經驗，根據其在檔案管理方面的經驗以及信息化管理的相關嘗試，逐步構建科學化檔案管理機制，在其中明確規定檔案資源的管理制度，如應包含檔案收集、分類、查詢、歸檔等制度，確保在制度指導下相關崗位人員能在檔案管理的全過程中加強檢查與監督，提高檔案資料的完整性、準確性，并使電子檔案與紙質文件完全對應。其次，疾控中心檔案管理部門在長期的工作中還需根據資料、文件的類型，制定完善的檔案利用機制，在借出檔案時僅提供電子版拷貝文件，不得提供原版或者紙質文件。

4.建立科學化考評機制，激發檔案管理人員工作熱情

疾控中心要實現檔案管理科學化，相關部門也需逐步構建科學化考評機制，在該機制中細化考核評價標準、優化考核方法，通過合理化考核將考核結果與個人績效相掛鉤，提高崗位人員的工作積極性。考評機制不僅須包含定性考核部分，還要重視定量考核，通過量化標準使每個檔案管理人才均能以飽滿的熱情、嚴謹的態度參與到檔案管理中，遵守檔案科學化管理要求，并在崗位上注重創新。

四、結束語

檔案管理對疾控中心的各項工作都具有重要意義，在公共事業發展的今天，疾控中心的檔案管理越發重要。各疾控中心除了要從思想上重視檔案管理，更需轉變檔案管理理念與思路，積極引進新技術，促進檔案管理的信息化與科學化。

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（作者單位：石家莊市疾病預防控制中心）

作者簡介：王建紅（1974—），女 ，漢族，河北深澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。