城市建設檔案數字化管理的利用與實現對策思考

楊春

摘 要：傳統城市檔案管理主要是對影像資料、文字等多種形式的文件開展保存與管理，但基于社會發展形勢，傳統的管理方式早已無法滿足當前城市建設檔案管理的需求，因此，檔案數字化管理與利用已成為近年來城市管理的新趨勢。大數據時代，信息技術在各行業中得到了充分運用，為城市建設檔案數字化管理創造了有利條件。文章就數字化檔案及城市建設檔案數字化管理利用的重要性展開分析，并深入闡述城市建設檔案數字化建設與利用中面臨的具體問題和實施對策，以期為城市建設檔案管理提供有價值的參考。

關鍵詞：檔案管理；數字化信息；利用；質量

城市建設檔案是指城市規劃、建設、管理等活動中形成并歸檔的科學技術文件材料。《中華人民共和國檔案法》《城市建設檔案著錄規范》等均對城市建設檔案的管理提出了明確要求。檔案數字化建設與管理利用是未來城市檔案工作發展的必然趨勢，它不僅能夠切實提高城市建設檔案的管理質量，還能充分發揮檔案資源的應用價值與意義。作為相關單位，需要全面梳理城市建設檔案數字化管理中所面臨的困難與問題，并結合問題不斷創新檔案管理對策，優化服務，進而確保數字化檔案資源能夠實現高效利用與順利實施。

一、城市建設檔案數字化管理及實際利用的重要性

1.城市建設檔案數字化管理本質

數字化檔案實際上是檔案信息化建設與管理，其不僅是現代社會檔案管理的重要方法，還是確保信息技術實現高質高效管理的重要工具。將信息技術應用到城市檔案中意義重大。第一，能改善人工管理的弊端，落實了以往檔案管理中的“防泄露、防潮濕”；第二，能實現對檔案管理機制與流程的全面優化，有利于相關檔案管理人員及時發現并解決問題，繼而提升城市建設檔案管理質量與效率。

2.城市建設檔案數字化利用優勢

（1）有利于更好地應用開放共享發展理念

在現代社會發展背景下，數據開放與共享存在較為顯著的應用優勢。具體體現在三點：第一，超時空。城市檔案管理部門可以依托互聯網平臺，結合單位權限選擇適宜的檔案信息推送，打破了傳統檔案管理的時間和空間局限性；第二，去中心化。在數字化時代背景下，城市檔案管理部門可以通過互聯網平臺實現對城市建設檔案的分層次管理。此舉措能明顯提高檔案儲存的安全性，避免因內外界諸多因素影響而導致檔案丟失；第三，開放性。在數字化管理階段中，城市建設檔案數據不僅依賴于檔案管理部門開展管理，其他機構也會或多或少地參與檔案管理。如果此過程中選擇采用傳統管理方法，就會導致檔案信息難以實現共享，數字化管理價值也會大打折扣。推進城市檔案數字化建設進程能切實提高人們對開放共享發展理念的認知，充分體現了檔案數字化管理的意義。

（2）有利于構建“二位一體”模式

在城市檔案數字化建設階段中，檔案數字化管理需要由業務部門和技術部門共同負責。不同的檔案管理崗位工作中會產生大量的數據信息，因此，可將各個部門、各個崗位看作是一個小型數據庫。檔案建設者本身屬于數字化檔案的技術開發者，在現階段信息數據流通速度不斷加快的新時期背景下，檔案管理者需要實時更新信息數據和檔案管理內容。一般情況下，城市建設檔案數據需要由專門的組織機構開展儲存與管理，而檔案信息生成主體并不具備隨意處置檔案數據的權利。通過促進城市建設檔案的數字化利用與發展，有利于結合檔案管理現狀，構建“二位一體”模式是保障檔案數字化管理有效性的可靠舉措。

（3）有利于實現工作對象數字化管理

隨著信息技術發展水平不斷提升，檔案資源逐漸實現數字化管理。這不僅彌補了傳統管理模式的不足，還提高了城市檔案管理質量與水平。檔案管理涉及大量復雜信息，容易受到客觀和主觀因素的影響。因此，管理難度也會隨著信息數據的增多而不斷增加。將信息技術與檔案管理銜接后可進一步豐富城市檔案管理模式，并確保檔案管理安全水平得到提升。在積極利用信息技術后，檔案管理對象也逐漸呈現出數字化發展特征，檔案信息能實現高效傳遞與流通，且開始有越來越多的信息資源實現高質高效處理。目前，城市建設的檔案管理主要涉及數字化儲存和增量兩部分內容。信息技術不僅實現對城市檔案信息的有力保障，并且延伸了檔案管理范圍，豐富了檔案信息收集范圍。

二、城市建設檔案數字化建設與利用過程中面臨的問題

1.服務意識落后

通過對當前城市建設檔案數字化管理工作實際開展情況分析可知，該項工作始終處于被動組織開展的狀態，當用戶發出使用請求后，檔案管理人員才會根據用戶需求有針對性地為其提供信息服務。此情形中暴露出的問題便是檔案管理人員的服務意識落后。此問題不僅難體現出檔案管理價值，還會阻礙到城市建設檔案事業發展。如今，仍然有檔案管理人員未意識到要具備開放共享發展的理念和主動服務的意識，導致無法為城市建設信息化管理的落實提供有力支持。

2.工作人員專業素養有待提升

當前，各行各業都提高了對人才素養的要求。新時期，在城市建設檔案數字化建設與利用中，也需要更專業的人才作為支撐。但就目前檔案管理情況來看，部分單位嚴重缺乏專業管理人才，很多檔案管理人員只會利用商業化軟件開展較淺顯易懂的檔案工作，無法實現對檔案數字化建設相關模式及應用的創新。同時，在數字化檔案信息利用過程中，有部分檔案管理人員掌握信息技術的能力不足，在工作開展中感覺吃力，甚至因專業知識欠缺或思想認知、法律意識的不足，導致城市建設檔案數字化檔案被泄露，引發信息資源被盜取、篡改等風險問題。

三、城市建設檔案數字化管理利用具體實現對策

1.轉變理念，強化檔案管理人員信息服務意識

（1）轉變并應用開放共享發展的理念

在數字化時代發展情形下，城市建設單位在推進檔案數字化建設過程中，要主動摒棄傳統的管理理念，轉變并應用開放共享發展的理念，并將該理念滲透工作中。首先，在推進檔案信息化建設工作開展過程中，應切實加強與其他部門之間的溝通交流，為檔案利用人員收集和整理科學、合理的檔案信息，進而為后續數字化檔案資源的高效應用打下堅實的基礎；其次，在推進檔案數字化建設時，檔案管理人員可借助互聯網技術搭建數字化檔案信息資源管理平臺（如圖1、圖2），針對城市建設不同階段開展管理，實現對檔案信息快速獲取，促使檔案管理質量得到進一步優化。在平臺中能實現對城市建設檔案的填報、指導、驗收、導入、查詢和統計等功能。除傳統查詢方式外，還利于該平臺增加了電子文件、照片、視頻可視化查詢、全文檢索及易搜索等模板。此外，在統計方面則積極引入了大數據算法，有效提升了城市建設檔案信息的統計速度和精準性。最后，在城市檔案數字化建設及信息共享期間，檔案機構應當摒棄以往較為傳統的管理模式，全力解決檔案管理人力不足、資料手工驗收歸檔慢、傳統紙質檔案管理落后以及查詢利用效率低等問題，確保檔案共享質量與效率得以有效提升，為后續檔案管理體系的數字化建設奠定基礎。

（2）強化檔案管理人員信息服務意識

為了實現數字化檔案信息的高效利用，檔案管理部門不僅需要切實增強內部工作人員的服務意識，還要進一步明確檔案管理人員開展檔案信息服務的目標與方向，以便更好地發揮數字化檔案信息利用的價值與意義。為了幫助檔案管理人員樹立先進的管理理念，強化信息服務的意識，可以采取以下策略：首先，檔案管理部門要深入分析社會大眾對檔案資源提出的新要求，且由檔案管理人員及時公開檔案管理信息和數字檔案信息；其次，檔案管理部門各崗位人員應將以往被動服務轉變為主動服務，發揮工作中的主觀能動性和熱情，積極應用信息技術提高城市建設檔案利用效率與質量。如今，隨著社會各界對數字化檔案信息的需求量明顯增加，應進一步完善檔案服務體系以滿足用戶需求，促進檔案管理服務的改革發展。

2.人力保障，提高檔案管理人員素養與業務能力

（1）提高檔案管理人員的專業素養

為了實現對數字化檔案信息的高效應用，事業單位應當著重關注城市數字化檔案建設相關工作，強化對相關工作人員的培訓管理，使其不斷增強服務意識與專業素養。第一，要做好對檔案管理人員的能力評估。結合實際認真評估城市建設檔案管理人員在服務質量、專業素養、數字化檔案信息利用以及技能技巧等方面的能力，并針對評估結果對檔案管理人員制訂分層管理工作計劃，提高數字化檔案利用效率和檔案服務質量。第二，要做好對檔案管理人員的基礎知識和技能培訓。在人員培訓工作開展過程中，要想確保其深入學習數字化技術和信息技術，并掌握管理設備的具體應用方法，就需要積極創新服務手段與方式。例如，可結合生動形象的多媒體課件、專題講座、研討會議以及網上課堂等開展培訓，以確保檔案管理人員能為用戶提供針對性較強的高質量服務。第三，做好對檔案管理人員的職業教育和責任意識教育。通過培訓教育，能使檔案管理人員自覺肩負起檔案管理的職責，并提高對數字化檔案建設和資源利用的認知。此外，在條件允許下可積極引進更多的數字化檔案建設及管理人才，充分激發全體員工的創新力和良性競爭意識，構建更專業的檔案管理隊伍。

（2）提高檔案管理人員技術應用能力

隨著信息化建設和發展程度的不斷深化，我國城市檔案管理必須始終保持靈敏的洞察力，才能為后續技術革新奠定基礎。積極組織開展數字化技術研究工作，提高數字化設備設施的質量與應用水平，實現傳統檔案管理到數字化管理模式的轉型發展，有利于更好地提高檔案管理的有效性。在數字化技術基礎上建設城市檔案管理模型，包括基礎業務數據庫、綜合數據庫、空間數據庫、元數據庫等四大板塊，能夠有效結合集中和分散方式，并實現檔案數字信息的高效利用。在對電子信息儲存時不僅需要應用到相關信息設備設施，還要建立相對應的數字環境，從而實現檔案文件的安全儲存。城市檔案管理人員要提高對信息技術的應用能力。一方面，當檔案管理部門接收到信息查閱要求后，檔案管理人員就能實現高效率的數據搜索與整理，并順利地將目標檔案數據發送到目的地；另一方面，數字化檔案管理人員要做好對城市建設電子檔案的收集、整合、分類和儲存，并重視對上述全過程的監督，提高城市建設檔案信息管理自動化、共享化水平。

3.規范流程，組織城市建設檔案精細化管理工作

在城市建設檔案數字化管理過程中，相關的檔案管理工作人員需要做好不同環節的整合和歸檔工作，并將工作任務細化，從而更好地保障管理成效。首先，管理部門需要認真學習檔案管理條例及城市建設規范性文件，在整理數字化信息時，做好每一份檔案資料的收納時間、原因和背景記錄，如工作人員的崗位流動等。其次，進一步細化檔案數據并做好歸檔機制建設，以充分體現檔案部門的數字化信息記錄優勢，減少出現因人為操作導致的錯誤信息錄入等問題（圖3為城市建設檔案的歸檔相關機制與流程圖）。再次，在對檔案信息收集與整理過程中，應當貫徹落實規范化的流程。尤其是在檔案信息整理后要反復核對，并由負責人簽字確認，再將檔案信息提交到上級部門。最后，在實際數字化檔案管理過程中，檔案管理人員需要詳細記錄工作操作中的流程和細節，并確保每一步操作都能追溯責任源頭，并制定責任制度將責任明確到個人，進而確保數字化信息得以實現高效利用。

四、結語

綜上所述，在當前城市化建設進程不斷加快的時代，城市建設檔案數字化管理逐漸呈現出越來越重要的作用，相關部門和工作人員需要在總結以往檔案管理經驗的基礎上，充分開展城市建設檔案數字化管理，以確保數字化信息得到充分利用。當前，城市建設檔案數字化建設與利用中面臨的問題主要體現在：檔案管理人員的服務意識落后、專業素養和技能水平低下；為解決相關問題，深度促進城市建設檔案數字化管理利用，可采取的對策有：轉變理念，強化檔案管理人員信息服務意識、人力保障，提高檔案管理人員素養與業務能力、規范流程，組織城市建設檔案精細化管理工作。

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（作者單位：韓城市城市建設檔案館）