大數(shù)據(jù)在物資招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用

牟春梅 四川蜀城廣業(yè)貿(mào)易有限公司

在當(dāng)今信息化時代，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)管理中不可或缺的一部分。特別是在物資招標(biāo)采購管理中，數(shù)據(jù)的應(yīng)用更是發(fā)揮了重要的作用[1]。而大數(shù)據(jù)作為一種新的數(shù)據(jù)管理模式和技術(shù)手段，更是深刻地影響了物資招標(biāo)采購管理的方方面面。通過對大數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)和高效應(yīng)用，物資招標(biāo)采購管理可以更加科學(xué)合理地進行，從而提高采購成功率和管理效率，降低企業(yè)采購成本，實現(xiàn)了物資采購管理的數(shù)字化、信息化和智能化。本文將從大數(shù)據(jù)在物資招標(biāo)采購過程中的應(yīng)用具體分析，詳細探討大數(shù)據(jù)在物資招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用及其效果，以期為企業(yè)的物資招標(biāo)采購管理提供一定的參考和借鑒。

一、項目概況

本文將以大數(shù)據(jù)技術(shù)在某公司物資招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用為例展開討論，該公司擁有物資招標(biāo)采購管理平臺，每年采購金額達到數(shù)億元，需求種類繁多，招標(biāo)頻率高。近年來，該公司開始嘗試應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來提高物資招標(biāo)采購效率和精度，有效縮短了招標(biāo)周期，降低了人工成本，并大大減少了招標(biāo)采購風(fēng)險。

二、物資招標(biāo)管理的重要性

在物資招標(biāo)采購中，如果沒有科學(xué)合理的招標(biāo)管理，往往容易導(dǎo)致低效率、高成本、低質(zhì)量等問題的出現(xiàn)。因此，科學(xué)合理的物資招標(biāo)管理顯得尤為重要[2-3]。物資招標(biāo)管理的重要性體現(xiàn)在以下幾方面：

一是促進競爭：通過物資招標(biāo)的形式，可以引入競爭機制，從而促進采購商、供應(yīng)商之間的競爭，通過競爭優(yōu)勝劣汰，提升了采購質(zhì)量，同時也降低了采購成本，使采購商和供應(yīng)商都受益。

二是提高采購管理效率：通過物資招標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，可以有效降低對采購部門的管理成本，簡化審批流程，提高管理效率，加速采購進程，更好地滿足企業(yè)業(yè)務(wù)需求。

三是保障采購安全：通過物資招標(biāo)的規(guī)范化、透明化管理，可以有效防范采購丑聞和貪污腐敗現(xiàn)象，維護企業(yè)的形象和信譽。

四是優(yōu)化供應(yīng)鏈合作：通過物資招標(biāo)形式進行采購，可以引入供應(yīng)商競爭，優(yōu)化供應(yīng)商選擇，挑選出更加符合企業(yè)戰(zhàn)略需求的供應(yīng)商，從而達成更加優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)鏈合作，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在物資招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用

(一)需求分析與評估

在物資招標(biāo)采購管理中，需求分析與評估是一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。通過對采購需求的充分了解和評估，可以更好地制定招標(biāo)方案，選擇合適的供應(yīng)商，保證采購的順利進行[4]。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在需求分析與評估方面也有著重要的應(yīng)用。具體來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)在需求分析與評估中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.數(shù)據(jù)挖掘

利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以對歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格數(shù)據(jù)、競爭對手數(shù)據(jù)等進行分析，從中發(fā)掘出采購需求的內(nèi)在規(guī)律、市場趨勢、供應(yīng)商競爭情況等，為采購需求的準(zhǔn)確定位提供數(shù)據(jù)支持。

2.數(shù)據(jù)建模

通過建立采購需求的數(shù)據(jù)模型，可以對采購需求進行量化評估和可視化分析，輔助采購部門制定招標(biāo)規(guī)劃，評估供應(yīng)商和產(chǎn)品的合格情況，并對招標(biāo)結(jié)果進行預(yù)測和分析，提高采購成功率。

3.數(shù)據(jù)識別

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對供應(yīng)商的信用管理、風(fēng)險管理和監(jiān)管合規(guī)性進行識別和評估，從而為采購部門提供更好的風(fēng)險評估、管理建議和決策依據(jù)。

(二)招標(biāo)采購流程管理

如在某公司進行軟件采購的過程中，采購部門可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對市場上的各種軟件進行數(shù)據(jù)分析和評估，幫助他們制定招標(biāo)方案，優(yōu)化招標(biāo)流程，在其中加入相關(guān)采購需求和要求。在決策過程中，利用大數(shù)據(jù)分析結(jié)果，根據(jù)供應(yīng)商和產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、難度等多個指標(biāo)進行優(yōu)化，并挑選出最為合適的供應(yīng)商和產(chǎn)品。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對招標(biāo)流程進行優(yōu)化和管理，提高采購的效率和準(zhǔn)確性。具體來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)在招標(biāo)采購流程管理中的應(yīng)用主要分為以下幾個方面：

1.信息管理

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對大量的供應(yīng)商信息、采購需求信息、招標(biāo)信息等進行管理和處理。相較于人工處理，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更加高效、準(zhǔn)確地管理這些信息。

2.招標(biāo)管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對招標(biāo)規(guī)則、招標(biāo)條件等進行分析和優(yōu)化，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和市場趨勢等因素，幫助采購部門制定更加科學(xué)合理的招標(biāo)方案。

3.風(fēng)險管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以識別和評估潛在的風(fēng)險，輔助采購部門進行風(fēng)險管理。例如，通過監(jiān)測供應(yīng)商的財務(wù)狀況、信用評級等數(shù)據(jù)，識別風(fēng)險，并給予警示和預(yù)警，規(guī)避采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。

4.評估與決策

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對供應(yīng)商和產(chǎn)品的質(zhì)量、性能等進行評估和分析，幫助采購部門做出決策。例如，通過大量的歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格、競爭對手數(shù)據(jù)等，識別出高質(zhì)量、價格合理的供應(yīng)商，并對這些供應(yīng)商進行排名和排序，輔助采購部門做出決策。

(三)供應(yīng)商管理

如在某電子廠進行固態(tài)硬盤采購的過程中，采購部門可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過對大量供應(yīng)商歷史交易數(shù)據(jù)的分析和比較，選出最優(yōu)質(zhì)、價格最優(yōu)、服務(wù)最好的供應(yīng)商，并對這些供應(yīng)商進行分類和細分管理，提高采購效率，降低采購成本[5]。同時，對采購過程中的信息進行全面監(jiān)控和管理，預(yù)防采購風(fēng)險的發(fā)生。針對供應(yīng)商的合理選擇和有效管理是保證采購管理效率和采購成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)在供應(yīng)商管理中有著廣泛的應(yīng)用。具體來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)在供應(yīng)商管理中的應(yīng)用主要分為以下幾個方面：

1.供應(yīng)商評估

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助采購部門對供應(yīng)商進行評估和篩選，選出質(zhì)量穩(wěn)定、交貨時間準(zhǔn)確、價格優(yōu)惠的最佳供應(yīng)商。通過對供應(yīng)商的財務(wù)狀況、信用評級、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等多維度數(shù)據(jù)進行分析，可以更加全面客觀地評估供應(yīng)商的實力和風(fēng)險狀況。

2.供應(yīng)商管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對供應(yīng)商的交付情況、質(zhì)量情況、客訴情況、服務(wù)情況等進行全面監(jiān)控和管理，并對供應(yīng)商進行分類和細分管理，將資源集中在最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商身上，從而提高采購效率和降低采購成本。

3.供應(yīng)商風(fēng)險管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對供應(yīng)商的風(fēng)險進行全面識別和評估，例如供應(yīng)商的資信狀況、歷史違規(guī)記錄、監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)等，對潛在風(fēng)險進行預(yù)警和規(guī)避，保證采購過程的安全、高效。

供應(yīng)商之間的分析和比較：利用系統(tǒng)搜集供應(yīng)商提交的信息，對其盡量量化；對供應(yīng)商的質(zhì)量、服務(wù)、流程體驗進行分析，從而挑選出最優(yōu)的供應(yīng)商。

(四)采購成本管理

如一家大型制造企業(yè)在生產(chǎn)時需要采購大量鋼材。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，這家制造企業(yè)可以收集并分析大量的供應(yīng)商報價數(shù)據(jù)、鋼材品種、地區(qū)、規(guī)格等信息，選出鋼材價格相對優(yōu)惠的供應(yīng)商，并且預(yù)測市場價格趨勢，及時與供應(yīng)商進行協(xié)商，以獲得更好的采購價格。此外，大數(shù)據(jù)還可以預(yù)測一定時間內(nèi)的鋼材價格的波動情況，在前期與供應(yīng)商談判時肯定采購需求，預(yù)測采購物品價格波動，從而有效控制采購成本。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更全面、準(zhǔn)確地了解采購成本的情況，從而做出更優(yōu)質(zhì)的決策，提高采購過程的效率和節(jié)約成本的能力。具體來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)在采購成本管理方面可以通過以下幾種方式實現(xiàn)：

1.采購價格監(jiān)控

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過對市場行情和供需關(guān)系等因素進行分析和預(yù)測，及時監(jiān)測采購物品的市場價格變化，確保采購價格具有競爭力、參考性和公正性。當(dāng)價格變化很大時，采購方可以及時調(diào)整采購計劃和要求供應(yīng)商提供具體進價，確保實現(xiàn)采購成本的控制。

2.供應(yīng)商定價分析

采購成本管理需要深入了解供應(yīng)商定價背景和市場行情，及時進行分析。借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，采購方可以從供應(yīng)商提供的多個數(shù)據(jù)指標(biāo)獲取數(shù)據(jù)分析挖掘，找出選定的供應(yīng)商所從事的業(yè)務(wù)及新的品牌(如硬盤驅(qū)動器、攝像頭、USB 設(shè)備等)在市場上的表現(xiàn)及價格趨勢，并結(jié)合市場上具有代表性的庫存和渠道信息，獲取更全面的市場趨勢，從而在采購過程中更為準(zhǔn)確地把控成本。

3.成本風(fēng)險預(yù)警

在采購過程中，由于采購物品的價格、運輸成本等因素的不確定性，采購方可能會面臨一定的成本風(fēng)險。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對采購過程中的數(shù)據(jù)進行采集和分析，及時預(yù)警，并采取相應(yīng)的措施避免或降低風(fēng)險。

(五)數(shù)據(jù)安全保護

如在一家政府采購機構(gòu)可能需處理數(shù)量龐大的招標(biāo)文件和投標(biāo)文件，包括各種標(biāo)書、合同和管理文件。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助這家政府采購機構(gòu)設(shè)定權(quán)限，限制不同人員查閱不同部分的數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的安全性。此外，為了確保數(shù)據(jù)的完整性，政府采購機構(gòu)可以使用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及相應(yīng)的管理軟件對招標(biāo)文件進行管理和備份，如果需要修改或刪除文件，操作記錄也會被備份保存，以便跟蹤和追溯。在物資招標(biāo)采購管理中，數(shù)據(jù)安全保護非常重要，尤其是當(dāng)涉及到采購中的大量關(guān)鍵數(shù)據(jù)時。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過加密、審核、備份等多種手段來保護采購數(shù)據(jù)的安全性。具體來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)安全保護方面可以通過以下幾種方式實現(xiàn)：

1.數(shù)據(jù)補全

通過對采購數(shù)據(jù)進行全面補全，確保采購數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，防止數(shù)據(jù)被篡改。

2.數(shù)據(jù)加密

采購數(shù)據(jù)通常包括企業(yè)的機密信息，如價格、合同等。為了保護這些數(shù)據(jù)的安全，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對這些信息進行加密處理，保證數(shù)據(jù)的安全性。

3.數(shù)據(jù)備份

由于采購數(shù)據(jù)十分重要，因此備份數(shù)據(jù)是非常必要的。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在采購數(shù)據(jù)考慮中構(gòu)建備份機制，確保數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。如果遇到數(shù)據(jù)丟失或損壞情況，可以及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。

4.多人審核

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提供多種角色權(quán)限管理機制，允許多個采購人員參與數(shù)據(jù)審核工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。

四、案例分析

該公司采用了如下大數(shù)據(jù)技術(shù)：

一是數(shù)據(jù)預(yù)處理：該公司采集了大量的招標(biāo)、采購數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)預(yù)處理技術(shù)進行數(shù)據(jù)清洗和去重，將海量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成可分析的數(shù)據(jù)格式，從而為后續(xù)數(shù)據(jù)分析提供了基礎(chǔ)。

二是數(shù)據(jù)分析：該公司使用了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析歷史交易數(shù)據(jù)，進行預(yù)測和分析供應(yīng)商的質(zhì)量、交貨時間等，以便從中選取最佳供應(yīng)商。

三是多維度評價：在招標(biāo)過程中，該公司使用多維度評價方法，通過對供應(yīng)商的合作記錄、質(zhì)量認證、信用等多個方面進行評估，為招標(biāo)和采購過程提供可靠參考。

四是云計算：該公司利用云計算技術(shù)，將招標(biāo)和采購流程中的各種數(shù)據(jù)云端存儲和管理，并為相關(guān)人員提供了高效便捷的數(shù)據(jù)查看與管理方式，在保證數(shù)據(jù)安全的同時，提高了員工的工作效率。

同時，該公司使用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠帶來多方面的效益，如：可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速分析，省略繁瑣工作，僅需關(guān)注分析結(jié)果；減少員工的工作量，提高工作效率，管理信息的準(zhǔn)確性；多維度分析，提高采購的準(zhǔn)確性和可靠性，減少質(zhì)量事故或交貨延遲等問題的發(fā)生；在招標(biāo)和采購的過程中建立數(shù)據(jù)平臺，促進各部門協(xié)作和信息共享，實現(xiàn)生產(chǎn)、采購、物流等工作更好地銜接。

總之，大數(shù)據(jù)技術(shù)對于物資招標(biāo)采購管理中具有重要的應(yīng)用價值，能夠為企業(yè)帶來多方面的效益。通過上述案例的分析，可以看出該公司在物資招標(biāo)采購方面應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的收益很大，因此企業(yè)應(yīng)該在采用大數(shù)據(jù)技術(shù)時注重數(shù)據(jù)處理質(zhì)量，甄別合適的技術(shù)，促進企業(yè)實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

五、建議與展望

(一)建議

1.投入更多的人力、物力和財力

物資招標(biāo)采購管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)需要投入大量的人力、物力和財力。因此，企業(yè)應(yīng)該多投入人力和物力，構(gòu)建全面、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)平臺，并投入足夠的資金購買先進的技術(shù)硬件和軟件。

2.加強數(shù)據(jù)安全保護

在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，要注意保護數(shù)據(jù)的安全。企業(yè)應(yīng)加強數(shù)據(jù)安全保護，采取多種措施，例如設(shè)立數(shù)據(jù)安全專員，加強設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全，制定數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)和制度等。

3.強化數(shù)據(jù)管理

對于采購流程中的各類數(shù)據(jù)，企業(yè)應(yīng)該建立健有效的數(shù)據(jù)管理體系，包括數(shù)據(jù)收集、整理、分析和應(yīng)用等環(huán)節(jié)。對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性、真實性和有效性進行有效監(jiān)管和管理。

(二)展望

1.應(yīng)用領(lǐng)域的拓展和深化

大數(shù)據(jù)技術(shù)在物資招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用尚未發(fā)揮出全部的潛力，未來企業(yè)可以在更廣泛的領(lǐng)域應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，例如供應(yīng)鏈管理、質(zhì)量控制、市場預(yù)測等方面，從而進一步提高采購管理的效率和水平。

2.技術(shù)上的進一步創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷進步，企業(yè)應(yīng)關(guān)注最新的技術(shù)趨勢，及時引進先進的技術(shù)，在實踐中不斷探索新的應(yīng)用模式和方法，并注重與其他技術(shù)的結(jié)合，促進技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展。

3.全員參與和倡導(dǎo)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在采購管理中的應(yīng)用需要全員參與和倡導(dǎo)。企業(yè)應(yīng)該通過系統(tǒng)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和交流，提高員工的數(shù)據(jù)素養(yǎng)和應(yīng)用水平，培養(yǎng)一支懂?dāng)?shù)據(jù)、善用數(shù)據(jù)的專業(yè)化隊伍，用數(shù)據(jù)驅(qū)動企業(yè)的業(yè)務(wù)創(chuàng)新和發(fā)展。

六、結(jié)語

綜上所述，在物資招標(biāo)采購管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提高采購管理的效率和水平，實現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動的業(yè)務(wù)創(chuàng)新和發(fā)展。然而，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時需要注意保護數(shù)據(jù)的安全，加強數(shù)據(jù)管理，并投入更多的人力、物力和財力。未來，企業(yè)可以在更廣泛的領(lǐng)域應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，注重技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，培養(yǎng)一支懂?dāng)?shù)據(jù)、善用數(shù)據(jù)的專業(yè)化隊伍，以更好地驅(qū)動企業(yè)的業(yè)務(wù)創(chuàng)新和發(fā)展。