信息化視閾下檔案管理工作存在問題及改進措施研討

石麗靜

摘 要：檔案管理工作是否能達到良好的管理成效和目標，關鍵決定于檔案管理中的現有技術手段。現階段的檔案管理工作，需要依靠信息化的管理平臺作為必要支撐，充分體現了信息化轉型對于提升檔案管理質量的必要性。檔案管理工作具有流程煩瑣的顯著特征，決定了檔案管理的信息化實施過程應當得到全面的整改，完善檔案信息化管理的規范保障制度。文章探討了檔案管理工作在信息化視閾下的實踐缺陷，并提出改進措施，以期能促進檔案管理的工作效率的提高。

關鍵詞：信息化視閾；檔案管理工作；現存問題；改進措施要點

引言

目前，信息技術已經在社會各領域得到了普遍應用，檔案管理工作與信息技術的聯系也非常緊密。檔案管理工作的內涵存在廣泛性，檔案管理的現有缺陷亟待得到全面整改與優化。從目前的情況來看，檔案管理中的信息化系統平臺需要實現轉型，確保做到全面鞏固并夯實檔案管理的基礎設施體系。檔案管理工作的人才資源保障力度有待強化，通過提供檔案管理中的信息化人才，保障檔案資源的完整性和安全性，降低檔案數據資料的安全風險。

一、檔案管理信息化的基本內涵

在信息化的視閾下，檔案管理的內涵在于采取信息技術、網絡、計算機軟件系統和硬件基礎設備設施，實現檔案資料的采集、檔案匯總與存儲、檔案數據共享等各項管理措施，確保實現檔案管理模式的智能化轉型目標。檔案管理與信息的技術融合，集中表現在調整了檔案管理的原有技術實現思路，采取無紙檔案的網絡數據庫來完整保存事業單位的檔案資源，促進檔案資源形成更大規模的數據共享。并且，信息化視閾下的檔案管理，還應體現在管理資源的集約利用與科學分配，提升檔案管理的人員素養與能力。

檔案信息化管理的側重點在于轉變檔案資料的采集與存儲技術手段，進而實現檔案資料的信息化與數字化轉型，促進檔案資料在事業單位內部的共享。檔案信息化能夠達到支撐事業單位制定科學的決策，降低事業單位檔案的管理實踐成本以及提升檔案管理的實施成效等目標。目前，檔案信息化的總體發展趨勢已經在事業單位表現得日益突出，充分展現了檔案信息化融入事業單位轉型發展的重要價值。近年來，事業單位的檔案資料已經呈現了日益增多的發展特征，檔案管理人員將會面臨明顯的工作壓力，人工實施的檔案資料存儲與采集過程還容易出現資料收集不完整、保管不當等缺陷。事業單位數字化檔案管理機制保障了檔案資料的良好完整程度，保證事業單位檔案資料能夠得到及時匯總與采集。信息化的網絡技術平臺顯著提高了事業單位檔案的共享效率，突破了事業單位傳統紙質檔案的管理實踐方法。

二、信息化建設對于檔案管理工作的重要作用

1.提高檔案管理的質量

信息化視閾下，事業單位的檔案管理質量需要得到顯著的提高，不同層面的管理實踐因素決定了檔案的管理質量。在事業單位全面信息化技術方案支撐下，無紙化的檔案資料將會獲得更加全面的保存，確保檔案資源的不被丟失與盜用。目前，事業單位檔案資料具有規模龐大、種類復雜的基本特征，檔案管理的原有技術方案已經不再具備良好的適應性。由此可見，檔案管理工作的整體質量只有依靠信息技術轉型，才能得以非常顯著的提升。

2.節約紙質檔案管理資源，更具環保

在智能化與信息化轉型作用促進下，檔案資源已經得到了利用。科學、高效的檔案管理資源利用，能夠明顯提升檔案智能化管理的總體成效，并且，節約了紙質檔案的管理資源。無紙化的網絡檔案管理，對于高效配置以及科學利用現有的檔案資源將會形成顯著影響，能夠明顯節約檔案管理的成本。從以上角度來講，想要節約檔案管理資源，利用檔案信息技術是必要的措施。

3.轉變檔案管理的傳統思路

在事業單位傳統的檔案管理思路下，檔案管理人員收集紙質檔案資料，并通過人工整理、匯總和歸檔保存。但從現狀來看，傳統的檔案管理方案較為滯后，無法確保事業單位檔案無紙化轉型以及檔案管理規模快速擴大的實踐需求。與之相比，采取現代化的事業單位檔案管理思路，將會更加有益于檔案資料的完整保存，最大化控制和降低了檔案資源的損失風險。因此，事業單位應持續推行檔案管理信息化工作模式。

三、檔案管理工作的實施問題

檔案管理工作是確保事業單位實現科學決策的重要保障前提，檔案管理工作的現有實踐內涵較為廣泛。事業單位應當盡快整改、優化檔案管理技術保障平臺，確保形成規范化的管理制度流程，促進電子檔案實現安全收集和保存。從總體角度來講，檔案管理工作的現有實施缺陷仍然較為突出，關鍵體現在檔案管理的規范保障缺失、人才隊伍缺失以及物質資源的供給缺失等。為了促進檔案管理與信息技術實現更加緊密的融合，解決檔案管理中的技術實踐難題，可以采取相應的舉措。

1.檔案管理制度問題

檔案管理缺失制度，就會導致檔案管理出現隨意性與主觀性，嚴重阻礙檔案管理的質量提升。檔案管理的整體質量能否得到平穩提升，對于事業單位的綜合效益以及科學決策將會產生非常明顯的影響。在當前的實施情況下，檔案管理信息化的規范制度還不夠完善，不利于保障檔案管理的良好質量。檔案管理質量的實踐影響要素涉及管理人才隊伍、管理技術方法與管理規范體系。事業單位未能將檔案管理納入單位的內控規范，對于檔案管理的各個實施環節欠缺必要的約束，忽視了檔案管理與事業單位智能化手段之間的融合。

事業單位檔案管理的現有制度如果長期不能得到完善和更新，那么事業單位檔案資源的良好安全性就會失去保障。現階段，應事業單位的內控管理規范中，未能完整包含檔案信息化管理機制，造成了事業單位檔案管理全過程的隨意性與盲目性。數字化的事業單位檔案沒有經過全面的信息收集歸納，導致現有的檔案資料容易發生缺損或信息錯誤。檔案管理人員沒有得到規范化的管理制度約束，使其忽視了檔案數字化管理的重要性。事業單位數字化檔案的良好利用效率應當建立在檔案資料充分共享的前提下，但是，沒有相應制度的制約和規范，事業單位檔案資料也就未能得到規范化的管理和利用，導致檔案資料的利用率低下。

2.檔案管理基礎設備設施問題

基礎設備設施對檔案管理的預期效果產生有決定性作用，事業單位如果缺少實現檔案信息化管理轉型的基礎設備設施，就無法順利開展檔案管理工作，給事業單位的發展帶來影響。現階段，事業單位檔案管理基礎設備設施配備不足，管理者不重視檔案管理的網絡數據庫的構建，即便設計出檔案信息化數據庫，由于長期未能配備必要的設備設施，無法控制網絡訪問以及網絡病毒查殺等專業技術操作，增加了檔案管理的安全隱患。

3.檔案管理的人員素養問題

檔案管理的人員業務素養直接關系到管理實踐效率，檔案管理的現有人員隊伍存在綜合素養不高的問題。事業單位檔案管理的人才隊伍沒有得到專業化的訓練，造成檔案管理人員無法正確采用信息技術收集檔案資料、歸檔整理以及檔案分類保存等，并忽視了數字檔案管理的安全性。檔案管理人員在收集數字檔案時，沒有實施妥善的檔案資料加密管理，造成檔案數據信息存在重大的遺失安全隱患。

4.檔案資料信息的安全風險問題

檔案資料的安全程度與完整度都會直接關系到檔案管理的總體效果，檔案管理人員要重點關注檔案資料信息的安全管控。現階段，事業單位的檔案資料本身存在較為突出的安全隱患，主要是因為檔案管理信息化數據庫長期未能更新，或者缺少了檔案管理網絡的殺毒措施或訪問審查措施等，檔案資料如果遭到違法盜用，就會存在被泄露的安全隱患。檔案管理部門沒有關注檔案數據庫的日常更新與系統管理措施，忽視了提高檔案數據庫與網絡資料庫的完整度。在此種情況下，檔案數據庫有可能就會頻繁受到非法攻擊，增加了檔案資料的安全風險。

現階段，檔案利用率對于事業單位的檔案管理成效會產生非常顯著的影響，體現了事業單位規范檔案收集、存儲以及共享的必要性。事業單位的管理人員在制定單位決策的環節中，未能充分利用單位的檔案資料，事業單位內部的檔案資源共享保障體系沒有得到構建。檔案數據庫長期未能得到必要的維護，導致事業單位的檔案數據庫出現信息安全的保護漏洞，缺少了檔案安全保護的規范制度支撐，現有檔案資料就可能會發生嚴重的缺損，還會造成經濟損失。

四、信息化視閾下的檔案管理工作改進路徑要點

1.完善檔案管理法律法規和制度體系

必須建立健全檔案管理的規范體系，采取檔案智能化管理與自動化收集、存儲的創新技術手段，才能保證事業單位珍貴的檔案數據資料不會發生丟失。在此基礎上，針對完善檔案管理信息化規范體系，應當側重保證檔案的完整性與真實性，制定各項相關制度。涉及檔案管理業務的相關部門之間，要強化信息互動與交流，從而切實保證檔案資料能夠得到更為妥善的存儲和利用。檔案信息資料在詳細的類型劃分下，事業單位有必要建立檔案數字化收集系統保障機制，拓寬現有收集檔案資料的種類。檔案管理工作需要納入事業單位的內控管理范圍，確保檔案管理與事業單位信息化之間能夠實現緊密的融合。

2.健全檔案管理網絡平臺的基礎設備設施

現階段，紙質檔案與數字化檔案應當共同發揮出應有的作用，事業單位必須加強檔案管理網絡平臺的建設。及時優化檔案智能化存儲的技術手段，從而達到健全檔案智能化管理平臺的目標。同時，構建事業單位檔案資源共享保障機制，確保事業單位的各個部門能夠實時獲取并共享檔案資源。此外，管理人員對于檔案資料庫應當定期升級與更新，切實做好檔案資料庫的日常維護工作。

3.增強對檔案管理工作人員的信息化培訓力度

檔案管理人員的綜合素養需要得到持續提升。事業單位的檔案管理人員不僅需要掌握檔案信息化與數字化管理的基本常識，還要注重自身業務素養的提高。在此過程中，事業單位應當給檔案管理人員提供檔案管理信息化專業技術培訓的機會，使其積極參與檔案數據庫的維護和使用過程。同時，培養檔案管理工作人員良好的綜合實踐能力，使其業務素養得到不斷的鞏固提高。

4.確保檔案資料的安全性

檔案資料的安全性需要得到切實的保證，數字化檔案如果無法嚴格保證其符合信息安全的基本實踐要求，那么，檔案資源的真實價值就會很難得到充分體現。因此，在事業單位構建檔案資料網絡數據庫的過程中，最為關鍵的措施是要確保檔案資料的網絡信息安全。具體在事業單位的工作中，應當同步增強紙質檔案與數字化檔案的安全管理，利用監測平臺做到不間斷的信息跟蹤，確保檔案存儲和利用達到安全管理的基本標準。此外，紙質檔案存儲空間的濕度與溫度需要符合規定要求。

五、信息化視域下檔案管理工作的未來發展展望

1.數字化

信息化技術的高速發展促使檔案管理工作逐漸從傳統手工操作轉變為自動化整理，以此提高管理工作效率。同時在未來信息化技術持續深入應用的背景下，檔案管理工作也將朝向數字化方向轉型發展，即是在管理紙質檔案的同時，強調對數字檔案的管理。因此，在今后的檔案部門工作中，將會越來越重視對數字化技術的應用，如構建統一的數字化信息管理平臺，采用云端服務器展開檔案信息的儲存、共享、加密等，實現檔案采集、整理、歸檔、調用等呈現全程數字化的特點，進一步提高檔案資源的利用效率。

2.智能化

檔案資源作為開展各項活動的一項基礎保障，在利用資源時往往需要較高的時效性，且需保障資源完整性，以此指導活動的實施。在信息化技術的支持下，檔案管理工作也將隨著資源利用的需求增多而逐漸向智能化方向演變，即是利用人工智能、大數據等技術手段，為各項活動的需求提供個性化服務。例如，在未來可實現智能檢索、智能調取等功能，降低管理人員的日常工作壓力和負擔，僅需借助專業化的管理系統平臺實現對檔案資源的管控和利用，為檔案事業的創新發展奠定良好基礎。

3.共享化

隨著我國社會經濟的持續發展，為支持高質量建設活動的有序開展，則需要利用多種檔案資源，進而實現有效指導，避免出現資源浪費和低效發展的狀況。由此在今后階段中，對于檔案管理將趨向共享化，改善傳統封閉式的管理，對大多數非高密性檔案可實現社會化共享，以此支持各項社會發展活動的高效開展，推動我國檔案事業轉型升級，發揮引領作用，切實提高檔案資源的利用效率。

五、結束語

通過上述分析可以發現，檔案管理工作在信息化視閾下必須得到全面的整改完善，集中表現在應提高檔案管理現有人才隊伍的綜合素養，使檔案管理的質量和效率獲得更多保障。近些年，檔案信息化管理的實踐措施正在得到穩步推行。因此，針對檔案管理與信息技術的融合發展，應當加強對檔案管理工作人員的信息化培訓，健全檔案管理網絡平臺的基礎設備設施，并完善檔案管理的法律法規和管理制度體系。

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（作者單位：山東省濟寧市公路事業發展中心）