信息化背景下高校財務全流程無接觸報銷模式探析

孟 聰 張天萌

一、前言

對于高校財務而言，隨著資金來源越來越多元化，資金規模越來越大，傳統的面對面報銷模式弊端也越來越明顯。如何更好地利用信息化手段，將傳統的面對面線下報銷流程進行再造，構建全流程無接觸的線上報銷模式，成為高校財務管理的全新課題。

二、當前高校報銷模式存在的問題

（一）報賬審批效率較低

隨著高等教育的快速發展，校園建設、課題研究、學生資助等各類經費也在逐年增加，而在龐大的支出項目數量和支出金額下，報賬工作也變得越發復雜。部分高校為了有效控制成本，嚴格內部控制管理，在項目報賬時手續繁多、程序復雜，并且由于高校財務人員數量一般都較少，這就使得審核效率極為低下。這導致一些項目經費審核甚至要數十天才能審批完成，而一些采購類申報，由于涉及的部門眾多，甚至可能會消耗更多的時間[1]。并且一些資金量較大的項目，不僅需要各部門負責人、院系領導簽字審批，可能還需要校長親自審批，但有時候會存在校長外出出差，要數日甚至數月才能返回學校的情況，這就導致審批遲遲無法完成，而無法得到資金，項目也就無法開展，造成了時間的大量浪費。

（二）財務人員與報銷人員矛盾凸顯

在傳統的線下報賬模式中，由于同時去報賬的人數較多，報賬人員一般需要排隊較長時間，并且由于手續復雜，容易出現漏掉附件或簽字的情況，導致報銷不成功，再次報銷需要重新排隊，極易造成報銷人員與財務人員之間產生矛盾。并且在傳統報賬中，也時常會出現雙方人員互相解釋不清楚，導致報賬業務無法進行的情況，這也嚴重降低了工作效率。由于高校財務工作繁雜細碎，很難出臺包含全部業務的指南性文件，告知報銷人員哪類業務需要提交哪些附件，導致報銷人員提供的材料五花八門，既加重了財務人員的審核負擔，還會造成附件不符合規定被退單的情況。尤其到了學期末、季度末或支付進度考核節點等報銷量巨大的時間點，報銷人員和財務人員矛盾頻發。

（三）前臺業務效率低

在傳統高校的財務報賬模式中，報賬人員需要將單據和大量資料送往財務部門，之后財務部門需要對這些原始單據進行計算、審核，核對無誤后編制為記賬憑證，記錄到會計信息系統之中，對于審核不合格的單據，則要退回到報賬人員手中，讓其重新申報。但由于工作人員數量較少、報賬項目較多、報賬人喜歡一次性報賬等問題，導致財務人員每次工作都需要處理大量的業務，并且需要消耗大量的時間。而一旦數據量過大、消耗的時間過多，就會提升數據錯誤的風險。同時，大量的單據同時堆積在前臺，一旦處理不當，稍有疏忽就可能會導致單據遺失或是單據混雜，為后續的工作造成巨大的影響，甚至可能會直接造成報賬失敗。

（四）經費預算控制困難

部分高校的財務管理較為嚴格，經費用途受到了嚴格的限定，預算控制無法明細到各種經費的具體使用之上，極大地增加了經費管理的難度。在傳統的報賬模式中，由于單據都是使用手工填寫，部分時候會存在不準確或是人為篡改的情況，而又由于部分時候業務量過大，導致初期審核力度下降，預算控制也會出現不及時的情況，最終導致無法實時進行統計分析工作[2]。傳統的報賬模式還將重點放在了計算、報賬等方面，對于內部管理職能較為忽視，這就導致經費預算控制經常會出現浮于表面的情況。一些項目的預算會嚴重超標，使得高校的預算控制效果較差，財務監管難度較大，報賬工作的意義也完全缺失。

（五）教職工不在校導致財務資料傳遞受阻

基于高校教學和科研的工作特點，有些教師經常需要在科研項目所在地長期駐扎，有些科研項目甚至在偏遠地區，來回往返不便。而OA 系統、騰訊會議等信息化手段的迅速推廣和發展在一定程度上保障了這部分教師教學等各項工作的順利開展。但由于財務工作對于信息安全性與保密性的要求較高，一般財務信息系統是建立在獨立的內部局域網上，而且財務報銷均要求粘貼票據原件，這就導致不在校的教職工無法及時有效地處理財務相關事宜，一定程度上影響了財務工作進行。

（六）“特事特辦”給財務工作帶來潛在風險

由于高校領導大部分屬于“雙肩挑”人員，一方面擔任著管理崗位，一方面還是某些學科的帶頭人及項目負責人，經常需要出差調研、去外地進行培訓等，導致一些財務工作暫緩辦理。但涉及學校運轉、人員工資、對個人和家庭的補助等重要資金的支付，則無法暫緩。對于這類資金，財務部門要保證資金的順利支付，只能采取“特事特辦”的方法[3]，以照片、微信截圖等代替原始票據或領導簽批，待領導回校后再進行票據補交、補簽等。這些特殊處理事項均需財務人員給予特殊標記，事后再聯系經辦人進行完善，無疑大大增加了單據缺失、缺少簽批等潛在風險。

三、高校財務無接觸報銷模式的構建路徑

近年來，“大智移云”等技術的發展，給高校財務工作帶來了新的機遇，同時也帶來新的挑戰，各高校紛紛積極探索財務報銷新模式。面對越來越大的財務報銷和資金支付壓力，實現“網上填報——線上審批——無接觸投遞——智能審核——網銀結算——電子檔案”的全線上、交互式、無接觸的線上財務報銷新模式變得緊迫且必需。按照上述模式，本文具體循著以下六個步驟進行具體闡述。

（一）智能填單系統

傳統報銷模式下，報銷人需手工填寫紙質報銷單、粘貼原始憑證。在填單過程中，由于報銷人不熟悉財務報銷制度，缺乏基本財務知識，經常出現項目代碼填寫錯誤、報銷內容不符合規定、差旅費補助計算錯誤，甚至經費超支等情況，增加了財務審核人員的工作量，也加劇了財務人員與報銷人員之間的矛盾。智能填單系統是將紙質單據的填寫變為線上數據的收集，報銷人登錄智能填單系統，按照自己的權限選擇可用的項目代碼[4]，根據系統內置好的業務介紹及注意事項檢查自己填報的業務是否正確，系統自動根據所選業務計算差旅費補助、勞務報酬稅金等，自動判斷項目是否超支。智能填單系統將傳統報銷模式的“填空題”變為“選擇題”，既方便了報銷師生，也減輕了財務人員的壓力。

（二）網上簽批系統

根據學校經費支出管理辦法，一張報銷單至少需要經手人、驗收人、負責人三個人簽字，超過一定金額或特殊事項還需分管校領導甚至校長簽字。由于高校人員的特殊性，在傳統的面對面簽批程序下，經常出現某個簽批人不在而多次往返的情況。上線網上簽批系統后，報銷人提交報銷單時，需將發票、合同等附件內容同時掃描上傳，系統根據權限自動推送給審批人，審批人可隨時隨地登錄系統，進行網上審閱和簽批，不受時間和地域的限制，極大地方便了報銷人員和簽批人員。

（三）物流跟蹤系統

報銷人提交審批后，可隨時登錄物流跟蹤系統查看審批流程，審批后打印網報單據，連同原始憑證一起投遞到智能投遞柜。財務人員定期收取后進行審核，將審核通過的單據制單支付，審核不通過的則通過退單柜退回給經辦人修改。報銷人可隨時登錄系統查看單據審核情況，獲取退回單據的退回原因及取單碼。整個過程報銷人與財務人員“零接觸”，報銷人員完全可以根據自己的時間安排取單，極大地降低了時間成本。

（四）憑證處理系統

傳統的憑證處理方式是由會計人員根據手工報銷單進行錄入，包括會計科目、經費代碼、摘要、金額等各種信息，不僅繁瑣而且容易出錯。在新的報銷模式下，報銷人在系統中已將經費代碼、金額、報銷事由等填寫完整，財務人員審核無誤后憑證處理系統可自動提取關鍵字，自動生成記賬憑證，且根據設定好的對應信息生成預算會計憑證，既滿足了政府會計制度的要求，節省了財務人員手工錄入的時間，也大大降低了制單錯誤率。

（五）銀?；ヂ撓到y

銀?；ヂ撓到y基于銀行與學校的直聯，實現了學校財務系統與銀行網銀系統及國庫集中支付系統的無縫對接，報銷人在填單時已進行了支付方式的選擇。對公轉賬已將對方單位戶名、賬號填寫齊全，對私轉卡也能根據個人工號等信息自動調取開戶行及卡號。憑證處理系統自動生成記賬憑證，經復核無誤后，可直接將付款信息導入銀?；ヂ撓到y，提交支付指令，直接完成付款。銀校互聯系統的應用實現了高校財務的“無現金”報銷，不僅降低了財務風險，也大大提高了出納人員的工作效率。

（六）憑證影像系統

隨著電子發票的日益普及，憑證電子化也變得越來越可行。新《會計檔案管理辦法》明確指出會計資料可以用電子形式保存歸檔。近年來，高校經費來源越來越多，科研項目種類和數量都明顯增大，結題審計、巡視檢查等經常需要調取原始憑證，憑證的借閱、拍照、掃描等不僅消耗了大量的人力物力，也不利于紙質憑證的保存。憑證影像系統的廣泛應用可使會計憑證以電子方式保存，方便各方隨時調取和查閱。

四、高校財務無接觸報銷模式應用效果分析

通過上述智能填單系統、網上簽批系統、物流跟蹤系統、憑證處理系統、銀校互聯系統、憑證影像系統這六大系統的交互，構建的高校無接觸報銷模式極大地方便報銷人員和財務人員，能充分發揮其積極效用。

（一）通過無接觸報賬提高審批效率

在應用了無接觸報賬模式后，報賬人員就能通過互聯網提交相關資料，這不僅減少了整理數據、計算數據的工作，提升了整體的報賬效率，也能大幅度提高審批效率。在傳統的報賬審批中，時常會出現一份報賬資料要送到多個部門審批的情況，但由于人力有限、工作繁忙、重視程度不夠等情況，會導致項目在某個審批處“停頓”許久，而這就極大程度地降低了審批質量。沒有得到審批也就無法獲得資金，項目也就無法及時開展，這對于一些課題研究有著巨大影響。

但在應用了無接觸報賬后，報賬人員只需要在網絡智能系統中提出申請，將各類資料提交上傳，之后的計算、核對、送審等業務都由智能系統來完成。在面臨審批問題時，由于互聯網技術的加持，也解決了時間、空間存在的問題，領導就算出差在外，在閑暇時只要掏出手機或是筆記本電腦，就能及時對項目進行審批。如遇到未審批的項目，在系統中也會存在明顯標識對領導進行提醒，這極大程度地提高了報賬審批效率。

（二）通過無接觸報賬降低退單率

傳統的報賬方式有著較高的退單率，其主要原因是溝通不暢，一些報賬人員在報賬之前并不清楚需要提交什么數據資料，在提交后，甚至在審批時，才會發現提交的資料有誤，再退回讓其返工，這就浪費了大量的時間和精力。但在應用了無接觸報賬模式后，在提交資料之前，報賬人員就能通過網絡系統明確地了解到自己所需提交的資料內容、格式等，在第一步就降低了退單風險。

在項目審批的過程中，時常還會出現某資料不符合條件，需要重寫的情況。但由于在傳統的報賬模式中，報賬人員在面臨退單時往往不清楚退單的真正原因，這使得報賬人員只能憑借自身的理解去對資料進行修改，這不僅可能無法修改到存在問題的資料，還可能會修改出更多的問題。如，某報賬人員提交了五份單據，在經過院系領導審批時，院系領導發現A 單據存在一定的問題，便拒絕審批，將單退回要求重新提交。但由于工作人員和報賬人員都沒有與領導有過交流，只知道單據被退回，并不知道被退回的原因，這就可能會導致報賬人員在經過仔細地思考和研究后，對B 單據做出修改，并再次提出報賬。而單據在到達該領導辦公室后，又會再次被退回。多次出現這種問題，不僅是報賬人員會出現煩躁、困惑、憤怒的情緒，工作人員和該領導可能也會出現一定的負面情緒，并且這樣的反復提交也極大程度地浪費了有限的人力資源。

在應用無接觸報賬模式后，一切報賬程序都是通過網絡進行，對于一些在審批中出現的問題，領導也能及時、詳細地進行反饋。例如，該領導在審批時發現A單據存在問題，領導在審批不通過理由一欄內，就可以填寫，A 單據不合格，應提交某某樣式、內容的單據，報賬人員在查看到信息后，就能按要求及時對A 單據進行調整，一次性將問題解決，避免了多次無意義的返工。

（三）通過無接觸報賬提高工作效率

在傳統的報賬模式中，需要手持各類資料到財務大廳辦理報賬，但由于財務人員人數有限，財務工作要求也較為細致，就可能會出現工作效率較低的情況。并且大量的人聚集在財務大廳中，嘈雜聲和龐大的人流也會在無形中干擾財務人員的工作，而一旦出現資料遺失、單據弄混等情況，就會導致報賬失敗。而在應用無接觸報賬模式后，所有的單據提交都是在網絡上進行，工作人員在處理時只需要打開電腦，將所有單據整理好即可，其他的計算等步驟全部由電腦完成。這不僅降低了工作量，也減低了工作人員因為工作量過大、工作壓力過大或是外部干擾而出現失誤的風險。

如，在傳統的報賬模式中，A 報賬人員前來報賬，工作人員在將其資料整理后放置在了一旁，之后B 報賬人員前來報賬，工作人員由于工作疏忽，將A 和B 的資料放在了一起。而在之后的整理中，由于并未發現問題，導致A 報賬人員的一張單據進入了B 報賬人員的資料中，最終在提交后，兩名報賬人員都遇到了退單問題，并且由于A 報賬人員的單據遺失，還可能會對其造成嚴重的困擾，甚至導致該項目無法申報。但在應用了無接觸報賬后，所有的單據都在網絡上提供，計算機和網絡會對單據自動儲存分類，這就避免了出現這類問題，同時也免去了工作人員整理資料的工作，極大程度地提升了工作效率。

（四）通過無接觸報賬嚴格經費管理

在進行報賬時，由于部分限制，可能在單據中無法完全體現出費用明細，這就使得經費管控存在一定的困難。由于工作量較大，部分時候工作人員無法及時將所有數據填報到預算控制表中，從而出現遺漏等情況，這就使得后續的統計分析工作難以開展。但在應用了無接觸報賬模式后，所有的數據在提交、計算的過程中就會自動匯總和儲存，當需要進行統計分析工作時，就能直接在申報表中將數據提取出來，免去了重新計算和錄入數據的工作。并且，由于數據都是來自原始單據，無法進行人為單方面修改，這也使得數據具有較高的準確性，對于經費管理也更有效。

（五）通過無接觸報賬實現報賬信息透明化

在傳統的報賬模式中，經費報賬人員對報賬信息的掌握程度決定了報賬的成功概率，而這些信息包括了財務制度政策、規章制度、報賬流程等。但由于多數教職工平時對報賬接觸較少，這就會導致他們對這些信息的了解也較少，而這就使得在報賬時會存在一定的困難，多次退單不僅會影響報賬人的情緒，還會浪費大量的時間和工作資源。但由于傳統報賬模式存在需要線下溝通、流程較復雜、溝通不順暢等等問題，就會導致報賬人員想提前了解到報賬信息都相對較為困難。

（六）通過無接觸報賬完善報賬機制

部分高校長期使用傳統報賬模式，就會出現報賬機制不夠完善的情況，甚至部分時候還會出現沒有按流程走，直接審批的情況。而這不僅對報賬流程的規范性產生了影響，還對后續的經費管理控制產生了影響。雖然提升了審批效率，但是會對后續的工作帶來一定程度的麻煩，也為營私舞弊提供了滋生的土壤。

而在采用了無接觸報賬后，所有的流程都由電腦系統完成，不能隨意跳過。如上面案例中的審批，直屬領導在審批后，系統會自動提交到院系領導，只有在院系領導審批完成后，校長才能進行審批，不能直接跳過其中某個流程，保證了流程的規范性。

五、結語

在當前高等教育迅速發展的大背景下，高校財務管理作為推動學校發展的重要一環作用也越來越重要。傳統的面對面財務報銷模式弊端凸顯，而互聯網技術的迅速發展促使各高校不斷探索財務信息化的新思路、新方法，加速了財務信息化、智能化的進程。高校無接觸報銷模式的構建，通過智能填單系統、網上簽批系統、物流跟蹤系統、憑證處理系統、銀?；ヂ撓到y和憑證影像系統這六大系統的交互，實現了財務報銷的智能化，既方便了廣大報銷人員，也提高了財務人員的工作效率，對于推動高校財務管理的優化升級，推動新時代學校高質量發展具有深遠意義。